Organizacja imprez – czy i kiedy należy zarejestrować działalność?

Rodzi to przestrzeń dla rozwoju nieco bardziej profesjonalnego podejścia w tym obszarze. W efekcie organizacja imprez stanowi współcześnie kreatywną alternatywę umożliwiającą prowadzenie dochodowego biznesu.

Organizacja imprez – jak zacząć?

Profesjonalną organizacją imprez może zająć się tak naprawdę każdy. Nie ma tu wymogu dysponowania specjalistycznym sprzętem czy rozbudowaną załogą pracowników. O wiele ważniejsze jest umiejętne budowanie sieci kontaktów z rozmaitymi partnerami, jak muzycy, firmy cateringowe czy fotografowie, którzy umożliwią dostarczenie klientom zróżnicowanej oferty.

Chociaż zawód ten nie wymaga posiadania określonych kwalifikacji, osoba pracująca w branży powinna wyróżniać się dużą kreatywnością, umiejętnościami dobrej organizacji, zarówno czasu, jak i pracy, oraz pomysłowością. Dodatkowo dużą zaletą staje się elastyczne podejście do klienta i jego oczekiwań, co realnie zwiększa poziom zadowolenia z realizacji zleconej usługi.

Na początku warto zapoznać się z samą wizją zleceniodawcy i charakterem planowanego wydarzenia. To stworzy punkt zaczepienia do zbudowania bazy pomysłów, które następnie, już po uzgodnieniu szczegółów z klientem, będzie można stopniowo wdrażać.

Równolegle kluczowym elementem jest umiejętny dobór partnerów. Powinien on zależeć od specyfiki oferowanych usług. Dlatego też warto już na początku określić zakres działań, za które przejmiemy odpowiedzialność, podejmując się danego zlecenia.

Istnieje również szansa na samodzielną obsługę całej imprezy, szczególnie, gdy mowa o stosunkowo kameralnych wydarzeniach. U organizatorów imprez ceni się więc pewnego rodzaju wszechstronność. Umiejętność gotowania czy robienia dobrych zdjęć może bowiem znacznie usprawnić cały proces organizacji imprezy, odsuwając konieczność angażowania zewnętrznych specjalistów.

Działalność nierejestrowana a organizacja imprez

Organizacja imprez może przybierać różne wymiary – od skupiania się na niewielkich okolicznościach, po koordynowanie rozbudowanymi eventami. Określenie charakteru świadczonych usług wpływa także na wybór samej formy prowadzenia działalności.

W sytuacji gdy planujemy skupić się na bardziej kameralnych imprezach, które przykładowo nie wymagają angażowania wielu zewnętrznych partnerów, pojawia się możliwość oferowania usług w formie działalności nierejestrowanej.

Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie na początkowym etapie rozwoju firmy organizującej imprezy, umożliwiając łatwe i bezpieczne zarabianie pieniędzy. Brak obowiązku formalnego zakładania firmy to ciekawa alternatywa, by legalnie przetestować potencjał i możliwości nowego biznesu.

Kluczowe jest tutaj jednak kontrolowanie limitu przychodów, który w żadnym miesiącu nie może przekroczyć 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Należy pamiętać, że wraz z jego przekroczeniem pojawia się obowiązek rejestracji firmy w ciągu 7 dni. Dodatkowo przedmiotem działalności nierejestrowanej może być wyłącznie działalność niewymagająca uzyskania koncesji, zezwolenia czy wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Wybór działalności nierejestrowanej niesie za sobą wiele udogodnień, które pomagają realnie skupić uwagę na biznesie, a nie tylko na formalnościach związanych z jego prowadzeniem. Cały proces znacznie upraszcza brak konieczności rejestracji działalności w CEIDG oraz wyłączenie potrzeby prowadzenia pełnej księgowości utożsamianej z kompleksowymi rozliczeniami. Pojawia się jedynie obowiązek sporządzania uproszczonej ewidencji sprzedaży.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną są też zwolnione z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz z płacenia zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku. W efekcie same kwestie podatkowe zostają znacznie uproszczone, tworząc pole do lepszego zarządzania finansami. Oprócz prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów należy zadbać również o rozliczenie przychodów z działalności nierejestrowanej w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36.

Organizacja imprez turystycznych w świetle prawa

W zależności od okoliczności poszczególnych wydarzeń zdarza się, że organizatorzy imprez muszą stosować ustawę o imprezach turystycznych. W tym ujęciu organizowanie imprez turystycznych bez wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat trzech.

Pojawia się więc pytanie, kiedy event staje się imprezą turystyczną? Bazując na definicji zawartej w ustawie o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, do takiej imprezy dochodzi, gdy jeden podmiot, przykładowo agencja eventowa, oferuje realizację co najmniej dwóch różnych rodzajów usług turystycznych w ramach tej samej podróży lub wakacji. Nie jest przy tym istotne czy usługi te zostaną zrealizowane samodzielnie czy też za pomocą podwykonawców.

Wszyscy organizatorzy imprez powinni mieć więc na uwadze, że organizując co najmniej dwie usługi turystyczne, mają do czynienia z imprezą turystyczną. Tym samym, gdy świadczone usługi charakteryzują znamiona imprezy turystyczne, osoby odpowiedzialne za ich organizacje podlegają wszystkim obowiązkom wynikającym z ustawy.

Równolegle tacy organizatorzy występują względem swoich klientów w roli organizatora turystyki, który ponosi pełną odpowiedzialność za wykonanie usług objętych konkretną umową.

Podsumowanie

Organizacja imprez to ciekawy sposób na rozkręcenie dochodowego biznesu, szczególnie, gdy możemy zaoferować naszym potencjalnym klientom również powiązane usługi we własnym zakresie. Branża ta wymaga jednak zachowania dużej elastyczności, pomysłowości oraz kreatywności, która pozwoli budować niezapomniane wspomnienia zleceniodawców.

W zależności od specyfiki samej oferty i zakresu współpracy, organizatorzy imprez mogą przyjmować zróżnicowane modele biznesowe, zwracając się również w stronę prowadzenia działalności nierejestrowanej. Jednak każda decyzja wymaga przeprowadzenia uprzedniej weryfikacji wymogów łączących się z wyborem poszczególnych opcji, co zagwarantuje legalność realizowanych praktyk.

Stan prawny na dzień: 26.09.2024 r.