Mała firma – jak oszczędzać pieniądze?

×

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej generuje koszty podatkowe. Mogą być one mniejsze lub większe, ale na pewno zawsze są. Czasy się zmieniają a więc również przedsiębiorcy powinni być elastyczni i zmieniać swoje podejście do wydatkowania środków w firmie. W szczególności chodzi o wprowadzanie nowych rozwiązań, które mogą wygenerować oszczędności. W każdym przypadku mogą to być inne działania, ważny jest efekt końcowy, który najczęściej mierzy się w pieniądzu. W takim razie zaczynajmy nasze dzisiejsze rozważania o oszczędzaniu pieniędzy w małej firmie.

Od czego zacząć oszczędności w małej firmie?

Najczęściej po ruchu środków i saldzie na rachunku bankowym widzimy, że wzrastają wydatki. W dzisiejszych czasach jest to naturalny proces, ponieważ zewsząd słychać doniesienia o wzroście cen towarów i usług, podwyżce płacy minimalnej, uwalnianiu cen energii. Nie są to informacje napawające, praca przy lampie naftowej nie wchodzi w grę.

W pierwszej kolejności każdy przedsiębiorca powinien zrewidować swoje wydatki. Może i potrzeba na to trochę czasu, ale samo się nic nie zrobi. Oszczędzać powinno się przemyślanie, nie można robić chaotycznych ruchów. Zachodzącym procesom w firmie można się przyjrzeć przeprowadzając audyt. Taki ruch pozwoli na przeprowadzenie obiektywnej oceny aktualnej dyspozycji firmy, wskaże obszary kosztotwórcze, może być punktem wyjścia do optymalizacji kosztów. Dzięki temu przedsiębiorca może się również dowiedzieć czy w pełni wykorzystuje potencjał swojej firmy, co ma bezpośrednie przełożenie na osiągane przychody. Dobrze byłoby przeprowadzać taki audyt cyklicznie z uwagi na często zachodzące zmiany w każdej firmie.

Na początek można wziąć pod lupę i poddać analizie takie obszary jak:

1. Oprogramowanie informatyczne w firmie.
2. Outsourcing.
3. Elektroniczny obieg dokumentów.
4. Archiwizacja w chmurze.
5. Negocjowanie umów z kontrahentami.
6. Leasing sprzętu.
7. Spotkania online.
8. Dofinansowania na szkolenia.
9. Rachunki za media.
10. Działania marketingowe.

Spróbujmy po kolei napisać kilka słów na temat poszczególnych obszarów, które pozwolą wygenerować oszczędności. Nadrzędna zasada jaka powinna nam przyświecać, to założenie, że nie można ciąć kosztów na oślep, ponieważ może się to odbić na firmie.

Oprogramowanie w firmie

W zależności od profilu prowadzonej działalności gospodarczej jednym będzie potrzebne bardziej profesjonalne oprogramowanie a innym wystarczy arkusz excel i program do pisania pism. Warto cyklicznie badać rynek pod tym kątem, na którym z roku na rok wzrasta konkurencja. Można otrzymać taką samą jakość w o wiele niższej cenie a niekiedy nawet za darmo. Niekiedy kupujemy drogie oprogramowanie, które jest przez nas wykorzystywane jedynie w ograniczonym zakresie a ponosimy z tego tytułu znaczne opłaty. Bywają również odwrotne sytuacje, kupując ciekawe rozwiązanie informatyczne można zaoszczędzić czas, tym samym pieniądze. Nie zawsze oszczędność należy kojarzyć z cięciem kosztów.

Outsourcing

Coraz więcej firm korzysta z outsourcing, czyli zlecenia różnego rodzaju usług firmom zewnętrznym. Mówi się wówczas o outsourcingu zewnętrznym i o taki będzie nam przede wszystkim chodziło. Chyba najbardziej popularne jest przekazywanie prowadzenie księgowości do biura rachunkowego a nie zatrudnianie księgowej na etacie. Jednak katalog usług oferowanych w takiej formie jest nieograniczony. W takie formule można korzystać przykładowo z:

• księgowości,
• obsługi prawnej,
• usługi sprzątania,
• serwisowania sprzętu,
• ochrony obiektu,
• reklamowania firmy.

Dzięki temu firma nie musi tworzyć miejsc pracy i ponosić wysokich kosztów pracowniczych, które są powtarzalne i stałe. Współpraca na zasadzie zleceń jest bardziej elastyczna. Umowy mogą być zawierane w zależności od aktualnych potrzeb w firmie. Pozwoli to na większą kontrolę kosztów, w efekcie końcowym dojdzie do ich obniżenia.

