Jak długo należy przechowywać dokumenty firmy?

Pełne regały, szuflady, stosy rachunków, faktur, ewidencji, rejestrów, raportów i innej zalegającej dokumentacji to codzienność w życiu przedsiębiorcy. Kiedy możemy pozbyć się niechcianych dokumentów?

Dokumentacja podatkowa-5 lat

Co do zasady dokumentację podatkową mamy obowiązek trzymać co najmniej przez 5 lat. Ordynacja podatkowa mówi, iż księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych, rejestry i inne związane z nimi dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej).
Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres ten może ulec zmianie ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przykład

Zobowiązanie w podatku PIT -36 za 2011 rok złożone w urzędzie skarbowym pod koniec marca 2012 roku przedawni się z końcem 2017 r.

Dokumenty takie jak np. faktury przychodowe i kosztowe przechowywane powinny być przez firmę przez okres pięciu lat liczony zgodnie z przykładem.

Wyjątek:

W przypadku procedury szczególnej dotyczącej podmiotów zagranicznych świadczących na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne osobom niepodlegającym opodatkowaniu mają obowiązek przechowywać dla tych celów ewidencję przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług elektronicznych.

Dokumentacja rachunkowa

Art 74 ustawy o rachunkowości mówi, iż zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuję się co najmniej przez odpowiedni okres i tu artykuł wymienia m.in:

  • księgi rachunkowe – 5 lat,
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną,
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętym postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres jej ważności i dodatkowo przez 3 lata po tym okresie,
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.

Okres przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Dokumentacja ZUS -5 lat

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnicy składek zobowiązani są do przechowywania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych.

Dokumenty rozliczeniowe
10 października 2011 r. została podpisana przez Prezydenta RP ustawa z dnia 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Zmienione przepisy wskazują, że płatnicy będą zobowiązani do przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych przez okres 5 lat od daty ich przekazania do ZUS. Okres przedawnienia składek na ubezpieczenia społeczne też ulega skróceniu do 5 lat.
Termin wejścia w życie ustawy określony został na dzień 1 stycznia 2012 r.

Dokumenty zgłoszeniowe
Dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej i płatnika składek powinny być również przechowywane przez co najmniej pięć lat.

Dokumentacja pracownicza- 50 lat

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika ( ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).
Natomiast w art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mówi się, że akta osobowe pracownika należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat