Trener personalny – własna działalność gospodarcza. Koszty, opodatkowanie i inne ważne informacje

×

Definicja: trener personalny

Zawód trenera personalnego nie jest zdefiniowany ustawowo. A gdy danego pojęcia nie można znaleźć w ustawach, należy posługiwać się znaczeniem słownikowym lub uzusem.

Słownik języka polskiego określa trenera jako „osobę kierującą rozwojem sprawności fizycznej” czy też „osobę prowadzącą jakieś szkolenie”.

Obserwatorium Językowe Uniwersytetu Warszawskiego w projekcie „Najnowsze słownictwo” opisuje natomiast trenera personalnego jako „osobę w klubie fitness lub na siłowni, z którą trenujący ćwiczy osobiście, która układa dla niego indywidualny plan treningowy (zwykle również dietę oraz suplementację), czuwa nad poprawnością wykonywania ćwiczeń, motywuje w czasie treningu, a także monitoruje jego wyniki; trener osobisty”.

Trener personalny a instruktor fitness

Rozróżnienia można dokonać intuicyjnie: instruktor fitness prowadzi grupowe zajęcia ruchowo-sportowe, głównie przy muzyce, dbając o motywację i dobrą atmosferę – najczęściej w klubach fitness.

Trener personalny zaś pracuje indywidualnie z klientem, tworząc dostosowany plan treningowy i – czasem – dietetyczny. Prowadzi treningi w klubie fitness, na siłowni, w swoim obiekcie, w domu lub na zewnątrz.

Trener personalny może być także instruktorem fitness i odwrotnie.

Obie profesje mają wspólny cel – poprawę zdrowia i kondycji fizycznej, ale różnią się podejściem i metodami pracy.

Formy zarabiania jako trener personalny

Trener personalny może rozliczać przychody na trzy sposoby:

• jako działalność gospodarczą,
• jako działalność rejestrowaną,
• jako działalność wykonywaną osobiście.

Wybór formy rozliczania nie jest dowolny – zależy od konkretnych okoliczności oraz spełnienia określonych kryteriów.

W zależności od sposobu rozliczenia inaczej będa kształtować się kwestie podatkowe.

Przeczytaj: Przychód z działalności gospodarczej czy z działalności wykonywanej osobiście?

Działalność gospodarcza trenera personalnego

Aby dana działalność była uznana za działalność gospodarczą, musi być prowadzona w sposób:

• zorganizowany – podejmowane działania są podporządkowane obowiązującym regułom, normom;
• zarobkowy – ma na celu uzyskanie przychodu;
• ciągły – powtarzalne podejmowanie danych działań (ciągłość nie oznacza wykonywania działalności bez przerwy), wykonywana we własnym imieniu.

Jeśli działania trenera personalnego spełniają powyższe cechy, to oznacza, że prowadzi on działalność gospodarczą, a co za tym idzie powinien założyć firmę w CEIDG.

Trener osobisty może wybrać dla swojej działalności gospodarczej jedną z trzech form opodatkowania:

• skalę podatkową z podatkiem 12% dla dochodów do 120 tys. zł, a powyżej tej kwoty – 32%; skala podatkowa uwzględnia jeszcz kwotę wolną od podatku w wysokości 30 tys. zł;
• podatek liniowy ze stawką 19%;
• ryczałt ze stawką 8,5% (działalność usługowa).

Skala podatkowa oraz podatek liniowy daje możliwość rozliczenia kosztów firmowych w działalności, co obniża dochód do opodatkowania. Ryczałt to podatek liczony od przychodów, co oznacza, że nie daje prawa do odliczenia kosztów.

Kluczowe różnice pomiędzy powyższymi sposobami opisaliśmy w artykule: Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze formy opodatkowania?

Wybierając optymalną formę opodatkowania, należy także sprawdzić składki ZUS. Każda forma opodatkowania to inna wysokość składki zdrowotnej, a także inne możliwości jej odliczenia. Tutaj sprawdzisz wysokość składek ZUS.

Uwaga! Jeśli przychód osiągnięty w miesiącu nie przekroczy 75% minimalnej krajowej, usługi treningu personalnego można świadczyć w ramach działalności nierejestrowanej, której temat poruszamy w dalszej części artykułu.

Jaki kod PKD dla trenera osobistego?

