Gdy kontrahent nie chce płacić

“Już wysłałem pieniądze.” “Nie ma osoby odpowiedzialnej za dokonywanie przelewu.” “Mieliśmy awarię systemu.” ” “Klienci mi zalegają.” “Kondycja firmy chwilowo się pogorszyła.” To najczęściej stosowane wymówki i argumenty gdy kontrahent nie chce płacić. Nie tylko w czasach kryzysu wielu przedsiębiorców ma problemy z regulowaniem swoich zobowiązań albo z odzyskaniem swoich należności. Problemy dotykają niemal każdego przedsiębiorstwa, w szczególności – małe i średnie, uzależnione od jednego lub kilku odbiorców.

Co możemy zrobić gdy kontrahent nie chce płacić?

Ochrona prawna wierzyciela w Polsce jest bardzo słaba. Większość umów zawieranych w obrocie gospodarczym ma charakter wzajemny. Oznacza to, że  reguluje je Kodeks Cywilny. Sankcje przewidziane w KC dotyczą tylko odsetek za nieterminowe regulowanie należności. Wierzyciel może domagać się odsetek od głównej kwoty zobowiązania. Niestety to dłużnik ma więcej praw – i szybko uczy się, jak z nich korzystać. Najskuteczniejsze i najpowszechniejsze więc są zazwyczaj pozasądowe drogi postępowania.

Fortiter in re, suaviter in modo…

…oznacza starą rzymską maksymę, którą każdy wierzyciel powinien dobrze znać. Znaczenie tych kilku słów brzmi bowiem – uprzejmie w słowach, ale stanowczo w sprawie. Większość dłużników to ludzie, którzy mają (lub będą mieli w niedalekiej przyszłości) pieniądze na spłatę swojego zadłużenia, ale z różnych powodów tego nie robią. Za taką filozofią przemawia brak  konsekwencji albo wręcz usiłowanie doprowadzenia do sytuacji, w której wierzyciel nie będzie już dochodził swoich praw. Musimy więc rozpoznać sytuację oraz wprowadzić sankcję – nie musi ona być koniecznie komornikiem stukającym do drzwi. Musi być zawsze dobrana do klienta i sytuacji, a także prawdopodobna. W większości wypadków wystarczy właśnie uprawdopodobnienie nieprzyjemnych dla dłużnika konsekwencji. Kontaktujmy się zawsze z osobą, która podejmuje decyzję o płatnościach – w zależności od wielkości firmy mogą to być różne osoby. Używamy prostych, precyzyjnych i zrozumiałych słów, nie tłumaczmy się. Zadawajmy pytania, notujmy uzyskane informacje – często okazują się później przydatne i łatwiej wyłapać nieścisłości. Zawsze łatwiej jest oprzeć się na faktach.

Wymówki dłużników i jak sobie z nimi radzić?

Gdy kontrahent nie chce płacić stosuje różnorodne wymówki. Większość z nich można łatwo zweryfikować.  Jeżeli jest to ten sam dzień lub następny wystarczy poprosić o udokumentowanie wpłaty – większość przedsiębiorców dla wygody korzysta z internetowego dostępu do rachunku firmowego i wygenerowanie potwierdzenia przelewu zajmuje najwyżej kilka minut. Jeżeli mamy wątpliwości, lub wpływ na nasze konto opóźnia się – najlepiej od razu ustalić termin, w jakim pieniądze powinny znaleźć się w banku. Najprostszym sposobem poradzenia sobie z większością takich argumentów jest kontakt z właściwą osobą decyzyjną i zwykła dociekliwość. Osoba, która decyduje o płatnościach, w większości przypadków jest także uprawniona do ich dokonywania. Często to jedna i ta sama osoba, doskonale zorientowana w sytuacji firmy i jej płynności finansowej. Jeżeli klienci zalegają, pytamy czy wierzytelności to jedyny kapitał obrotowy, czy rzeczywiście nic nie spłacają, kiedy spodziewamy się wpływu na konto, czy nasz dłużnik zamierza z tych wpływów spłacić i innych wierzycieli. Możemy negocjować warunki spłaty – dłużnikowi mającemu problemy z płynnością łatwiej jest uregulować kilka mniejszych zobowiązań niż jeden duży dług. Nie ma nic gorszego ponad brak konsekwencji – bądźmy więc konsekwentni. Jeżeli podczas rozmowy stawiamy pewne warunki regulowania długu, trzymajmy się ich. Nie rzucajmy słów na wiatr. Zapowiedziane sankcje wprowadzamy w czyn. Sankcja powinna być indywidualna, dobrana do konkretnego dłużnika. Nikt przecież nie chce być posądzany o nierzetelność, szczególnie w branżach, gdzie dobra opinia firmy może decydować o “być lub nie być”. Możliwości jest wiele – ważne, aby zapowiedziana sankcja była prawdopodobna, np. możemy sprzedać wierzytelność albo wpisać kontrahenta do KRD (z informacji zawartych w rejestrze korzystają głównie banki, firmy leasingowe, spółdzielnie, a często także inne firmy – taka sankcja może okazać się bardzo dotkliwa).

Czy straszyć Rosjanami?

Jeżeli nasi kontrahenci spóźniają się z regulowaniem długu – najmniej kłopotliwe jest skierowanie sprawy do windykacji specjalistycznej firmie. Na rynku działa wiele z nich. Chociaż to rozwiązanie jest najczęściej mniej korzystne finansowo, pozwala jednak odzyskać przynajmniej część niespłaconych należności. Firma zyskuje nie tylko w ten sposób. Podstawowym atutem jest również wykazanie stanowczości – kontrahent, wobec którego zastosowaliśmy pewne sankcje należności wobec nas będzie umieszczał w przyszłości znacznie wyżej na liście priorytetów. Poza tym “wykłócanie się” i nieprzyjemne dla dłużnika procedury będą kojarzyć się z silną firmą windykacyjną – a więc do transakcji zostaje wciągnięty kolejny podmiot, który może stanowić swoistą “tarczę” w kontaktach z klientami.

Kiedy wszystkie inne metody zawiodą…

Co jeśli nasze działania nie przyniosły skutku i pomimo wezwania do zapłaty, nadal kontrahent nie chce płacić? Nie musimy od razu oddawać sprawy w ręce firmy windykacyjnej – mamy prawo wnieść sprawę do sądu. Tutaj mamy dwie drogi – zwykłą sprawę o odzyskanie należności lub tryb uproszczony, czyli postępowanie nakazowe. Aby móc skorzystać z postępowania nakazowego (odbywa się ono bez udziału dłużnika), wierzyciel musi posiadać zaakceptowany przez dłużnika rachunek lub fakturę, a także wykazać, iż wcześniej bezskutecznie wzywał go do zapłaty. Stąd niezmiernie ważne jest zawsze prawidłowe dokumentowanie sprzedaży i uznanie długu przez dłużnika poprzez jego podpis pod dokumentem sprzedaży. Po uprawomocnieniu się orzeczenia i klauzuli wykonalności, zwracamy się do komornika. Aby znacznie przyśpieszyć postępowanie, od razu wskazujmy majątek dłużnika. Komornik może, ale nie musi, poszukiwać majątku dłużnika, zwykle także pobiera od tej czynności zaliczkę. Oczywiście jest to droga formalna, którą wybiera niewielu przedsiębiorców – ze względu na długi okres, koszty i uciążliwość. Większość stara się porozumieć najpierw z dłużnikiem – negocjacje to prawdziwa sztuka, szczególnie iż strony często usiłują wykorzystać swoją przewagę lub ulegają  presji i wymówkom aby nie stracić klienta. Joanna Pindelska  

Za co w firmie odpowiedzialny jest właściciel za co księgowa? Sprawdź!

Zostaw
komentarz

Nasi eksperci również chętnie
uczestniczą w dyskusji i odpowiadają
na Wasze komentarze.

Dzielimy się wiedzą nie tylko na blogu

Ponad 30 porad księgowych

POBIERZ E-BOOKI