Czy nagroda roczna wpłynie na podstawę wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop

Wynagrodzenie za urlop ustala się na podstawie składników stałych i zmiennych uzyskiwanych przez pracownika. Jednakże niektórych z nich nie wlicza się do wynagrodzenia urlopowego ze względu na jednorazowość wypłat bądź charakter danego składnika. Wśród składników, które się nie wliczają, są nagrody. Lecz sama nazwa „nagroda” nie przesądza, że świadczenie jest nagrodą w myśl Kodeksu Pracy (dalej k.p.). I ta kwestia stanowi sedno sprawy. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kiedy dodatkowe wynagrodzenie jest nagrodą, a kiedy premią i kiedy się je wlicza do wynagrodzenia urlopowego.

Co wlicza się do wynagrodzenia za urlop?

Zgodnie z art. 172 k.p. za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie urlopowe, jakie by otrzymał, gdyby pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia należy obliczać na podstawie ostatnich trzech miesięcy poprzedzających urlop, a w przypadku znacznych wahań wysokości pensji – można brać pod uwagę ostatnie 12 miesięcy.

Jednocześnie rozporządzenie z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego (§ 6 rozporządzenia) wyłącza z podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy niektóre składniki. Nagrody, które z zasady mają charakter nieperiodyczny (tzn. nie są wypłacane cyklicznie), nie mieszczą się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego.

Nagroda czy premia regulaminowa – różnice

Skoro wiemy już, że nagrody nie wliczają się do wynagrodzeń urlopowych, można by zakończyć temat, ale tego nie zrobimy. To dlatego, że w regulaminach wynagrodzeń często zdarzają się błędy polegające na nazywaniu premii nagrodami (w rozumieniu k.p.). A o obowiązku wliczania (bądź pomijania) do zmiennych składników wynagrodzenia przesądza rodzaj dodatkowego świadczenia, dlatego ważne jest zrozumienie, kiedy mówimy o nagrodach, a kiedy o premiach.

Dodatkowe świadczenie dla pracowników może być nagrodą lub premią. Premie dzielą się na:

• regulaminowe – zasady ich wypłacania uregulowane są w regulaminie lub innych dokumentach zakładowych; oznacza to, że po spełnieniu danych warunków należy pracownikowi wypłacić premię i nie jest to uzależnione od dobrej woli pracodawcy,
• uznaniowe – mają charakter nagrody i są wypłacane wyłącznie od swobodnego uznania pracodawcy (można używać zamiennie słów nagroda i premia uznaniowa).

Nagrody (premie uznaniowe) nie wchodzą do podstawy wynagrodzenia urlopowego. Jednak zdarza się, że świadczenie, które regulamin wynagradzania (lub inny dokument zakładowy) nazywa „nagrodą roczną”, spełnia warunki premii regulaminowej, a premie z kolei są przyjmowane do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

Kluczowa jest zatem analiza, czy dodatkowe roczne świadczenie zasadnie nazywane jest nagrodą. O nagrodzie mówimy wówczas, gdy pracodawca w zakresie przyznania świadczenia dysponuje marginesem swobody, uznania. Natomiast premia regulaminowa należy się pracownikowi ze względu na przepisy ujęte w regulaminie wynagrodzeń czy umowie o pracę.

Przykład 1

Firma X w regulaminie wynagradzania wprowadziła dodatkowe świadczenie nazwane nagrodą roczną. Regulamin mówi, że wynosi ono 5% wynagrodzenia brutto za cały poprzedni rok i otrzymają ją wszyscy pracownicy firmy pod warunkiem, że przedsiębiorstwo zanotuje obrót co najmniej w wysokości 5 mln zł za poprzedni rok. Nazwanie dodatkowego świadczenia „nagrodą” jest niepoprawne, gdyż spełnia ono warunki premii regulaminowej, tzn. jej wypłaty są określone w przepisach płacowych w sposób jednoznaczny i konkretny. Mamy tu zatem do czynienia z premią regulaminową, błędnie nazwaną nagrodą. Dlatego w wynagrodzeniu urlopowym należy ją uwzględnić.

Przykład 2

Firma Y wprowadziła możliwość przyznania nagrody rocznej. Regulamin przedsiębiorstwa nie precyzuje, kiedy należy się nagroda, jest tylko zapis, że „o przyznaniu nagrody rocznej decyduje bezpośredni przełożony pracownika”. Świadczenie to ma więc charakter uznaniowy i zasadnie nazywane jest nagrodą. Dlatego, jeśli nagroda zostanie przyznana, nie wejdzie w skład wynagrodzenia urlopowego.

Premia a ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Składniki ekwiwalentu urlopowego są te same, co wynagrodzenia urlopowego.

Przykład 3

Pracownik jest zatrudniony od 1 stycznia 2022 r. za wynagrodzeniem brutto w wysokości 5 000 zł. W styczniu 2023 r. zostało mu wypłacone dodatkowe świadczenie, które regulamin pracy nazywa nagrodą roczną i które jest przyznawane w sytuacji realizacji rocznego planu sprzedaży na poziomie co najmniej 120%. W lutym 2023 r. przełożony przyznał pracownikowi nagrodę uznaniową za przejawianie ponadprzeciętnej inicjatywy w pracy. Od 1 stycznia 2023 r. pracownik nie zdążył wykorzystać ani jednego dnia z przysługującego ma na ten rok urlopu, a 31 marca 2023 r. rozwiąże umowę za porozumieniem stron. Do podstawy ekwiwalentu urlopowego, który zostanie wypłacony, należy przyjąć stałe i zmienne składniki wynagrodzenia z ostatnich trzech miesięcy (tj. za styczeń, luty i marzec 2023 r.). W tym przypadku będzie to wyłącznie premia regulaminowa wypłacona w styczniu (którą regulamin błędnie nazywa nagrodą). Nagroda otrzymana w lutym nie wliczy się, gdyż miała ona charakter premii uznaniowej, a te nie wchodzą w podstawę do ekwiwalentu.

Nagroda roczna a ekwiwalent za urlop – podsumowanie

Najważniejsze w temacie jest ustalenie, czy dodatkowe świadczenie pieniężne ma charakter nagrody, czy premii. Nagrody z definicji są uznaniowe, a premie uregulowane w regulaminie. Zdarza się, że pracodawcy w dokumentach zakładowych określają mianem „nagrody rocznej” świadczenie, które kwalifikuje się do premii regulaminowej. Nagrody (premie uznaniowe) nie wchodzą w podstawę wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop. Natomiast premie regulaminowe – wchodzą do obu świadczeń (jeśli zostały wypłacone w ciągu 3 miesięcy, a w przypadku dużych wahań wynagrodzenia, 12 miesięcy wstecz).

Nieważne jest, jak regulamin nazywa dodatkowe świadczenie pieniężne – jeśli spełnia ono wymogi premii regulaminowej (tzn. regulamin lub inny dokument jasno określa zasady wypłacania premii, a pracownik ma prawo rościć o jej wypłatę w przypadku spełniania warunków), powinno być wliczane do podstawy wynagrodzenia i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.