Faktura zaliczkowa – jak ewidencjonować u sprzedawcy i odbiorcy?

W przeprowadzanych transakcjach gospodarczych dość często można się spotkać z sytuacjami, w których dochodzi do zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów czy świadczenia usług. Przedsiębiorcy powinni wiedzieć czym jest faktura zaliczkowa i jakie są zasady jej rozliczania. W takich przypadkach zarówno sprzedawca, jak i odbiorca mają określone obowiązki związane z ewidencjonowaniem faktury zaliczkową i to będzie tematem naszej dzisiejszej publikacji.

Jakie są zasady wystawiania faktury zaliczkowej?

Pisząc o zaliczce mamy na myśli również wszelkiego rodzaju przedpłaty, zadatki. Zaliczka oznacza zapłatę części lub całości należności jeszcze przed dokonaniem dostawy towarów czy świadczeniem usługi. Najczęściej występuje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, chyba że faktura końcowa jest wystawiana w tym samym miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał zaliczkę. Wówczas nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej, a jedynie końcową, na której znajdzie się informacja o terminie zapłaty zaliczki – zmiana SLIM VAT 3.

Po zakończeniu transakcji przedsiębiorca wystawia fakturę końcową, która jest pomniejszana o wcześniejsze faktury zaliczkowe. Jeżeli faktura zaliczkowa obejmuje 100% płatności za umówioną transakcję, to przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury końcowej. Potwierdzają to organy podatkowe w wydawanych interpretacjach, jedna z nich jest z dnia 28.10.2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza prawidłowość takiego działania, jednocześnie wskazuje, że jeśli dojdzie do wystawienia faktury końcowej, gdy przedsiębiorca wystawił faktury zaliczkowe obejmujące 100% należnego wynagrodzenia, to na takiej fakturze końcowej powinien zostać „wyzerowany podatek”. Oznacza to, że wystawienie faktury końcowej przy 100% fakturach zaliczkowych nie jest błędem.

Ustawa o podatku VAT przewiduje kilka wyjątków od tej ogólnej zasady. Jest pewna kategoria dostaw towarów i świadczenia usług, które są zwolnione z wystawiania faktury zaliczkowej.

Przepisy przewidują zasady wykazywania faktur zaliczkowych zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę o czym napiszemy poniżej.

Faktura zaliczkowa – zasada ewidencjonowania u sprzedawcy

Ustawa o podatku VAT odnosi się wprost do zasad rozliczania zaliczki przez sprzedawcę. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Powstanie obowiązku podatkowego jest to nic innego, jak wykazanie i rozliczenie kwoty podatku VAT należnego od otrzymanej kwoty, przy czym należy pamiętać, że jest to wartość brutto, z której należy wyliczyć kwotę podatku VAT według wzoru:

KP = (ZB x SP) : 100 + SP

gdzie:
KP – oznacza kwotę podatku,
ZB – oznacza kwotę otrzymanej całości lub części zapłaty,
SP – oznacza stawkę podatku VAT.

Przykład 1

Pan Jakub otrzymał zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów w kwocie 12.300 zł, w prowadzonej działalności stosuje podstawową stawkę podatku VAT 23%. Kwota podatku VAT z tej zaliczki będzie wynosiła 2.300 zł zgodnie z wyliczeniem:
KP = (12.300 zł x 23) : 123 = 2.300 zł W przypadku zaliczek trzeba pamiętać, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Jeśli więc przed otrzymaniem zaliczki przedsiębiorca wystawi fakturę zaliczkową, to co zasady nie powstaje u niego obowiązek podatkowy dopóki nie otrzyma wpłaty. Potwierdzają to również organy podatkowe w wydawanych interpretacjach podatkowych, że obowiązek podatkowy z tytułu płatności zaliczki powstaje w momencie jej otrzymania, a nie wystawienia faktury zaliczkowej. Interpretacja z dnia 16.08.2022 r. nr 0111-KDIB3-1.4012.363.2022.1.WN.

