Co to jest analiza pracy?

×

Jeśli nigdy wcześniej nie spotkałeś się z tym terminem, to dobry moment, aby nadrobić zaległości. Sprawdź definicję analizy pracy oraz jej techniki.

Co to jest analiza pracy?

Analiza pracy obejmuje badanie roli i kompetencji na danym stanowisku pracy. Jest to jedna z najważniejszych technik zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. Cel analizy sprowadza się do kilku aspektów: sporządzenia opisu stanowiska pracy, zaplanowania ścieżki rozwoju zawodowego, organizacji stanowisk pracy, rekrutacji i selekcji, wartościowania stanowisk pracy oraz opracowania struktury wynagrodzeń.

Analiza pracy polega na systematycznym zbieraniu informacji związanych z danym stanowiskiem pracy, w szczególności korzyści wynikających z jego utworzenia oraz zakresu niezbędnej wiedzy i umiejętności, jakie powinna posiadać osoba je zajmująca. Zgromadzone dane dotyczące stanowisk pracy powinny odpowiadać potrzebom organizacji.

Analiza stanowiska pracy

Analiza stanowiska pracy powinna udzielić odpowiedzi na następujące pytania:

• Po co istnieje dane stanowisko?
• Jaki jest charakter, zakres pracy i obowiązków?
• Za co odpowiada pracownik?
• Jaka jest podległość służbowa?
• Jakie są czynniki motywujące i rozwojowe?
• Jakie są warunki pracy, wyposażenie stanowiska i czynniki ergonomiczne?

Analiza stanowiska pracy jest to proces, którego celem jest zgromadzenie określonych informacji. Pierwszym krokiem analizy jest sięgnięcie do dokumentów źródłowych, w celu zapoznania się z przedsiębiorstwem, jego celami, wdrożonymi procedurami oraz strukturą organizacyjną.

Następnie należy zapoznać się z danym stanowiskiem pracy w zakresie realizowanych czynności, obowiązków i ogólnego celu. Pomocna może być rozmowa z menedżerem oraz z pracownikami. Można poprosić pracowników, aby przez określony czas np. jeden tydzień prowadzili dziennik realizowanych czynności. Przydatna też jest obserwacja i towarzyszenie podczas pracy.

Techniki analizy stanowisk pracy

W odniesieniu do analizy pracy istnieje wiele technik stosowanych do zbierania danych (można przedstawić to w formie schematu).

Techniki analizy pracy:

• Rozmowa – przeprowadzona z pracownikami, zebrane informacje należy zweryfikować z menedżerem lub liderem zespołu. Najważniejsze zagadnienia: poziom samodzielności, typowe problemy, stopień trudności realizowanych zadań, konieczne kwalifikacje i umiejętności.

Zalety: elastyczność i prosta realizacja.

Wady: czasochłonność i utrudniona analiza informacji.

• Kwestionariusze – wypełniane przez pracowników, a następnie weryfikowane przez menedżera lub lidera zespołu. Istotne jest, aby kwestionariusz zawierał merytoryczne pytania, sformułowane w prosty i czytelny sposób.

Zalety: przydatne w przypadku analizy większej ilości stanowisk, oszczędność czasu.

Wady: czasochłonne opracowanie pytań do kwestionariusza, dokładność wyników uzależniona od umiejętności i właściwej interpretacji pytań przez osoby badane.

• Lista kontrolna – podobna do kwestionariusza, ale łatwiejsza do realizacji, nie ma odpowiedzi opisowych, należy zaznaczyć jedynie ,,Tak” lub ,,Nie”. Lista kontrolna zawiera cały katalog zadań, a pracownicy zaznaczają tylko te, które ich dotyczą.

Zalety:prosta realizacja, możliwość badania większej ilości stanowisk.

Wady: czasochłonność opracowania listy, jeżeli badana próba wynosi mniej niż 30 osób, to wyniki mogą być mylące.

• Obserwacje – polegają na towarzyszeniu podczas wykonywanej pracy i zebraniu informacji w zakresie jakie zadania, w jaki sposób i w jakim czasie są realizowane.

Zalety:przydatne w przypadku kluczowych stanowisk, obiektywna ocena sytuacji.

Wady: zajmują dużo czasu, nieprzydatne w przypadku stanowisk realizujących wiele czynności umysłowych, trudnych do zaobserwowania.

• Autocharakterystyka – pisemna charakterystyka wykonana przez pracowników opisująca ich stanowisko pracy i realizowane zadania.

Zalety: oszczędność czasu analityka, obszerny materiał porównawczy.

Wady: trudności ze sporządzeniem takiego opisu, subiektywne oceny, konieczność opracowania wytycznych lub przeprowadzenia szkolenia.

• Dzienniki i raporty – prowadzone przez pracowników, opisujące ich typowy dzień, godzina po godzinie. Dokumenty te można sporządzić na koniec dnia pracy. Przydatne szczególnie w odniesieniu do stanowisk kierowniczych. Wady i zalety analogiczne do tych przy autocharakterystyce.
• Hierarchiczna analiza zadań – rozbija czynności lub obszary pracy na uszeregowany hierarchicznie zbiór zadań i podzadań. Metoda ta opisuje zadania w przejrzysty sposób, definiuje standardy działania, opisuje warunki w jakich są realizowane. Stosowana najczęściej w odniesieniu do stanowisk robotniczych.

Zalety: szczegółowa analiza celów i opracowanie planu do ich osiągnięcia.

Wady: czasochłonna i wymagająca wysokich kompetencji analityka.

Analiza umiejętności

Kolejnym etapem analizy pracy jest zbadanie umiejętności wymaganych na danym stanowisku pracy. Jej celem jest udzielenie odpowiedzi na pytanie: Jakie umiejętności są wymagane, aby osiągnąć określone standardy? Analiza ta obejmuje również analizę stanowiskową, ale w odniesieniu przede wszystkim do umiejętności i zdolności, jakie są potrzebne aby wykonać daną pracę. Analizę umiejętności stosuje się przede wszystkim przy stanowiskach manualnych i biurowych, z wykorzystaniem następujących technik:

• Podział pracy– badanie stanowiska poprzez podział na poszczególne czynności, procesy i zadania.
• Analiza umiejętności manualnych– obserwacja doświadczonych robotników podczas wykonywania pracy i szczegółowy opis ruchu poszczególnych części ich ciała.
• Analiza zadań– ma na celu określenie obszarów trudności oraz odpowiednich technik szkoleniowych.
• Analiza błędów–zapoznanie się z typowymi błędami popełnianymi na danym stanowisku pracy, zwłaszcza skutkującymi obciążeniami finansowymi.
• Analiza umiejętności uczenia się w pracy– badanie poziomów umiejętności uczenia się, które przyczyniają się do osiągnięcia satysfakcjonujących efektów.

Analiza kompetencji

Analiza kompetencji związana jest z obszarem funkcjonalnym i behawioralnym, w celu ustalenia niezbędnych kompetencji wymaganych na danym stanowisku pracy. Można ją zrealizować przy pomocy następujących technik:

• Zasięganie opinii ekspertów – ogólna i najmniej efektywna metoda, polega na sporządzeniu listy kompetencji.
• Rozmowa ustrukturyzowana– przeprowadzenie rozmowy z wieloma pracownikami w oparciu o listę kompetencji. Określenie pozytywnego lub negatywnego wskaźnika zachowania wpływającego na osiąganie lub hamowanie zadowalających efektów pracy.
• Warsztaty– uczestnicy warsztatów to osoby posiadające wiedzę specjalistyczną lub doświadczenie w pracy. Określenie kluczowych kompetencji organizacji.
• Analiza funkcjonalna– rozpoczyna się od opisu kluczowego celu danego zawodu, a następnie określa strategiczne funkcje.
• Technika wydarzeń krytycznych– określenie kompetencji na podstawie analizy rzeczywistych, krytycznych zdarzeń.

Analiza pracy – korzyści dla organizacji

Jak przeprowadzić analizę pracy? Krok po kroku

Krok 1. Określ cel analizy pracy

Przed rozpoczęciem zbierania informacji warto odpowiedzieć na pytanie, dlaczego analiza jest przeprowadzana. Zdefiniowanie odpowiedzi będzie miało wpływ na zakres gromadzonych danych oraz sposób ich wykorzystania.

Analiza pracy może być realizowana między innymi w celu:

• przygotowania nowego opisu stanowiska,
• przeprowadzenia rekrutacji,
• aktualizacji zakresu obowiązków,
• oceny potrzeb szkoleniowych,
• wdrożenia nowego systemu wynagrodzeń,
• reorganizacji struktury firmy.

Krok 2. Wybierz stanowisko lub grupę stanowisk

Kolejnym krokiem jest określenie, które stanowisko będzie poddawane analizie. W przypadku większych organizacji dobrze rozpocząć od stanowisk kluczowych dla realizacji celów biznesowych lub tych, które uległy największym zmianom w ostatnim czasie.

Warto pamiętać, że analiza pracy nie zawsze musi dotyczyć pojedynczego pracownika. Często obejmuje całą grupę osób wykonujących podobne zadania, np. specjalistów ds. sprzedaży, księgowych czy pracowników działu obsługi klienta.

Krok 3. Zbierz informacje o wykonywanej pracy

Na tym etapie należy zgromadzić dane dotyczące codziennych obowiązków, odpowiedzialności i sposobu wykonywania pracy.

