Rejestracja do VAT w 2025 – kiedy trzeba się zarejestrować?| ifirma.pl

Rejestracja do VAT - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Rozpoczynając działalność gospodarczą, nie musisz od razu rejestrować się jako podatnik VAT, choć jeśli chcesz – możesz zrobić to dobrowolnie. Są jednak sytuacje, które nakładają bezwzględny obowiązek rejestracji do podatku VAT.

Kto musi zarejestrować się do VAT?

Obowiązek rejestracji do VAT masz w dwóch przypadkach:

Jeśli Twoja wartość sprzedaży przekroczy 200 tys. zł w skali roku. Jeśli firmę otwierasz w trakcie roku, wtedy kwotę zobowiązującą do rejestracji powinieneś wyliczyć proporcjonalnie wg wzoru: 200 000 × liczba dni prowadzenia działalności do końca roku/ liczbę dni w danym roku.
Bez względu na wartość sprzedaży, jeśli wykonujesz czynności wymienione w art.113 ust.13 ustawy VAT. To m.in.:

sprzedaż towarów w związku z zawarciem umowy na odległość, czyli m.in. przez sklepy internetowe, takich jak:
- preparatów kosmetyczne i toaletowych,
- komputerów,
- urządzeń elektrycznych,
sprzedaż części do pojazdów samochodowych i motocykli (dostawy hurtowe i detaliczne),
świadczenie usług:
- prawniczych,
- w zakresie doradztwa,
- jubilerskich.

Pełny katalog czynności, odnajdziesz w pliku do pobrania: tabela towarów i usług wymagających rejestracji do VAT. W tym przypadku do VAT-u zobowiązuje Cię już sama sprzedaż danego towaru/ usługi.

Kiedy nie trzeba rejestrować się do VAT?

Do VAT nie musisz się rejestrować, jeśli:

wartość Twojej sprzedaży w skali roku nie przekroczyła 200 tys. zł (tzw. zwolnienie podmiotowe) oraz nie wykonujesz czynności z art. 113 ustawy o VAT,
wykonujesz wyłącznie czynności wprost zwolnione z podatku VAT (tzw. zwolnienie przedmiotowe). Jest ich ok. 40. Są one wymienione w art. 43 ustawy vatowskiej. To m.in.: opieka medyczna, nauczanie języków obcych, opieka dentystyczna. W tym przypadku, nie musisz rejestrować się do VAT, nawet jeśli Twoja sprzedaż przekroczy 200 tys. zł.

Na czym dokładnie polega zwolnienie przedmiotowe i podmiotowe przeczytasz w artykule: Czy powinienem być płatnikiem VAT?

Dobrowolna rejestracja do VAT

Nawet jeśli nie masz obowiązku rejestracji (przysługuje Ci zwolnienie podmiotowe), to jeśli chcesz, możesz dobrowolnie zgłosić się do VAT, czyli stać się aktywnym podatnikiem VAT (odliczać VAT od zakupów, jak i opodatkowywać sprzedaż oraz składać deklaracje VAT). Tym samym dobrowolna rejestracja do VAT oznacza rezygnację ze zwolnienia VAT. W tej sytuacji zostaniesz zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Rejestracja jako podatnik VAT zwolniony

Zgłoszenie rejestracyjne VAT-R możesz złożyć również, jeśli chcesz korzystać z przysługującego Ci zwolnienia z podatku. W tym przypadku zostaniesz zarejestrowany jako „podatnik VAT zwolniony”.

Takie zgłoszenie nie jest jednak obowiązkowe, ponieważ ustawa nie nakłada obowiązku rejestracji podatników zwolnionych z VAT. Czyli możesz zdecydować:

czy chcesz się zarejestrować jako podatnik VAT zwolniony,
czy nie chcesz dokonywać żadnej rejestracji.

Uwaga! Przedsiębiorcy, którzy chcą korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce i w innych krajach UE poprzez procedurę SME, muszą najpierw zarejestrować się w Polsce jako „podatnik zwolniony z VAT”. Dopiero po tej rejestracji mogą podjąć dalsze kroki związane z procedurą SME, o której przeczytasz w artykule: Zwolnienie z VAT dla małych firm w UE – kogo dotyczy? Procedura SME od stycznia 2025!

Kto musi zarejestrować się do unijnego VAT – VAT UE?

Jeśli planujesz transakcje z podmiotami zagranicznymi (zarówno z kontrahentami z UE, jak i spoza UE) musisz zarejestrować się do unijnego VAT UE. Co ważne, obowiązek VAT UE dotyczy również podatników zwolnionych z VAT w Polsce.

Rejestracji do VAT UE dokonuje się poprzez zgłoszenie VAT-R.

