Split payment – Mechanizm podzielonej płatności – aktualne kompendium wiedzy na 2023 rok

Split payment 2023 – materiał na youtube

Przepisy podatkowe zawierają szereg różnego rodzaju nakazów, obowiązków, które musi znać i przestrzegać przedsiębiorca. Jest to niewątpliwie bardzo duże obciążenie, ponieważ co chwilę słyszymy o zmianie przepisów i nie jest prosto za tym wszystkim nadążyć. Dlatego też pomocne mają być nasze publikacje. W dzisiejszej przedstawiamy kompendium wiedzy na temat split payment, w którym omówimy zasady działania mechanizmu podzielonej płatności obowiązujące aktualnie.

Mechanizm podzielonej płatności – jak należy rozumieć?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP), nazywany również split payment, dotyczy transakcji dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B). Nie ma więc obowiązku zapłaty w tym mechanizmie osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Zapłata w MPP jest możliwa jedynie w sytuacji, jeżeli zarówno jedna, jak i druga strona transakcji posiada rachunek firmowy. W momencie zakładania takiego konta w banku lub w Spółdzielczej Kasie Oszczędnościowo-Kredytowej (SKOK) automatycznie zostanie utworzony tzw. rachunek VAT do rachunku podstawowego. Płatność w MPP charakteryzuje się podziałem zapłaty na dwa strumienie:

• kwota podatku VAT wpływa na rachunek VAT,
• wartość sprzedaży netto z faktury jest przekazywana na rachunek bankowy na zasadach ogólnych.

Nie każda zapłata musi być dokonywana w split payment. Ustawodawca wskazał warunki progowe, które o ile zostaną spełnione, to musi być stosowany obowiązkowy MPP. Wówczas wystarczy w odpowiedni sposób przygotować i wysłać polecenie zapłaty.

Mechanizm podzielonej płatności – kto musi go stosować?

W ustawie o podatku VAT zostały wymienione warunki, które o ile zostaną spełnione, to należy wystawić fakturę z oznaczeniem “mechanizm podzielonej płatności” i przyjąć zapłatę w tej formie.

Co do zasady każdy przedsiębiorca powinien zapoznać się z załącznikiem nr 15, zarówno czynny podatnik VAT, jak i korzystający ze zwolnienia od podatku. W tym załączniku ustawodawca zamieścił 150 pozycji, w szczególności będą to:

• paliwa,
• stal,
• wyroby stalowe,
• złom, odpady,
• metale szlachetne (np. złoto, srebro),
• metale nieszlachetne (np. miedź),
• węgiel i produkty węglowe,
• usługi budowlane,
• części i akcesoria do pojazdów silnikowych,
• telefony komórkowe, smartfony, tablety,
• konsole do gier,
• komputery, jednostki pamięci,
• surowce wtórne.

To oczywiście przykładowy katalog, w załączniku do ustawy wymienione zostały wszystkie pozycje, wraz ze wskazaniem kodów PKWiU im odpowiadającym. Znajomość załącznika nr 15 dotyczy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy, ponieważ jak to zostanie opisane poniżej każdy z nich może ponieść konsekwencje wynikające z ustawy. Na okoliczność zmiany przepisów i wprowadzenia obowiązkowego MPP zostały wydane objaśnienia podatkowe Ministra Finansów, którymi będziemy się także posiłkować w naszych dalszych rozważaniach.

Split payment – wystawianie faktury

Jeżeli zostaną już spełnione warunki do wystawienia faktury w MPP sprzedawca powinien przede wszystkim pamiętać, że taka faktura powinna być oznaczona: “mechanizm podzielonej płatności”. Często się też zdarza, że przedsiębiorca oznacza w ten sposób również dokumenty sprzedaży, które nie są objęte obowiązkowym split payment, co nie jest zabronione przez prawo a o czym warto pamiętać.

Przykład 1

Pan Michał prowadzi firmę budowlaną i wykonał prace remontowe z załącznika nr 15 na rzecz innego przedsiębiorcy na kwotę 10.000 zł. Na wystawionej fakturze pojawiło się oznaczenie “mechanizm podzielonej płatności”, jednak nabywca nie zapłacił w tej formie. W takim przypadku ustawodawca nie nakłada takiego obowiązku i nabywca nie poniesie żadnych konsekwencji.

