Pomysł na biznes: Jak założyć firmę sprzątającą?

×

Jednocześnie to, co decyduje o realnej opłacalności takiej działalności, to nie tylko liczba zleceń, ale przede wszystkim właściwy wybór formy opodatkowania, rozliczeń z ZUS oraz prawidłowe prowadzenie księgowości. I właśnie na tych elementach warto skupić się już na starcie.

Coraz więcej osób i przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing usług porządkowych, traktując je jako standardowy element organizacji życia i pracy. W efekcie dobrze prowadzona firma sprzątająca może funkcjonować zarówno jako jednoosobowa działalność, jak i rozwinięty biznes oparty o stałe kontrakty B2B i abonamenty.

Czy firma sprzątająca to dobry pomysł na biznes?

W 2026 roku zapotrzebowanie na usługi sprzątające nadal utrzymuje się na wysokim poziomie, szczególnie w większych miastach oraz w sektorze najmu krótkoterminowego. Właściciele mieszkań na wynajem coraz częściej korzystają z regularnych usług sprzątania, podobnie jak firmy działające w modelu hybrydowym czy przestrzenie biurowe typu coworking.

Istotnym trendem jest również rosnąca skłonność klientów do kupowania czasu zamiast wykonywania obowiązków samodzielnie. Oznacza to większą akceptację dla usług zewnętrznych i możliwość budowania stabilnej bazy powtarzalnych zleceń.

W szczególności rozwijają się nisze takie jak sprzątanie po wynajmach krótkoterminowych, sprzątanie biur w modelu abonamentowym oraz ekologiczne usługi porządkowe.

Analiza rynku i wybór specjalizacji

Przed rozpoczęciem działalności kluczowe jest określenie grupy docelowej oraz zakresu usług. Inaczej funkcjonuje firma obsługująca klientów indywidualnych, a inaczej ta, która koncentruje się na współpracy B2B, czy podmiotów publicznych (jak np. sądy, szkoły, szpitale itp).

W praktyce najlepiej sprawdzają się firmy, które wybierają konkretną niszę zamiast próbować obsługiwać wszystkie segmenty rynku. Może to być na przykład sprzątanie mieszkań po najmie krótkoterminowym, obsługa biur IT, sprzątanie po remontach lub usługi premium dla wymagających klientów.

Zakładanie firmy sprzątającej

Najczęściej wybieraną formą prowadzenia firmy sprzątającej jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). Rejestracja odbywa się przez system CEIDG i można ją przeprowadzić w pełni online.

W zgłoszeniu należy wskazać odpowiednie kody PKD, a następnie przejść do wyboru formy opodatkowania oraz zgłoszenia do ZUS.

Alternatywą dla JDG pozostaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, wybierana głównie przez osoby planujące większą skalę działalności lub współpracę z dużymi klientami biznesowymi.

Podstawowym kodem PKD dla działalności sprzątającej jest 81.21.Z: niespecjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów. Kod ten obejmuje działalności związane z ogólnym (niespecjalistycznym) sprzątaniem budynków wszelkich typów, na przykład:

• biur,
• prywatnych lokali, posiadłości (na przykład domów i mieszkań),
• fabryk,
• sklepów,
• instytucji,
• pozostałych obiektów przemysłowych i budynków wielomieszkaniowych.

Działalności niespecjalistycznego sprzątania obejmują głównie sprzątanie wnętrz budynków, ale mogą również obejmować sprzątanie powiązanych obszarów zewnętrznych (na przykład okien czy chodników).

W przypadku bardziej zaawansowanych usług stosuje się również 81.22.Z, czyli pozostałe sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych. Kod ten obejmuje:

• zewnętrzne czyszczenie budynków wszelkich typów (na przykład biur, fabryk, sklepów, szkół i pozostałych instytucji, obiektów przemysłowych i budynków wielomieszkaniowych),
• działalność w zakresie specjalistycznego sprzątania dla podmiotów gospodarczych z branży spożywczej, w tym w obszarze produkcji, handlu detalicznego, restauracji i tym podobnych,
• działalność w zakresie specjalistycznego sprzątania budynków (na przykład mycie elewacji i okien),
• sterylizację przedmiotów i pomieszczeń,
• specjalistyczne czyszczenie przemysłowe (na przykład maszyn przemysłowych),
• czyszczenie rurociągów wodociągowych,
• pozostałą działalność w zakresie specjalistycznego sprzątania budynków i obiektów przemysłowych, gdzie indziej niesklasyfikowaną,
• czyszczenie nowych budynków bezpośrednio po zakończeniu budowy,
• czyszczenie elewacji obiektów budowlanych za pomocą pary, piaskowania i podobnych metod.

W praktyce przedsiębiorcy często wybierają oba kody, aby zapewnić sobie elastyczność w rozszerzaniu oferty bez konieczności aktualizacji wpisu w CEIDG.

