Data rozpoczęcia pracy w dniu wolnym od pracy – dlaczego data zawarcia umowy ma znaczenie?

Pracę można rozpocząć dowolnego dnia: i w dzień powszedni, i w niedzielę lub inne święto. Jednak prawidłowe określenie daty (i poprawne zapisanie tego w umowie) jest ważne, ponieważ zależą od tego obowiązki i uprawnienia zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Przeczytaj artykuł, a dowiesz się, czym różni się dzień zawarcia umowy od dnia rozpoczęcia pracy i co to oznacza dla przedsiębiorcy i zatrudnianego.

Termin nawiązania stosunku pracy – podstawa prawna

Termin nawiązania stosunku pracy reguluje art. 26 Kodeksu Pracy (dalej k.p.). Zgodnie z przepisem, terminem tym jest dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie o pracę, a jeśli go nie określono – dzień jej zawarcia. Prawo nie przewiduje żadnych ograniczeń dotyczących ani daty rozpoczęcia pracy, ani daty zawierania umów. Tym samym mogą być to dowolne daty, także przypadające w soboty, niedziele, inne dni świąteczne lub dni, w które – ze względu na organizację działania zakładu pracy – przedsiębiorstwo jest zamknięte. Co więcej – data rozpoczęcia pracy wskazana w umowie, nie musi pokrywać się z pierwszym dniem wykonywania obowiązków pracowniczych.

Przykład 1

Dorota, właścicielka restauracji czynnej od wtorku do niedzieli, zatrudnia na umowę o pracę Marka, nowego kucharza. Zawierają oni umowę 1 stycznia 2023 r., a jako datę rozpoczęcia pracy wskazują 2 stycznia 2023 r. (który wypada w poniedziałek, gdy restauracja jest nieczynna). Mimo że data rozpoczęcia pracy to 2 stycznia, Marek po raz pierwszy będzie wykonywał swoje obowiązki jako kucharz 5 stycznia 2023 r., ponieważ tak wynika z grafiku pracowniczego.

Choć w praktyce najczęściej jako dzień rozpoczęcia pracy wskazuje się datę zawarcia umowy, to powyższy przykład jest zgodny z przepisami, a więc i możliwy do zastosowania.

Data zawarcia umowy a termin rozpoczęcia pracy

Jeżeli pracodawca zawrze z pracownikiem umowę dnia X i jednocześnie wskaże późniejszy dzień Y jako termin rozpoczęcia pracy, to okres pomiędzy datą X a Y nie jest okresem zatrudnienia dla pracownika. W tym czasie osoba zatrudniana formalnie nie jest pracownikiem i nie korzysta z uprawnień pracowniczych (np. prawa do urlopu), ale i nie ma obowiązków pracowniczych.

Stosunek pracy nawiązuje się więc w dniu wskazanym jako dzień rozpoczęcia pracy (niezależnie od tego, czy ten dzień był pierwszym dniem faktycznego wykonywania obowiązków).

Dzień rozpoczęcia pracy a ubezpieczenia ZUS

To data rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i to od tej daty powstaje obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS. Wynika to z art. 13 pkt 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Dla pracodawcy oznacza to, że termin 7 dni na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, liczy się od daty rozpoczęcia pracy, a nie od dnia zawarcia umowy (o ile oczywiście data rozpoczęcia pracy została wskazana w umowie, jeśli nie było takiego zapisu, to liczy się dzień zawarcia umowy). A dla pracownika jest to tożsame z tym, że będzie ubezpieczony też od dnia rozpoczęcia pracy, a nie od terminu zawarcia umowy z pracodawcą.

Ciągłość ubezpieczenia chorobowego

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę nabywa prawo do zasiłku chorobowego po upływie 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, a do okresu ubezpieczenia wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia, jeśli przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni (art. 4 ust. 1 pkt 1 i art. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).