Przykład 2

Dnia 20 grudnia pani Lucyna podpisała umowę na dostawę towarów w kwocie 12.300 zł, wystawiła również od razu fakturę zaliczkową, na której był określony termin płatności zaliczki do 15 stycznia, zaliczka została wpłacona 10 stycznia. W tym przypadku obowiązek podatkowy w VAT powstaje dopiero w momencie zapłaty zaliczki, a więc w styczniu. Może się tak zdarzyć, że faktura zaliczkowa wystawiona na 60 dni przed otrzymaniem wpłaty nie zostanie w tym terminie opłacona. W takich przypadkach można spotkać się z takim podejściem organów podatkowych, które uznają takie faktury za “faktury puste”. Takie stanowisko znalazło się w decyzji nr 0112-KDIL4.4012.337.2018.2.TKU z 07.09.2018 r., z tym że Dyrektor KIS wskazuje, że do takiej faktury powinna być wystawiona faktura korygująca do zera.

Faktura zaliczkowa – zasada ewidencjonowania u nabywcy

Jeżeli chodzi o prawo do odliczenia podatku VAT z faktury zaliczkowej, to przedsiębiorcy niekiedy mają wątpliwości, czy mogą to zrobić, a jeśli tak to kiedy można dokonać takiego odliczenia. spieszymy z odpowiedzią na te wątpliwości. Odpowiedź na pytanie, czy można odliczyć podatek VAT w przypadku zaliczki jest twierdząca, ale pod pewnymi warunkami. Przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury zaliczkowej o ile:

Te dwa warunki muszą być spełnione łącznie i nie można o tym zapominać.

Przykład 3

Pan Wiktor zapłacił zaliczkę w kwocie 2.460 zł dnia 30 listopada, a fakturę zaliczkową otrzymał 15 grudnia. W tym przypadku prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje na zasadach ogólnych w grudniu, pomimo że u sprzedawcy obowiązek podatkowy powstał już w listopadzie. Nie był jednak spełniony drugi warunek – pan Wiktor otrzymał fakturę zaliczkową dopiero w grudniu.

Przykład 4

Pan Adam otrzymał fakturę zaliczkową 30 października jednak nie dokonał zapłaty zaliczki. W takim przypadku prawo do odliczenia VAT naliczonego powstanie dopiero w momencie zapłaty zaliczki. Jeżeli by się tak zdarzyło, że zapłata nie zostanie dokonana w terminie 60 dni, to sprzedawca powinien wystawić korektę faktury zaliczkowej do zera.

Przychody i koszty w podatku dochodowym a faktura zaliczkowa

Poza rozliczeniem podatku VAT przy zaliczce pozostaje jeszcze temat rozliczenia w podatku dochodowym. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi wprost, że do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Taka sama zasada obowiązuje po stronie kosztów uzyskania przychodów, wpłacona zaliczka na poczet przyszłej dostawy nie będzie mogła być ujęta w kosztach podatkowych. Takie podejście do rozliczania zaliczek wynika z tego, że takie wpłaty nie mają charakteru definitywnego, ostatecznego, może podlegać zwrotowi bądź refundacji. Przychód i koszt w podatku dochodowym powstanie dopiero w momencie realizacji dostawy towarów lub świadczenia usług. Z naszych ustaleń wynika, że przedsiębiorca nie rozliczy zaliczki ani po stronie przychodów, ani po stronie kosztów uzyskania przychodów, czyli ta sama zasada obejmuje obydwie strony transakcji. Jedynym wyjątkiem jest dobrowolna decyzja o ewidencji zaliczek na kasie fiskalnej i wykazywanie ich w przychodach z datą otrzymania.

Faktura zaliczkowa – podsumowanie

Faktura zaliczkowa jest powszechnie wystawianym dokumentem sprzedaży. Na gruncie podatku VAT przedsiębiorca ma obowiązek obliczyć i wykazać podatek VAT należny od sprzedaży, jednocześnie nabywca nabywa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu. Zupełnie odmienna zasada obowiązuje w podatkach dochodowych, nie rozpoznaje się przychodu ani kosztu uzyskania przychodów. Odmiennie można potraktować tylko wpłaty zaliczek, które są ewidencjonowane na kasie fiskalnej, jednak to nie jest obowiązek tylko przywilej, z którego przedsiębiorca może ale nie musi skorzystać. W pakiecie SLIM VAT 3 wprowadzony zapis, że nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli przedsiębiorca w tym samym miesiącu, co otrzymał zaliczkę dokonana dostawy towarów lub świadczenia usług.