Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów powinna być spójna i jednolita, natomiast karty powinny zostać kolejno ponumerowane. Podatnik powinien ewidencjonować sprzedaż z oznaczeniem kolejnego numeru wpisu, datą uzyskanego przychodu i kwoty. Tak samo postępuje się z ewidencją kosztów uzyskania przychodów (wydatkami). Z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w wyżej wymienionej formie zwolnieni są podatnicy, którzy prowadzą ewidencję z zastosowaniem kas fiskalnych. Podatnik powinien wprowadzać zapisy w ewidencjach po zakończeniu każdego dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać w sposób chronologiczny. Na podstawie dowodów księgowych (przede wszystkim na podstawie faktur i rachunków). Każdemu zdarzeniu gospodarczemu należy nadać numer początkowy i wprowadzić wymagane informacje dotyczące transakcji:

• tzn. numer dowodu księgowego
• datę zdarzenia
• dane kontrahenta
• zwięzły opis transakcji (np. zakup materiałów biurowych)

Poszczególne transakcje należy rozliczać kwotowo. Zapisów w księdze należy dokonywać w języku polskim i walucie polskiej oraz w sposób staranny, czytelny i trwały. Podatnik ma również obowiązek zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.

Podatnik prowadzący księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązany nie tylko wprowadzać zapisy zdarzeń gospodarczych (przychodów i kosztów) w ewidencji. Zgodnie z kolejnością ich występowania, ale musi to również robić w sposób niewadliwy i rzetelny.

Prowadzenie KPiR wg. przepisów

Zgodnie z § 11 pkt. 2 Rozporządzenia MF z dnia 26-08-2013 r. w sprawie prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów, za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz objaśnieniami do wzoru księgi opracowanego przez Ministra Finansów.

Wady w księdze to:

• brak dat,
• niechronologiczne zapisy,
• zaklejanie zapisów,
• brak wszystkich danych kontrahenta

Przykład 1

Podatnik prowadzi księgę przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. Zapisów dokonuje niedbale: nie uzupełnia danych dotyczących kontrahenta lub przedmiotu działalności, często wpisuje dane w nieodpowiednich kolumnach. W ten sposób podatnik narusza przepisy i prowadzona przez niego księga jest wadliwa. Zgodnie z § 11 pkt. 3 i 4 Rozporządzenia MF z dnia 26-08-2013 r. w sprawie prowadzenia Księgi przychodów i rozchodów, za rzetelną uznaję się księgę przychodów i rozchodów, której zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Dopuszcza się popełnienie błędu, który nie spowoduje, że księga zostanie uznana za nierzetelną. Jednak należy pamiętać, że błąd nie może przekraczać 0,5 % przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy albo przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego, czy też organ kontroli skarbowej stwierdzi istnienie tego błędu.

Przykład 2

Podatnikowi zdarza się nie ewidencjonować przychodów lub błędnie wpisać kwoty przychodu. Niewpisane kwoty przychodu stanowią 0,48 % przychodu wykazanego w księdze przychodów i rozchodów za rok podatkowy 2012. Księgę uzna się za prowadzoną rzetelnie. Natomiast w roku 2013 niewpisane kwoty przychodu i błędnie wpisane kwoty stanowią 0,60 % przychodu wykazanego w księdze przychodów i rozchodów za dany rok podatkowy. KPiR jest prowadzona nierzetelnie.

Księga przychodów i rozchodów zostanie uznana za rzetelną również wtedy, gdy:

• błędne zapisy są skutkiem ewidentnej pomyłki, a podatnik posiada prawidłowe dowody księgowe dokumentujące dane zdarzenie gospodarcze
• podatnik uzupełnił zapisy albo dokonał korekty przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego, czy też organu kontroli skarbowej
• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania (np. przez pomyłkę zawyżono przychody firmy), pod warunkiem że nie jest to błąd podlegający na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych i kosztów robocizny,
• na skutek nieszczęśliwego wypadku albo zdarzenia losowego podatnik nie był w stanie prowadzić księgi.

Przykład 3

1. Jeżeli w trakcie kontroli okaże się, że podatnik nie wpisał danych do księgi w odpowiednim terminie, wtedy księga zostanie uznana za nierzetelną.

2. Zakup materiałów podstawowych wpisywany powinien być do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu. Jeśli w trakcie kontroli okaże się, że w magazynie są towary, które nie są ujęte w księdze w wymaganym przepisami prawa terminie, księga jest traktowana jako nierzetelna. Przy badaniu rzetelności czy nie wadliwości księgi nie jest brany pod uwagę stopień winy podatnika, tzn. czy świadomie zawyżył koszty, czy nieświadomie się pomylił.
3. Pobyt w szpitalu jest traktowany jako zdarzenie losowe, może być czynnikiem, który zostanie wzięty pod uwagę podczas oceny prawidłowości prowadzonej księgi.

W pozostałych przypadkach urząd skarbowy może uznać księgę przychodów i rozchodów za nierzetelną. W tym przypadku ustali dochód z pominięciem zapisów w niej dokonanych, czyli szacunkowo. Księga może zostać uznana za nierzetelną przede wszystkim wtedy, gdy:

• dochód jest znacznie niższy od przeciętnie uzyskanego przez innych podatników w danej branży oraz podobnych warunkach prowadzenia działalności,
• wynika z niej ewidentna sprzeczność,
• dochód jest rażąco niższy od tego, jaki byłby konieczny do pokrycia wydatków podatnika np. kwota zakupu towarów handlowych wynosi znacznie więcej, niż kwota ewidencjonowanej sprzedaży tych samych towarów, może to oznaczać, że podatnik niepotrzebnie tworzy zapasy towarów, których nie jest wstanie sprzedać albo zaniża wartość sprzedaży, w tym przypadku remanent pozwoli ustalić jaki jest stan faktyczny.

Jeżeli ktoś nierzetelnie prowadzi księgę przychodów i rozchodów, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Grzywna ta może przewyższyć kwotę 5 000 000 zł. W sprawach mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Tej samej karze także podlega ten, kto wadliwie prowadzi księgę (grzywna może przekraczać 30 000 zł).

Księga przychodów i rozchodów – należy pamiętać!

1. KPiR prowadzi się w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub we wskazanym miejscu.
2. Przy komputerowym prowadzeniu księgowości należy przechowywać zapisy na trwałych nośnikach (np. CD-R czyli nośnik który uniemożliwi przypadkowe skasowanie plików archiwalnych).
3. Na dowodach księgowych nie można dokonywać żądnych poprawek oraz zapisów. Jeśli podatnik stwierdzi błąd w otrzymanym dowodzie księgowym powinien wystąpić o jego korektę (dotyczy to zwłaszcza faktur). Wszelkie opisy dokumentów dokonuje się na ich odwrocie.
4. Podatnik jest zobowiązany do przechowywania wszystkich dowodów księgowych razem z księgą przychodów i rozchodów w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Lub miejscu wskazanym przez podatnika (np. siedziba podatnika, jeżeli jest inna aniżeli miejsce prowadzenia działalności). Dowodami księgowymi w ujęciu podatkowym są wszelkie faktury zarówno sprzedaży jak i zakupu, faktury korygujące, rachunki, noty korygujące. Jak również dokumenty celne, opłaty skarbowe, sądowe, pocztowe. Wszystkie, które mogą stanowić potwierdzenie zaistnienia zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem.
5. Aby księga mogła być uznana za prawidłowo prowadzoną, musi zostać zapewnione: a) bezzwłoczny dostęp do treści dokonywanych zapisów b) wykonywanie wydruku wszystkich danych z zachowaniem porządku chronologicznego oraz wzorem księgi. c) przechowywanie danych w postaci elektronicznej w sposób chroniący przed ich zniszczeniem, zatarciem albo zniekształceniem.
6. Pomimo prowadzenia księgi w wersji elektronicznej, przedsiębiorca jest zobowiązany do sporządzenia wydruków comiesięcznej ewidencji zdarzeń gospodarczych. Jak również podsumowania zapisów za dany miesiąc, w terminie do 20 miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dotyczą.

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez:

• skreślenie dotychczasowej treści a następnie wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, należy również dokonać podpisu przy poprawce i umieścić przy niej datę dokonania poprawki albo
• wprowadzenie do księgi przychodów i rozchodów niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, zapisy zmniejszające przychody albo koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus („-”) lub kolorem czerwonym.

Nie można poprawiać błędów w księdze zamazując korektorem lub taśmą korygującą, przez ścieranie gumką, kilkakrotne przekreślenie. Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce księga w postępowaniu podatkowym może zostać potraktowana jako wadliwa.