Zakup paliwa na kartę paliwową – co z odliczeniem VAT i składkami ZUS?

Karty paliwowe są chętnie wykorzystywane przez przedsiębiorców, bez względu na wielkość firmy, z tego rozwiązania korzystają także małe i średnie firmy. Ta propozycja sprawdza się szczególnie w firmach transportowych, leasingowych i wynajmu samochodów, jednak jest to tylko przykładowy katalog. W dzisiejszej publikacji opiszemy temat zakupu paliwa na kartę paliwową w kontekście odliczania podatku VAT i składek ZUS.

Karta paliwowa – zasada działania

Karta paliwowa pozwala na bezgotówkowy zakup paliwa na stacjach paliw, ale nie tylko. Z wykorzystanie kart paliwowych można również zapłacić przykładowo za:

• korzystanie z myjni,
• zakup płynów i olejów do samochodu,
• przejazd autostradą,
• inne wydatki eksploatacyjne.

Zapłata z wykorzystaniem karty paliwowej jest sporym ułatwieniem dla księgowości, ponieważ najczęściej rozliczenie odbywa się na zakończenie okresu rozliczeniowego, np miesiąca. Wówczas wystawiana jest jedna faktura, którą należy zaksięgować i rozliczyć. Dostępne są również karty opłacone z góry, w takim przypadku właściciel karty będzie mógł dokonać zakupu jedynie w granicach posiadanego limitu. Dostępne są różne rozwiązania dostosowane do potrzeb przedsiębiorcy.

Karta paliwowa – jakie są warianty?

Najpowszechniej w obrocie gospodarczym spotykamy się z możliwością nabycia kart paliwowych w następującym układzie.

Bez względu na wariant zakupionej karty paliwowej zasada funkcjonowania jest taka sama. Firma, od której nabywamy kartę posiada elektroniczny system, w którym będą odnotowywane wszystkie przeprowadzane transakcje z użyciem karty. Przedsiębiorca, który nabył kartę ma wgląd do tego systemu i może na bieżąco monitorować ponoszone wydatki. Jest to wygodne narzędzie kontrolne, chociaż mogą pojawić się problemy z rozliczaniem takich transakcji na gruncie VAT o czym napiszemy poniżej.

Karta paliwowa – zakup paliwa a podatek VAT

W przypadku rozliczania kart paliwowych kluczowe staje się pytanie czy mamy do czynienia z dostawą towarów czy może ze świadczeniem usługi finansowej? Okazuje się, że wcale nie jest tak łatwo dokonać właściwej kwalifikacji. Najczęściej staje się to kłopotliwe, kiedy karta paliwowa jest nabywana od pośrednika, który nie jest właścicielem stacji paliw. Mamy wówczas do czynienia z rozliczaniem transakcji łańcuchowej, pomiędzy stacją paliw, pośrednikiem i przedsiębiorcą. W takim łańcuchu dostaw organy podatkowe mogą stać na stanowisku, że w grę wchodzi świadczenie usługi finansowej. Dla przedsiębiorcy ważne jest, żeby miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu paliwa, a w przypadku usługi finansowej nie będzie to możliwe.

Zakup paliwa na kartę paliwową – co z odliczeniem VAT?

Wiemy już kiedy przedsiębiorca będzie miał prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od zakupu paliwa, stanie się tak kiedy transakcja zostanie zakwalifikowana jako dostawa towarów. Ministerstwo Finansów (MF) wydało interpretację ogólną obejmującą niewielki wycinek zagadnień związanych z kartami paliwowymi, ponieważ opisany został tylko jeden przykład transakcji trójstronnej w obrocie kartami paliwowymi. Pomimo tego, że interpretacja nie rozstrzyga wszystkich problematycznych kwestii, to i tak będziemy się nią posiłkować w celu ustalenia, kiedy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego. Na bazie wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) MF napisało kiedy dochodzi do świadczenia usługi finansowej.

Zakup paliwa na kartę paliwową – kiedy mówimy o dostawie towarów?

W poprzednim akapicie opisaliśmy na podstawie interpretacji ogólnej MF kiedy mamy do czynienia ze świadczeniem usługi finansowej przez pośrednika, teraz spróbujemy określić kiedy dojdzie do dostawy towarów.

Odliczenie podatku VAT od kart paliwowych – interpretacje podatkowe

Dla lepszego zobrazowania tematu odliczania podatku VAT od kart paliwowych zaprezentujemy podejście organów podatkowych. W jednej z interpretacji podatkowych nr 0114-KDIP4-2.4012.16.2023.2.WH z dnia 20.03.2023 r. opisana została sytuacja nabycia kart paliwowych/kart flotowych od firmy pośredniczącej. Podmiot, od którego zostały nabyte karty paliwowe nie jest właścicielem stacji benzynowej, jednak zgodnie ze stanem faktycznym opisanym we wniosku jest właścicielem paliwa. W momencie tankowania paliwa na stacji przez przedsiębiorcę paliwo jest sprzedawane firmie pośredniczącej, która następnie odsprzedaje paliwo przedsiębiorcy. Przedsiębiorca może kupować paliwo tylko w punktach, która określił w regulaminie pośrednik, który ustala również ostateczne ceny sprzedaży towarów poprzez stosowany system rabatów. Przedsiębiorca będzie rozliczał zakup paliwa na podstawie faktur otrzymanych od pośrednika, a nie od stacji paliw. W tym przypadku pośrednik będzie miał wpływ m.in. na:

• kształtowanie ceny towaru nabywanego przez przedsiębiorcę,
• udzielanie rabatów (upustów),
• ustalanie warunków finansowych i rozliczeń,
• częstotliwość i miejsce korzystania z kart paliwowych,
• blokowanie karty np. w przypadku pojawiającego się zadłużenia.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy, że przysługuje mu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego od faktur za paliwo otrzymanych od pośrednika. W uzasadnieniu napisał m.in., że dostawca kart paliwowych nie ogranicza się wyłącznie do wydania kart paliwowych, ale pełni rolę aktywnego pośrednika, mającego wpływ na warunki, w jakich dokonywane są transakcje. Tym samym, w opisanym stanie faktycznym stacje paliw dokonują dostawy towarów, w szczególności paliwa, na rzecz pośrednika, które są następnie przedmiotem odsprzedaży na rzecz przedsiębiorcy. Taka transakcja może być uznana jako dostawa towarów. Takie samo stanowisko zapadło w interpretacji nr 0112-KDIL1-1.4012.347.2023.2.MG z dnia 24.10.2023 r. W tej sprawie Dyrektor KIS napisał m.in., jeżeli z zawartych postanowień wynika, że drugi w łańcuchu podmiot (pośrednik) ma wpływ m.in. na kształtowanie ceny towaru, warunki jego nabycia, to wówczas należy uznać, że rozporządza on daną rzeczą jak właściciel. Jest czynną stroną transakcji, w ramach której kolejna w szeregu dostawa na rzecz nabywcy będzie dokonana przez niego (pośrednika).

Jak widać w zaprezentowanych interpretacjach podatkowych przewija się informacja, kiedy zakup paliwa na kartę paliwową zakupioną u pośrednika, można potraktować, jak dostawę towarów. Z tych ustaleń wynika, że rola pośrednika nie może się sprowadzać jedynie do wydania karty, ale musi on brać czynny udział w łańcuchu dostaw.

Karta paliwowa dla pracowników a składki ZUS

Ustaliliśmy już, że karty paliwowe mogą być imienne, na okaziciela i przypisane do konkretnego pojazdu. Opłaty za paliwo w takim systemie dokonywane są na podstawie faktur wystawianych na nabywcę kart w ustalonych okresach rozliczeniowych. Najczęściej karty paliwowe wykorzystywane są w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pracodawca udostępnił pracownikom karty paliwowe na okaziciela z ustalonym limitem tankowania, które będa wykorzystywane przy tankowaniu prywatnych pojazdów pracownika. Zapłata za karty paliwowe dokonywana byłaby ze środków pracodawcy. W takim przypadku po stronie pracownika powstanie przychód do opodatkowania, ale powstaje pytanie czy będzie on oskładkowany? Z takim właśnie pytaniem zwrócił się do organu rentowego jeden z przedsiębiorców we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji, sprawa numer: DI/200000/43/277/2023 z dnia 28 marca 2023 r. Przedsiębiorca wyrażając własne stanowisko uznał, że tego typu przychód korzysta ze zwolnienia od składek ZUS na podstawie Rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca uznał, że jest to wyłączenie na podstawie paragrafu, który mówi, że korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, nie stanowią podstawy do naliczania składek społecznych. W swojej odpowiedzi ZUS podkreślił m.in., że karta paliwowa nie może być równoznaczna z “korzystaniem z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji”. Pod tym pojęciem mieści się zorganizowana forma przemieszczania, przykładowo organizacja przejazdów przez pracodawcę lub zakup biletów na środki transportu publicznego. Tym samym w ocenie ZUS wartość karty paliwowej znajdzie się w przychodach do opodatkowania i w podstawie do naliczania składek ZUS.

Karta paliwowa – podsumowanie

Zakup paliwa na kartę paliwową jest dość powszechną praktyką. W obiegu dostępne są różne warianty kart paliwowych. Mogą być imienne, na okaziciela lub na numer rejestracyjny pojazdu. Karty można nabywać bezpośrednio u dostawcy paliw, ale również można je kupić u pośrednika. Korzystanie z kart paliwowych rodzi pytania co do odliczania podatku VAT w przypadku, gdy mamy do czynienia z transakcją łańcuchową. Wyjaśniliśmy w publikacji kiedy mamy do czynienia z dostawą towarów a kiedy ze świadczeniem usługi finansowej, a to jest kluczowe do ustalenia, czy od zakupu paliwa będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego. Jedynie w przypadku dostawy paliwa, jako towaru będzie można odliczyć VAT. Usługa finansowana korzysta ze zwolnienia przedmiotowego w VAT, a więc nie ma mowy od odliczeniu podatku. Jeśli pracodawca będzie chciał udostępnić pracownikom karty paliwowe na użytek prywatny, jako rekompensata kosztów dojazdu do pracy, to musi się liczyć z tym, że przychód z tego tytułu będzie opodatkowany i oskładkowany. Nie ma możliwości wyłączenia ze składek ZUS na podstawie Rozporządzenia, ponieważ nie jest to bezpłatny lub częściowo odpłatny przejazd środkami lokomocji. Pomimo, iż karty paliwowe są w obiegu od bardzo dawna, to w dalszym ciągu przedsiębiorcy mają problemy z ich rozliczaniem na gruncie zarówno przepisów podatkowych, jak i ZUS. Interpretacja ogólna MF zajęła stanowisko tylko w bardzo wąskim zakresie i nie rozwiały większości wątpliwości.