Małgorzata Jagusiak
Temat związany z obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przewija się już od kilku lat. Na dzień dzisiejszy jest już grupa przedsiębiorców, która zdecydowała się na wystawianie e-Faktur dobrowolnie. Opcja fakultatywnego wystawiania e-Faktur jest dostępna od 1 stycznia 2022 r. W dzisiejszej publikacji opiszemy, jakie kary finansowe są przewidziane za nieprzestrzeganie przepisów, jak już KSeF będzie obowiązkowe, a także odniesiemy się do postępowania w razie awarii KSeF.
KSeF – czym jest Krajowy System e-Faktur
Obecnie w Polsce nie ma jednego wzoru faktury. Każdy przedsiębiorca, który ma obowiązek wystawienia faktury najczęściej robi to albo w programie księgowym albo w jakimś programie do wystawiania faktur. W przypadku faktur najważniejsze jest, aby zawierała ona niezbędne elementy, o których jest mowa w ustawie o VAT. Numeracja, układ faktury jest dowolny, każdy przedsiębiorca ma duży margines swobody w tym obszarze. Te wszystkie zasady zmienią się diametralnie po wprowadzeniu obowiązkowego systemu KSeF. W ocenie Ministerstwa Finansów ten zabieg uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację faktur. Obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF objęci będą tylko przedsiębiorcy, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Pozostałe podmioty będą wystawiały faktury poza KSeF, lecz jeśli chciałyby skorzystać z tej opcji, to będzie to dla nich dobrowolne. W uzasadnieniu do ustawy zmieniającej czytamy, że po wprowadzeniu KSeF organy podatkowe zyskają narzędzie umożliwiające skuteczniejsze monitorowanie obrotu dokumentowanego fakturami oraz będzie zapewniona automatyczna kontrola spójności pomiędzy VAT zadeklarowanym i zapłaconym.
Awaria KSeF – co zrobić w takim przypadku?
W ustawie zmieniającej ustawę o podatku VAT wprowadzono zapisy, które regulują zasady postępowania w przypadku wystąpienia awarii KSeF, która może dotyczyć takich okoliczności jak:
Zaplanowane prace serwisowe systemu | Przedsiębiorca będzie stosował ten sam wzór faktury, który będzie obowiązywał po wdrożeniu e-fakturowania. Po zakończeniu awarii KSeF faktury wystawiane w tym okresie przedsiębiorca będzie miał obowiązek przesłać do KSeF, co do zasady, w terminie do 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Jeśli nie wywiąże się z tego obowiązku zostanie na niego nałożona kara pieniężna. Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu, w przypadku gdy z przyczyn nadzwyczajnych nie będzie możliwe ogłoszenie awarii KSeF poprzez komunikaty zamieszczone na BIP MF lub poprzez oprogramowanie interfejsowe, przewidziano możliwość przekazania podatnikom ww. komunikatu poprzez środki społecznego przekazu. W takim przypadku faktury i faktury korygujące będą mogły być wystawiane i dostarczane nabywcom wg dotychczasowych zasad (faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne) |
Awaria KSeF – ogłoszona w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu | |
Awaria systemu – ogłoszona w środka społecznego przekazu | |
Brak możliwości wystawienia e-faktury przez przedsiębiorcę z przyczyn leżących po jego stronie – tzw. tryb offline | Faktura musi być wystawiona według wzoru, opatrzona kodem weryfikującym i przesłana do nabywcy w sposób z nim uzgodniony. W ten sposób wystawiona faktura będzie musiała być wysłana do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego. Niewywiązanie się z tego obowiązku rodzi skutek nałożenia kary finansowej na przedsiębiorcę |
Braku obowiązku wystawiania e-faktur | Podmioty zagraniczne, przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych, w zakresie tych procedur oraz wystawianie faktury VAT-RR będą zwolnione z obowiązku wystawiania e-Faktury. Wystawianie faktur pomiędzy tymi podmiotami będzie mogło się odbywać na zasadach dotychczasowych. Faktura wystawiona w KSeF dla podmiotu zagranicznego będzie musiała być udostępniona poza systemem, w dowolnej formie uzgodnionej z tym podmiotem |
Ważne! Za datę wystawienia e-Faktury uznaje się dzień przesłania jej do KSeF, numer KSeF zawiera w swej strukturze m.in. datę wystawienia. Za datę otrzymania e-Faktury uznaje się dzień nadania tej fakturze numeru KSeF, data jest widoczna dla odbiorcy e-Faktury w systemie. W przypadku awarii czy wystawienia faktury w trybie offline “data wystawienia” we wzorze faktury będzie uznawana za datę wystawienia faktury, będzie to data nadana przez przedsiębiorcę w polu P1. Ta sama data będzie przyjmowana i będzie widoczna w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po jej wprowadzeniu do systemu KSeF, po ustaniu awarii. | |
Kary finansowe po wprowadzeniu KSeF
Wiele emocji wśród przedsiębiorców budzi wprowadzenie kar finansowych w związku z wprowadzeniem KSeF.
Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć w drodze decyzji, na przedsiębiorcę karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze
- Brak wystawienia faktury w KSeF pomimo takiego obowiązku.
- Wystawienie faktury niezgodnej z udostępnionym wzorem w czasie awarii KSeF i w trybie offline.
- Niezachowanie terminów przesłania do KSeF faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline.
Jak można przeczytać w uzasadnieniu do ustawy zmieniającej wymierzając administracyjną karę pieniężną, naczelnik urzędu skarbowego będzie brał pod uwagę takie czynniki jak:
- okoliczności naruszenia prawa,
- częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku,
- uprzednie ukaranie za to samo zachowanie,
- stopień przyczynienia się strony,
- działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa,
- wysokość korzyści, którą strona osiągnęła,
- w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana.
W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary.
KSeF od kiedy będzie obowiązkowy?
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zbliża się dużymi krokami. Termin na wdrożenie został przesunięty na 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT i na 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych z VAT.
Podsumowanie
Po konsultacjach społecznych mówi się o zliberalizowaniu kar pieniężnych za niewywiązywanie się z obowiązków związanych z wystawianiem e-Faktury, uwzględniana będzie waga przewinienia. W publikacji opisane zostały okoliczności, które będą brane pod uwagę. W wyniku przeprowadzonych uzgodnień wzięto również pod uwagę wystąpienie problemów z przesłaniem faktur do KSeF po stronie przedsiębiorcy. Takie sytuacje mogą mieć miejsce chociażby w przypadku braku prądu czy Internetu. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać o obowiązku przesłania do KSeF faktur następnego dnia po ustaniu przyczyn awarii. W przypadku braku dostępu do KSeF leżącego po stronie Ministerstwa Finansów termin ten wynosi do 7 dni. Każda zmiana przepisów niesie uzasadnione obawy, tak samo jest w tym przypadku. Temat KSeF na pewno będzie jeszcze częstym gościem naszych publikacji.
233 
Dorota Łesak
Krzysztof Janoś
