Strategia ciągłego doskonalenia – czym jest filozofia kaizen w kontekście doskonalenia zawodowego?

Filozofia kaizen jest sposobem zarządzania, która została zaczerpnięta z japońskiej kultury.
Biuro rachunkowe - ifirma.pl

Początkowo stosowana była w kontekście funkcjonowania społeczeństwa, rodziny, rozwoju osobistego, aż w końcu zaczęto wdrażać ją w świat biznesu – od małych firm, aż po korporacje. W jaki sposób możesz wykorzystać tę strategię doskonalenia zawodowego, aby poprawić wydajność przedsiębiorstwa i szybciej osiągać cele? Sprawdźmy!

Czym jest filozofia kaizen?

Kaizen to koncepcja opierająca się na ciągłym doskonaleniu różnych procesów zachodzących w firmie. Jest to termin, składający się z 2 słów – kai, czyli zmianę oraz zen – lepszy, który można zinterpretować jako zmiana na lepsze. Akcentuje ona konieczność systematycznego planowania, wdrażania i analizy, ze względu na dynamiczne zmiany zachodzące w danych branżach oraz konkurencję. Jednym z możliwych obszarów zastosowania tej strategii są zasoby ludzkie i rozwój zawodowy pracowników.

Zasady filozofii kaizen

Postawa kaizen odnosi się do wszystkich aspektów, związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa – procesami, produktem lub usługą, personelem itd. Nadrzędnymi jej zasadami, które powinny być realizowane w ramach tej strategii to:

  • Transparentność
  • O danych lub efektach wprowadzanych usprawnień, każdy z pracowników powinien być informowany. Badania powinny być również przeprowadzane za pomocą narzędzi, które będą świadczyły o wiarygodności otrzymanych wyników.

  • Wartość dla klienta
  • Każde podejmowane działanie powinno mieć na uwadze zadowolenie naszego klienta, ponieważ to dzięki niemu możemy realizować swoje cele biznesowe. Należy mieć zawsze na uwadze, aby oferowane produkty lub usługi dostarczały wartości dodanej dla konsumenta i w taki sposób zarządzać procesami operacyjnymi, aby eliminować ich zbędne elementy.

  • Ograniczanie marnotrawstwa
  • Nawiązuje do poprzedniej zasady – efekty pracy powinny tworzyć wartość dodaną. Wymaga to usunięcia nieprawidłowego zużycia zasobów (finansowych, materialnych itd.)

  • Spacer Gemba
  • Kierownictwo powinno interesować się miejscem, gdzie wykonywana jest praca. Np. prowadząc sklep internetowy, może być to dział obsługi klienta, magazyn itd. (jest to również zależne od wielkości i zasięgu Twojego przedsiębiorstwa), w których powinieneś/-aś się co jakiś czas pojawiać. Ideą jest, aby mieć wgląd w zachodzące procesy operacyjne, jednakże nie służy to jedynie egzekwowaniu pełnionych obowiązków przez kadrę pracowniczą, lecz otwartej komunikacji oraz znajdowaniu i rozwiązywaniu potencjalnych problemów.

  • Budowanie przynależności
  • Personel, który jasno się ze sobą komunikuje oraz nawiązuje relacje z kierownictwem oparte na współpracy, będzie bardziej zaangażowany w doskonalenie firmy.

Kaizen w strategii doskonalenia zawodowego

Pracownicy są cennymi aktywami firmy, którzy w dużej mierze przyczyniają się do osiągania założeń przedsiębiorstwa. Z tego względu, istotną rolę odgrywa tutaj sposób zarządzania zasobami ludzkimi i skuteczne motywowanie. Kaizen podkreśla wagę zaangażowania wszystkich członków zespołu w życie firmy, którzy posiadają w sobie duży potencjał. Możemy wyróżnić kilka modeli, przyczyniających się do urzeczywistniania strategii ciągłego doskonalenia:

3M

Schemat 3M odnosi się do słów muda, mura i muri, które uznawane są za przeszkody w osiągnięciu kaizen oraz utrudnia płynne wykonywanie procesów. Są one zestawiane razem, ponieważ zazwyczaj występowanie jednej z nich wynika z obecności dwóch pozostałych. Znając poszczególne przyczyny występowania ograniczeń, strategia zarządzania powinna dążyć do ich usunięcia (nie zawsze jest to możliwe) lub przynajmniej zmniejszenia ich wpływu.

