Podatki dla sprzedawców internetowych – poradnik dla początkujących

• Na platformach handlowych (marketplace): takich jak Allegro, OLX, Amazon, eBay, Etsy czy Vinted. To najpopularniejszy wybór dla osób rozpoczynających działalność – proste narzędzia i gotowa baza klientów.
• We własnym sklepie internetowym: prowadzonym np. na platformach typu WooCommerce, Shopify, Shoper, IdoSell. Taka forma daje większą kontrolę, ale wymaga więcej pracy i wiedzy.
• Poprzez media społecznościowe: np. Instagram, Facebook Marketplace czy TikTok Shop. Tutaj sprzedaż często zaczyna się od drobnych transakcji „przy okazji”.
• Przez komunikatory: np. WhatsApp, Messenger – popularne w sprzedaży rękodzieła lub usług.

Jak sprzedawać online?

Wielu początkujących sprzedawców zadaje sobie pytanie – czy trzeba mieć firmę, żeby sprzedawać przez internet?

W polskim prawie możliwe są trzy scenariusze:

1. Osoba prywatna sprzedająca okazjonalnie
   • Dotyczy sytuacji, gdy sprzedajesz np. własne używane przedmioty (np. ubrania, meble).
   • Nie wymaga rejestracji działalności ani płacenia podatku VAT.
   • Jeśli jednak sprzedaż staje się regularna, nawet bez rejestracji firmy, urząd może uznać, że prowadzisz działalność gospodarczą.
2. Działalność nierejestrowana
   • Możesz legalnie sprzedawać, nie rejestrując firmy w CEIDG, jeśli:
     • nie przekraczasz limitu przychodu (75% minimalnego wynagrodzenia miesięcznie – w 2025 r. to około 3499,5zł),
     • nie prowadzisz działalności regulowanej,
     • nie prowadziłeś działalności gospodarczej przez ostatnie 60 miesięcy.
   • Nadal musisz rozliczyć podatek dochodowy i prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży.
   • Działalność nierejestrowana nie zwalnia z odpowiedzialności cywilnej (np. wobec klientów).
3. Zarejestrowana działalność gospodarcza
   • Wymagana, gdy:
     • twoja sprzedaż jest regularna, zorganizowana i nastawiona na zysk,
     • przekraczasz limit przychodów z działalności nierejestrowanej,
     • chcesz wystawiać faktury lub współpracować z firmami.
   • Pozwala legalnie działać na dużą skalę, odliczać koszty, zatrudniać pracowników, ubiegać się o dotacje itd.

Integrator e-commerce

Gubisz się w zarządzaniu sprzedażą online? Skaluj biznes bez wysiłku z IFIRMA! Kontroluj sprzedaż na wielu platformach wygodnie z jednego miejsca.

• Automatyczna obsługa zamówień i fakturowania
• Asystent zbierania i pakowania
• Generowanie etykiet i zamawianie kurierów
• Masowe wystawianie ofert

Do 100 zamówień w pakiecie Faktura+ bez dodatkowych opłat

Powyżej 100 zamówień miesięcznie

41,50 zł/mies.

Sprawdź szczegóły

Sklep online a podatki

Sprzedaż internetowa, choć może wydawać się nieformalna, podlega takim samym przepisom podatkowym jak każda inna forma działalności. W zależności od skali i formy prawnej działalności, mogą Cię dotyczyć różne rodzaje podatków.

Podatek dochodowy (PIT)

Podatek dochodowy to podstawowe obciążenie fiskalne każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Sprzedawca internetowy ma do wyboru kilka form opodatkowania:

Skala podatkowa (12% i 32%)

• Podstawowa forma opodatkowania.
• Stawka 12% do dochodu 120 000 zł rocznie, powyżej – 32%.
• Możliwość rozliczania się wspólnie z małżonkiem i korzystania z ulg podatkowych.
• Obowiązek prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Podatek liniowy (19%)

• Stała stawka podatku niezależnie od dochodów.
• Brak możliwości korzystania z większości ulg i wspólnego rozliczenia.
• Często wybierany przez osoby z wyższymi dochodami.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

• Prostota rozliczeń – podatek płaci się od przychodu, bez kosztów.
• Stawka zależy od rodzaju działalności – dla handlu to zazwyczaj 3% lub 8,5%.
• Brak możliwości odliczania kosztów, ale mniej formalności.
• Wymaga prowadzenia Ewidencji Przychodów.

Podatek VAT

VAT (podatek od towarów i usług) nie zawsze jest obowiązkowy dla sprzedawców internetowych, ale warto wiedzieć, kiedy trzeba się zarejestrować:

Zwolnienie podmiotowe

• Jeśli Twoje roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł – możesz korzystać ze zwolnienia z VAT.
• Nadal musisz wystawiać faktury (na żądanie) i ewidencjonować sprzedaż.
• Brak możliwości odliczania VAT z faktur zakupowych.

Obowiązek rejestracji do VAT

• Gdy przekroczysz 200 000 zł obrotu rocznie.
• Gdy sprzedajesz towary objęte obowiązkowym VAT-em (np. elektronika, kosmetyki, produkty cyfrowe).

