Zasady tworzenia umów z pracownikami – na co zwrócić uwagę przy zatrudnianiu?

×

Rodzaje umów o pracę – którą wybrać

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy umowa o pracę może być zawarta w trzech podstawowych formach: na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony [por. art. 25 §1 Kodeksu pracy].

Najczęściej wybieranymi typami są umowa na czas nieokreślony oraz umowa na czas określony – to właśnie one regulują najważniejsze aspekty stosunku pracy, w tym prawa i obowiązki obu stron oraz zasady zatrudnienia. Obie formy gwarantują pracownikowi pewien poziom stabilności, nawet jeśli umowa na czas określony wygasa po ustalonym czasie, to jednak zapewniają one ochronę przed nagłym rozwiązaniem stosunku pracy. Co więcej, zapewniają pracownikowi szereg istotnych uprawnień i ochronę wynikającą z przepisów prawa pracy. Przede wszystkim gwarantują prawo do zachowania okresu wypowiedzenia, co oznacza, że rozwiązanie umowy musi odbyć się z odpowiednim wyprzedzeniem, a pracownik musi mieć czas na przygotowanie się do zmiany sytuacji zawodowej. Ponadto pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, ochrony przed zwolnieniem z przyczyn niedotyczących pracownika (np. ciąża), a także obowiązek przestrzegania norm dotyczących czasu pracy i wynagrodzenia minimalnego. Umowy o pracę wiążą się także z obowiązkiem odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, co zapewnia pracownikowi dostęp do świadczeń takich jak zwolnienie lekarskie czy emerytura.

Wybór odpowiedniego rodzaju umowy o pracę jest kluczową decyzją zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, ponieważ każda umowa ma swoje cechy, a strony mogą mieć odmienne potrzeby i oczekiwania. W efekcie rodzaj zawartej umowy wpływa bezpośrednio na zakres praw i obowiązków obu stron oraz na sposób realizacji zatrudnienia. W polskim systemie prawnym najczęściej wykorzystuje się kilka podstawowych typów umów, które różnią się między sobą między innymi długością trwania, stopniem ochrony pracowniczej oraz przeznaczeniem względem charakteru pracy.

Umowy o pracę

UMOWA O PRACĘ NA CZAS NIEOKREŚLONY

• Czas trwania: bez określonego terminu zakończenia, umowa obowiązuje do momentu jej rozwiązania.
• Możliwość rozwiązania: umowę można rozwiązać za wypowiedzeniem z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w kodeksie pracy lub za porozumieniem stron.
• Forma zawarcia: musi być sporządzona na piśmie przed rozpoczęciem pracy lub najpóźniej w ciągu 7 dni od jej podjęcia.
• Urlop: pracownik ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar zależy od stażu pracy (minimum 20 lub 26 dni).
• Wynagrodzenie: ustalone kwotowo lub procentowo, wypłacane w terminach określonych w umowie; naliczane zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu i normach czasu pracy.
• RODO: kwestie związane z ochroną danych osobowych.
• Składki: pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP, co zapewnia pracownikowi ochronę socjalną.

A jeśli chcesz wiedzieć, czy można zawrzeć umowę przedwstępną o pracę, to przeczytaj ten artykuł.

UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY

• Czas trwania: umowa obowiązuje przez ściśle określony czas, np. 6 miesięcy, rok lub czas trwania projektu.
• Możliwość rozwiązania: umowa wygasa automatycznie po upływie terminu; może też być rozwiązana wcześniej za wypowiedzeniem lub porozumieniem stron, jeśli przewidują to zapisy umowy lub przepisy prawa.
• Forma zawarcia: wymagana forma pisemna, podobnie jak w umowie na czas nieokreślony.
• Urlop: pracownikowi przysługuje pełne prawo do urlopu wypoczynkowego na takich samych zasadach jak przy umowie na czas nieokreślony.
• Wynagrodzenie: ustalone indywidualnie, zgodnie z minimalnymi standardami; wynagrodzenie naliczane jest proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
• RODO: kwestie związane z ochroną danych osobowych.
• Składki: składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzane są przez pracodawcę jak w przypadku umowy na czas nieokreślony.

