Zwrot podatku VAT naliczonego w innym państwie UE – szczególna procedura

podstawa prawna:

• DYREKTYWA RADY 2008/9/WE z dnia 12 lutego 2008 r. określająca szczegółowe zasady zwrotu podatku od wartości dodanej, przewidzianego w dyrektywie 2006/112/WE, podatnikom niemającym siedziby w państwie członkowskim zwrotu, lecz mającym siedzibę w innym państwie członkowskim (Dz. U. UE L z dnia 20 lutego 2008 r.)

• ROZPORZĄDZENIE RADY (WE) NR 1798/2003 z dnia 7 października 2003 r. w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie podatku od wartości dodanej i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 218/92 (Dz. U. UE L z dnia 15 października 2003 r.)

• USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535, z późn. zm.)

Przywołane podstawy prawne przewidują dwie odrębne procedury rozpatrywania wniosków o zwrot podatku w zależności, czy wniosek będzie składany przez polskich podatników, czy też będzie otrzymywany z administracji podatkowej innego kraju członkowskiego Wspólnoty Europejskiej, złożonego w kraju swojej siedziby przez podatnika zagranicznego i rozpatrywanego w tej sytuacji w polskim urzędzie.

Informacja adresowana jest w całości do polskich podatników ubiegających się o zwrot podatku VAT w administracji podatkowej innego kraju członkowskiego wspólnoty europejskiej (kraju zwrotu).

1. Kiedy przysługuje zwrot podatku od wartości dodanej?

Zwrot podatku VAT przysługuje przy nabyciu, na terytorium państwa członkowskiego zwrotu, towarów i usług albo w odniesieniu do towarów, które były przedmiotem importu na terytorium tego kraju, jeżeli te towary i usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności dających prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego na terytorium kraju siedziby.

2. Którzy podatnicy są uprawnieni do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej?

Podatnicy, którzy w okresie, do którego odnosi się wniosek:

• w państwie członkowskim zwrotu, na terytorium którego dokonywali nabycia towarów i usług bądź dokonywali importu do tego państwa, nie posiadali siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, z których dokonywano trans-akcji gospodarczych, albo, w przypadku braku takiej siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nie mieli tam stałego miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu,

• byli podatnikami, o których mowa w art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług,

• nie dokonywali wyłącznie dostaw towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku (poza transakcjami, o których mowa w art. 86 ust. 9 ustawy o podatku od towarów i usług),

• nie byli zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług.

3. Gdzie można znaleźć formularz wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej?

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.mf.gov.pl, w zakładce Administracja Podatkowa, w katalogu e-Deklaracje, w dziale formularze. Znajdują się tam również wszystkie informacje na temat sposobu składania dokumentów elektronicznych.

4. Kto jest adresatem wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej?

Adresatem wniosku jest urząd właściwy w kraju zwrotu, zaś wniosek będzie składany za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego w kraju siedziby.

5. Jak należy złożyć wniosek o zwrot podatku od wartości dodanej?

Wniosek o zwrot składany jest za po-mocą środków komunikacji elektronicznej, poprzez system e-Deklaracje dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Finansów: www.mf.gov.pl, za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego. Jest to jedyna skuteczna metoda złożenia wniosku.

6. Jaki termin uznaje się za datę złożenia wniosku?

Aby wniosek został przyjęty przez system e-Deklaracje, powinien być po-prawnie wypełniony (szczegółowe informacje zawiera broszura „Krok po kroku”) oraz zgodny z wyjaśnieniami zamieszczonymi w zakładce e- Deklaracje.

Dla każdego złożonego wniosku, spełniającego wyżej podane warunki, system e-Deklaracje automatycznie wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru, które będzie jednocześnie dowodem złożenia wniosku i potwierdzeniem terminu jego złożenia.

7. Co zrobić, jeżeli system e-deklaracje odrzuci wniosek?

Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, podatnik w trakcie odczytu otrzyma komunikat o przyczynie odrzucenia dokumentu – system wskaże mu również miejsca, gdzie zostały niewypełnione pozycje. W tej sytuacji wnioskodawca powinien dokonać wskazanych poprawek i ponownie przesłać wniosek.

8. Dlaczego we wniosku warto podać numer telefonu?

Podanie numeru telefonu ma na celu ułatwienie kontaktu z podatnikiem po to, aby jak najszybciej wyjaśnić ewentualne nieścisłości we wniosku.

9. Dlaczego konieczne jest podanie adresu e-mail we wniosku?

Wymóg prowadzenia korespondencji w formie elektronicznej został wprowadzony przez przepisy unijne zaimplementowane w ustawie o podatku od towarów i usług, w celu uproszczenia i ułatwienia procedury uzyskiwania zwrotu podatku od wartości dodanej.

