Kasy fiskalne online i Centralne Repozytorium Kas| ifirma.pl

Kasy online - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Kasy fiskalne online – podział

Rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych jakim muszą odpowiadać kasy rejestrujące zawiera podstawowy podział kas.

Rozporządzenie dzieli kasy wg dwóch kryteriów:

podział ze względu na konstrukcję,
podział ze względu na przeznaczenie.

Podział ze względu na konstrukcję

Podział ze względu na przeznaczenie i sposób ewidencji sprzedaży

kasy autonomiczne – z wbudowaną bazą danych o towarach i usługach, z możliwością jej zmiany, nie wymagające programu aplikacyjnego do ich obsługi,
drukarki fiskalne – kasy sterowane przez interfejs komunikacyjny za pomocą programu aplikacyjnego. Zamiast bazy towarowej zawierają algorytm weryfikujący zmiany stawek podatku przypisanych do nazw towarów lub usług.

kasy ogólne – przeznaczone do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku w sposób niewymagający specjalnych funkcji i rozwiązań konstrukcyjnych,
kasy o zastosowaniu specjalnym – ich konstrukcja i program kasy uwzględniają szczególne zastosowanie. Odpowiadają one szczególnym kryteriom i warunkom technicznym związanym ze szczególnymi formami obrotu lub sprzedaży określonych towarów i usług lub potrzebą współpracy kasy z innymi urządzeniami niezbędnymi do stosowania w danym rodzaju działalności, obejmujące kasy. Są to np. kasy przeznaczone do przewozu osób, do sprzedaży leków z funkcją rozliczania recept refundowanych, do świadczenia usług transportu pasażerskiego czy zainstalowane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży.

Innym podziałem, najistotniejszym z punktu widzenia nowych przepisów jest podział na kasy ze względu na sposób zapisu danych. Wyróżniamy tu:

kasy z papierowym zapisem kopii – kasy, które kopie generowanych dokumentów zapisują w wersji papierowej (na drugiej rolce tzw. kasy dwurolkowe),
kasy z elektronicznym zapisem kopii – kasy konstrukcyjnie dostosowane do sporządzania kopii drukowanych dokumentów fiskalnych i wydruków niefiskalnych w postaci zapisu na informatycznych nośnikach danych (np. na karcie SD/SDHC),
kasy online – kasy o których mowa w art. 111 ust. 6 ustawy o VAT, czyli kasy umożliwiające przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiające połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas.

Poniżej zostaną opisane zasady zgłaszania, ewidencjonowania, rozliczania ulgi na kasę dla poszczególnych typów kas obowiązujące od 01.05.2019 r. Uwzględniają one zmiany wynikające z ustawy z 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz – Prawo o miarach, a także nową treść rozporządzeń: w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. oraz w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika z dnia 29 kwietnia 2019 r. W przypadku kiedy, w wyniku stosowania przepisów przejściowych zastosowanie mają dotychczasowe wersje wskazanych rozporządzeń, informacje wskazane zostały na podstawie dotychczasowych przepisów.

Zakup kasy

a) kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii

Możliwy będzie jej zakup także po zmianie przepisów jednak ważne, aby w momencie zakupu kasa miała potwierdzenie, że spełnia wymagane funkcje, kryteria i warunki techniczne. Przedsiębiorca kupujący taką kasę powinien sprawdzić czy kasa ma potwierdzenie, na jaki okres jest ono wydane i czy nadal jest ważne. Zgodnie z art. 8 wskazanej wyżej ustawy zmieniającej potwierdzenia spełnienia funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla:

kas z elektronicznym zapisem kopii – zachowują moc przez okres na jaki zostały wydane – nie dłużej niż do 31.12.2022 r.
kas z papierowym zapisem kopii – zachowują moc przez okres na jaki zostały wydane – nie dłużej niż do 31.08.2019 r.

Podatnik decydujący się na zakup jednej ze wskazanych kas, która na dzień zakupu ma ważne potwierdzenie mimo upływu terminu jego ważności, może nadal jej używać. Jednak w przypadku kas z papierowym zapisem kopii należy pamiętać, iż w kasach tych nie będzie możliwości wymiany pamięci.

Zakup kas “starego typu” po 01.05.2019 r. nie jest polecany przedsiębiorcom, którzy z mocy ustawy będą mieli obowiązek ewidencjonowania za pomocą kas online.

Przykład

W maju 2019 r. przedsiębiorca nabył kasę z elektronicznym zapisem kopii. Przedsiębiorca nie jest wymieniony jako zobowiązany do wdrożenia we wskazanych terminach kasy online. W momencie zakupu kasa miała potwierdzenie o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych wymaganych dla kasy. Potwierdzenie posiadane przez kasę traci moc z końcem 2022 r. Mimo tego przedsiębiorca będzie mógł z niej korzystać do czasu jej technicznego zużycia.

b) kasy online

Zgodnie z art. 145b ustawy o VAT pewne grupy podatników mają obowiązek zainstalowania kas online. Grupy oraz daty, od kiedy konieczne będzie ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas online zawiera tabela.

Rodzaj sprzedaży ewidencjonowanej na kasie	Data obowiązkowego rozpoczęcia ewidencjonowania przy zastosowaniu kas online
Świadczenie usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów; Sprzedaż benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych;	01.01.2020 r.
Sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych; Świadczenie usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;	01.07.2020 r.
Usługi fryzjerskie; Usługi kosmetyczne i kosmetologiczne; Usługi budowlane; Usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów; Usługi związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu; Usługi prawnicze	01.01.2021 r.

