Konsekwencje zapłaty na rachunek bankowy inny niż wskazany w wykazie podatników

Powyższa zmiana jest istotna z punktu widzenia zmian w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ordynacji podatkowej. Ustawa zmieniająca wprowadza bowiem negatywne konsekwencje w przypadku zapłaty kontrahentowi na rachunek inny niż wskazany w wykazie.

Konsekwencje w podatku dochodowym

Przedsiębiorca, który zaliczył wydatek do kosztów, a następnie dokonał zapłaty na rachunek inny niż wskazany w wykazie dokonuje zmniejszenia kosztów w miesiącu zlecenia przelewu. W przypadku kiedy w danym miesiącu kwota kosztów jest niewystarczająca, zwiększa przychody. Obowiązek zmniejszenia kosztów czy zwiększenia przychodów dotyczy odpowiednio tej części transakcji, która została opłacona na rachunek inny niż w wykazie.

Poza wskazanym wyżej ograniczeniem zaliczenia wydatku do kosztów nadal obowiązuje ograniczenie wynikające z opłacenia gotówką transakcji o której mowa w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Przykład 1

Przedsiębiorca poniósł następujące wydatki:

• a) faktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego o wartości 13  tys. zł (z dnia 02.01.2020 r.)
• b)  faktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego o wartości 18 tys. zł (z dnia 20.12.2019 r.)
• c)  faktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego o wartości 25 tys. zł (z dnia 20.01.2020 r.)
• d) faktura wystawiona przez podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT o wartości 28 tys. zł (z dnia 15.02.2020 r.).

Wszystkie wskazane wyżej wydatki zostały opłacone 28.02.2020 r. Wydatki mają związek z prowadzoną działalnością i nie są wyłączone z kosztów. 

Przedsiębiorca każdy z wyżej wystawionych dokumentów księguje jako koszt w dacie wystawienia (w związku z prawem do odliczenia VAT od tych wydatków w kosztach ujęte są kwoty netto).

W zależności od sposobu opłacenia wydatków, ich prawo do ujęcia w kosztach będzie wyglądać następująco:

1. faktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego o wartości 13  tys. zł (z dnia 02.01.2020 r.) – z racji, tego iż wartość transakcji jest niższa niż 15 tys. zł bez względu na formę zapłaty wydatek jest kosztem.
2. faktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego o wartości 18 tys. zł (z dnia 20.12.2019 r.). W zależności od sposobu zapłaty:
• zapłata gotówką w dniu 28.02.2020 r. – w związku z wcześniejszym zaliczeniem wydatku do kosztów, przedsiębiorca w miesiącu lutym ma obowiązek zmniejszyć koszty (w przypadku kiedy kwota kosztów jest niższa niż wartość wydatku opłaconego gotówką kwota o jaką nie mogą być zmniejszone koszty powiększy przychody),
• zapłata przelewem na rachunek bankowy, wskazany w wykazie podatników – wydatek jest kosztem,
• zapłata przelewem na rachunek bankowy, inny niż wskazany w wykazie podatników – wydatek jest kosztem z racji tego, iż dodane z początkiem 2020 r. ograniczenie nie ma zastosowania do płatności dotyczących kosztów zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów przed dniem 01.01.2020 r. 
3. faktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego o wartości 25 tys. zł (z dnia 20.01.2020 r.). W zależności od sposobu zapłaty:
• gotówką lub przelewem na rachunek inny niż wskazany w wykazie podatników – przedsiębiorca traci prawo do ujęcia wydatku w kosztach w miesiącu lutym czyli w miesiącu, w którym dokonał zapłaty gotówką/zlecił przelew na rachunek inny niż wskazany w wykazie. Przedsiębiorca dokonuje w lutym wyksięgowania kosztów, a jeśli nie ma takiej możliwości wartość niewłaściwie opłaconego dokumentu księguje jako przychód.
• przelewem na rachunek wskazany w wykazie podatników – wydatek jest kosztem.
4. faktura wystawiona przez podatnika korzystającego ze zwolnienia z VAT o wartości 28 tys. zł (z dnia 15.02.2020 r.). W zależności od sposobu zapłaty:
• gotówką –  przedsiębiorca traci prawo do ujęcia wydatku w kosztach w miesiącu lutym czyli w miesiącu, w którym dokonał zapłaty gotówką. Przedsiębiorca dokonuje w lutym wyksięgowania kosztów, a jeśli nie ma takiej możliwości wartość niewłaściwie opłaconego dokumentu księguje jako przychód.
• przelewem – wydatek jest kosztem. 

Warto dodać, iż w przypadku podatników, których naczelnik US nie dokonał rejestracji albo wykreślił z rejestru jako podatników VAT, wykaz nie zawiera danych o ich rachunkach bankowych związanych z prowadzoną działalnością. 

