×

Co prawda, Polacy nadal najchętniej piją kawę w domu, w pracy czy u znajomych, to jednak coraz chętniej odwiedzają kawiarnie. Według badań ARC Rynek i Opinia już 52% respondentów wybiera picie kawy „na mieście”. Nic więc dziwnego, że otwiera się coraz więcej nowych kawiarni, zarówno tych dużych, sieciowych, jak i mniejszych, lokalnych. Jak zatem otworzyć własną kawiarnię? Podpowiadamy.Wbrew pozorom nie jest to prosty biznes – wymaga odpowiedniego przygotowania, sporej sumy pieniędzy i jeszcze więcej pracy. Jak jednak mawiał Henry Ford: Nic nie jest szczególnie trudne do zrobienia, jeśli tylko rozłożyć to na etapy. Podpowiadamy więc, krok po kroku, jak otworzyć kawiarnię.

W artykule wskażemy Wam też, na co zwrócić uwagę i czego unikać przy zakładaniu kawiarni, wspomnimy o kilku ciekawych trendach i przyjrzymy się, jak to robią inni. Zaczynamy!

Jak zotworzyć kawiarnię krok po kroku

W praktyce założenie kawiarni sprowadza się do kilku najważniejszych punktów:

• dobrego pomysłu
• znalezienia odpowiedniego lokalu,
• rejestracji firmy,
• otrzymania licencji na alkohol i zgody od Sanepidu,
• zatrudnienia ludzi.

Nie można też oczywiście zapomnieć o marketingu.

Koncepcja i biznesplan

Dobry pomysł na biznes i biznesplan kawiarni są podstawą. Warto zastanowić się nad charakterem kawiarni, a także dokładnie sprawdzić konkurencję i zapotrzebowanie na rynku.

Kawiarni przyda się też dusza, czyli klimat i atmosfera, którymi wyróżni się na tle konkurencji i będzie przyciągać klientów. To może być kawiarnia w stylu PRL-owskim, kawiarnia dla młodych rodziców, kawiarnia dedykowana seniorom, kawiarnia filmowa czy… połączona z serwisem i sklepem rowerowym.

Gdy ma się dobrze przemyślany koncept kawiarni, można przejść do pisania biznesplanu. Tutaj sprawdzisz jak napisać biznesplan.

Gdy ma się dobrze przemyślany koncept kawiarni, można przejść do pisania biznesplanu.

Znalezienie i przygotowanie lokalu

Sukces kawiarni w dużej mierze zależy od wyboru odpowiedniej lokalizacji. Najlepiej sprawdzą się miejsca o dużym natężeniu ruchu, takie jak centra miast, galerie handlowe czy okolice biurowców, przy czym przed podjęciem decyzji należy dokładnie przeanalizować liczbę przechodniów oraz obecność konkurencji.

Przygotowanie lokalu pod działalność usługową potrafi kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Starsze budownictwo kusi wprawdzie niższym czynszem, ale często generuje dodatkowe koszty związane z naprawą infrastruktury.

Najważniejszą inwestycją sprzętową jest ekspres do kawy, którego ceny wahają się od 2 000 do nawet 40 000 zł. Samodzielny zakup nowego urządzenia daje pełną niezależność w wyborze dostawców, ale wiąże się z koniecznością samodzielnego serwisowania. Alternatywą jest leasing, który zapewnia wsparcie techniczne i darmowe dostawy, jednak obliguje do regularnego kupowania określonej ilości kawy. Istnieje także możliwość zakupu sprzętu używanego.

Pozostałe wyposażenie lokalu, w tym meble, naczynia, młynek, kostkarka czy zmywarko-wyparzarka, to wydatek rzędu kilkudziesięciu tysięcy zł za nowy sprzęt. Koszt ten można obniżyć o połowę, kupując urządzenia używane w komisach gastronomicznych, na aukcjach komorniczych lub portalach ogłoszeniowych.

Dobrym sposobem na oszczędność jest również współpraca z dostawcami napojów i alkoholi, którzy często bezpłatnie udostępniają kawiarniom chłodziarki, szklanki czy kieliszki. Dopełnieniem formalności jest zakup obowiązkowej w gastronomii kasy fiskalnej, a ważnym elementem przyciągającym klientów – zadbanie o stabilne, darmowe WiFi.