Elektroniczny obieg dokumentów

Coraz większe wymogi sprawozdawcze, informacyjne narzucanie na przedsiębiorców nowych obowiązków wiąże się z koniecznością przygotowywania nowych dokumentów. Przez wiele lat wszystko było “na papierze” i taka forma wydawała się najbardziej pewna. Jednak z upływem czasu ilość gromadzonych dokumentów jest zatrważająca i nie ma miejsca na ich magazynowanie, dlatego powstały systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to procedura gromadzenia i obiegu wszystkich dokumentów w firmie jedynie w odpowiednim programie, bez ich drukowania. Przedsiębiorca może sobie wybrać czy będzie takie dokumenty przechowywał na własnym serwerze, dysku czy może w chmurze. Najczęściej takie systemy już obowiązują w różnego rodzaju instytucjach i większych firmach. Warto rozważyć czy nie poczynić inwestycji w tym kierunku. Odpada nam wówczas papier, toner, eksploatacja drukarki, miejsce na dokumenty. Nie trzeba już chyba nikogo przekonywać co wybrać.

Archiwizacja w chmurze

W pewnym sensie archiwizacja w chmurze jest powiązana z elektronicznym obiegiem dokumentów. Jak można przeczytać w licznych publikacjach ta forma staje się coraz bardziej popularna i firmy chętnie korzystają z tego rozwiązania. Dzięki temu mają dostęp do wszystkich swoich dokumentów bez względu na to, gdzie w danej chwili się znajdują. Tradycyjne nośniki danych mają to do siebie, że bywają awaryjne. Dysk twardy, pendrive czy nawet serwer potrafi się popsuć a na utratę danych nikt nie może sobie pozwolić. W ocenie znawców tematu cyfrowy magazyn daje większe bezpieczeństwo danych. Jeśli ktoś jeszcze nie korzysta z tego rozwiązania, to warto poczytać na ten temat i zastanowić się, czy nie jest to jakaś alternatywa, z której warto skorzystać.

Negocjowanie umów z kontrahentami

Raz podpisana umowa nie oznacza, że musi trwać wiecznie. Duża konkurencja na rynku ma niewątpliwie tę zaletę, że zawsze można zmienić dostawcę. Jednak jeśli współpraca układa się pomyślnie nie warto robić gwałtownych ruchów, może wystarczy porozmawiać o ewentualnych opustach czy rabatach z obecnych. Niekiedy wystarczy tylko podjąć temat a może dojść do wypracowania kompromisu o obydwie strony będą zadowolone. Pamiętajmy, że każda nawet niewielka oszczędność miesięczna pozwala wygenerować sporo oszczędności w dłuższej perspektywie.

Weryfikacja kontrahentów dostępnych na rynku powinna być ciągłym procesem, analizie powinny być poddawane m.in.:

• cena świadczonych usług,
• jakość i cena dostarczanych materiałów, towarów,
• terminowość dostaw towarów/materiałów i świadczonych usług,
• komunikacja,
• elastyczność.

Pozwoli to przedsiębiorcy skupić się na prowadzeniu firmy i pomnażaniu dochodu.

Leasing sprzętu

Większość przedsiębiorców kojarzy leasing z zakupem samochodu osobowego. Zapominamy jednak, że w tej formule można korzystać także ze sprzętu biurowego, maszyn czy urządzeń niezbędnych w firmie. Leasing to jest nic innego niż umowa wynajmu. Najczęściej w przypadku leasingu po upływie okresu umowy sprzęt staje się naszą własnością po sfinalizowaniu wykupu. Jednak dostępne są również bardziej konkurencyjne umowy leasingu przy niższych ratach, jednak z mniej korzystnymi warunkami wykupu. Korzystanie ze sprzętu w leasingu daje wiele możliwości. Sprzęty mają do siebie, że się szybko zużywają a rozwiązania stają się przestarzałe. Przy tej formule mamy szeroki dostęp do nowoczesnego sprzętu, możemy ustalać warunki i długość trwania umowy, nie musimy posiadać kapitału własnego na zakup nowego sprzętu.

W kontekście omawianej tematyki oszczędności w firmie warto by było jeszcze zweryfikować czy korzystać z leasingu, czy może lepszy będzie kredyt lub zakup za gotówkę? W tej sytuacji warto sporządzić symulację kosztów z uwzględnieniem każdej opcji i w oparciu o posiadane dane wybrać optymalne rozwiązanie dla firmy.

Spotkania online

Czas pandemii przeniósł wiele aktywności do internetu. Nie zawsze wszystkie sprawy da się załatwić przez telefon czy maila. Coraz powszechniej zarówno osoby fizyczne jak i firmy korzystają z oprogramowania do komunikacji, takiego jak: Skype, Zoom, Slack. Dodatkowym atutem jest również możliwość uczestnictwa znacznej ilości osób, każdy może się wypowiedzieć czy zadać pytanie. Spotkania tradycyjne mają swoją wartość dodaną, jednak wiele spraw, które powinny być załatwione na wczoraj warto zaplanować w takiej formule. Kolejna oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy, niekiedy wynajęcie sali i cateringu.