Jeżeli zatem pomiędzy datą wygaśnięcia poprzedniego okresu ubezpieczenia chorobowego a rozpoczęciem kolejnego okresu ubezpieczenia była przerwa dłuższa niż 30 dni, to pracownik zyska prawo do zasiłku chorobowego dopiero po kolejnych 30 dniach podlegania pod ubezpieczenie. Może wydawać się to skomplikowane, ale rozjaśnimy przykładem:

Przykład 2

Karolina od 1 stycznia 2022 r. do 31 października 2022 r. była zatrudniona na umowę o pracę i w tym czasie pracodawca odprowadzał za nią składki na obowiązkowe ubezpieczenie chorobowe. Karolina cały listopad nie pracowała i w dniu 1 grudnia 2022 r. zawarła umowę z nowym pracodawcą z datą rozpoczęcia pracy 5 grudnia 2022 r. Pracodawca zgłosił ją z tym dniem do ubezpieczeń. Pomiędzy 1 listopada a 4 grudnia (pierwszym i ostatnim dniem, kiedy Karolina nie była ubezpieczona) jest 34 dni przerwy, a więc Karolina straciła ciągłość ubezpieczenia chorobowego. Jeżeli zachoruje, prawo do zasiłku chorobowego nabędzie dopiero po 30 dniach, czyli od 4 stycznia 2023 r.

Gdyby w umowie z drugim pracodawcą jako dzień rozpoczęcia pracy wskazany był dzień zawarcia umowy tj. 1 grudnia 2022 r., Karolina zostałaby zarejestrowana do ubezpieczenia chorobowego od tego dnia. Ciągłość ubezpieczenia chorobowego byłaby zachowana, ponieważ przerwa w ubezpieczeniu (pomiędzy 1 a 30 listopada) nie przekroczyłaby 30 dni. Karolina miałaby prawo do zasiłku chorobowego już od 1 dnia pracy w nowej firmie.

Prawo do urlopu wypoczynkowego a dzień rozpoczęcia pracy

Z dniem rozpoczęcia pracy wiąże się kwestia urlopu wypoczynkowego, szczególnie istotna dla osób po raz pierwszy podejmujących pracę na umowę o pracę. Nabywają oni prawo do urlopu dopiero po przepracowaniu pełnego miesiąca pracy, ustalanego w potoczny sposób liczenia terminów (o sposobie liczenia terminów wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 grudnia 1996 r., sygn. I PKN 47/96).

W związku z tym pracownik, który po raz pierwszy w życiu zawrze umowę o pracę 1 lutego 2023 r. z datą rozpoczęcia pracy dopiero 15 lutego, prawo do pójścia na urlop wypoczynkowy będzie miał dopiero od 14 marca 2023 r.

Szkolenie wstępne BHP – kiedy przeprowadzić?

Kolejna wątpliwość, która może się pojawić jeśli dzień zawarcia umowy nie jest taki sam jak dzień rozpoczęcia pracy określony w umowie, to termin szkolenia wstępnego BHP. Zgodnie z art. 2373 § 2 k.p. pracodawca musi zapewnić szkolenie BHP pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. Wynika z tego, że szkolenie powinno zostać przeprowadzone najwcześniej w dniu rozpoczęcia pracy, ale przed faktycznym przystąpieniem pracownika do wykonywania obowiązków.

Dlaczego najwcześniej w dniu rozpoczęcia pracy, a nie np. w dniu zawarcia umowy? Ponieważ to dzień rozpoczęcia pracy determinuje nawiązanie stosunku pracy. Przed tym dniem formalnie osoba nie jest jeszcze pracownikiem, a przepis mówi wyraźnie, że pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownikowi.

Przykład 3

Marta zatrudnia w swoim sklepie Julię jako ekspedientkę. Panie zawarły umowę o pracę 12 stycznia 2023 r., jako dzień rozpoczęcia pracy wskazały 16 stycznia, a Julia po raz pierwszy przyjdzie wykonywać swoje obowiązki dopiero 20 stycznia. Marta musi zapewnić jej szkolenie wstępne BHP pomiędzy 16 a 20 stycznia. Jeśli szkolenie będzie ostatniego dnia, musi się odbyć jeszcze przed przystąpieniem Julii do pracy (nie w trakcie pracy, kiedy jest mniej klientów, ani po jej zakończeniu).

Dzień rozpoczęcia pracy w dzień wolny – dlaczego warto?

Najwcześniejsza data rozpoczęcia pracy (a najlepiej tożsama z dniem zawarcia umowy) jest najkorzystniejsza dla pracownika. To od tej daty będzie zarejestrowany do ubezpieczeń. Od dnia rejestracji będą naliczały mu się składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a od nich zależy wysokość przyszłych świadczeń. Osobno trzeba rozpatrywać ubezpieczenie chorobowe, którego ciągłość zostanie przerwana, jeśli osoba pozostanie bez ubezpieczenia ponad 30 dni.