Kod PKD to symbol określający przedmiot działalności gospodarczej, który należy podać w formularzu zgłoszeniowym CEIDG rejestrując firmę.

Kod PKD 2025 dla trenera personalnego i instruktora fitness to głównie 85.51.Z: pozostałe formy edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych.

Podklasa ta obejmuje kursy, zajęcia sportowe i rekreacyjne dla grup lub osób indywidualnych.

Zajęcia mogą być prowadzone przez Internet lub w szkołach, na obozach, obiektach własnych jednostek nauczających, obiektach klienta lub innych obiektach, w tym z zakwaterowaniem, instruktaż sportowy prowadzony przez indywidualnych nauczycieli/ trenerów.

Kursy i zajęcia ujęte w tej podklasie mają charakter formalnie zorganizowany, ale nie prowadzą do uzyskania kwalifikacji na poziomach od podstawowego do wyższego. Podklasa ta obejmuje: zajęcia sportowe, obozy sportowe, zajęcia gimnastyczne, szkoły nauki jazdy konnej, naukę pływania, kursy sztuk walki, kursy jogi, pilatesu, kursy gry w karty (na przykład w brydża), kursy gier planszowych, szkolenia w zakresie e-sportu, a także działalność profesjonalnych sportowych instruktorów, nauczycieli i trenerów.

Podklasa ta nie obejmuje nauki fitnessu prowadzonej przez centra i kluby fitness, studia jogi i podobne obiekty służące poprawie kondycji fizycznej, sklasyfikowanej w 93.13.Z.

Instruktor personalny/fitness, który ma swoje studio treningowe może dodać także kod PKD 93.13 (działalność klubów fitness).

Podklasa ta obejmuje: działalność klubów fitness, studiów jogi, studiów pilates,tai chi oraz instruktaż prowadzony przez kluby fitness, studia jogi i podobne obiekty.

W CEIDG należy podać jeden kod przeważający PKD oraz dowolną liczbę kodów dodatkowych (dotyczące pobocznej działalności), dlatego jeśli opiekun treningowy para się także np. sprzedażą produktów żywnościowych, suplementów, napoi itd. – może wskazać kod znajdujący się w przedziale 47.11 – 47.92.

Od 1 stycznia 2025 r. wprowadzono zmiany w kodach PKD dotyczące niektórych zawodów. Nowe kody obowiązują dla nowych firm oraz tych, które wprowadzają zmiany w CEIDG po roku 2025. Przedsiębiorcy, którzy nie zaktualizują kodów, mogą korzystać z dotychczasowych do 31 grudnia 2026 r. z możliwością samodzielnego przeklasyfikowania. Po tym terminie, od 1 stycznia 2027 r., planowane jest automatyczne przeklasyfikowanie.

Pełna listę kodów PKD wraz z wyjaśnieniami dostępna jest na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.

Co trener personalny może zaliczyć do kosztów firmowych?

Zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozwala obniżyć dochód do opodatkowania.

Kosztami tymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła, z wyłączeniem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy o PIT. Nie obejmują one wydatków osobistych.

Jak widzimy, ustawowa definicja kosztów uzyskania przychodów ma charakter dość ogólny, a szczegółowe unormowania odnoszące się do kosztów są rozległe i charakteryzują się pewnym stopniem komplikacji. Dlatego też każdy wydatek należy analizować indywidualnie, oceniając jego związek z przychodem lub źródłem jego uzyskania lub realną szansą uzyskania przychodu. Innymi słowy, koszty uzyskania przychodu muszą być funkcjonalnie powiązane z działalnością gospodarczą, racjonalne i ekonomicznie uzasadnione i nie mogą to być wydatki osobiste.

Przykładowe wydatki, jakie trener personalny może zaliczyć do wydatków firmowych:

zakup karnetu na siłownię, w której pracuje z klientami, czynsz za lokal, w którym przyjmuje klientów, narzędzia do ćwiczeń (gumy oporowe, piłki, hantle, maty itd), wyposażenie sali do treningów (sprzęt fitness, sprzęt siłowy).