Przykład 2

Pan Piotr wybudował budynek mieszkalny w ramach prowadzonej działalności gospodarczej i za tę usługę policzył sobie 50.000 zł. Transakcja była przeprowadzana z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. W takim przypadku pan Piotr nie musi w ogóle wystawiać faktury, chyba że na żądanie klienta. Jest to transakcja pomiędzy przedsiębiorcą a konsumentem (B2C) a to oznacza, że nie ma obowiązku wystawiania faktury z oznaczeniem w split payment.

Przykład 3

Pani Krystyna prowadzi działalność gospodarczą polegającą na handlu różnego rodzaju towarami, również takimi które są wymienione w załączniku nr 15. Wystawiła fakturę na rzecz innego przedsiębiorcy na kwotę 20.000 zł brutto, na której tylko jedna pozycja na kwotę 1.230 zł brutto obejmowała towary z załącznika 15. W takim przypadku cała faktura powinna zostać oznaczona w MPP, jednak obowiązek zapłaty w split payment dotyczy jedynie kwoty 1.230 zł, czyli na rachunek VAT musi wpłynąć 230 zł z tej faktury. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby cała faktura została zapłacona w ten sposób.

Split payment – korekty faktur

Jeżeli się tak zdarzy, że trzeba będzie wystawić korektę faktury, to wówczas oznaczenie w MPP będzie zależało od kilku czynników. Faktura pierwotna może być oznaczona w MPP, a po korekcie może już nie być takiego obowiązku. Może także mieć miejsce sytuacja odwrotna, przed korektą nie ma potrzeby oznaczania, a po korekcie już jest. Dla lepszego zilustrowania pokażemy na przykładach, jak należy to rozumieć.

Przykład 4

Pan Jakub wystawił fakturę na kwotę brutto 15.500 zł bez oznaczenia w MPP. Nabywca chciał jeszcze w ramach tej samej dostawy nabyć towar, który znajduje się w załączniku nr 15, po korekcie kwota faktury wynosi 20.000 zł i musi być oznaczona w MPP. Pierwotna faktura został już opłacona zwykłym przelewem, w takim razie tylko dopłata kwoty 4.500 zł będzie dokonana w split payment.

Przykład 5

Pani Agata sprzedaje towary, które znajdują się w załączniku nr 15. Wystawiła fakturę na kwotę 17.000 zł oznaczoną w MPP. Nabywca towarów dokonał zwrotu ich części i po korekcie faktura opiewa na kwotę 14.000 zł, a więc korekta nie musi już być oznaczona w MPP. Faktura pierwotna nie została opłacona przed wystawieniem faktury korygującej, dlatego nabywca może uregulować 14.000 zł z korekty zwykłym przelewem.

Mechanizm podzielonej płatności a sankcje w VAT

Ustawodawca wprowadził do ustawy VAT sankcje zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy. Zarówno na jedną, jak i na drugą stronę mogą zostać nałożone sankcje w wysokości 30% podatku VAT należnego wykazanego na fakturze sprzedaży. Sankcja będzie naliczana od konkretnej kwoty na fakturze a nie od całej kwoty faktury.

Przykład 6

Pani Aneta wystawiła fakturę na kwotę 16.000 zł brutto, na której znalazła się jedna pozycja z załącznika 15 na kwotę brutto 615 zł, podatek VAT 115 zł. W takim przypadku jeżeli faktura nie zostanie oznaczona w split payment a nabywca w tej części nie zapłaci w MPP, to urząd może nałożyć sankcję w wysokości 34,50 zł (115 zł x 30%). Jeśli pomimo braku oznaczenia nabywca zapłaci w MPP, to pani Aneta nie zostanie obciążona sankcją.