UMOWA O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY

• Czas trwania: maksymalnie do 3 miesięcy, może być zawarta na okres nieprzekraczający:
  • 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;
  • 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.
• Możliwość rozwiązania: może być rozwiązana za wypowiedzeniem lub na mocy porozumienia stron; okres wypowiedzenia jest krótszy niż w przypadku innych umów:
• 3 dni robocze – jeśli umowa trwała do 2 tygodni,
• 1 tydzień – jeśli umowa trwała od 2 tygodni do 3 miesięcy,
• 2 tygodnie – jeśli umowa trwała pełne 3 miesiące.
• Forma zawarcia: umowa pisemna zawarta przed rozpoczęciem pracy.
• Urlop: pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego proporcjonalnego do okresu zatrudnienia.
• Wynagrodzenie: ustalane indywidualnie, zgodnie z zasadami minimalnego wynagrodzenia; może być proporcjonalne do wymiaru czasu pracy.
• RODO: kwestie związane z ochroną danych osobowych.
• Składki: odprowadzane jak w pozostałych umowach o pracę.

Więcej na temat umowy o pracę na okres próbny przeczytasz tutaj.

Umowy cywilnoprawne

UMOWA ZLECENIE

• Czas trwania: ustalany indywidualnie, najczęściej na czas wykonania określonych czynności lub przez określony okres.
• Możliwość rozwiązania: umowę można wypowiedzieć zgodnie z warunkami określonymi w umowie lub bez wypowiedzenia, jeśli przepisy lub strony tak stanowią.
• Forma zawarcia: zwykle forma pisemna, choć dopuszcza się także umowy ustne (co jednak jest mniej bezpieczne).
• Urlop: nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego, ponieważ nie tworzy stosunku pracy.
• Wynagrodzenie: ustalane indywidualnie, zwykle jako stawka za godzinę lub wykonanie zleconych czynności, bez gwarancji minimalnego wynagrodzenia.
• RODO: kwestie związane z ochroną danych osobowych.
• Składki: podlega obowiązkowi odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, chyba że umowa dotyczy działalności nieobjętej tym obowiązkiem (np. studenci do 26 roku życia).

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat umowy zlecenie, to przeczytaj ten artykuł.

UMOWA O DZIEŁO

• Czas trwania: trwa do momentu wykonania konkretnego dzieła, np. napisania tekstu, wykonania projektu czy remontu.
• Możliwość rozwiązania: umowa wygasa z chwilą ukończenia dzieła; nie przewiduje się okresu wypowiedzenia ani możliwości jej wcześniejszego rozwiązania bez zgody stron.
• Forma zawarcia: najczęściej pisemna, choć umowa ustna również jest dopuszczalna.
• Urlop: brak prawa do urlopu, ponieważ nie powstaje stosunek pracy.
• Wynagrodzenie: ustalone jako wynagrodzenie za wykonanie konkretnego rezultatu pracy, bez gwarancji minimalnego wynagrodzenia.
• RODO: kwestie związane z ochroną danych osobowych.
• Składki: umowa o dzieło z reguły nie podlega obowiązkowi odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (chyba że dzieło jest wykonywane w ramach działalności gospodarczej lub innych wyjątków).

UMOWA B2B (BUSINESS TO BUSINESS)

• Czas trwania: ustalany indywidualnie w umowie, może mieć charakter czasowy lub bezterminowy, zależnie od potrzeb stron.
• Możliwość rozwiązania: warunki rozwiązania kontraktu określa umowa; zwykle obowiązuje określony okres wypowiedzenia lub możliwość natychmiastowego zakończenia współpracy za porozumieniem stron.
• Forma zawarcia: najczęściej pisemna, ale dopuszczalne są także umowy ustne, choć ze względów bezpieczeństwa zaleca się formę pisemną.
• Urlop: brak prawa do urlopu wypoczynkowego, ponieważ kontrahent nie jest zatrudniony na podstawie stosunku pracy, lecz prowadzi własną działalność gospodarczą.
• Wynagrodzenie: ustalane indywidualnie, najczęściej na podstawie faktury vat, może być stałe lub zmienne w zależności od realizowanych usług.
• RODO: kwestie związane z ochroną danych osobowych.
• Składki: osoba prowadząca działalność gospodarczą samodzielnie odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne; pracodawca nie ponosi obowiązku ich opłacania.

Najważniejsze różnice w zakresie powyższych umów cywilnoprawnych przedstawia poniższa tabela.

Najważniejsze elementy umowy z pracownikiem

Niezależnie od tego, jaki rodzaj umowy wybiorą strony (pracownik i pracodawca), warto pamiętać, że każda umowa powinna zawierać nie tylko ustawowe, czyli podstawowe elementy, ale także dodatkowe postanowienia, które mogą skutecznie zabezpieczyć interesy obu stron.

Do najważniejszych elementów umowy z pracownikiem należą:

• dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika, tj. imię i nazwisko, adres, nip pracodawcy, pesel pracownika lub inne dane pozwalające na jednoznaczną identyfikację,
• rodzaj umowy oraz miejsce i data jej zawarcia,
• miejsce wykonywania pracy, tj. wskazanie konkretnego adresu lub obszaru pracy,
• określenie praw i obowiązków stron,
• zakres obowiązków oraz nazwę stanowiska,
• wymiar czasu pracy, np. pełen etat, część etatu lub praca w niepełnym wymiarze,
• wynagrodzenie, czyli określenie wysokości, sposobu i terminu wypłaty,
• termin rozpoczęcia pracy oraz czas jej trwania (o ile jest terminowa),
• informacje dotyczące okresu wypowiedzenia, które regulują zasady rozwiązania stosunku pracy.

Ponadto warto rozważyć dodanie dodatkowych postanowień dotyczących np. poufności, zakazu konkurencji, odpowiedzialności materialnej czy zasad korzystania ze sprzętu służbowego – takie zapisy mogą stanowić ważne zabezpieczenie interesów pracodawcy, a jednocześnie klarownie określić obowiązki pracownika, co minimalizuje ryzyko przyszłych sporów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wygląda odpowiedzialność materialna pracownika i kiedy pracodawca może uzyskać odszkodowanie za wyrządzone szkody, to przeczytaj ten artykuł.

Klauzule w umowie o pracę – na co warto zwrócić uwagę?

Klauzula umowna to precyzyjny zapis w treści umowy, który określa prawa i obowiązki stron w konkretnej kwestii. Co ważne, starannie sformułowana klauzula nie tylko doprecyzowuje wzajemne ustalenia, ale przede wszystkim skutecznie chroni interesy stron, ogranicza ryzyko sporów i wspiera prawidłową realizację umowy, nawet tej dotyczącej pracy! Więcej na temat klauzul w umowie przeczytasz tutaj.

Jeśli chodzi o klauzule w umowie o pracę i w umowach cywilnoprawnych dotyczących wykonywania usług, to warto zadbać o uwzględnienie następujących zapisów, które pomagają chronić interesy obu stron oraz precyzują zasady współpracy, a do takich klauzul należą:

KLAUZULA POUFNOŚCI

• Charakterystyka: zapewnia ochronę wszelkich informacji poufnych i tajemnic przedsiębiorstwa, które pracownik lub wykonawca poznaje w trakcie współpracy oraz zobowiązuje do nieujawniania, niewykorzystania oraz nieprzekazywania tych danych osobom trzecim zarówno podczas trwania umowy, jak i po jej zakończeniu.
• Przykład zapisu: „Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji przekazanych w związku z realizacją niniejszej umowy, zarówno w trakcie jej obowiązywania, jak i przez okres 3 lat po jej zakończeniu. Informacje poufne obejmują w szczególności dane techniczne, handlowe i organizacyjne. Naruszenie obowiązku poufności skutkuje zapłatą kary umownej w wysokości 20 000 zł za każde naruszenie”.
• Zastosowanie w: umowach o pracę, umowach B2B, umowach zlecenia, umowach o dzieło oraz umowach doradczych (biznesowych, technologicznych, marketingowych).

KLAUZULA ZAKAZU KONKURENCJI

• Charakterystyka: ogranicza możliwość prowadzenia przez pracownika lub zleceniobiorcę działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy lub zleceniodawcy w trakcie i po ustaniu umowy – zazwyczaj reguluje czas trwania zakazu oraz obszar geograficzny, a także przewiduje sankcje za jego naruszenie.
• Przykład zapisu: „Pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy wyłącznie na rzecz Pracodawcy oraz do niepodejmowania w trakcie trwania niniejszej umowy jakiejkolwiek działalności konkurencyjnej ani współpracy z podmiotami świadczącymi podobne usługi. Ponadto, zarówno w czasie obowiązywania umowy, jak i przez okres 12 miesięcy po jej rozwiązaniu, Pracownik nie będzie prowadził działalności konkurencyjnej wobec Pracodawcy na terenie Polski. W przypadku naruszenia powyższych postanowień, Pracownik zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości 20 000 zł”.
• Zastosowanie w: umowach o pracę, umowach B2B, umowach zlecenia, umowach o dzieło, umowach agencyjnych, umowach o współpracy.

KLAUZULA DOTYCZĄCA ROZWIĄZANIA UMOWY

• Charakterystyka: określa warunki i tryb zakończenia współpracy między stronami, w tym okres wypowiedzenia, jego początek oraz ewentualne rozliczenia po zakończeniu umowy. Pozwala uniknąć sytuacji nagłego zerwania umowy oraz sporów co do skutków rozwiązania. Można również modyfikować tę klauzulę poprzez wprowadzenie dłuższego lub krótszego okresu wypowiedzenia, dodatkowych przesłanek lub procedur wypowiedzenia.
• Przykład zapisu: „Każda ze stron może rozwiązać niniejszą umowę z zachowaniem 30 dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. W przypadku rozwiązania umowy przed wykonaniem całości świadczenia, strony dokonają rozliczenia proporcjonalnie do wykonanych prac i poniesionych kosztów”.
• Zastosowanie w: umowach o pracę, umowach zlecenia, umowach B2B, umowach o świadczenie usług.

KLAUZULA O OCHRONIE WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ / PRAW AUTORSKICH

• Charakterystyka: reguluje i określa prawa do powstałych utworów w trakcie trwania umowy, określa, kto jest właścicielem praw autorskich lub praw własności przemysłowej oraz jakie prawa są przenoszone lub licencjonowane.
• Przykład zapisu: „Z chwilą zapłaty wynagrodzenia Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość majątkowych praw autorskich do utworów powstałych w ramach niniejszej umowy, na wszystkich znanych polach eksploatacji, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych”.
• Zastosowanie: w umowach B2B, umowach o dzieło, umowach zlecenia, umowach doradczych, umowach ze specjalistami IT, umowach współpracy przy startupach.

KLAUZULA O OCHRONIE MIENIA SŁUŻBOWEGO

• Charakterystyka: zobowiązuje pracownika do należytej dbałości o powierzone mu mienie służbowe oraz do odpowiedzialności materialnej w przypadku jego uszkodzenia lub utraty.
• Przykład zapisu: „Pracownik zobowiązuje się do należytej ochrony i użytkowania powierzonego mu mienia służbowego. W przypadku uszkodzenia lub utraty mienia z winy pracownika, poniesie on odpowiedzialność materialną zgodnie z obowiązującymi przepisami”.
• Zastosowanie w: umowach o pracę, umowach zlecenia, umowach o świadczenie usług.