Indywidualne interpretacje podatkowe pozwalają także w kosztach firmowych trenera personalnego uwzględnić:

• zakup odzieży sportowej oraz butów,
• zakup sprzętu sportowego,
• udział w zawodach,
• korzystanie z porad trenerów personalnych (doszkalanie),
• korzystanie z usług dietetyków sportowych (doszkalanie)

– jeśli będą wykorzystywane wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej i będą niezbędne do świadczenia usług (przykładowe interpretacje: koszty usługi trenerskiej oraz wydatki trenera prywatnego).

Te same interpretacje nie pozwalają, aby w koszty firmowe trenera osobistego zaliczyć:

• suplementy diety, odżywki, profilaktyczne medykamenty,
• dermoprotektory (kosmetyki ochronne),
• wstęp na basen i siłownię,
• korzystanie z usług fizjoterapeutów i masażystów.

Choć utrzymanie formy fizycznej i zdrowia jest istotne dla pracy trenera, to wskazane wyżej wydatki są uznawane za typowe dla każdej osoby – nie tylko dla osób prowadzących działalność gospodarczą. A wydatki osobiste nie mogą być przenoszone na grunt kosztów podatkowych, cytując interpretację „(…) estetyczny i zdrowy wygląd świadczy o kulturze osobistej i jest niezbędny dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej. O osobistym charakterze ww. wydatków przesądza – w ocenie Organu – również to, że ponoszenie takich wydatków ma na celu utrzymywanie zdrowia i sprawności fizycznej każdego człowieka, a nie tylko trenera personalnego (…)”.

Oprócz standardowych wydatków związanych z wykonywaniem zawodu trener personalny może wliczyć w koszty firmowe także wydatki, które nie są bezpośrednio związane z zawodem, ale są istotne dla ogólnego prowadzenia działalności gospodarczej, jak np.:

• koszty transportu,
• sprzęt biurowy,
• opłaty za telefon,
• opłaty za utrzymanie strony internetowej,
• szkolenia i kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe,
• usługi księgowe,
• zakup kasy fiskalnej;

Lista kosztów uzyskania przychodu dla trenera personalnego nie jest listą zamkniętą; ważne, aby wydatek był poniesiony w związku z działalnością gospodarczą (w sposób bezpośredni lub pośredni) i nie miał charakteru osobistego.

Ponieważ w złożonej rzeczywistości gospodarczej może być wiele różnych sytuacji i czasem trudno dokładnie określić, czy dany wydatek jest kosztem związanym z działalnością gospodarczą, zaleca się złożenie wniosku o indywidualną interpretację podatkową, aby mieć pewność, jak go prawidłowo rozliczyć.

Trener personalny a działalność nierejestrowana

Nie ma przeszkód, aby jako trener personalny prowadzić działalność nierejestrowaną, ponieważ wykonywanie zawodu trenera osobistego nie jest działalnością regulowaną (nie potrzeba koncesji, zezwoleń, licencji, czy wpisów do rejestru działalności regulowanej), a także nie musi być wykonywane wyłącznie w formie działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, co wykluczałoby prawo do działalności nierejestrowanej.

Powyższe oznacza, że nawet jeśli działania trenera personalnego spełniają znamiona działalności gospodarczej (praca w sposób regularny, ciągły, zarobkowy oraz zorganizowany), ale miesięczny przychód nie przekroczył 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2024 będzie to 3499,50 zł), można ten zawód wykonywać jako działalność nierejestrowną. Jeśli natomiast w miesiącu zostanie przekroczona kwota 3499,50 zł, to w ciągu 7 dni należy zarejestrować działalność gospodarczą.

Szczegółowe omówienie NDG znajdziesz w naszym miniporadniku: Działalność nierejestrowana w 2025.

Działalność wykonywana osobiście

Innym źródłem uzyskiwania przychodów w pracy trenera personalnego może być także tzw. działalność wykonywana osobiście (nie wchodząca w ramy działalności nierejestrowanej ani działalności gospodarczej).

W ustawie o PIT art. 13 wskazuje, że za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się m.in.przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, jak również przychody z uprawiania sportu.

Powyższe oznacza, że jeśli działalność trenerska nie ma charakteru zorganizowanego oraz ciągłego (nie nosi znamion działalności gospodarczej) można zakwalifikować ją jako działalność wykonywaną osobiście – niezależnie od miesięcznego przychodu.

Szczegóły tego źródła przychodów omówiliśmy w artykule: Przychody z działalności wykonywanej osobiście – najważniejsze kwestie.

