Organy podatkowe obowiązują określone przepisy we wszystkich obszarach funkcjonowania. Nie zabrakło również uregulowań dotyczących doręczeń różnego rodzaju pism podatnikom. Na przestrzeni lat przepisy w tym obszarze podlegały również modyfikacji ze względu na rozwój usług cyfrowych we wszystkich obszarach życia, ale nie zawsze są to zmiany na miarę dzisiejszych czasów. W związku z tym rozpoczęły się prace nad wdrożeniem przepisów o doręczeniach elektronicznych.
W jaki sposób organy podatkowe doręczają pisma podatkowe?
Pisma doręczane są przez operatora pocztowego i za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Przepisy dotyczące doręczeń zostały zapisane w ustawie Ordynacja podatkowa w Rozdziale 5 “Doręczenia”.
Doręczenia przez operatora pocztowego:
- Właściwe.
- Zastępcze.
- adres zamieszkania,
- adres doręczeń w kraju,
- w siedzibie organu podatkowego,
- w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności gospodarczej,
- w przypadku trudności z doręczeniem w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata pisma.
- w przypadku nieobecności adresata dorosłemu domownikowi za pokwitowaniem,
- w przypadku nieobecności lub odmowy przyjęcia pisma sąsiadowi, dozorcy lub zarządcy domu.
Doręczenie elektroniczne możliwe są po spełnieniu określonych warunków:
- Przepisy danej ustawy podatkowej przewidują możliwość doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, przez portal podatkowy lub przez elektroniczną skrzynkę podawczą.
- Doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym oraz organom administracji publicznej następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.
- Doręczanie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona spełni jeden z następujących warunków:
- złożenie podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy,
- wyrażenie zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskazanie organowi podatkowemu adresu elektronicznego.
Jakie są projektowane zmiany w sprawie doręczeń?
Projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadza rewolucyjne zmiany w obszarze doręczeń. Zapisy nowej ustawy pociągają za sobą konieczność wprowadzenia nowych uregulowań do wielu innych ustaw podatkowych.
W uzasadnieniu do projektu ustawy można przeczytać o szczegółowych założeniach, oto one:
- Zapewnienie wszystkim – zarówno podmiotom publicznym, jak i niepublicznym, w szczególności osobom fizycznym – możliwości korzystania z jednego, własnego adresu do doręczeń elektronicznych, który będzie mógł być wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
- Standaryzacja usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego – tak aby w szczególności możliwa była skuteczna prawnie wymiana korespondencji między wszystkimi podmiotami korzystającymi z publicznej lub kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
- Odmiejscowienie procesu doręczenia przez umożliwienie wysyłania i odbierania korespondencji z dowolnego miejsca – brak konieczności informowania każdorazowo obecnych i potencjalnych korespondujących o zmianie fizycznego miejsca pobytu.
- Skrócenie czasu potrzebnego na realizację procesów doręczenia.
- Zapewnienie stronom doręczenia wzajemnej identyfikacji.
- Zapewnienie stronom doręczenia skutecznych prawnie dowodów doręczenia w postaci dowodów wysłania oraz dowodów otrzymania korespondencji.
- Zapewnienie rozliczalności oraz niezaprzeczalności doręczeń dzięki udziałowi trzeciej zaufanej strony – operatora wyznaczonego lub dostawcy usług zaufania świadczącego kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
- Pozostawienie osobom wykluczonym cyfrowo lub tym, które na wymianę korespondencji w postaci elektronicznej z różnych przyczyn nie są jeszcze gotowe, komfortu korzystania z aktualnie dostępnej przesyłki listowe.
- Stworzenie podstaw prawnych, organizacyjnych i technologicznych dla realizacji doręczeń transgranicznych.
Co zmiana przepisów oznacza dla mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców?
Według oceny Ministra Cyfryzacji, jako wnioskodawcy projektu, projekt ustawy wpływa pozytywnie na działalność mikroprzedsiębiorców oraz małych i średnich przedsiębiorców. Nowa formuła doręczeń zapewnia nieodpłatną komunikację z podmiotami publicznymi. Doręczenia elektroniczne będą miały zasadniczą przewagę nad obecnie udostępnionymi skrzynkami na ePUAP – w ocenie Ministerstwa. Wprowadzone zmiany mają ułatwić wymianę informacji z podmiotami publicznymi, tym samym również prowadzenie działalności gospodarczej będzie łatwiejsze, sprawniejsze i szybsze.
Adres do doręczeń elektronicznych ułatwi wymianę korespondencji z podmiotami publicznymi bez wychodzenia z domu. Cała korespondencja wraz z dowodami doręczenia będzie znajdowała się na jednym adresie do doręczeń elektronicznych, a nie tak jak jest to obecnie na różnych kontach w systemach informatycznych podmiotów publicznych.
Na pewno w obecnej sytuacji wystąpienia pandemii COVID-19 wprowadzenie takiego rozwiązania informatycznego będzie wpisywało się w obowiązujące standardy związane z przeciwdziałaniem skutkom pandemii.
Projekt ustawy wpłynął do Sejmu 6 lutego 2020 r. Na razie po I czytaniu w Sejmie został skierowany do pracy w komisjach. Trudno ocenić, jak długo będzie trwał proces legislacyjny i prace nad ustawą, ale na pewno powrócimy do tematu, gdy ustawa zacznie obowiązywać, aby przedstawić więcej praktycznych szczegółów na jej temat.