Dokumentacja pracownicza przejmowana przez Archiwum Państwowe

W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza przejmowana przez Archiwum Państwowe? Czy jest proces samoczynny czy pracodawca (lub inna osoba) musi dokonać zgłoszenia? Dowiedz się więcej.

Likwidacja firmy a akta pracownika

Problemem jaki może się pojawić u pracownika jest udowodnienie wysokości zarobków w zakładach pracy przeznaczonych do likwidacji z powodu upadłości. Niewielu przedsiębiorców wie, jak wygląda procedura przekazania dokumentów pracowniczych do archiwum państwowego. Pracodawca lub osoba reprezentująca (likwidator, syndyk, inna osoba uprawniona) musi zgłosić do archiwum przejęcie akt pracowniczych, dokonuje tego na wniosku.

Obowiązkowo archiwizować należy dokumentację osobowo – płacową.

Za niedopełnienie obowiązku prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji osobowo – płacowej ustawodawca przewidział sankcję wyrażoną w art. 281 Kodeksu Pracy:

„Kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny do 1000-30.000 zł.”

Wszelkie negatywne konsekwencje jakich doznał były pracownik na skutek niedopełnienia przez pracodawcę obowiązku właściwego zabezpieczenia dokumentacji mogą być dochodzone przez niego w drodze roszczenia odszkodowawczego. Dokumentacja osobowa i płacowa pracowników jest przechowywana przez 50 lat. Dla dokumentacji osobowej liczone od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dla dokumentacji płacowej od daty wytworzenia dokumentu. Nie ulega skróceniu, nawet jeśli pracodawca wcześniej zakończy działalność. Na odpłatne przechowanie można przekazać także inną dokumentację o czasowym okresie przechowywania.

Wniosek

Do wniosku trzeba dołączyć aktualne zaświadczenie potwierdzające prowadzenie działalności gospodarczej. Dokumentacja pracownicza powinna być uporządkowana. Po złożeniu wniosku pracownicy archiwum dokonują oceny dokumentacji (stanu fizycznego, metrażu itp), następnie sporządzają umowę i uzgadniają termin jej dostarczenia. W drodze decyzji administracyjnej ustalane są również koszty przechowywania dokumentacji archiwalnej.

Koszty

Jeśli okaże się, iż pracodawca lub inny przedstawiciel nie jest w stanie zabezpieczyć funduszy na odpłatne przechowywanie dokumentacji, może ją przekazać do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku. Musi złożyć wcześniej wniosek do sądu o wydanie postanowienia o braku środków na dalsze przechowywanie dokumentacji. Ważny jest tutaj status firmy – w momencie składania wniosku działalność nie może być wykreślona z KRS lub ewidencji działalności gospodarczej. Powyższe kwestie reguluje ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasób archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2006 r., nr 97, poz. 673 z późn. zm.). Koszty przechowywania uporządkowanej dokumentacji zależą od powierzchni, jaka będzie do tego celu wykorzystywana, stanu dokumentów, transportu i innych. Szacunkowo jest to 18zł/mb, opłaty dokonuje się za 1 rok z góry. Na życzenie zainteresowanego pracownik Archiwum Państwowego sporządza wzór oferty cenowej, następnie wzór umowy, którą po zaakceptowaniu należy odesłać do AP. Płatności dokonywane są przelewem na konto podane w umowie. AP wystawiają także faktury VAT na swoje usługi. Szczegółowych informacji można zasięgnąć pod adresem przejecia@milanowek.ap.gov.pl.