Działalność nierejestrowana a działalność wykonywana osobiście

Centrum Pomocy Przedsiębiorcy (CPP) udzieliło nam odpowiedzi, że „działalność nierejestrowana (NDG) to „mikrofirma na próbę” natomiast działalność wykonywana osobiście (DWO) to przychody z umów zlecenia/dzieła lub innych kontraktów, które ustawa o PIT sama przypisuje do art. 13 – wprost wymienia w nich „działalność trenerską.

NDG prowadzi się na własny rachunek: sami ustalamy ceny, wybieramy własnych klientów i podejmujemy ryzyko, wystawiamy rachunki/faktury, prowadzimy zeszyt przychodów – nikt nie pobiera zaliczek ani składek za NDG. Zaś z działalnością wykonywaną osobiście mamy do czynienia, gdy pracujemy na cudzy rachunek: np. podpisujemy z klubem lub firmą umowę, to zleceniodawca organizuje dla nas grafik i wypłaca wynagrodzenie, a z każdej wypłaty pobiera zaliczkę PIT i (często) ZUS. DWO nie zależy od limitu miesięcznych przychodów – możemy zarobić dowolną sumę, o ile nadal pracujemy na podstawie zlecenia/dzieła i to zleceniodawca jest płatnikiem podatku.

Ten sam trener może mieć oba źródła równolegle: np. sesje 1/1 sprzedawane klientom jako NDG + grupowe zajęcia fitness na umowę‑zlecenie rozliczane jako działalność wykonywana osobiście”.

Podsumowując, jeżeli trener osobisty pracuje zupełnie samodzielnie i mieści się w miesięcznym limicie przychodów 3 499,50 zł, może świadczyć treningi jako działalność nierejestrowaną; gdy wiąże się umową zlecenia z klubem wynagrodzenie automatycznie trafia do źródła „działalność wykonywana osobiście”, niezależnie od jego wysokości”.

Podatek VAT u coacha treningowego

Usługi treningu personalnego nie są objęte bezwzględnym obowiązkiem rejestracji do VAT, co oznacza, że dopóki roczny obrót nie przekroczy 200 tys. zł w skali roku można korzystać ze zwolnienia z VAT. Po przekroczeniu tego progu stawka VAT dla treningów personalnych to zasadniczo 23%.

Warto tu także wskazać zapisy ustawy o VAT, a szczególnie załącznik 3, który wskazuje obszary uprawnione do korzystania z obniżonej stawki 8%. W pozycji 68 załącznika wymienione są „Pozostałe usługi związane z rekreacją”.

W związku z wątpliwościami podatników Minister Finansów (MF) wydał interpretację ogólną dotyczącą stawki VAT w branży fitness, w której wyjaśnia, że:

• Ustawa o VAT nie definiuje pojęcia „rekreacja”, dlatego dla jego interpretacji należy odwołać się do definicji słownikowych. Rekreacja to aktywność fizyczna i wypoczynkowa służąca zdrowiu i dobremu samopoczuciu, np. fitness, aerobik, sauna.
• Zgodnie z ustawą o VAT, stawka obniżona 8% ma zastosowanie do usług rekreacyjnych, ale tylko w zakresie wstępu. Ustawodawca nie określił dokładnie, czym jest „wstęp”, ale należy przez to rozumieć prawo do wejścia i uczestniczenia w danym przedsięwzięciu, niezależnie od formy biletu (jednorazowy, karnet itp.).
• Wstęp nie oznacza wyłącznie biernego wejścia do obiektu – obejmuje również typowe korzystanie z urządzeń i infrastruktury danego miejsca, np. ćwiczenia na siłowni, pływanie w basenie, taniec w sali tanecznej.
• Stawka 8% nie dotyczy usług dodatkowych, które nie są elementem typowego korzystania z obiektu (np. usługi instruktora personalnego, napoje, suplementy, gastronomia) – te są opodatkowane stawką podstawową 23%.
• Obniżona stawka 8% ma zastosowanie do usług rekreacyjnych w zakresie wstępu, obejmującego typowe, normalne korzystanie z danego obiektu.