Sanepid i formalności higieniczne

Wymogi sanepidu dla kawiarni są takie same jak dla każdego punktu gastronomicznego. Obejmują m.in. odpowiednią wysokość pomieszczeń (min. 3,3 m), zaplecze ze zlewozmywakiem, toaletę, 2 wejścia, szatnię (lub miejsce na wieszaki) oraz łatwozmywalną podłogę w kuchni. W przypadku sprzedaży alkoholu sanepid może wymagać oddzielnych toalet dla kobiet i mężczyzn.

Przed otwarciem kawiarni, trzeba uzyskać zgodę Inspektora Sanitarnego. Wymagane są m.in.:

• Projekt technologiczny lokalu.
• Badania wody i umowa na wywóz śmieci.
• Książeczki sanepidowskie personelu.
• Wdrożenie zasad dobrej praktyki higienicznej i produkcyjnej (GHP/GMP).

Szczegółowe informacje najlepiej uzyskać w Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej.

Sprawdź: Jak założyć własną działalność gospodarczą krok po kroku

Koncesja na alkohol (opcjonalnie)

Aby móc sprzedawać alkohol, należy mieć zezwolenie – potocznie „koncesję na alkohol”. Zezwolenie na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych wydaje wójt, burmistrz albo prezydent miasta właściwy ze względu na lokalizację punktu sprzedaży. W przypadku kawiarni, czyli handlu detalicznego i sprzedaży alkoholu przeznaczonego do spożycia w miejscu sprzedaży, zezwolenia wydaje się na czas nie krótszy niż 4 lata.

Przed wydaniem koncesji należy wnieść opłatę początkową na rachunek gminy. Jej wysokość zależy od procentowości sprzedawanych trunków i wynosi:

• 525,00 zł – napoje do 4,5% alkoholu oraz piwo i napoje od 4,5% do 18% alkoholu;
• 2 100,00 zł – napoje powyżej 18% alkoholu

Oprócz ceny za wydanie pozwolenia co roku musimy uiszczać opłatę za sprzedaż detaliczną alkoholu.

Przeczytaj: Jak uzyskać zezwolenie na obrót alkoholem?

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej

Po dopracowaniu koncepcji, wyborze lokalu oraz dopełnieniu najważniejszych wymogów sanitarnych i administracyjnych przychodzi czas na formalne rozpoczęcie działalności. W praktyce większość właścicieli kawiarni decyduje się na rozpoczęcie biznesu w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (potem można to zmienić), która jest stosunkowo prosta w założeniu i daje dużą swobodę w zarządzaniu firmą.

Aby zarejestrować kawiarnię jako JDG potrzebne jest:

• Zgłoszenie firmy do CEIDG;
• Zgłoszenie do ZUS;
• Rejestracja jako podatnik VAT

Co ważne: Zatrudnienie pracowników nie wyklucza jednoosobowej działalności gospodarczej.

Kawiarnia a podatki – podstawowe informacje na start

Założenie kawiarni wiąże się z koniecznością podjęcia pewnych decyzji podatkowych jeszcze przed zaserwowaniem pierwszej filiżanki kawy.

Warto więc już na początku poznać najważniejsze pojęcia i obowiązki, które będą miały wpływ na prowadzenie działalności.

Kody PKD (Polska Klasyfikacja Działalności)

Podczas rejestracji firmy w CEIDG trzeba wskazać odpowiednie kody PKD określające podstawowy profil działalności. Dla kawiarni będą to:

• 56.30.Z – podawanie napojów (główny kod dla kawiarni). Podklasa ta obejmuje głównie przygotowywanie, podawanie napojów do konsumpcji na miejscu.

Można także wskazać poboczne kody PKD, jak np.

• 56.11.Z – Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne (przydatny, jeśli serwowane są także pełne posiłki, śniadania czy lunche).

Forma opodatkowania i ryczałt

Kawiarnia na JDG ma do wyboru trzy formy opodatkowania.

Skala podatkowa (12% i 32%)

Podatek obliczany jest od dochodu, czyli przychodu pomniejszonego o koszty prowadzenia działalności. Podatek wynosi 12% od dochodu do 120.000 zł, a powyżej tej kwoty – 32%. Na skali podatkowej można korzystać z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30.000 zł.