KLAUZULA O PODNOSZENIU KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH

• Charakterystyka: reguluje zasady finansowania i udziału pracownika w szkoleniach oraz zwrot kosztów w przypadku wcześniejszego rozwiązania umowy.
• Przykład zapisu: „Pracodawca zobowiązuje się do finansowania szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe pracownika. W przypadku rozwiązania umowy przez pracownika przed upływem 12 miesięcy od zakończenia szkolenia, pracownik zobowiązuje się do zwrotu kosztów szkolenia proporcjonalnie do niewykorzystanego okresu”.
• Zastosowanie w: umowach o pracę, umowach B2B, umowach o współpracy długoterminowej.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

• Charakterystyka: klauzula dotycząca RODO ma na celu zapewnienie zgodności stron z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z RODO – zawiera obowiązki informacyjne wobec osoby, której dane są przetwarzane, oraz zobowiązanie stron do zachowania poufności i odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych.
• Przykład zapisu: „Strony zobowiązują się do przestrzegania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Pracownik/Korzystający oświadcza, że został poinformowany o zakresie, celu i podstawie przetwarzania jego danych osobowych oraz o przysługujących mu prawach wynikających z RODO. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich danych osobowych pozyskanych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy oraz do ich zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych”.
• Zastosowanie w: umowach o pracę, umowach B2B, umowach o dzieło i zlecenia, gdy przetwarzane są dane osobowe drugiej strony lub osób trzecich oraz w regulaminach i politykach firmowych, szczególnie przy przetwarzaniu danych klientów, kontrahentów lub pracowników.

Obowiązki pracodawcy przy zatrudnieniu – formalności i dokumenty

Przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca ma szereg obowiązków, np.:

• zgłoszenie pracownika do zus – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, na formularzu ZUS ZUA;
• zgłoszenie do urzędu skarbowego – poprzez przekazywanie zaliczek na PIT zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• skierowanie na badania lekarskie – pracownik musi posiadać aktualne orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku (badania wstępne, okresowe, kontrolne);
• zapewnienie szkolenia bhp – obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy, przeprowadzony przed dopuszczeniem do pracy;
• sporządzenie i podpisanie umowy o pracę – w formie pisemnej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, z przekazaniem pracownikowi egzemplarza;
• prowadzenie dokumentacji pracowniczej – w tym akt osobowych i dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy oraz wypłatami wynagrodzeń;

Więcej na temat umów cywilnoprawnych w jednoosobowej działalności gospodarczej i dokumentów, jakie należy mieć, przeczytasz w tym artykule.

Najczęstsze błędy przy sporządzaniu umowy o pracę

Błędy w umowie mogą pojawić się na każdym etapie procesu zatrudnienia, zarówno przy sporządzaniu umowy, jak i w trakcie jej realizacji. Brak któregokolwiek z wymogów formalnych określonych przepisami prawa, tzw. elementów obligatoryjnych umowy, może skutkować jej nieważnością.

Do najczęstszych błędów należą:

• brak podpisów lub niepełne dane stron,
• nieprecyzyjne określenie zakresu obowiązków,
• pomijanie informacji o wymiarze czasu pracy,
• brak określenia wysokości i sposobu wypłaty wynagrodzenia,
• niekorzystne dla pracownika zapisy w umowie, np. ograniczającego jego prawa, szkodzące jego interesom,
• zbyt ogólne lub sprzeczne prawem zapisy dotyczące klauzul umownych.

Podsumowanie

Przy sporządzaniu umów z pracownikami kluczowe jest zachowanie równowagi między interesami pracodawcy a prawami pracownika oraz dopilnowanie, by każda umowa zawierała wszystkie elementy wymagane przepisami prawa. Dokument powinien być jasny, precyzyjny i zgodny z aktualnymi regulacjami, aby uniknąć nieporozumień i sporów. Należy także upewnić się, że postanowienia umowy nie ograniczają w żadnym stopniu praw żadnej ze stron.