  • Muda – oznacza marnotrawstwo zasobów, które może przejawiać się w: nadprodukcji (wytwarzanie produktów, na które nie ma w danej chwili popytu; zbytnia koncentracja na planowaniu, aniżeli działaniu; pisanie za długich, rozbudowanych e-maili itp.), przechowywaniu zbyt dużej ilości zapasów, co generuje dodatkowe koszty; przerywanie ciągłości pracy, przeprowadzanie szkoleń, które nie wnoszą nic użytecznego; niewykorzystywanie kompetencji i potencjału pracowników itd.
  • Mura – nierównomierność, która objawia się poprzez brak ustanowionych standardów pracy bądź przekazywane instrukcje są niezrozumiałe, nierówny podział obowiązków, sezonowość branży, zmienne tempo pracy itd.
  • Muri – przeciążenie, które jest skutkiem np. nadmiernego wysiłku – nadgodziny, monotonia pracy, nadmierna ilość obowiązków/zadań do wykonania, szybkie tempo pracy itd.
model 3m

5S

O zasadzie 5S wspominaliśmy już w poprzednim artykule, więc jeżeli jeszcze nie wiesz, na czym ona polega, koniecznie go przeczytaj.

PDCA

Inwestowanie w zrównoważony rozwój pracowników musi być w jakiś sposób weryfikowany, aby wiedzieć, czy jest rzeczywiście efektywny. Pomocna może się okazać znajomość cyklu PDCA, który jest skrótem od słów: Plan (planuj), Do (wdrażaj), Check (sprawdzaj), Act (działaj).

cykl PDCA
  1. PLANUJ
  2. Polega na wyznaczeniu celów skupiających się na strategii doskonalenia zawodowego pracowników.

  3. WDRAŻAJ
  4. Podjęcie działań zmierzających do realizacji wcześniej określonych celów.

  5. SPRAWDZAJ
  6. Wprowadzone zmiany muszą zostać poddane ocenie, czy spełniły swoją funkcję, jakie skutki i wnioski z tego wynikają.

  7. DZIAŁAJ
  8. Opracowanie strategii doskonalenia zawodowego uznaje się za gwarancję większego zaangażowania kadry pracowniczej i lepszej jakości wykonywanych przez nich obowiązków. Obejmuje to nie tylko jasne i precyzyjne wyznaczenie obowiązków, zasad postępowania, ale przede wszystkich możliwość podnoszenia swoich kwalifikacji. Wcześniejsze etapy, umożliwiają odnalezienie pewnych braków, które mogą ograniczać rozwój. Zidentyfikowanie ich stanowi przesłankę do organizacji szkoleń tematycznych, aby zaspokoić potrzeby członków zespołu.

Przykłady zastosowania kaizen

TOYOTA

Toyota uchodzi za pioniera podejścia kaizen, pierwszą firmę, która wprowadziła tę filozofię w swoją strategię zarządzania i wiele na tym zyskała. Kierownictwo słusznie dostrzegło, że nie zawsze są nieomylni, dlatego warto zachęcać podwładnych do proponowania rozwiązań i większego zaangażowania. Pracownicy w zamian za pomysły mające ulepszyć procesy w przedsiębiorstwie, otrzymywali wynagrodzenie. Co ważne, nie była to jednorazowa inicjatywa, na każdym etapie rozwoju Toyoty istniała możliwość dzielenia się swoją opinią, spostrzeżeniami.

Wspomniane wcześniej modele 3M, 5S, PDCA zostały wprowadzone właśnie w tej firmie, aby jak najbardziej zmniejszać koszty i zwiększać wydajność pracy.

MASTERFOODS POLSKA

Z kolei w polskim oddziale Masterfoods, jako japoński akcent filozofii kaizen można traktować wprowadzenie stanowiska specjalisty ds. ciągłego ulepszania. Poszczególne zespoły mają okazję uczestniczyć w szkoleniach KAIZEN, aby wymieniać się doświadczeniami i jak najlepiej móc wprowadzać pozytywne zmiany. W przypadku likwidacji etatów pracownicy nie są zwalniani, lecz dokłada się starań, aby móc zaoferować im pracę na innym stanowisku w obecnej firmie. Funkcjonuje tam również program wniosków pracowniczych, które umożliwiają dojść do głosu szeregowym pracownikom i poznać ich perspektywę, pomysły. Najlepsze z nich są nagradzane w postaci premii itp.

Jak wdrożyć strategię ciągłego doskonalenia?

Kluczową kwestią, aby wprowadzenie strategii kaizen zakończyło się sukcesem, jest zidentyfikowanie istniejących problemów w przedsiębiorstwie i wypracowanie takich procedur, które je zniwelują. Jakie działania możesz podjąć w tym kierunku?

  1. Zwiększ świadomość
  2. Kiedy nowo wprowadzasz jakąś koncepcję, świadomość pracowników jest niezbędna, aby ją wprowadzić w życie. To samo dotyczy kaizen. Spraw, aby członkowie Twojego zespołu zrozumieli, w jaki sposób strategia kaizen będzie stosowana.

  3. Sprecyzuj cele
  4. Zespół potrzebuje ścieżki, gdzie i w jaki sposób ma podążać. Dobrze postawione cele skupiają uwagę na właściwych działaniach.