Przykładowo do VAT UE należy się zarejestrować, jeśli kupujesz reklamy na Facebooku. Tutaj przeczytasz, które dokładnie transakcje nakładają obowiązek rejestracji jako podatnik VAT-UE.

Warto tutaj zaznaczyć, że w przypadku podatników zwolnionych z VAT w Polsce, rejestracja do unijnego VAT-UE nie skutkuje utratą tego zwolnienia.

Rejestracja do VAT – terminy

Obowiązkowa rejestracja do VAT

Jeśli podlegasz obowiązkowej rejestracji do VAT, musisz się do niego zgłosić (czyli złożyć VAT-R) najpóźniej:

w dniu poprzedzającym pierwszą sprzedaż towarów/ usług objętych obowiązkowo rejestracją VAT (z art. 113),
dzień przed transakcją, która spowoduje przekroczenie limitu 200 tys. zł lub kwoty ustalonej proporcjonalnie.

A zatem do VAT należy zarejestrować się najpóźniej dzień przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu. Przepisy natomiast nie wskazują terminu granicznego, w jakim najwcześniej można złożyć takie zgłoszenie.

Dobrowolna rejestracja do VAT – rezygnacja ze zwolnienia

Jeśli otwierasz firmę i chcesz zrezygnować ze zwolnienia VAT już od początku, to do VAT musisz się zgłosić przed dniem wykonania pierwszej czynności firmowej (sprzedaży towaru/usługi).

Jeśli przedsiębiorca chce zrezygnować ze zwolnienia VAT w kolejnych miesiącach, wtedy musi do niego zgłosić się najpóźniej przed początkiem miesiąca, w którym rezygnuje ze zwolnienia.

Obowiązek zgłoszenia się do VAT w przypadku rezygnacji ze zwolnienia tuż przed daną czynnością dotyczy jednorazowej sytuacji – pierwszej sprzedaży, którą rozpoczyna się wykonywanie działalności gospodarczej. Jeżeli moment ten minie, wtedy przedsiębiorca zwolniony z podatku może zarejestrować się do VAT najpóźniej przed początkiem miesiąca, w którym rezygnuje ze zwolnienia.

Przykład 1.

Pani Monika 13 maja założyła działalność gospodarczą. Przysługuje jej zwolnienie podmiotowe z VAT, jednak dobrowolnie chce być czynnym podatnikiem VAT już od początku funkcjonowania firmy. W tej sytuacji pani Monika powinna zarejestrować się do VAT najpóźniej dzień przed pierwszą sprzedażą, jaką wykona.

Przykład 2.

Pan Jan 13 maja założył działalność gospodarczą. Przysługuje mu zwolnienie z VAT. Od maja do października chce korzystać ze zwolnienia z VAT, natomiast ze zwolnienia chciałby zrezygnować od listopada. W tej sytuacji pan Jan musi złożyć zgłoszenie VAT-R do końca października, z datą rejestracji do VAT określoną na 1 listopada.

Jak się zarejestrować do VAT?

Aby zarejestrować się do VAT, należy złożyć w urzędzie wypełniony formularz VAT-R. Można tego dokonać:

osobiście lub pocztowo w urzędzie,
przez internet z użyciem elektronicznego podpisu kwalifikowanego,
przez internet podpisując profilem zaufanym tylko jeśli VAT-R jest dołączany do wniosku o zmianę wpisu w CEIDG,
po zalogowaniu do e-urzędu skarbowego korzystając ze ścieżki Deklaracje -> Złóż e-Deklarację, wybierając kategorię VAT, a następnie formularz VAT-R.

Zgłoszenie VAT-R składamy:

do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania – w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych;
do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu – w przypadku osób prawnych, np. spółek z o.o.

Po weryfikacji danych podanych w zgłoszeniu rejestracyjnym urząd skarbowy rejestruje przedsiębiorcę jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego.

Jeśli rejestrujesz się do VAT przez portal Biznes.gov.pl, to twój formularz VAT-R jest załącznikiem do wniosku o wpis lub zmianę wpisu w CEIDG. Ten wniosek, wraz z załącznikami, możesz podpisać zarówno podpisem kwalifikowanym, jak i profilem zaufanym. Formularz VAT-R składany na Portalu Podatkowym podpiszesz wyłącznie podpisem kwalifikowanym.

Kiedy urząd odmówi rejestracji do VAT?

Urząd skarbowy nie dokona rejestracji do VAT i nie musi o tym zawiadamiać przedsiębiorcy, jeżeli:

dane podane w VAT-R są niezgodne z prawdą,
podmiot nie istnieje,
mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z przedsiębiorcą albo jego pełnomocnikiem,
przedsiębiorca nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
z posiadanych informacji wynika, że przedsiębiorca może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków mających związek z wyłudzeniami skarbowymi,
wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.