VAT-UE

• Obowiązkowy przy niektórej sprzedaży na rzecz firm w Unii Europejskiej.
• Obowiązkowy przy niektórych zakupach z zagranicy (z UE i spoza UE).
• Transakcje wewnątrzunijne mogą być zwolnione z VAT, ale muszą być odpowiednio udokumentowane.
• Dotyczy także podatników niemających obowiązku rejestracji VAT w Polsce.

Podatek OSS

Jeśli prowadzisz sprzedaż internetową do klientów indywidualnych (B2C) w innych krajach UE, możesz korzystać z systemu OSS.

System OSS, czyli One Stop Shop, to uproszczony sposób rozliczania podatku VAT od sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów z innych krajów Unii Europejskiej. Powstał on z myślą o przedsiębiorcach prowadzących sprzedaż wysyłkową – na przykład przez sklep internetowy, Allegro czy Amazon – którzy kierują swoje produkty do klientów indywidualnych za granicę. Wcześniej każdy sprzedawca, który przekroczył określony próg sprzedaży w danym kraju, musiał zarejestrować się tam jako podatnik VAT i regularnie składać deklaracje podatkowe. To wiązało się z dużą ilością formalności, koniecznością znajomości lokalnych przepisów, a często również barierą językową.

Wprowadzenie OSS znacząco uprościło ten proces. Dzięki niemu przedsiębiorca może rozliczać cały unijny VAT w jednym miejscu – w swoim kraju. Oznacza to, że niezależnie od tego, do ilu krajów sprzedajesz, wystarczy, że zarejestrujesz się do OSS w Polsce, złożysz jedną deklarację kwartalną i wpłacisz VAT na polskie konto urzędu skarbowego. Urząd ten przekaże odpowiednie kwoty do krajów, w których znajdują się Twoi klienci.

Sprzedaż online a forma opodatkowania

Prowadzenie sprzedaży online wiąże się nie tylko z opłacaniem podatków, ale też z koniecznością dokumentowania i raportowania swojej działalności. Te obowiązki mogą się różnić w zależności od formy opodatkowania i skali działalności.

Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych należy prowadzić jedynie ewidencję przychodów. Nie uwzględnia się tu kosztów uzyskania przychodu, ale koniecznością jest dokładne rejestrowanie każdej sprzedaży. Równolegle podatek liniowy lub skala podatkowa wymagają prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (KPiR). W tym przypadku rejestruje się zarówno przychody, jak i koszty (np. zakup towaru, opłaty za platformy sprzedażowe, przesyłki).

Wybór formy opodatkowania wpływa również na obowiązek składania poszczególnych deklaracji podatkowych:

• PIT-28 / PIT-36 / PIT-36L – w zależności od formy opodatkowania dochodów, składasz jedną z tych deklaracji rocznie.
• JPK_V7M lub JPK_V7K – jeżeli jesteś podatnikiem VAT, masz obowiązek składania miesięcznych lub kwartalnych plików JPK zawierających deklarację VAT i ewidencję sprzedaży.
• OSS (One Stop Shop) – jeżeli sprzedajesz towary konsumentom z innych krajów UE i korzystasz z procedury OSS, składasz kwartalną deklarację VAT OSS w systemie e-deklaracje.

Rozliczanie sprzedaży online – narzędzia i wsparcie dla e-commerce

Prowadzenie sprzedaży internetowej to nie tylko tworzenie opisów produktów czy obsługa klientów, to także codzienne obowiązki związane z dokumentacją, podatkami i raportowaniem. Na szczęście istnieje wiele narzędzi i usług, które pozwalają na zautomatyzowanie części zadań, ułatwiając sprzedaż online.

Dla sprzedawców internetowych ogromnym wsparciem są nowoczesne systemy księgowe, które pozwalają samodzielnie wystawiać faktury, rejestrować koszty, śledzić przychody i rozliczać podatki. Wiele z nich oferuje integrację z bankiem, systemem JPK oraz wysyła przypomnienia o terminach płatności do ZUS i US.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań w tym obszarze jest IFIRMA – platforma księgowości online, która od lat wspiera przedsiębiorców w samodzielnym prowadzeniu rozliczeń, a także oferuje pełne usługi biura rachunkowego. Dla sprzedawców działających w internecie, system ten staje się szczególnie atrakcyjny, ponieważ został dostosowany do realiów e-commerce – zarówno pod kątem funkcjonalności, jak i prostoty obsługi.

Sprzedawcy internetowi często działają na wielu kanałach – Allegro, Amazon, prowadzą własne sklepy internetowe, a czasem są aktywni również na zagranicznych platformach. iFirma pozwala im sprawnie zapanować nad księgowością niezależnie od miejsca sprzedaży. Dzięki integracjom z popularnymi narzędziami system automatycznie pobiera dane o transakcjach i generuje faktury. Cały proces odbywa się bez potrzeby ręcznego przepisywania danych, co znacząco oszczędza czas i minimalizuje błędy.

Podsumowanie

Sprzedaż internetowa to obecnie jeden z najpopularniejszych sposobów na prowadzenie biznesu – daje elastyczność, niskie koszty wejścia i dostęp do ogromnej liczby klientów. Jednak za wygodą i skalowalnością e-commerce idą również konkretne obowiązki, szczególnie te podatkowe. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz okazjonalnie kilka produktów rocznie, czy prowadzisz profesjonalny sklep internetowy, musisz znać podstawowe zasady rozliczeń z urzędem skarbowym.