Podatek liniowy (19%)

W tym przypadku również opodatkowaniu podlega dochód, a koszty uzyskania przychodu można odliczać. Niezależnie od wysokości osiąganych dochodów obowiązuje jedna, stała stawka podatku wynosząca 19%. Nie występuje kwota wolna od podatku.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Podatek naliczany jest od przychodu, bez możliwości uwzględniania kosztów działalności. Wysokość stawki zależy od rodzaju wykonywanej działalności. Dla usług gastronomicznych (w tę kategorię wchodzi także kawiarnia) stawka wynosi:

• 3% – obejmuje sprzedaż posiłków, deserów oraz napojów bezalkoholowych i alkoholu do 1,5%, a także usługi cateringowe.
• 8,5% – dla sprzedaży napojów alkoholowych o zawartości powyżej 1,5%.

Podatek VAT i stawki VAT na kawę

Kawiarnia może korzystać ze zwolnienia z VAT dopóki jej roczne przychody nie przekroczą 240 000 zł. Po przekroczeniu tej kwoty, należy zarejestrować się do VAT, składając w urzędzie skarbowym formularz VAT-R.

Jeśli chodzi o stawki VAT w kawiarni, najczęściej spotkamy się z następującymi zasadami:

• 23% VAT – Dotyczy większości napojów oraz sprzedaży towarów bez dodatkowych usług. Obowiązuje na:
  • Kawę i herbatę sprzedawane jako samodzielne produkty – zarówno do spożycia na miejscu, jak i na wynos/w dostawie.
  • Kawę ziarnistą/mieloną oraz herbatę pakowaną sprzedawaną w paczkach do przygotowania w domu.
  • Większość napojów zimnych i alkoholi: wody mineralne, napoje gazowane, lemoniady, napoje bezalkoholowe z ekstraktem kawy.
• 8% VAT – Ma zastosowanie do usług gastronomicznych PKWiU 56 (w tym posiłków), a w drodze wyjątku również do niektórych napojów (wymienionych w załączniku nr 3 lub nr 10 do ustawy VAT), jak np. m.in:
  • Kawa i herbata jako element zestawu – jeśli są integralną częścią większego posiłku (np. zestawu śniadaniowego lub obiadowego), całe zamówienie podlega stawce 8%.
  • Świeżo wyciskane soki i smoothie – pod warunkiem, że udział masowy soku wynosi minimum 20% składu surowcowego.
  • Shaki i koktajle mleczne – przygotowywane na bazie mleka, o ile nie zawierają kawy ani jej ekstraktów.
• 5% VAT – Obejmuje artykuły mleczne oraz gotowe produkty i dania przeznaczone do sprzedaży bezpośredniej, którym nie towarzyszą żadne dodatkowe usługi gastronomiczne (np. fabrycznie zamknięte soki w opakowaniach, które nie są otwierane ani serwowane przez kelnera – wymienione w załączniku nr 10 do ustawy VAT).

W praktyce prawidłowe rozliczenie VAT wymaga oceny, czy dominujący charakter ma usługa gastronomiczna (obsługa, udostępnienie stolików i infrastruktury), czy sprzedaż samego produktu. Od tego zależy właściwa stawka podatku. Ze względu na liczne wątpliwości interpretacyjne warto rozważyć wystąpienie o Wiążącą Informację Stawkową (WIS), która potwierdzi prawidłową stawkę VAT dla konkretnego rodzaju sprzedaży.

Proponowane zmiany w VAT dla gastronomii

Projekt zakłada objęcie stawką 23% VAT napojów energetyzujących zawierających kofeinę lub taurynę oraz bezalkoholowych odpowiedników alkoholu (np. piwa 0%, wina 0% czy cydru 0%), jeżeli zawierają co najmniej 20% soku.

Obecnie produkty te są opodatkowane stawką 5% VAT w sprzedaży detalicznej oraz 8% VAT w gastronomii. Po zmianach ich sprzedaż miałaby podlegać podstawowej stawce 23% VAT.

Zgodnie z projektem, wejście w życiu nowych przepisów określono na 1 lipca 2026 r. Jednak jest to na razie propozycja, która znajduje się na etapie prac parlamentarnych.

Kasa fiskalna – obowiązkowa od pierwszego dnia

W gastronomii stacjonarnej (za jaką jest uznawana kawiarnia) kasa fiskalna jest obowiązkowa już od pierwszej sprzedaży. Nie obowiązuje ogólny limit zwolnienia z kasy fiskalnej do 20 000 zł obrotu.