  5. Współpracuj
  6. Możesz przeprowadzić ze swoim zespołem dyskusję lub burzę mózgów, aby poznać punkt widzenia jego członków. Zaproponowane rozwiązania mogą przyczynić się do zwiększenia wydajności codziennej pracy i optymalizacji zasobów. Mając na uwadze, iż mieli oni wpływ na ostateczne decyzje, będą chętniej dostosowywać się do nowych warunków.

  7. Proś o informacje zwrotne i przyjmuj krytykę
  8. Zachęcaj do zadawania pytań, dzielenia się opinią o podejmowanych działaniach i nie bój się krytyki (powinna być ona jednak konstruktywna). Miej na uwadze cel, którym jest ciągłe doskonalenie.

  9. Ograniczaj marnotrawstwo
  10. Pozbywaj się barier, które ograniczają skuteczność firmy – marnotrawstwa zasobów, nierównomierności i przeciążeń (3M).

  11. Określ kompetencje pracowników
  12. Znając umiejętności poszczególnych członków zespołu, możesz przydzielać im zadania, które są najlepiej do nich dopasowane i osiągać założone cele. Dostarczy Ci to również informacji, jakie braki występują w ich kwalifikacjach i na tej podstawie wprowadzić plan szkoleń, warsztatów. Weź pod uwagę, jaki budżet jesteś w stanie przeznaczyć na tę inicjatywę.

Dlaczego kaizen nie zawsze działa?

Implementacja tej filozofii do swojego stylu zarządzania wcale nie jest łatwym zadaniem. Wiele zależy od postawy przełożonych, jak i podwładnych. Ciągłe doskonalenie powinno opierać się na dialogu i swobodnym wyrażaniu opinii, a nie jak czasami bywa – wydawaniu albo wykonywaniu poleceń. Pomysły powinny wychodzić przede wszystkim od osób, które znają specyfikę danej pracy i mają w niej doświadczenie. Następstwami źle zastosowanej strategii ciągłego doskonalenia są np.:

  • Krótkotrwałość zmian, organizacja po jakimś czasie powraca do starych przyzwyczajeń;
  • Rozwiązania narzucone przez kierownictwo są niechętnie stosowane przez pracowników;
  • Małe zaangażowanie podwładnych w realną poprawę sytuacji.

Filozofia kaizen – podsumowanie

Wdrożenie filozofii kaizen w swojej firmie jest wyzwaniem. Zmiany wymagają nie tylko podjęcia odpowiednich kroków, ale przede wszystkim zmiany myślenia i postrzegania pracy. Koncentracja jedynie na wynikach może okazać się zgubna, dlatego należy przykładać dużą wagę do jakości i systematycznego doskonalenia procesów. Takie elastyczne podejście jest konieczne zwłaszcza obecnie, gdy na rynku rację bytu mają jedynie te podmioty, które są w stanie reagować na dynamiczne zmiany i modernizację.

Podziel się z innymi

Biuro rachunkowe - ifirma.pl
Dodaj komentarz

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl
Twój znajomy zakłada firmę Blog banner

Z biurem rachunkowym IFIRMA masz i czas, i firmę

Już za 149 zł

miesięcznie

  • Pomagamy w przeniesieniu dokumentów i formalnościach
  • Przydzielamy dedykowaną księgową
  • Wygodnie dostarczasz dokumenty,
a księgowa rozlicza miesiąc i wysyła deklaracje
Myślisz o zmianie księgowego?

Zostaw swój numer telefonu, a my znajdziemy księgowego dla Ciebie.

    Mobilnie. Wszędzie

    Z ifirma.pl masz księgowość w swoim telefonie. Wysyłaj dokumenty, sprawdzaj salda i terminy online, gdziekolwiek jesteś. Aplikację znajdziesz na najpopularniejszych platformach.

    Mobilnie

    Ułatwienia dla e‑commerce

    Wygodne integracje
    Wygodne integracje

    Program do faktur IFIRMA w prosty sposób zintegrujesz z Allegro i popularnymi platformami e‑commerce jak Shoper, WooCommerce czy PrestaShop.

    Sprawdź wszystkie integracje →

    Wygodne integracje
    Płatności w jednym miejscu

    ifirma.pl łączy się z urządzeniami fiskalnymi, pozwala na eksport przelewów do banku i zatwierdzanie ich jednym kodem, co znacznie usprawnia codzienną pracę i samodzielne księgowanie.

    Wygodne integracje
    Łatwe generowanie faktur

    Dzięki integracji z bazą GUS ułatwiamy też wystawianie faktur – wystarczy, że wpiszesz NIP kontrahenta, a reszta danych uzupełni się automatycznie.

    allegro integracja ecommerce
    woocommerce integracja ecommerce
    shoper integracja ecommerce
    prestashop integracja ecommerce
    shoplo integracja ecommerce
    magento integracja ecommerce