Przykład 2 

Przedsiębiorca – czynny podatnik podatku VAT zakupił towary handlowe od innego czynnego podatnika podatku VAT. Nabycie zostało udokumentowane fakturą VAT na kwotę 24 600 zł (20 000 zł netto + VAT). Nabywca zaksięgował fakturę w dacie wystawienia (01.02.2020 r.). Koszty przedsiębiorcy w KPiR w miesiącu marcu wyniosły 15 000 zł.

Nabywca od poniesionego wydatku odliczył VAT w pełnej wysokości, w związku z tym kwota ewentualnego kosztu wynosi 20 000 zł.

Zapłata za fakturę i związane z tym księgowania wyglądają następująco:

Przypadek 1: Faktura została opłacona w całości w dniu 23.03.2020 r. na rachunek inny niż wskazany w wykazie podatników VAT.

W związku z zapłatą na rachunek inny niż wskazany w wykazie w miesiącu marcu przedsiębiorca:

1. zmniejsza koszty o kwotę 15 000 zł
2. zwiększa przychody o kwotę 5 000 zł 

Przypadek 2: Faktura została opłacona w dniu 23.03.2020 r. na rachunek inny niż wskazany w wykazie podatników VAT w 50%. Pozostała wartość faktury została opłacona na rachunek wskazany w wykazie w dniu 24.03.2020 r. 

W związku z zapłatą na rachunek inny niż wskazany w wykazie (na kwotę 12 300 zł brutto)  w miesiącu marcu przedsiębiorca:

• zmniejsza koszty o kwotę 10 000 zł.

Pozostała kwota będzie ujęta jako koszt. 

Podstawą dokonywania księgowań w przypadku konieczności zmniejszenia kosztów lub zwiększenia przychodów są dowody księgowe o których mowa w paragrafie 12 ust. 3 pkt 1c Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Muszą one zawierać następujące dane:

• datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
• wskazanie faktury, będącej podstawą księgowania wydatku w kosztach,
• wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
• podpis osoby sporządzającej dokument.

Konsekwencje wynikające z Ordynacji podatkowej

W Ordynacji podatkowej w rozdziale 15 – Odpowiedzialność podatkowa osób trzecich zostały dodane art. 117ba i 117bb. Zgodnie z brzmieniem art. 117ba § 1 nabywca (podmiot na rzecz, którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług) odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą – czynnym podatnikiem podatku VAT, za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, jeżeli zapłata należności za fakturę została dokonana na rachunek inny niż wskazany wykazie. Powyższy przepis będzie miał zastosowanie do tych transakcji, dla których odrębne przepisy nakładają obowiązek zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego, a więc transakcji o których mowa w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Nabywca uniknie odpowiedzialności solidarnej ze sprzedawcą jeśli dokona zapłaty przy wykorzystaniu mechanizmu podzielonej płatności. W przypadku wpłaty w tej formie nie będzie miało znaczenie czy wpłata została dokonana na rachunek wskazany w wykazie czy inny. Zapłata dokonana w mechanizmie podzielonej płatności na rachunek inny niż w wykazie nie chroni przedsiębiorcy przed konsekwencjami wynikającymi z ustawy o podatku dochodowym. 

Powyższe przepisy będą dotyczyły płatności dokonanych po 01.01.2020 r.  

Dodanych w ustawie zmieniającej negatywnych skutków braku zapłaty na rachunek wskazany w wykazie – wskazanych zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jak i Ordynacji Podatkowej, przedsiębiorca może uniknąć jeśli złoży zawiadomienie, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej. Zawiadomienie należy złożyć w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewy do naczelnika US właściwego dla wystawcy faktury.

Zawiadomienie nabywcy o zapłacie na rachunek inny niż zawarty, na dzień zlecenia przelewu, w wykazie zawiera następujące dane:

• dane przedsiębiorcy dokonującego zapłaty należności: NIP, nazwę, adres siedziby, a w przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną – imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku jego braku adres zamieszkania,
• dane sprzedawcy (wystawcy faktury) – NIP, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres,
• numer rachunku na który dokonano zapłaty należności, 
• kwotę należności jaka została wpłacona na wskazany wyżej rachunek oraz dzień zlecenia przelewu.

Z ustawy zmieniającej wynika uprawnienie dla Ministra Finansów do określenia wzoru powyższego zawiadomienia wraz z objaśnieniami co do jego wypełnienia.

Zestawienie powyższych informacji zawiera poniższa tabela.

Ustawa zmieniająca wprowadziła również odrębne uregulowania dla sytuacji kiedy podmiot trzeci (np. w związku z umową faktoringu, cesji wierzytelności, przelewu lub podobnej) dokonuje zapłaty na rachunek inny niż rachunek wystawcy faktury wskazany w wykazie.