Przytaczając fragment interpretacji ogólnej MF: „sformułowanie „usługi związane z rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu” odnosi się do kart wstępu na siłownię, które upoważniają do korzystania z urządzeń i przyrządów tam się znajdujących. Natomiast sformułowanie „wyłącznie w zakresie wstępu” należy rozumieć w ten sposób, że wszystkie usługi świadczone przez siłownię, które nie są związane z normalnym typowym jej użytkowaniem, takie jak usługi restauracyjne na terenie klubu, zakup napojów, odżywek, czy też usługi instruktora, nie są objęte stawką obniżoną. Opodatkowane są zaś stawką podstawową”.

Pełna treść pisma dostępna jest pod linkiem.

Kiedy VAT 8% a kiedy 23%

Jak wyżej wskazaliśmy, z obniżonej stawki VAT 8% korzystają usługi wstępu (wykorzystywanie zgodnie z przeznaczeniem danego obiektu) w dziedzinie rekreacji, zaś usługi dodatkowe, jak np. treningi indywidualne, gdzie trener jedynie korzysta z sali klubów fitness do wykonywania ćwiczeń ze swoimi klientami są opodatkowane stawką podstawową 23%. Takie usługi wykraczają poza zakres usług związanych z rekreacją wyłącznie w zakresie wstępu.

Grupowe zajęcia fitness są natomiast opodatkowane 8% VAT, ponieważ świadczenie usług w postaci grupowych zajęć fitness prowadzonych przez instruktorów stanowi „Pozostałe usługi związane z rekreacją” wyłącznie w zakresie wstępu.

Kiedy VAT 8 a kiedy 23% dla trenera personalnego i branży fitness: przegląd orzecznictwa.

Stawka podatku VAT powinna zainteresować przedsiębiorcę w przypadku świadczenia usług treningów personalnych w ramach działalności gospodarczej. Na działalności nierejestrowanej, ze względu na jej limit 3499,50 zł, zasadniczo nie przekroczy się rocznie pułapu dla VAT wynoszącego 200 tys. zł (chyba że rozpoczęcie usług nastąpi w trakcie roku, wtedy limit do VAT należy obliczyć proporcjonalnie). Zaś przychody zakwalifikowane do źródła działalność wykonywana osobiście, z mocy ustawy o podatku od towarów i usług (na podstawie art. 15 ust.3 , są wyłączone z podatku VAT. Dopełnienie informacje znajdziesz tutaj oraz tutaj.

Czy instruktor personalny musi mieć kasę fiskalną?

Zasadniczo jeśli sprzedaż/usługi są dokonywane na rzecz osób prywatnych (w ramach JDG lub NDG), należy rozpatrzyć ewentualny obowiązek kasy fiskalnej.

Usługi prywatnego trenera nie są objęte bezwzględnym obowiązkiem kasy fiskalnej, co oznacza, że dopóki przychód od osób prywatnych nie przekroczy 20 tys. w skali roku można korzystać ze zwolnienia z kasy rejestrującej. Po przekroczeniu tego progu trener personalny może utrzymać zwolnienie z kasy fiskalnej, jeśli całą płatność będzie przyjmował w formie bezgotówkowej (to także karta płatnicza), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę będzie wynikało, jakiej konkretnie czynności dotyczyła dana płatność.

Księgowość dla trenera personalnego

Jako trener personalny codziennie dbasz o zdrowie, formę i dobre samopoczucie swoich klientów. To odpowiedzialna i wymagająca praca, w której nie ma miejsca na zaniedbania – również w kwestiach formalnych. Pamiętaj, że równie ważne jak profesjonalna opieka nad podopiecznymi jest zadbanie o porządek w swoich rozliczeniach podatkowych i prawidłowe prowadzenie działalności gospodarczej.

Jeśli nie jesteś pewien, od czego zacząć, lub chcesz mieć pewność, że wszystko działa zgodnie z przepisami – chętnie Ci w tym pomożemy. Dzięki wsparciu specjalistów możesz skupić się na tym, co robisz najlepiej – wspieraniu innych w osiąganiu ich celów.

Nie zostawiaj tych spraw na później – skontaktuj się z nami już dziś, a pomożemy Ci ogarnąć podatki, ZUS i wszystkie formalności związane z Twoją działalnością. Ty skup się na treningach – my zajmiemy się resztą. Jesteśmy, by Cię odciążyć: sprawdź naszą ofertę.