Uwaga! Kasa fiskalna jest obowiązkowa w przypadku kawiarni stacjonarnej. W przypadku kawiarni mobilnej można korzystać ze zwolnienia z tego obowiązku do momentu przekroczenia 20 000 zł obrotu na rzecz osób fizycznych.

KSeF (Krajowy System E-Faktur)

Sprzedaż w kawiarni podlega powszechnym przepisom Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że faktury wystawiane na rzecz innych przedsiębiorców (B2B) powinny być przesyłane za pośrednictwem tego systemu. Natomiast sprzedaż dla klientów indywidualnych (B2C) nie jest objęta tym obowiązkiem.

Przeczytaj: KSeF 2027 – co zmieni się, kogo dotyczyć będzie ostatni z etapów wdrożenia KSeF

NDG (Nierejestrowana Działalność Gospodarcza) a kawiarnia

Prowadzenie kawiarni może odbywać się w ramach działalności nierejestrowanej, ponieważ sama działalność gastronomiczna nie wymaga wpisu do rejestru działalności regulowanej ani uzyskania koncesji czy zezwolenia. Dzięki temu możliwe jest rozpoczęcie działalności bez zakładania firmy.

Do momentu, gdy przychody nie przekroczą limitu wynoszącego 225% minimalnego wynagrodzenia (w 2026 roku jest to 10 813,50 zł kwartalnie), nie ma obowiązku rejestrowania działalności gospodarczej. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorca ma 7 dni na zarejestrowanie firmy.

Należy jednak pamiętać, że sprzedaż alkoholu wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia, dlatego nie może być prowadzona w ramach działalności nierejestrowanej.

Dofinansowanie na otwarcie kawiarni

Kawiarnia lub inna działalność gastronomiczna może skorzystać z różnych form wsparcia finansowego na start.

Dotacje z urzędu pracy

Osoby bezrobotne mogą ubiegać się o dotację z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. otwarcie kawiarni. Wysokość wsparcia zwykle nie może przekroczyć 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Wniosek składa się jeszcze przed rejestracją firmy, a po otrzymaniu środków działalność trzeba prowadzić co najmniej 12 miesięcy.

Przeczytaj: Dofinansowanie dla firm na start – na jakie dotacje dla firm może liczyć przedsiębiorca?

Dotacje unijne

Kolejnym źródłem finansowania kawiarni mogą być fundusze unijne. W zależności od województwa publikowane są różne programy wsparcia, dlatego warto regularnie sprawdzać nabory w instytucjach regionalnych. Każdy program ma własne wymagania i przeznaczenie środków, często związane z inwestycjami w sprzęt czy rozwój działalności.

Sprawdź: Dotacje z Funduszy Europejskich – wywiad z ekspertem

Wsparcie na obszarach wiejskich

Osoby planujące otwarcie kawiarni na wsi mogą ubiegać się o środki w ramach Lokalnych Grup Działania (LGD). Dotacje są dostępne dla mieszkańców obszarów wiejskich, którzy spełniają określone warunki, m.in. nie prowadzili działalności w ostatnim czasie i nie korzystali wcześniej z podobnego wsparcia. Wysokość dofinansowania może sięgać około 100 tys. zł i często obejmuje np. zakup wyposażenia kawiarni. Wnioski składa się bezpośrednio do właściwej LGD zgodnie z jej zasadami.

Dotacje z PFRON dla osób niepełnosprawnych

Osoby z niepełnosprawnością, które chcą otworzyć kawiarnię, mogą także ubiegać się o bezzwrotną dotację z PFRON. Warunkiem jest wcześniejsza rejestracja jako osoba bezrobotna w urzędzie pracy.

Ważne jest, aby firmę zarejestrować dopiero po otrzymaniu decyzji o przyznaniu środków — zbyt wczesna rejestracja może spowodować odrzucenie wniosku.

Wysokość dotacji zależy od planowanego czasu prowadzenia działalności. Można otrzymać do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia przy zobowiązaniu prowadzenia kawiarni przez minimum 12 miesięcy, albo od 6 do 15-krotności, jeśli działalność będzie prowadzona przez co najmniej 24 miesiące.

Szczegółowe informacje dostępne są w urzędach pracy oraz na stronie: Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.