Faktura w walucie obcej w KSeF. Co z kursem walut?
Faktura w walucie obcej w KSeF wymaga prawidłowego ustalenia kursu walut dla celów VAT. Jaki kurs zastosować, z jakiej daty o czy trzeba go wykazać go w systemie?
Przepisy nie zabraniają wystawiania faktur w walucie obcej, czy to dla kontrahentów krajowych, czy zagranicznych. Jedynym wymogiem jest, aby kwota podatku VAT na takiej fakturze była wyrażona w polskich złotych, natomiast pozostałe wartości, takie jak kwota netto czy brutto, mogą być wskazane w walucie obcej.
Na fakturze tradycyjnej można podać zastosowany kurs przeliczeniowy, jednak nie jest to obowiązkowe.
KSeF w IFIRMA
Pełna integracja z KSeF! Poznaj opcje i możliwości w IFIRMA. Sprawdź jak działa wystawianie i wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur:
Więcej instrukcji oraz inne materiały na ten temat, znajdziesz na: Playliście o KSeF na naszym kanale.
Jaki kurs waluty zastosować?
Zgodznie z artykułem 31a ustawy o VAT przeliczenia należy dokonać według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego, którym – dla celów podatku VAT – jest wykonanie usługi lub otrzymanie zapłaty za fakturę (zdarzenie, które nastąpiło jako pierwsze). Jeżeli natomiast faktura została wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego , należy zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień jej wystawienia.
Przedsiębiorca może także wybrać sposób przeliczania kwot w walucie obcej na złote według ostatniego kursu wymiany opublikowanego przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego/wystawienia faktury – w takim przypadku waluty inne niż euro przelicza się z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro.
Przykład 1.
Pani Alicja w dniu 10 lutego 2026 roku wystawiła fakturę walutową za usługę wykonaną w dniu 31 stycznia. Podatek VAT powinna przeliczyć wg kursu z dnia 30 stycznia 2026.
Przykład 2.
Pan Michał w dniu 1 lutego 2026 roku wystawił fakturę za usługę wykonaną w lutym 2026. Przedsiębiorca podatek VAT powinien przeliczyć wg kursu z dnia 30 stycznia, ponieważ jest to ostatni dzień roboczy przed 1. lutego.
Czy można wystawić fakturę w walucie obcej w KSeF?
Tak – w KSeF można wystawiać faktury w walucie obcej, z zachowaniem zasady, aby kwota podatku VAT była wyrażona w walucie polskiej, oraz kursu przeliczeniowego na ostatni dzień roboczy przed powstaniem obowiązku podatkowego lub wystawieniem faktury – w zależności od wcześniejszego zdarzenia.
Faktura walutowa w strukturze KSeF
Podstawowym elementem w strukturze KSeF jest pole „KodWaluty”, które musi być wypełnione zawsze – także wtedy, gdy faktura wystawiana jest w złotych (wówczas wpisuje się kod „PLN”). W przypadku waluty obcej należy użyć trzyliterowego kodu zgodnego z normą ISO 4217, np. EUR lub USD.
Jeżeli faktura w KSeF wystawiana jest w walucie obcej, konieczne jest również podanie kursu waluty, według którego przeliczamy kwotę VAT na złote. Służy do tego pole „KursWaluty” (albo „KursWalutyZ” w przypadku faktur zaliczkowych). Kurs ten należy wskazać z dokładnością do maksymalnie sześciu miejsc po przecinku.
Kurs przeliczeniowy faktury w walucie obcej a KSeF
Zasady przeliczania walut na potrzeby VAT nie zmieniły się wraz z wprowadzeniem KSeF. Nadal kluczowe znaczenie dla faktur w walucie w obcej w KSeF ma art. 31a ustawy o VAT, który przewiduje dwa podstawowe scenariusze. Przypomnijmy je:
Faktura wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub po nim – jeśli faktura została wystawiona w dniu powstania obowiązku podatkowego lub później, przeliczenia dokonuje się według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego przed tym dniem. Można również zastosować kurs Europejskiego Banku Centralnego. Na przykład, dla usługi wykonanej 20 czerwca 2026, a faktury wystawionej 24 czerwca, należy użyć kursu z 19 czerwca.
Faktura wystawiona przed powstaniem obowiązku podatkowego – jeżeli faktura została wystawiona przed momentem powstania obowiązku podatkowego, stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. W realiach KSeF oznacza to kurs z dnia poprzedzającego faktyczne przesłanie faktury do systemu – o ile nie znajdzie zastosowania tryb offline.
Data wystawienia faktury w KSeF
Zgodnie z ustawą o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że zasadniczo datą wystawienia faktury KSeF jest dzień jej wysłania do systemu. Ministerstwo Finansów wskazuje przy tym, że wysłanie faktury należy rozumieć jako zainicjowanie jej przekazania w ramach otwartej sesji w KSeF.
Warto jednak zauważyć, że faktura ustrukturyzowana przesłana do KSeF w terminie późniejszym niż data wystawienia wskazana w polu P_1 jest traktowana jako faktura wystawiona w tzw. trybie offline24. W takim przypadku za datę jej wystawienia uznaje się datę wskazaną w polu P_1.
A zatem, datą wystawienia faktury ustruktyrozowanej jest:
data przesłania faktury do KSeF – jeżeli data wystawienia faktury wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama z datą przesłania faktury do KSeF lub
data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1 (taka faktura zostanie uznana za fakturę wystawioną w trybie offline np.24).
Przykład 3.
Pani Julia wystawiając fakturę ustrukturyzowaną w walucie obcej w polu P_1 wskazała jako datę wystawiania 03.02.2026 roku, tego dnia przesłała ją do KSeF. Faktura dotyczyła usługi wykonanej z dniem 31.01.2026 roku.
Datą wystawienia faktury będzie 03.02.2026 r., ponieważ jest ona zgodna z datą przesłania dokumentu do KSeF. Oznacza to również, że fakturę uznaje się za wystawioną w trybie online. Kurs waluty jaki powinna zastosować pan Julia to średni kurs NBP z 30.01.2026 roku (ostatni dzień roboczy przed powstaniem obowiązku podatkowego).
Przykład 4.
Pan Wojciech wystawił fakturę w walucie obcej za usługę z lutego, datując ją na 01.02.2026, a wysyłając do KSeF 02.02.2026. Ponieważ data wystawienia wskazana w polu P_1 jest wcześniejsza niż data przesłania do KSeF, fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline. Kurs waluty, jaki powinien zastosować pan Wojciech to średni kurs roboczy z 30.01.2026 (ostatni dzień roboczy przed datą wystawienia faktury, ponieważ wystawił ją przed powstaniem obowiązku podatkowego).
Uwaga! Faktura wystawiona w trybie offline24 powinna zostać przesłana do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
Poniżej prezentujemy jeszcze przykłady z podręcznika KSeF 2.0
Data wystawienia faktury w trybie ONLINE (data w polu P_1 tożsama z datą przesłania pliku XML do KSeF).
Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury. W tym samym dniu podatnik (o godz. 23:50) przesłał fakturę do KSeF i została ona zarejestrowana przed północą na bramce. Numer KSeF został nadany fakturze 2 lutego 2026 r. (o godz. 00:01). Datą wystawienia faktury jest w tym przypadku data przesłania faktury do KSeF, czyli 1 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że data wskazana w pliku faktury jest zgodna z datą przesłania faktury do KSeF.
Data wystawienia faktury w trybie ONLINE (data przesłania pliku XML do KSeF późniejsza niż data wskazana w polu P_1).
Podatnik wystawia fakturę w trybie ONLINE. W pliku faktury wskazał 2 lutego 2026 r. jako datę wystawienia faktury. W kolejnym dniu, 3 lutego 2026 r. podatnik przesłał fakturę do KSeF i została ona zarejestrowana w tym samym dniu na bramce. Numer KSeF został nadany fakturze 3 lutego 2026 r. Datą wystawienia faktury jest w tym przypadku data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, czyli 2 lutego 2026 r. Wynika to z faktu, że data przesłania pliku XML faktury do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1 na tej fakturze. Fakturę uznaje się za wystawioną w trybie offline24.
Jeżeli data wskazana w polu P_1 będzie późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF wówczas nastąpi odrzucenie pliku XML na bramce. Data w polu P_1 nie może być więc datą z przyszłości.
Data wystawiania a tryby szczególne KSeF
W systemie KSeF funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online i tryb offline
Tryb ONLINE to wystawianie faktur w KSeF w czasie rzeczywistym. Plik xml jest przesyłany do KSeF w tym samym dniu co data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury.
Tryb OFFLINE sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Tryb OFFLINE od strony biznesowej i prawnej oznacza kilka możliwych procedur szczególnych. Należy do nich:
tryb offline24, o którym mowa w art. 106nda ustawy (stosowany np. w razie problemów z Internetem),
tryb offline – niedostępność KSeF, o którym mowa w art. 106nh ustawy (stosowany w czasie prowadzonych prac serwisowych w KSeF),
tryb awaryjny, o którym mowa w art. 106nf ustawy (wykorzystywany w przypadku ogłoszonej w BIP i oprogramowaniu interfejsowym awarii KSeF).
We wszystkich trybach szczególnych wystawiania faktur (offline24, offline oraz awaryjnym) datą wystawienia faktury jest data wpisana przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury. Dotyczy to także sytuacji, gdy faktura została wystawiona „online”, ale przesłana do KSeF później niż data wskazana w polu P_1 — nadal obowiązuje data zadeklarowana przez podatnika.
Przedsiębiorca dla przeliczenia podatku VAT może wybrać kurs jaki stosuje w podatku dochodowym.
Kurs, jaki należy stosować w podatku dochodowym to także ostatni dzień roboczy poprzedzający powstanie obowiązku podatkowego. Przy czym w podatku dochodowym obowiązek ten powstaje w dacie najwcześniejszego ze zdarzeń: wystawienia faktury, dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi albo otrzymania całości należności od kontrahenta.
Jeśli przedsiębiorca wybierze wspólny kurs waluty dla PIT i VAT musi stosować tę metodę przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy, licząc od początku miesiąca, w którym je wybrali. Nie trzeba nigdzie tego wyboru zgłaszać.
W strukturze KSeF przewidziano również pola „KursUmowny” i „WalutaUmowna”. Mają one charakter wyłącznie informacyjny i są wykorzystywane w sytuacjach, gdy:
faktura wystawiana jest w złotych (względnie faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obce),
strony transakcji umówiły się na przeliczenie ceny według określonego kursu waluty obcej.
Pola te nie są stosowane w przypadku faktur wystawianych w całości w walucie obcej, gdzie przeliczeniu na złote podlega wyłącznie VAT.
Podsumowanie
W przypadku faktur wystawianych w walucie obcej w systemie KSeF kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie kursu waluty wg którego należy przeliczyć podatek VAT. Wymaga to szczególnej uwagi przy ustalaniu, co należy rozumieć przez datę wystawienia faktury. Prawidłowe określenie tej daty ma bezpośredni wpływ na zastosowany kurs waluty i poprawność rozliczeń VAT.
Księgowa i autorka tekstów. Jako księgowa w ifirma.pl każdego dnia zapewnia fachowe wsparcie swoim klientom – małym firmom usługowym i handlowym. Pomiędzy codziennymi obowiązkami dzieli się na blogu ifirma.pl swoim wieloletnim doświadczeniem i wiedzą dotyczącą tematów księgowo-podatkowych.
Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.
Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga.
O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.
Oszustwa internetowe, kradzież danych osobowych, wyłudzenia, rozpowszechnianie nielegalnych albo cudzych treści czy ataki hakerskie to tylko niektóre z incydentów przestępczych, z jakimi można się spotkać w Internecie. Nie każdy jednak wie, jak zareagować w takiej sytuacji i gdzie zgłosić przestępstwo internetowe.
Współcześnie zarządzanie talentami staje się jednym z najważniejszych elementów strategii organizacyjnych. W czasach, gdy innowacyjność, efektywność i konkurencyjność zależą w dużej mierze od kapitału ludzkiego, przyciąganie, rozwój i utrzymanie najlepszych pracowników to priorytet dla każdej firmy.
Branding w e-commerce to nie tylko logo i kolorystyka, ale cały system identyfikacji, który przekłada się na zaufanie i decyzje zakupowe. Klienci nie kupują wyłącznie produktów, ale emocje, wartości i obietnice, a silna marka może przesądzić o sukcesie e-sklepu. Czym więc jest branding i jak go stworzyć?
Klauzula informacyjna –
kontakt
telefoniczny marketing
Jeżeli wyrazisz zgodę, zadzwonimy do Ciebie, aby przybliżyć Ci naszą
ofertę. Wyrażoną zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, wysyłając
wiadomość e-mail na adres iod@ifirma.pl. Administratorem Twoich
danych
osobowych będzie IFIRMA SA z siedzibą we Wrocławiu przy ul.
Grabiszyńskiej 241G, 53-234 Wrocław. Więcej o tym, jak chronimy
Twoje
dane dowiesz się na stronie: https://www.ifirma.pl/rodo
Dorota Łesak 
Gdzie i w jaki sposób zgłosić przestępstwo internetowe? Wzór zawiadomienia do pobrania!
Adrianna Glapiak
Działalność nierejestrowana w KSeF – najważniejsze informacje
System zarządzania talentami w organizacji
Oliwia Józefowiak
Jak stworzyć spójny i wyróżniający się branding dla sklepu internetowego?
Adam Sawicki