Cała korespondencja dotycząca realizacji wniosku o zwrot VAT będzie prowadzona drogą elektroniczną. Adres e-mail to forma kontaktu, za pomocą której polska administracja podatkowa oraz administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu będzie wysyłać korespondencję związaną z realizacją wniosku.

10. Dlaczego we wniosku należy podać adres pocztowy, skoro korespondencja związana z obsługą wniosku prowadzona jest drogą elektroniczną przez e-mail?

Kompletne dane adresowe podatnika w sposób wiarygodny identyfikują go jako podmiot ubiegający się o zwrot podatku, dlatego zamieszczenie ich jest konieczne.

Natomiast w przypadku negatywnej weryfikacji wniosku o zwrot podatku, naczelnik polskiego urzędu skarbowego wydaje postanowienie o nieprzekazaniu wniosku państwu członkowskiemu zwrotu. W takim przypadku postanowienie zostanie doręczone podatnikowi pocztą tradycyjną.

11. Jaka jest rola polskich urzędów skarbowych w procedurze zwrotu podatku od wartości dodanej?

Zgodnie z art. 89 ust. 1i ustawy o podatku od towarów i usług polska administracja podatkowa jest zobowiązana do sprawdzenia, czy wnioskodawca w okresie, którego dotyczy wniosek, był uprawniony do uzyskania zwrotu podatku od wartości dodanej, a zatem czy:

1) był podatnikiem, o którym mowa w art. 15 ww. ustawy;

Jeżeli polski urząd skarbowy potwierdzi uprawnienia wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej, to przekaże wniosek do kraju członkowskiego zwrotu w ciągu 15 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku.

12. Postępowanie polskiego urzędu skarbowego w przypadku nieprzekazania wniosku do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu.

W przypadku, gdy weryfikacja uprawnień wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot podatku przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego zawiadamia wnioskodawcę o nieprzekazaniu wniosku państwu członkowskiemu zwrotu w formie postanowienia.

Postanowienie zostanie doręczone wnioskodawcy pocztą tradycyjną na adres pocztowy wskazany we wniosku. Podatnik będzie powiadamiany o wydaniu postanowienia również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

13. Jaki jest termin złożenia wniosku o zwrot podatku?

Nie później niż do 30 września roku na-stępującego po roku podatkowym, którego wniosek dotyczy.

14. Jaką walutę wpisać we wniosku?

Walutę, która obowiązuje w kraju zwrotu oraz walutę wskazanego rachunku bankowego.

15. Jakie dokumenty należy złożyć wraz z wnioskiem o zwrot podatku od wartości dodanej w sytuacji, gdy zażąda tego państwo członkowskie zwrotu?

Należy wówczas dołączyć faktury lub dokumenty celne, w formie elektronicznej, potwierdzające poniesione wydatki we wnioskowanym okresie. Wymóg dostarczania załączników do wniosku jest określany przez kraj członkowski zwrotu. Należy wówczas dołączyć faktury lub dokumenty celne, w formie elektronicznej, potwierdzające poniesione wydatki we wnioskowanym okresie.

Załącznik (tylko jeden) powinien:

• mieć postać archiwum ZIP o wielkości nieprzekraczającej 5 Mb,

• zawierać pojedyncze pliki kopii faktur i dokumentów celnych zeskanowanych w jednym z trzech formatów: PDF, TIFF, JPEG. Plik powinien być zeskanowany w jakości 200 dpi, nieszyfrowany i niezabezpieczony hasłem,

• być wysłany jednocześnie z wnioskiem.

Wnioski niespełniające wymogów technicznych będą odrzucone przez system.

16. Kiedy administracja podatkowa kraju zwrotu będzie kontaktować się z podatnikiem?

Administracja podatkowa kraju zwrotu będzie kontaktować się z podatnikiem, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w różnych sytuacjach, np.:

• potwierdzenia daty otrzymania wniosku o zwrot podatku od wartości dodanej,

• żądania informacji i dalszych dodatkowych informacji dotyczących złożonego wniosku,

• podjęcia decyzji o sposobie załatwienia wniosku.

17. W jakim terminie podatnik powinien otrzymać decyzję o sposobie załatwienia wniosku?

Państwo członkowskie zwrotu powiadamia wnioskodawcę o decyzji o przy-jęciu lub odrzuceniu wniosku o zwrot w terminie 4 miesięcy od dnia jego otrzymania.

Jeżeli administracja podatkowa kraju zwrotu zażąda dodatkowych informacji i dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do:

• 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dodatkowych informacji,

• 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku, w przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji.