Formalna weryfikacja kontrahenta przed zawarciem transakcji

Ministerstwo Finansów opublikowało niedawno dokument, stanowiący instrukcję skierowaną do organów podatkowych, które przeprowadzającą kontrole dotyczące podatku od towarów i usług. Instrukcja ta dotyczy przykładowych działań, jakie mogą podejmować przedsiębiorcy, by udowodnić zachowanie tzw. należytej staranności w podatku od towarów i usług. Formalna weryfikacja kontrahenta przed zawarciem transakcji- na czym polega?

Czym jest należyta staranność?

Dla zachowania prawa podatnika do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego kluczowe znaczenie ma ocena, czy w konkretnej sprawie, w której stwierdzono oszustwo w zakresie VAT, podatnik powinien był wiedzieć, że uczestniczy w transakcji związanej z oszustwem lub nadużyciem w zakresie VAT – tj. czy dochował należytej staranności.

Jeżeli bowiem podatnik, który zachowując należytą staranność, dokonał transakcji i nie mógł wiedzieć, że transakcja ta służy oszustwu lub nadużyciu w zakresie VAT na wcześniejszym etapie obrotu, nie utraci prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Z formalnego punktu widzenia Metodyka skierowana jest wyłącznie do Krajowej Administracji Skarbowej. Nie ma formy objaśnień podatkowych, dających podatnikom moc ochronną taką jak interpretacje ogólne lub indywidualne.

Formalna weryfikacja kontrahenta przed zawarciem transakcji

Podstawowym warunkiem dochowania należytej staranności jest weryfikacja kontrahenta, zarówno przed rozpoczęciem współpracy jak również w jej trakcie. Kryteria weryfikacji Metodyka dzieli na formalne oraz transakcyjne. Ocena dochowania należytej staranności powinna uwzględniać przede wszystkim, jako najważniejsze kryterium przy podejmowaniu współpracy, sprawdzenie formalnego statusu kontrahenta. Metodyka wyraźnie wskazuje, iż weryfikacji należy dokonać przed transakcją, a nie na etapie jej rozliczania (np. przez księgową w biurze rachunkowym).

W szczególności następujące przesłanki mogą wskazywać, że podatnik nie zweryfikował formalnie swojego kontrahenta w stopniu wystarczającym. Może to prowadzić do wniosku, że nie dochował należytej staranności:

• brak rejestracji kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – o ile rejestracja w KRS lub CEIDG jest wymagana w przypadku kontrahenta;
• kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny – nabywca może to zweryfikować przez usługę „Sprawdzenie statusu podmiotu VAT”, dostępną na stronie Ministerstwa Finansów (tzw. Portalu Podatkowym) lub poprzez złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego;
• kontrahent w momencie zawierania transakcji jest wpisany do prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podmiotów, które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru jako podatnicy VAT lub które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego, na podstawie art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług;
• kontrahent nie posiada, lub pomimo żądania podatnika nie przedstawił, wymaganych koncesji i zezwoleń dotyczących towarów będących przedmiotem planowanych transakcji;
• osoby zawierające umowę/dokonujące transakcji nie posiadają umocowania do działania w imieniu kontrahenta – podatnik może przykładowo zweryfikować umocowanie osób upoważnionych do udzielenia pełnomocnictw w imieniu kontrahenta na podstawie danych z KRS lub CEIDG.

Kiedy należy dokonać oceny?

Instrukcja wyraźnie wskazuje, iż oceny formalnej należy dokonać na etapie przed transakcją – zanim dojdzie do jej zawarcia. Tym samym weryfikacja kontrahenta, przez osoby odpowiedzialne za dokonywanie ujęcia w ewidencjach księgowych dokumentu dotyczącego transakcji po jej zawarciu, nie spełnia kryterium formalnego z uwagi na moment weryfikacji.

Do rzetelnej oceny dochowania należytej staranności, w toku postępowania organy podatkowe mogą uwzględniać również inne okoliczności transakcji oraz podjęte przez podatnika działania inne niż opisane w Metodyce. Również niepodjęcie tych działań także nie powoduje automatycznie utraty prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT. Może jednakże w znaczącym stopniu pogorszyć sytuację podatnika.