Przykład 7

Pan Jakub sprzedaje części i akcesoria do pojazdów samochodowych. Wystawił fakturę na kwotę brutto 18.450 zł, jednak zapomniał zaznaczyć, że jest to płatność w MPP. Nabywca jednak zapłacił za fakturę w split payment, kwota 3.450 zł podatku VAT wpłynęła na wydzielony rachunek VAT. W takim przypadku ani sprzedawca, ani nabywca nie będą ponosili żadnych konsekwencji. Trzeba jednak pamiętać, że również w takim przypadku powinno dojść do skorygowania wystawionej faktury w zakresie oznaczenia. Może tego również dokonać nabywca wystawiając notę korygująca.

Jak widać w przypadku mechanizmu podzielonej płatności obydwie strony transakcji muszą być czujne. W interesie obu stron leży prawidłowe wypełnienie obowiązków fiskalnych. Nabywca również jest zobowiązany do zweryfikowania przeprowadzonej transakcji pod tym kątem, a więc sprawdzenie czy jednak zapłata nie powinna być dokonana w split payment.

Mechanizm podzielonej płatności a przedsiębiorcy zwolnieni z VAT

Niektórzy przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia przedmiotowego czy to podmiotowego w VAT mylnie myślą, że ich mechanizm podzielonej płatności nie dotyczy. Otóż taki podmiot gospodarczy nie będzie miał obowiązku wystawienia faktury w split payment, ale na pewno ma obowiązek zapłaty jeśli sam otrzyma taką fakturę.

Przykład 8

Pani Agata zajmuje się ubezpieczeniami i korzysta ze zwolnienia przedmiotowego z VAT. Dokonała zakupu towarów z załącznika nr 15 na kwotę ponad 15.000 zł brutto, która została oznaczona w MPP. W takim przypadku pani Agata ma obowiązek dokonania zapłaty w tym mechanizmie.

Niekiedy przedsiębiorcy, jako osoby fizyczne zasłaniają się brakiem obowiązku posiadania rachunku firmowego. Również ta kwestia została rozwiązana w objaśnieniach podatkowych.

Split payment a potrącenie wierzytelności

O potrąceniu wierzytelności mówimy wówczas, kiedy dłużnik jest jednocześnie naszym wierzycielem. W takich przypadkach może dojść do potrącenia wierzytelności, taka operacja nazywana jest również kompensatą. Na skutek potrącenia wierzytelności dochodzi do uregulowania należności w części skompensowanej. Rodzi się pytanie, czy kompensata jest możliwa przy MPP? Otóż ten temat został również opisany w objaśnieniach, że w przypadku kompensat dwustronnych uważa się, że zostały dopełnione obowiązki MPP.

Przykład 9

Firma A zawarła z firmą B umowę na zakup towarów i przedsiębiorcy chcą dokonać kompensaty. Faktura wystawiona przez firmę A na kwotę 17.000 zł jest objęta split payment, natomiast firma B wystawiła fakturę na 10.000 zł. W takim przypadku dojdzie do potrącenia wierzytelności do kwoty 10.000 zł, a pozostałą kwotę 7.000 zł firma B ureguluje w obowiązkowym MPP.

Split payment a zapłata zaliczki

Nie można zapomnieć, że split payment obowiązuje również do płatności dokonywanych na podstawie faktury zaliczkowej. W komunikacie przelewu przy takiej płatności powinien się znaleźć zapis “zaliczka”, ponieważ w tym momencie nie znany jest jeszcze numer faktury. Zapłata zaliczki przed otrzymaniem faktury zaliczkowej, o ile jest objęta obowiązkowym split payment powinna być dokonana w MPP.

Split payment a faktura pro forma

Rodzi się problem, kiedy otrzymamy od swojego kontrahenta fakturę pro forma, która nie jest dokumentem księgowym. Otóż w takim przypadku nabywca nie ma obowiązku zapłaty w MPP, ponieważ nie jest to faktura ani faktura zaliczkowa i nie ma regulacji w ustawie o VAT o zasadach jej wystawiania. Nie ma także obowiązku zamieszczania informacji, że transakcja jest objęta MPP na fakturze pro forma. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach z 29 czerwca 2018 r. potwierdza to, że nie jest możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu zwanego potocznie fakturą „pro forma”. Dokument ten nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Jednak temat jest trochę dyskusyjny i nie do końca wszyscy zgadzają się z takim podejściem MF. Można spotkać się z opinią, że taka płatność powinna być zwrócona przez sprzedawcę, a nabywca powinien dokonać zapłaty w MPP.

