Umowy cywilnoprawne w JDG – jakie dokumenty warto mieć?

×

Umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenia czy umowa o dzieło, to jedne z najczęściej wybieranych form współpracy w JDG. Warto jednak pamiętać, że sama umowa to dopiero początek. Bowiem aby współpraca była zgodna z prawem należy zadbać o komplet wymaganych dokumentów i dopełnienie wszystkich formalności, np. urzędu skarbowego.

W poniższym artykule omówimy pełny przegląd umów cywilnoprawnych w JDG, tj. od ich rodzajów, aż po wymagane dokumenty.

Rodzaje umów cywilnoprawnych w JDG

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, można zawierać różnego rodzaju umowy cywilnoprawne, zarówno z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności, jak i z innymi przedsiębiorcami. Zawieranie umów cywilnoprawnych stanowi formalne narzędzie służące zlecaniu pracy, realizowaniu projektów czy po prostu podjęciu współpracy.

W praktyce oznacza to, że można współpracować z:

• osobami fizycznymi, które wykonują zlecenia lub dzieła (czyli potocznie mówiąc pracę) na zlecenie przedsiębiorcy (np. student, freelancer);
• osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą na zasadach B2B, (przypominających relację pracodawca–pracownik), ale opartych na swobodzie gospodarczej.

W obu przypadkach ważne jest, aby dobrze dopasować rodzaj umowy i dopełnić wszystkich formalności tak, żeby współpraca nie została potraktowana jako stosunek pracy.

Do najczęstszych umów należą:

• UMOWA ZLECENIA przy świadczeniu usług o charakterze ciągłym, np. sprzątanie biura,
• UMOWA O DZIEŁO – przy pracy, której efektem ma być konkretny rezultat, np. stworzenie tekstu,
• UMOWA WSPÓŁPRACY (B2B) – najczęściej zawierane z innymi przedsiębiorcami, np. programista pracujący w firmie IT.

Jeśli chodzi o dokumenty, które należy mieć przy umowach cywilnoprawnych, to:

• UMOWA CYWILNOPRAWNA (ZLECENIA, O DZIEŁO, B2B)
  • dane stron (w tym dane JDG z CEIDG)
  • przedmiot umowy
  • zakres obowiązków i odpowiedzialności
  • termin wykonania i miejsce świadczenia
  • wynagrodzenie brutto/netto
  • sposób rozliczenia (przelew, faktura, rachunek)
  • zapisy o rozwiązaniu umowy, karach umownych, RODO (jeśli dotyczy danych osobowych)
  • załączniki do umowy
• PROTOKÓŁ ODBIORU DZIEŁA
  • niezbędny dokument przy umowie o dzieło, który potwierdza, że rezultat został wykonany zgodnie z umową
• KARTA EWIDENCJI CZASU PRACY PRZY ZLECENIU
  • niezbędny dokument przy umowie zlecenia, który służy do ewidencji czasu pracy, wyliczenia wynagrodzenia i składek ZUS
• OŚWIADCZENIA ZLECENIOBIORCY
  • obowiązkowy dokument przy umowie zlecenia
  • oświadczenie innym tytule do ubezpieczeń
  • oświadczenie o statusie ucznia/studenta do 26. roku życia
• UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH (RODO)
  • obowiązkowy dokument, jeżeli wykonawca w ramach realizacji umowy ma dostęp do danych osobowych (np. klientów, kontrahentów)
  • takie upoważnienie można zawrzeć w treści umowy lub sporządzić jako osobny dokument
• ZGŁOSZENIE DO ZUS (ZUA/ZZA)
  • obowiązkowe przy umowie zlecenia, o ile nie przysługuje zwolnienie ze składek
• FAKTURA LUB RACHUNEK
  • wystawiany przez wykonawcę (jeśli nie ma firmy – rachunek)
• POTWIERDZENIE WYPŁATY WYNAGRODZENIA (PRZELEW)
  • dowód dokonania płatności
• INFORMACJA PODATKOWA (PIT-11)
  • wystawiana w przypadku wypłaty wynagrodzenia osobie fizycznej nieprowadzącej działalności, podlegającej rozliczeniu podatkowemu

Umowa zlecenia a JDG

CZYM JEST UMOWA ZLECENIA?

• umowa zlecenia to umowa cywilnoprawna, w której zleceniobiorca zobowiązuje się do wykonywania określonych czynności z należytą starannością, ale bez gwarancji osiągnięcia konkretnego efektu

KIEDY STOSOWAĆ?

• stosowana, gdy zlecana praca ma charakter ciągły lub powtarzalny, a jej rezultat nie jest konkretnym, materialnym efektem

ELEMENTY UMOWY ZLECENIA

• dane obu stron (w tym dane z CEIDG)
• opis zadań i zakres obowiązków
• termin i miejsce wykonywania zlecenia
• wysokość wynagrodzenia i sposób rozliczenia
• zapisy o rozwiązaniu umowy, odpowiedzialności, RODO (jeśli dotyczy)

JAKIE DOKUMENTY PRZYGOTOWAĆ DO UMOWY ZLECENIA?