Wybór formy opodatkowania w firmie sprzątającej

Firmy prowadzące usługowe sprzątanie mogą wybierać pomiędzy skalą podatkową, podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Skala podatkowa (12% i 32%)

W przypadku skali podatkowej podatek naliczany jest od dochodu, czyli różnicy między osiągniętym przychodem a kosztami prowadzenia działalności. Dochód do 120 000 zł objęty jest stawką 12%, natomiast nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu stawką 32%. Ta forma opodatkowania umożliwia również skorzystanie z kwoty wolnej od podatku, która wynosi 30 000 zł.

Podatek liniowy (19%)

Przy podatku liniowym podstawą opodatkowania także jest dochód, dlatego możliwe jest odliczanie kosztów uzyskania przychodów. Bez względu na wysokość osiąganych dochodów stosuje się jedną, niezmienną stawkę podatku w wysokości 19%. W tej formie opodatkowania nie obowiązuje jednak kwota wolna od podatku.

Ryczałt

Ryczałt to uproszczona forma rozliczeń, ponieważ podatek naliczany jest od przychodu, a nie od dochodu. Nie występuje tutaj rozliczenie firmowych kosztów.

Przychody z działalności usługowej opodatkowane są stawką ryczałtu 8,5% o ile dany rodzaj usług nie jest objęty innymi stawkami przewidzianymi w art. 12 ustawy ryczałtowej.

Usługi sprzątania i czyszczenia obiektów nie zostały wymienione w ustawie przy stawce innej niż 8.5%. Wobec powyższego stawka ryczałtu dla usług sprzątania wynosi 8,5%.

Koszty związane z prowadzeniem działalności

Do głównych wydatków związanych z prowadzeniem firmy sprzątającej należą: zakup sprzętów i przyborów do sprzątania, dojazd do klientów, pensje dla pracowników – jeśli są zatrudniani.

Warto pamiętać także o przeznaczeniu pewnego budżetu na reklamę, szczególnie na początku działalności. Firma powinna być obecna w sieci, zwłaszcza w social mediach. Warto również pomyśleć o profesjonalnej stronie internetowej.

Jeżeli chodzi o zakup sprzętu, to ich koszt zależy od rodzaju oferowanych usług. Na przykład w przypadku sprzątania biurowców konieczny będzie zakup profesjonalnego odkurzacza czy maszyny piorącej. Takie sprzęty można kupić, wynająć lub wziąć w leasing.

Podstawowe artykuły do sprzątania, bez których ani rusz, to: ścierki, szmatki, środki czystości, mopy, rękawiczki gumowe, skrobaczki, szczotki (także do ubikacji), zmiotki, szufelki i gąbki. Dodatkowo warto pomyśleć o odzieży roboczej i dużej torbie, do której będzie można spakować wszystkie przybory.

Rośnie również znaczenie ekologicznych środków czystości, które coraz częściej są oczekiwane przez klientów, szczególnie w segmencie premium.

Jeśli działalność jest opodatkowana skalą podatkową lub ryczałtem – wydatki potrzebne na firmę można rozliczyć jako koszty uzyskania przychodu, co pomniejsza dochód do opodatkowania.

Czy firma sprzątająca musi być Vatowcem?

Usługi sprzątające mogą korzystać ze zwolnienia z VAT do momentu przekroczenia obrotu w wysokości 240 000 zł.

Oznacza to, że na początku działalności wielu przedsiębiorców nie musi rejestrować się jako czynny podatnik VAT.

W praktyce jednak rejestracja do VAT często jest korzystna, szczególnie przy współpracy z firmami, które mogą odliczać podatek naliczony. Status podatnika VAT zwiększa konkurencyjność w segmencie B2B i ułatwia pozyskiwanie większych kontraktów.

Jaki VAT na usługi sprzątające?

Usługi sprzątania wykonywane wewnątrz budynków (mieszkalnych i niemieszkalnych), w tym sprzątanie klatek schodowych, biur, hal, magazynów czy mycie okien, są objęte stawką 23% VAT. Wynika to z faktu, że usługi te nie zostały wymienione w załączniku nr 3 do ustawy o VAT ani w art. 41 tejże ustawy jako objęte stawką obniżoną.

Co ważne – rodzaj budynku nie ma znaczenia. Prace te mogą być wykonywane przy osiedlach mieszkaniowych i przy obiektach przemysłowych, a stawka pozostaje identyczna – 23% VAT na usługi sprzątające.

Czy 8% VAT jest możliwe?

Tak, ale tylko w ściśle określonych przypadkach. Stawkę 8% VAT w przypadku usług sprzątania można zastosować do wybranych usług wykonywanych na zewnątrz budynków, takich jak:

• zamiatanie śmieci i odśnieżanie,
• pielęgnacja i utrzymanie terenów zielonych.

Interpretacje podatkowe potwierdzają, że decydujący jest charakter usługi, czyli to, czy praca wykonywana jest wewnątrz, czy na zewnątrz budynku. Nie ma znaczenia:

• kto jest nabywcą usługi (osoba fizyczna, wspólnota, firma),
• jaki to rodzaj obiektu (mieszkalny, użytkowy, przemysłowy).

Rodzaj obiektu – mieszkalny, firmowy i jego powierzchnia ma znaczenie dla robót budowlanych, czy remontów w kontekście ustalania stawki VAT (8 czy 23%). Nie ma natomiast znaczenia dla usług sprzątania – tu zawsze jest 23%.

Kasa fiskalna

Firmy sprzątające obowiązują ogólne przepisy dotyczące stosowania kas fiskalnych. Przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej do momentu, gdy wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczy 20 000 zł w skali roku.

Po przekroczeniu tego limitu zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej jest nadal możliwe, pod warunkiem że świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W przypadku sprzedaży między przedsiębiorcami (B2B) obowiązek posiadania kasy fiskalnej nie występuje.

Sprawdź: Kasy fiskalne w działalności gospodarczej – wszystko, co powinieneś wiedzieć.

Czy firma sprzątająca może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Usługi sprzątania można wykonywać w formie działalności nierejestrowanej, ponieważ ten rodzaj działalności nie wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia ani wpisu do rejestru działalności regulowanej. Oznacza to, że rozpoczęcie takiej działalności nie wiąże się z koniecznością zakładania firmy.

Działalność może być prowadzona bez rejestracji do czasu, aż osiągane przychody nie przekroczą limitu wynoszącego kwartalnie 225% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 roku limit ten wynosi 10 813,50 zł na kwartał. Po jego przekroczeniu przedsiębiorca jest zobowiązany do zarejestrowania działalności gospodarczej w terminie 7 dni.

Sprawdź: Wszystko, co musisz wiedzieć na temat NDG.

Firma sprzątająca dofinansowanie

Prowadzenie firmy sprzątającej może być finansowane z różnych źródeł wsparcia dostępnych dla osób rozpoczynających działalność gospodarczą.

Dotacje z urzędu pracy

Osoby bezrobotne planujące założenie firmy sprzątającej mogą ubiegać się o dotację z urzędu pracy na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Maksymalna kwota wsparcia zazwyczaj nie przekracza 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Wniosek należy złożyć przed rejestracją działalności, a po otrzymaniu środków firma powinna być prowadzona przez co najmniej 12 miesięcy.

Przeczytaj: Dofinansowanie dla firm na start – na jakie dotacje dla firm może liczyć przedsiębiorca?

Dotacje unijne

Jednym ze sposobów finansowania rozpoczęcia działalności w branży usług sprzątających są fundusze unijne. Programy wsparcia różnią się w zależności od województwa, dlatego warto śledzić aktualne nabory prowadzone przez instytucje regionalne. Otrzymane środki można często przeznaczyć na zakup sprzętu, wyposażenia lub rozwój firmy sprzątającej.

Sprawdź: Dotacje z Funduszy Europejskich – wywiad z ekspertem.

Wsparcie na obszarach wiejskich

Osoby planujące otwarcie firmy sprzątającej na terenach wiejskich mogą ubiegać się o dofinansowanie w ramach Lokalnych Grup Działania (LGD). Program skierowany jest do mieszkańców obszarów wiejskich, którzy spełniają określone warunki, m.in. nie prowadzili działalności gospodarczej w ostatnim czasie i wcześniej nie korzystali z podobnego wsparcia. Dotacja może wynieść nawet około 100 tys. zł i zostać przeznaczona np. na zakup profesjonalnego sprzętu do sprzątania. Wnioski składa się zgodnie z zasadami obowiązującymi w danej LGD.

Dotacje z PFRON dla osób z niepełnosprawnościami

Osoby z niepełnosprawnością, które planują założyć firmę sprzątającą, mogą ubiegać się o bezzwrotne dofinansowanie z PFRON. Jednym z warunków jest wcześniejsza rejestracja w urzędzie pracy jako osoba bezrobotna.

Należy pamiętać, że działalność gospodarczą należy zarejestrować dopiero po uzyskaniu decyzji o przyznaniu środków. Wcześniejsze założenie firmy może skutkować odmową przyznania dotacji.

Wysokość wsparcia zależy od okresu prowadzenia działalności. Można otrzymać do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia przy zobowiązaniu do prowadzenia firmy sprzątającej przez co najmniej 12 miesięcy lub od 6 do 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia, jeśli działalność będzie prowadzona przez minimum 24 miesiące.

Szczegółowe informacje dostępne są w urzędach pracy oraz na stronie: Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.