Organy podatkowe obowiązują określone przepisy we wszystkich obszarach funkcjonowania. Nie zabrakło również uregulowań dotyczących doręczeń różnego rodzaju pism podatnikom. Na przestrzeni lat przepisy w tym obszarze podlegały również modyfikacji ze względu na rozwój usług cyfrowych we wszystkich obszarach życia, ale nie zawsze są to zmiany na miarę dzisiejszych czasów. W związku z tym rozpoczęły się prace nad wdrożeniem przepisów o doręczeniach elektronicznych.

W jaki sposób organy podatkowe doręczają pisma podatkowe?

Pisma doręczane są przez operatora pocztowego i za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przepisy dotyczące doręczeń zostały zapisane w ustawie Ordynacja podatkowa w Rozdziale 5 “Doręczenia”.

Doręczenia przez operatora pocztowego:

1. Właściwe.
2. Zastępcze.

• adres zamieszkania,
• adres doręczeń w kraju,
• w siedzibie organu podatkowego,
• w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej,
• w przypadku trudności z doręczeniem w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata pisma.

• w przypadku nieobecności adresata dorosłemu domownikowi za pokwitowaniem,
• w przypadku nieobecności lub odmowy przyjęcia pisma sąsiadowi, dozorcy lub zarządcy domu.

Doręczenie elektroniczne możliwe są po spełnieniu określonych warunków:

1. Przepisy danej ustawy podatkowej przewidują możliwość doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przez portal podatkowy lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą.
2. Doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym oraz organom administracji publicznej następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.
3. Doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:
   1. złożenie podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy,
   2. wyrażenie zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskazanie organowi podatkowemu adresu elektronicznego.

Jakie są projektowane zmiany w sprawie doręczeń?

Projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadza rewolucyjne zmiany w obszarze doręczeń. Zapisy nowej ustawy pociągają za sobą konieczność wprowadzenia nowych uregulowań do wielu innych ustaw podatkowych.

W uzasadnieniu do projektu ustawy można przeczytać o szczegółowych założeniach, oto one:

1. Zapewnienie wszystkim – zarówno podmiotom publicznym, jak i niepublicznym, w szczególności osobom fizycznym – możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
2. Standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – tak aby w szczególności możliwa była skuteczna prawnie wymiana korespondencji między wszystkimi podmiotami korzystającymi z publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
3. Odmiejscowienie procesu doręczenia przez umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca – brak konieczności informowania każdorazowo obecnych i potencjalnych korespondujących o zmianie fizycznego miejsca pobytu.
4. Skrócenie czasu potrzebnego na realizację procesów doręczenia.
5. Zapewnienie stronom doręczenia wzajemnej identyfikacji.
6. Zapewnienie stronom doręczenia skutecznych prawnie dowodów doręczenia w postaci dowodów wysłania oraz dowodów otrzymania korespondencji.
7. Zapewnienie rozliczalności oraz niezaprzeczalności doręczeń dzięki udziałowi trzeciej zaufanej strony – operatora wyznaczonego lub dostawcy usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
8. Pozostawienie osobom wykluczonym cyfrowo lub tym, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe, komfortu korzystania z aktualnie dostępnej przesyłki listowe.
9. Stworzenie podstaw prawnych, organizacyjnych i technologicznych dla realizacji doręczeń transgranicznych.

Co zmiana przepisów oznacza dla mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców?

Według oceny Ministra Cyfryzacji, jako wnioskodawcy projektu, projekt ustawy wpływa pozytywnie na działalność mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców. Nowa formuła doręczeń zapewnia nieodpłatną komunikację z podmiotami publicznymi. Doręczenia elektroniczne będą miały zasadniczą przewagę nad obecnie udostępnionymi skrzynkami na ePUAP – w ocenie Ministerstwa. Wprowadzone zmiany mają ułatwić wymianę informacji z podmiotami publicznymi, tym samym również prowadzenie działalności gospodarczej będzie łatwiejsze, sprawniejsze i szybsze.

Adres do doręczeń elektronicznych ułatwi wymianę korespondencji z podmiotami publicznymi bez wychodzenia z domu. Cała korespondencja wraz z dowodami doręczenia będzie znajdowała się na jednym adresie do doręczeń elektronicznych, a nie tak jak jest to obecnie na różnych kontach w systemach informatycznych podmiotów publicznych.

Na pewno w obecnej sytuacji wystąpienia pandemii COVID-19 wprowadzenie takiego rozwiązania informatycznego będzie wpisywało się w obowiązujące standardy związane z przeciwdziałaniem skutkom pandemii.

Projekt ustawy wpłynął do Sejmu 6 lutego 2020 r. Na razie po I czytaniu w Sejmie został skierowany do pracy w komisjach. Trudno ocenić, jak długo będzie trwał proces legislacyjny i prace nad ustawą, ale na pewno powrócimy do tematu, gdy ustawa zacznie obowiązywać, aby przedstawić więcej praktycznych szczegółów na jej temat.