• umowa zlecenia (zawarta w formie pisemnej)
• karta ewidencji czasu pracy
• oświadczenia zleceniobiorcy, np. o innych tytułach do ubezpieczenia, statusie studenta
• zgłoszenie do ZUS (ZUA lub ZZA), chyba że zleceniobiorca jest zwolniony z ubezpieczeń,
• faktura lub rachunek (jeśli zleceniobiorca nie ma firmy – rachunek)

CHARAKTERYSTYKA UMOWY ZLECENIA

• przedmiotem jest działanie, nie rezultat
• zleceniobiorca musi wykazać należytą staranność, ale nie ponosi odpowiedzialności za brak efektu
• umowa może być zawierana na czas określony lub nieokreślony
• możliwość wypowiedzenia umowy w każdej chwili
• składki społeczne: obowiązkowe lub dobrowolne – zależy od innych tytułów do ubezpieczeń
• składka zdrowotna jest co do zasady obowiązkowa, chyba że zleceniobiorca jest uczniem/studentem do 26 roku życia
• zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe (ZUA lub ZZA)

Najważniejsze informacje dotyczące umowy zlecenia znajdziesz w tym artykule.

Umowa o dzieło a JDG

CZYM JEST UMOWA O DZIEŁO?

• umowa o dzieło to umowa cywilnoprawna, w której wykonawca zobowiązuje się do osiągnięcia określonego rezultatu, np. stworzenia strony internetowej

KIEDY STOSOWAĆ?

• stosowana, gdy celem współpracy jest konkretny rezultat, np. stworzenie raportu, projektu graficznego, tekstu, strony internetowej
• liczy się efekt (wykonane dzieło), a nie sposób czy też czas pracy

ELEMENTY UMOWY O DZIEŁO

• dane stron umowy
• dokładny opis dzieła i kryteria jego odbioru
• termin wykonania i sposób przekazania dzieła
• wynagrodzenie (ryczałtowe lub kosztorysowe)
• zapisy o prawach autorskich (jeśli dotyczy)
• postanowienia o odpowiedzialności, karach umownych, rozwiązaniu umowy.

JAKIE DOKUMENTY PRZYGOTOWAĆ DO UMOWY O DZIEŁO?

• umowa o dzieło (zawarta w formie pisemnej)
• protokół odbioru dzieła – potwierdzający wykonanie zgodne z umową,
• faktura lub rachunek
• oświadczenie o braku obowiązku ZUS, jeśli dzieło nie podlega składkom
• załączniki, np. specyfikacja dzieła, harmonogram, przekazanie praw autorskich

CHARAKTERYSTYKA UMOWY O DZIEŁO

• jeśli dzieło ma charakter twórczy – można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodów
• przedmiotem jest rezultat (dzieło), nie sam proces jego tworzenia
• odpowiedzialność wykonawcy za osiągnięcie efektu
• umowa kończy się z chwilą odebrania dzieła
• składki ZUS – brak obowiązku opłacania składek społecznych i zdrowotnych (z wyjątkiem dzieła z własnym pracownikiem)
• zgłoszenie do ZUS jest tylko informacyjnie (formularz RUD), jeśli zawierana z osobą fizyczną

A jeśli chcesz wiedzieć, czy za niewykonane dzieło przysługuje wynagrodzenie, to przeczytaj ten artykuł.

B2B w JDG

CZYM JEST UMOWA B2B?

• umowa B2B (ang. business-to-business) to umowa cywilnoprawna zawierana między dwoma przedsiębiorcami, najczęściej jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi
• strony określają zasady współpracy – zakres usług, sposób ich realizacji, wynagrodzenie oraz inne warunki, bez tworzenia stosunku pracy

KIEDY STOSOWAĆ UMOWĘ B2B?

• gdy współpracujesz z innym przedsiębiorcą i chcesz uniknąć formalności związanych z zatrudnieniem
• gdy obie strony mają działalność gospodarczą i chcą świadczyć usługi na elastycznych zasadach

ELEMENTY UMOWY B2B

• dane obu stron z numerami NIP i wpisami z CEIDG
• szczegółowy opis usług świadczonych w ramach współpracy
• czas trwania umowy (na czas określony/nieokreślony lub na realizację projektu)
• wysokość i sposób rozliczania wynagrodzenia (np. miesięcznie, projektowo)
• terminy i sposób wystawiania faktur
• zapisy dotyczące poufności, odpowiedzialności, RODO (jeśli dotyczy)
• postanowienia o rozwiązaniu umowy i ewentualnych karach umownych

JAKIE DOKUMENTY PRZYGOTOWAĆ DO UMOWY B2B?

• umowa współpracy B2B (najlepiej w formie pisemnej)
• harmonogram prac lub zakres usług – jeśli praca ma charakter projektowy
• faktury VAT wystawiane przez wykonawcę
• umowa powierzenia danych osobowych – jeśli zleceniobiorca przetwarza dane klienta
• klauzule RODO, NDA lub inne – w zależności od branży

CHARAKTERYSTYKA UMOWY B2B

• elastyczna forma współpracy bez etatu – bez podległości służbowej i sztywnych godzin pracy
• wykonawca działa samodzielnie jako przedsiębiorca – sam płaci ZUS i podatki
• wynagrodzenie jest zwykle określane jako netto + VAT
• nie ma obowiązku ewidencji czasu pracy
• brak obowiązku zgłaszania do ZUS przez zleceniodawcę – wykonawca opłaca składki samodzielnie
• strony mają większą swobodę, ale też większą odpowiedzialność za organizację pracy i wykonanie usług

Więcej na temat umowy B2B przeczytasz w tym artykule.

Umowy cywilnoprawne w JDG – dokumenty

Podsumowanie

Umowy cywilnoprawne w JDG to elastyczne i praktyczne narzędzie do zgodnego z prawem nawiązania współpracy nie tylko z osobami fizycznymi, ale również z wykonawcami czy innymi firmami. Jednakże należy pamiętać o prawidłowym doborze formy umowy (zlecenie, dzieło, B2B) i skompletowania należnej dokumentacji, która jest fundamentem legalnej, a co za tym idzie bezpiecznej współpracy.