Jak otworzyć własną restaurację? Co jest niezbędne na początek?

×

Restauracja – liczy się pomysł

Dobry pomysł i biznesplan to podstawa. Przed otwarciem restauracji warto upewnić się, że znajdą się chętni – zastanowić się nad charakterem lokalu, oszacować swoje możliwości finansowe, a także dokładnie sprawdzić konkurencję i zapotrzebowanie na rynku.

Restauracji przyda się też dusza, czyli klimat i atmosfera, którymi wyróżni się na tle konkurencji i będzie przyciągać klientów. To może być lokal w stylu PRL-u, knajpka dla młodych rodziców, bistro dedykowane seniorom, restauracja wegańska, dla alergików, a nawet z kuchnią średniowieczną.

Warto przy tym pamiętać o budżecie – wystrój i wyposażenie lokalu kosztują – a także o tym, że każde miasto ma swoją specyfikę i nie wszędzie dany pomysł może okazać się sukcesem. Dobrze jest więc wcześniej sprawdzić, czy potencjalni klienci byliby zainteresowani odwiedzeniem takiego lokalu.

Jak otworzyć restaurację? Rejestracja działalności

Założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne, jednak wymaga pewnych formalności. Aby zarejestrować restaurację w formie JDG należy:

1. Wypełnić formularz CEIDG-1 i złożyć go – najwygodniej – poprzez biznes.gov.pl. We wniosku należy podać swoje dane, a także m.in. nazwę i adres firmy, datę rozpoczęcia działalności i wybraną formę opodatkowania. Wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem do urzędu skarbowego oraz ZUS-u.
2. W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności należy także złożyć w ZUS druk ZUA lub ZZA. Pierwszy jest zgłoszeniem do opłacania składek społecznych i składki zdrowotnej, drugi do składki zdrowotnej (składa się go wtedy, gdy dodatkowo jesteśmy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem nie mniejszym niż najniższe wynagrodzenie krajowe).

Dodatkowo:

• jeśli przedsiębiorca zamierza zatrudnić pracowników, to w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy powinien zgłosić ich do ZUS-u.

Restauracja a koncesja na alkohol

Aby móc sprzedawać alkohol, należy mieć zezwolenie, tzw. koncesję na alkohol. Zezwolenie na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych wydaje w odpowiedzi na złożony na wniosek, burmistrz albo prezydent miasta właściwy ze względu na lokalizację punktu sprzedaży.

W przypadku lokalu gastronomicznego, czyli handlu detalicznego i sprzedaży alkoholu przeznaczonego do spożycia w miejscu sprzedaży, zezwolenie wydaje się na czas nie krótszy niż 4 lata.

Przed wydaniem koncesji należy wnieść opłatę początkową na rachunek gminy. Jej wysokość zależy od procentowości sprzedawanych trunków i wynosi:

• 525,00 zł – napoje do 4,5% alkoholu oraz piwo i napoje od 4,5% do 18% alkoholu.
• 2 100,00 zł – napoje powyżej 18% alkoholu.

Oprócz ceny za wydanie pozwolenia co roku musimy uiszczać opłatę za sprzedaż detaliczną alkoholu. Przeczytaj: Jak uzyskać zezwolenie na obrót alkoholem?

Własna restauracja a opłaty ZAiKS-u

Jeśli w lokalu będzie odtwarzana muzyka (lub filmy), konieczne jest wykupienie licencji i odprowadzanie opłat. Opłaty uiszcza się w trybie miesięcznym lub jednorazowym do Organizacji Zbiorowego Zarządzania, które reprezentują danych twórców, wykonawców i producentów. Można jednak tego uniknąć, np. puszczając muzykę udostępnioną w domenie publicznej.

Lokalizacja i wyposażenie restauracji

Lokal

Miejsce na lokal gastronomiczny musi przede wszystkim spełniać wymagania sanitarne, BHP i prawa budowlanego. Aby móc prowadzić działalność w danym lokalu, należy więc uzyskać pozwolenie m.in. od Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego. W tym celu w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia działalności należy złożyć w Sanepidzie wniosek zgłoszeniowy, w którym znajdą się informacje dotyczące lokalu i panujących w nim warunków.

Aby spełnić wymogi, restauracja powinna – między innymi – posiadać odpowiednią klimatyzację i kanalizację, mieć co najmniej 3 metry wysokości, zaplecze ze zlewozmywakiem, WC, dwa wejścia i szatnię (lub miejsce, które będzie pełnić taką funkcję – np. wieszak na ubrania), a na podłodze w kuchni powinny znajdować się płytki (powierzchnia łatwozmywalna).

Dokładne informacje dotyczące wymogów można uzyskać w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej właściwej dla danego miejsca zamieszkania – niektóre Sanepidy są bardziej wymagające, inne trochę mniej. Poszukując lokalu na restaurację, dobrym pomysłem może być wybór takiego, w którym już wcześniej był jakiś punkt gastronomiczny. Ułatwi to kwestie związane z sanepidem.