Pomocne mogą być:

• rozmowy z pracownikami,
• wywiady z przełożonymi,
• obserwacja pracy,
• ankiety i kwestionariusze,
• istniejące opisy stanowisk,
• raporty i wyniki pracy.

Im więcej źródeł informacji zostanie wykorzystanych, tym dokładniejszy będzie obraz analizowanego stanowiska.

Krok 4. Określ główne obowiązki i odpowiedzialność

Po zebraniu danych warto uporządkować informacje i wskazać najważniejsze zadania realizowane na stanowisku.

Należy określić:

• za jakie obszary odpowiada pracownik,
• jakie decyzje podejmuje samodzielnie,
• jakie zadania wykonuje najczęściej,
• które obowiązki mają największy wpływ na wyniki firmy.

Dzięki temu łatwiej ocenić znaczenie stanowiska w strukturze organizacji oraz uniknąć tworzenia zbyt ogólnych opisów pracy.

Krok 5. Zidentyfikuj wymagane kompetencje

Kolejnym etapem jest określenie kompetencji niezbędnych do efektywnego wykonywania obowiązków.

Warto uwzględnić:

• wykształcenie,
• doświadczenie zawodowe,
• wiedzę specjalistyczną,
• umiejętności techniczne,
• kompetencje cyfrowe,
• kompetencje miękkie.

Obecnie coraz większego znaczenia nabierają również umiejętności związane z wykorzystaniem nowych technologii, analizą danych oraz współpracą z narzędziami opartymi na sztucznej inteligencji.

Krok 6. Przeanalizuj środowisko i warunki pracy

Analiza pracy powinna uwzględniać nie tylko obowiązki pracownika, ale również warunki, w jakich wykonuje on swoje zadania.

Zwróć uwagę na:

• miejsce wykonywania pracy,
• wykorzystywane narzędzia i systemy,
• poziom samodzielności,
• współpracę z innymi działami,
• wymagania dotyczące czasu pracy,
• czynniki wpływające na efektywność pracy.

Takie informacje są szczególnie istotne podczas projektowania nowych stanowisk oraz planowania zatrudnienia.

Krok 7. Opracuj i zaktualizuj opis stanowiska

Na podstawie zgromadzonych informacji można przygotować lub zaktualizować opis stanowiska pracy.

Dokument powinien zawierać przede wszystkim:

• nazwę stanowiska,
• cel stanowiska,
• zakres obowiązków,
• zakres odpowiedzialności,
• wymagane kompetencje,
• relacje służbowe i organizacyjne.

Aktualny opis stanowiska stanowi podstawę wielu procesów HR, takich jak rekrutacja, onboarding, ocena pracowników czy planowanie szkoleń.

Krok 8. Wykorzystaj wyniki analizy w praktyce

Analiza pracy nie powinna kończyć się na stworzeniu dokumentacji. Największą wartość przynosi wtedy, gdy jej wyniki są wykorzystywane do podejmowania konkretnych decyzji biznesowych.

Na podstawie przeprowadzonej analizy można:

• przygotować skuteczniejsze ogłoszenia rekrutacyjne,
• określić potrzeby szkoleniowe pracowników,
• identyfikować luki kompetencyjne,
• aktualizować zakresy obowiązków,
• planować ścieżki kariery,
• tworzyć systemy ocen i wynagrodzeń.

Krok 9. Regularnie aktualizuj analizę pracy

Stanowiska pracy zmieniają się wraz z rozwojem organizacji, wdrażaniem nowych technologii oraz zmianami rynkowymi. Dlatego analiza pracy nie może być wyłącznie jednorazowym działaniem.

Warto regularnie sprawdzać:

• czy zakres obowiązków pozostaje aktualny,
• czy pojawiły się nowe wymagania kompetencyjne,
• czy wykorzystywane narzędzia i technologie nie zmieniły charakteru pracy,
• czy stanowisko nadal odpowiada potrzebom organizacji.

Regularna aktualizacja pozwala utrzymać zgodność pomiędzy wymaganiami firmy a rzeczywistym zakresem obowiązków pracowników, co przekłada się na większą efektywność całej organizacji.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji wymaga systematycznego przeprowadzania analizy pracy. Wyniki analizy są punktem wyjścia do realizacji wielu celów personalnych. Umożliwiają sporządzenie opisu stanowiska pracy, zwartościowania go oraz ustalenia siatki płacowej. Ponadto analiza ta jest nieocenionym narzędziem w przypadku motywowania i nagradzania pracowników. Dla kadry zarządzającej uzyskane wyniki wskazują kierunek realnych możliwości efektywniejszego i bardziej skutecznego pozyskiwania i wykorzystania zasobów ludzkich i ich potencjału w realizacji celów organizacji.

Stan prawny na dzień: 20.07.2022 r.