Dofinansowania na szkolenia

Firma nie może się rozwijać bez podnoszenia kwalifikacji i szkoleń. Nie każdą firmę, szczególnie małą, stać jednak na tego typu wydatki. Warto poczytać w internecie, jakie są możliwości dofinansowania różnego rodzaju szkoleń, szczególnie ze środków unijnych. Wiąże się z tym nieco papierologii, ale może jednak warto spróbować. Nie zawsze będzie to 100% kwoty za szkolenie, ale można pokryć znaczną ich część.

Rachunki za media

Na koniec zostawiliśmy sobie rachunki za media. Pewnie większość od razu powie a jaki ja mam wpływ na ceny prądu czy gazu. Jak się okazuje i tu mamy pewne możliwości. Po pierwsze na rynku znajduje się kilka firm, które dostarczają energię. Może warto przeanalizować, czy zmiana operatora nie wchodzi w grę. Nawet jeśli nie chcemy tego robić, to warto we własnym zakresie wprowadzić w firmie program oszczędnościowy. Można przykładowo wymienić żarówki na energooszczędne, korzystać z oświetlenia dziennego, jeśli to tylko możliwe. Stosować oświetlenie miejscowe, takie jak lampki na biurko, które doświetlają miejsce pracy. Wyłączanie po pracy wszystkich zasilaczy i urządzeń z sieci, które wbrew pozorom pobierają niemałe ilości energii. Przy czym nie można zapomnieć, że powinny zostać zachowane normy wynikające z przepisów BHP.

Oczywiście to tylko propozycje, ale warte rozważenia. Media, to również telefon czy internet. Firmy prześcigają się w promocjach dla nowych klientów, może warto zastanowić się nad zmianą operatora?

Działania marketingowe

Poprzez działania marketingowe można wzmocnić pozycję firmy na rynku, stać się bardziej konkurencyjnym, zwiększyć sprzedaż i osiągane dochody. Budowanie własnej marki jest procesem długotrwały, wymaga wytrwałości, kreatywności. Każdy przedsiębiorca powinien mieć swój pomysł na przeprowadzanie działań reklamowych i promocyjnych, dzięki którym zwiększy rozpoznawalność firmy i pozyska nowych klientów. Dobrze jest opracować własną strategię dopasowaną do naszych potrzeb. Można uczyć się na błędach innych i wyciągać wnioski. Najczęściej działania marketingowe przeprowadzane są w Internecie, ponieważ mają największy zasięg. Warto otworzyć się na media społecznościowe, co na pewno zwiększy rozpoznawalność marki. Zamieszczanie reklam w Google Ads czy Facebook Ads, dla niektórych branż mogą być owocne.

A może Influencer marketing? Szczegóły na ten temat dostępne są w podlinkowanej publikacji. Powszechnie przedsiębiorcy korzystają z mailingu do swoich klientów. Najlepsze platformy do e-mail marketingu omówione zostały w tej publikacji.

Kanałów reklamowych jest zbyt wiele, żeby je wymieniać, jednak chodzi również o optymalizację wydatków. Nie zawsze wysokie nakłady finansowe na reklamę przełożą się na maksymalizację zysku, dlatego warto analizować skuteczność działań z wykorzystaniem narzędzi analitycznych.

Jak zaoszczędzić w firmie – podsumowanie

W dzisiejszej publikacji pisaliśmy o szukaniu oszczędności w małej firmie, co jest niewątpliwie dużym wyzwaniem, ale warto spróbować. Warto otwierać się na zmiany, które są nieuniknione przy prowadzeniu działalności gospodarczej.

Zwróciliśmy uwagę tylko na niektóre z najpowszechniej występujących miejsc kosztotwórczych w firmie. W różnych przedsiębiorstwach mogą być potrzebne inne rozwiązania. Z uwagi na to, że mówimy o małej firmie może warto osobiście przeprowadzić audyt w obszarze ponoszonych wydatków. Dzięki temu mogą pojawić się nowe pomysły na ograniczenie kosztów. Często proste rozwiązania bywają zbawienne dla firmy i przynoszą wymierne efekty.

Na rynku pojawia się coraz więcej różnego rodzaju propozycji. W ostatnim czasie dużo mówi się o automatyzacji procesów w firmie, co wydaje się nieuniknione. Im wcześniej przedsiębiorca zda sobie z tego sprawę, tym szybciej może uzyskać lepsze wyniki w przyszłości. Warto pamiętać, że nie można kosztów ciąć na oślep. Przewrotnie inwestycja w nowe rozwiązania, czasem bardziej kosztowne, może przynieść niespodziewane oszczędności w dłuższej perspektywie. Życzymy owocnego analizowania.

Stan prawny na dzień: 09.04.2025 r.