Dodatkowo przedsiębiorca powinien opracować system zarządzania jakością żywności (tzw. zasady HACCP). Musi też pamiętać o wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa pożarowego, a więc np. o gaśnicach i naklejkach informacyjnych.

Należy teże sprawdzić, które odpady należy ewidencjownować w specjalnym rejestrze, czyli bazie danych odpadowych (BDO).

Wyposażenie

Wyposażenie restauracji również powinno spełniać wymagania sanitarne. Poza zakupem podstawowych sprzętów kuchennych, takich jak meble, sprzęt i akcesoria – a zatem krzesła, stoły, blaty, szafki, lodówki, zamrażalniki, piece, kuchenki, zmywarki, garnki, patelnie, sztućce, kawiarki, pojemniki, kubki, filiżanki, dzbanki, talerze, serwetki itp. – konieczny będzie zakup dekoracji. Koszty sprzętu stanowią wysoki procent całej inwestycji, dlatego w ramach oszczędności można zastanowić się nad zakupem sprzętu używanego, np. w komisie gastronomicznym lub na lokalnych stronach z ogłoszeniami.

Jeśli przedsiębiorca zamierza świadczyć usługi cateringowe, konieczny będzie samochód dostawczy i torby lub pojemniki izolacyjne. Samochód wykorzystywany do rozwożenia posiłków również musi być zatwierdzony przez Sanepid. Dodatkowo już teraz, kalkulując koszty związane z lokalem i wyposażeniem, warto pamiętać o kosztach zakupu produktów spożywczych. Opłaca się nawiązać współpracę z lokalnymi dostawcami i zamawiać produkty sezonowe.

Miniprzewodnik księgowo-podatkowy

Prowadzenie restauracji bez stałego wsparcia dobrego biura rachunkowego jest ryzykowne ze względu na zawiłe przepisy podatkowe dotyczące gastronomii.

PKD dla dla restauracji

Dla restauracji właściwe będą następujące kody PKD:

• 56.11 – Restauracje i inne stałe placówki gastronomiczne (kod główny).
• 56.21.Z – Przygotowywanie i dostarczanie żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering) – jeśli organizujemy imprezy zewnętrzne lub dostarczamy jedzenie do firm.
• 56.30.Z – Przygotowywanie i podawanie napojów – ze względu na funkcjonowanie baru w ramach restauracji.

Restauracja a forma opodatkowania

Dla restauracji dostępne są następujące formy opodatkowania:

• Skala podatkowa – podatek wynosi 12% dla dochodów do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Możliwe jest rozliczanie kosztów uzyskania przychodu oraz skorzystanie z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 000 zł.
• Podatek liniowy – stawka podatku wynosi 19% niezależnie od wysokości dochodów. W tej formie opodatkowania również można rozliczać koszty uzyskania przychodu.
• Ryczałt – nie ma możliwości rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Podatek jest naliczany od przychodów i wynosi:
  • 3% – dla przychodów z usług gastronomicznych (sprzedaż jedzenia, dań obiadowych, deserów oraz napojów bezalkoholowych).
  • 8,5% – dla przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%.

Stawka VAT dla gastronomii

Stawki VAT w gastronomii to dość zawiła sprawa – ten sam produkt może mieć różny VAT w zależności od charakteru sprzedaży. Zasadniczo, w restauracji należy posługiwać się trzema stawkami VAT.

• 23% – stawka podstawowa: dotyczy towarów uznawanych za “luksusowe” (np. małże, homary, krewetki) lub wyłączonych z obniżonych stawek. Obejmuje również wszystkie napary z kawy i herbaty, napoje gazowane, alkohol oraz napoje z dodatkiem kofeiny/tauryny, np. energetyki, kawa zamówiona do deseru, kieliszek wina, butelka coli, woda mineralna w szkle.
• 8% – stawka obniżona. Dotyczy usług gastronomicznych, czyli obejmuje posiłki przygotowywane na miejscu i spożywane w restauracji (z pełną infrastrukturą: stolik, kelner, naczynia) oraz dania przygotowywane i pakowane na wynos/dowóz, np. obiad zjedzony przy stoliku, pizza zamówiona przez telefon z dostawą do domu, zupa podana na sali – jeśli w ich składzie nie ma “dodatków luksusowych”.
• 5% – stawka obniżona: Dotyczy wyłącznie czystej dostawy towarów spożywczych na wynos, które nie noszą znamion usługi gastronomicznej (nie są przetwarzane ani podawane przez restaurację), jak np.fabrycznie zamknięty sok w butelce, gotowy batonik, nienaruszone, zapakowane fabrycznie ciastko kupione “na wynos”.

Restauracja a kasa fiskalna

Wszystkie usługi gastronomiczne muszą być rejestrowane na kasie fiskalnej online już od pierwszej transakcji. Jednak początkujący przedsiębiorca może nadal skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej. Kwota odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego wynosi obecnie 90% ceny netto kasy. Maksymalnie można odliczyć 700 zł.

KSeF w restauracji

Od 1 kwietnia 2026 roku większość przedsiębiorców ma obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przepisy te dotyczą również restauracji.

Oznacza to, że faktury wystawiane na rzecz innych przedsiębiorców, np. za usługi gastronomiczne, catering, organizację wydarzeń firmowych, muszą być wystawiane i przekazywane za pośrednictwem systemu KSeF.

Obowiązek ten dotyczy wyłącznie transakcji B2B. Natomiast sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych (B2C), w tym wystawiane im faktury i paragony, nie podlega obowiązkowi przesyłania dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur.

Przeczytaj: Rejestracja firmy a KSeF – co system zmienia w zakładaniu działalności gospodarczej

Dotacje na restauracje

W zależności od miasta, lokalu i oferowanego menu na rozpoczęcie własnej działalności restauratorskiej potrzeba od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych. Lwią część kosztów stanowi lokal i wyposażenie. Do tego dochodzą jeszcze wydatki na marketing i reklamę, dostawy towaru, ZUS, zatrudnienie pracowników, czynsz, obsługę klientów, a nawet reklamacje.

Zanim restauracja zacznie na siebie zarabiać minie kilka – a nawet kilkanaście – miesięcy. Dlatego dobrze zadbać o kapitał na start, który pozwoli jej przetrwać ten czas. Jednym ze sposobów na pozyskanie dodatkowych środków mogą być dostępne poniższe formy dofinansowania na założenie restauracji.

Dotacje z urzędu pracy

Osoby zarejestrowane jako bezrobotne mogą starać się o dofinansowanie z urzędu pracy na rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej, w tym otwarcie restauracji. Maksymalna kwota wsparcia zazwyczaj wynosi do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia. Wniosek należy złożyć przed rejestracją firmy, a po otrzymaniu dotacji działalność trzeba prowadzić przez minimum 12 miesięcy.

Przeczytaj: Dofinansowanie dla firm na start – na jakie dotacje dla firm może liczyć przedsiębiorca?

Dotacje unijne

Otwarcie restauracji można sfinansować również ze środków unijnych. Dostępne programy różnią się w zależności od regionu, dlatego warto śledzić aktualne nabory organizowane przez instytucje odpowiedzialne za fundusze europejskie. Każdy program określa własne zasady, a dofinansowanie często obejmuje zakup wyposażenia, modernizację lokalu lub rozwój działalności.

Sprawdź: Dotacje z Funduszy Europejskich – wywiad z ekspertem

Wsparcie dla przedsiębiorców na terenach wiejskich

Osoby planujące otwarcie np. małej restauracji na obszarach wiejskich mogą ubiegać się o środki oferowane przez Lokalne Grupy Działania (LGD). Programy te są skierowane do mieszkańców wsi spełniających określone kryteria, m.in. dotyczące wcześniejszego prowadzenia działalności gospodarczej czy korzystania z podobnych form wsparcia. Dofinansowanie może wynosić nawet około 100 tys. zł i zostać przeznaczone między innymi na zakup wyposażenia lokalu. Dokumenty składa się do właściwej terytorialnie LGD zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Dotacje z PFRON dla osób z niepełnosprawnościami

Osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności, które planują otwarcie restauracji, mogą ubiegać się o bezzwrotne wsparcie finansowe z PFRON. Jednym z podstawowych warunków jest wcześniejsze zarejestrowanie się jako osoba bezrobotna w powiatowym urzędzie pracy.

Należy pamiętać, że działalność gospodarczą można zarejestrować dopiero po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dofinansowania. Założenie firmy wcześniej może skutkować utratą możliwości uzyskania środków.

Kwota wsparcia zależy od deklarowanego okresu prowadzenia działalności. Przy zobowiązaniu do prowadzenia restauracji przez co najmniej 12 miesięcy można otrzymać do sześciokrotności przeciętnego wynagrodzenia. W przypadku prowadzenia działalności przez minimum 24 miesiące wysokość dotacji może wynieść od sześciu do nawet piętnastu przeciętnych wynagrodzeń.

Szczegółowe informacje dostępne są w urzędach pracy oraz na stronie: Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Podsmowanie

Własna restauracja to ciekawy i wymagający biznes, który może zagwarantować duże zarobki, ale jednocześnie wiąże się bardzo wysokim progiem wejścia.

Jeśli jednak ma się odpowiednie warunki, dobre zaplecze finansowe i zna zna specyfikę tej branży, można rozważyć rozpoczęcie takiej działalności.

Dobrą alternatywą dla restauracji może być na początek założenie firmy cateringowej, dark kitchen (ghost kitchen, cloud kitchen, virtual kitchen) czy food trucka – aby np. przetestować przetestować pomysł, sprawdzić zainteresowanie klientów i zdobyć doświadczenie w branży gastronomicznej bez konieczności ponoszenia tak wysokich kosztów jak przy otwieraniu tradycyjnego lokalu.

Przepisy dotyczące prowadzenia tych działalności również wymagają dopełnienia różnych formalności, ale mogą być mniej mniej restrykcyjne. Jednocześnie są to biznesy, które nie wymagają tak dużego kapitału na start jak restauracja.