Płatności z rachunku VAT

Środki zgromadzone na rachunku VAT nie będą mogły być wykorzystane przez przedsiębiorcę do dokonywania wszystkich płatności. Dyspozycyjność tymi środkami jest z roku na rok poszerzana, obecnie można je wykorzystać na zapłatę następujących zobowiązań:

• podatku VAT do urzędu skarbowego,
• podatku VAT z faktury zakupowej/kosztowej,
• kwoty podatku VAT wynikającego z wystawionej faktury korygującej,
• zapłatę zaległości w VAT na podstawie zajęcia egzekucyjnego,
• podatku dochodowego od osób fizycznych,
• podatku dochodowego od osób prawnych,
• ZUS,
• podatku akcyzowego,
• należności celnych do urzędu celnego,
• należności celnych do agencji celnych,
• odsetek za zwłokę od powyższych należności.

Nie zawsze jednak środki zgromadzone na rachunku VAT mogą być wykorzystane przez przedsiębiorcę. W takich przypadkach można złożyć wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o uwolnienie środków VAT.

Wniosek o uwolnienie środków VAT

We wniosku o przekazanie środków zgromadzonych na rachunku VAT przedsiębiorca wskazuje kwotę i rachunek bankowy, na który mają być przekazane środki. Naczelnik urzędu skarbowego może, ale nie musi wyrazić zgody na uwolnienie środków. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma zgodę, to zostanie poinformowany przez urząd o tym fakcie w formie postanowienia. W przeciwnym wypadku, jeśli będzie to odmowa zostanie wydana decyzja, od której się można złożyć odwołanie w terminie 14 dni od jej otrzymania.

Mechanizm podzielonej płatności – skutki w podatku dochodowym

Począwszy od 2020 roku został wprowadzony jeszcze jeden przepis, zgodnie z którym brak zapłaty w obowiązkowym MPP powoduje wyłączenie takiego dokumentu z kosztów uzyskania przychodów. Przy czym w objaśnieniach i przepisach zostało to doprecyzowane, kiedy dojdzie do takiej sytuacji.

Mechanizm podzielonej płatności – oznaczenie w JPK_V7

Co do stosowania oznaczeń w JPK_V7 w zakresie obowiązkowego MPP, to były one stosowane do końca czerwca 2021 r. Z uwagi na duże kontrowersje związane z tym oznaczeniem Ministerstwo Finansów odeszło od tego obowiązku.

Przywileje wynikające ze stosowania split payment

Ustawodawca chcąc zachęcić przedsiębiorców do stosowania MPP wprowadził kilka przywilejów, o których powinni wiedzieć i pamiętać przedsiębiorcy. Lista zawiera wykaz czynności, które mogą uchronić przedsiębiorcę przed niektórymi negatywnymi konsekwencjami a należą do nich w szczególności:

Split payment – podsumowanie

Jak widać zasada działania mechanizmu podzielonej płatności wymaga znajomości wielu zagadnień. Co do zasady w split payment faktury są wystawiane przez czynnego podatnika VAT. Jednak obowiązek zapłaty w MPP obejmuje zarówno czynnego, jak i zwolnionego przedsiębiorcy, o czym nie można zapominać. W przypadku MPP konsekwencje nieprzestrzegania przepisów ciążą zarówno na sprzedawcy, jak i na nabywcy, mowa jest o sankcji 30% podatku VAT lub konsekwencji karno-skarbowych w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność. Zostały również wymienione okoliczności, w których przedsiębiorca nie poniesie takich konsekwencji. Brak rachunku firmowego nie zwalnia z obowiązku zapłaty w split payment. Dodatkowo nieprzestrzeganie przepisów w zakresie obowiązkowego split payment może skutkować wyłączeniem wydatku z kosztów uzyskania przychodów.