Poza wymienioną grupą podatników, także pozostali mogą wymienić kasę na kasę online czy też kupując kasę nabyć już urządzenie nowszego typu. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia ulgi na kasę.

Zgłoszenie kasy do US

a) kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii

W przypadku zakupu “starych kas” podatnicy nadal będą mieć obowiązek dokonania zgłoszenia kasy do US w celu uzyskania numeru ewidencyjnego kasy. Zasady zgłoszenia kasy wskazane zostały w § 22 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (z dnia 29.04.2019 r.). Zgodnie z tym przepisem w ciągu 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji przedsiębiorca składa w US zgłoszenie danych dotyczących kasy (wg wzoru wskazanego w zał. nr 3 rozporządzenia).

b) kasy online

W przypadku zakupu kasy online nie będzie obowiązku zgłoszenia kasy w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Fiskalizacja będzie odbywać się online. Dokonywana jest ona przy pomocy serwisanta po umożliwieniu połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK). W jej wyniku w sposób nieodwracalny w pamięci kasy zostają zapisane takie dane jak NIP przedsiębiorcy oraz numer ewidencyjny kasy. Dodatkowo w pamięci kasy zostanie zapisany harmonogram przesyłania danych przez kasę.

W obu przypadkach przedsiębiorca po uzyskaniu numeru ewidencyjnego nanosi go na obudowę kasy oraz do książki kasy. Po fiskalizacji kasy służy ona do ewidencji sprzedaży jedynie w trybie fiskalnym.

Rozliczenie ulgi na kasę

a) kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

Przedsiębiorcy, którzy zakupią kasę “starego” typu przed dniem 01.05.2019 r. będą mogli skorzystać z ulgi na kasę na dotychczas obowiązujących zasadach. Zakup takiej kasy od dnia wejścia w życie nowych przepisów nie będzie dawał prawa do ulgi.

b) kasy online

Z ulgi na kasę będą mogli skorzystać przedsiębiorcy kupujących kasy online, u których:

powstał obowiązek ewidencjonowania i którzy w obowiązujących terminach rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży z zastosowaniem kas online,
nie powstał obowiązek ewidencjonowania i którzy rozpoczną ewidencjonowanie z zastosowaniem kas online oraz dotychczas nie używali kas online ani kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do prowadzenia ewidencji sprzedaży,
powstał obowiązek wymiany kas na kasy online w datach wskazanych w powyższej tabeli (tu dniem rozpoczęcia ewidencjonowania jest dzień od kiedy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy online).

Zgodnie z powyższymi zapisami z ulgi na zakup kasy nie skorzystają podmioty “dobrowolnie” ją wymieniające na kasę online. Skorzystają z niej natomiast przedsiębiorcy zobligowani do wymiany kasy.

Dodatkowo zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT warunkiem skorzystania z ulgi na zakup kasy jest to, aby została ona zakupiona w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Z kolei zgodnie z § 2 Rozporządzenia w sprawie kas podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu więcej niż jednej kasy mają prawo do zwrotu w odniesieniu do każdej z kasy pod warunkiem rozpoczęcia ewidencjonowania przy użyciu każdej kasy rejestrującej w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w okresie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania. Przedsiębiorcy korzystający z większej ilości kas w celu uzyskania prawa do ulgi muszą nie tylko zakupić kasy w odpowiednim terminie, ale i rozpocząć na nich ewidencjonowanie we wskazanym terminie.

Sposób rozliczenia ulgi na kasę określa nowe rozporządzenie z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika.

Ulga na kasę nadal będzie wynosić 90% jej wartości netto nie więcej niż 700 zł.

Warunkami uprawniającymi do ulgi (§ 2 rozporządzenia) są posiadanie faktury zakupu kasy oraz potwierdzenia jej opłacenia w całości. Dodatkowo zakupiona kasa powinna zostać zakupiona w okresie obowiązywania potwierdzenia o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, czyli potwierdzenia, iż kasa spełnia wymagania techniczne wskazane dla kas rejestrujących. Analogicznie jak w poprzednim rozporządzeniu podatnik rozlicza ulgę na kasę w okresie rozpoczęcia ewidencjonowania lub w okresach kolejnych. Zmianie, w stosunku do poprzedniej wersji uległ sposób rozliczenia ulgi:

w przypadku kiedy w deklaracji, w której przedsiębiorca rozlicza ulgę kwota podatku należnego jest wyższa od ulgi – przedsiębiorca pomniejsza kwotę podatku VAT do zapłaty o kwotę ulgi,
w przypadku kiedy w deklaracji, w której rozliczana jest ulga – podatek należny jest niższy od kwoty ulgi – przedsiębiorca pomniejsza kwotę podatku VAT a pozostałą kwotę może wskazać do zwrotu lub zostawić do przeniesienie na kolejny okres;
w przypadku kiedy w deklaracji, w której rozliczana jest ulga nie ma podatku należnego przedsiębiorca kwotę ulgi wykazuje zwrotu na rachunek bankowy lub do przeniesienia na kolejny okres.

Zgodnie z powyższym przedsiębiorca mający nadwyżkę podatku VAT naliczonego nie będzie musiał już występować o zwrot ulgi w kolejnych deklaracjach. Zwrot będzie mógł otrzymać jednorazowo.

Jednocześnie przepisy nadal pozwalają na wybór miesiąca, w którym przedsiębiorca decyduje się na rozliczenie ulgi w deklaracji VAT. Nie może być to miesiąc wcześniejszy niż miesiąc rozpoczęcia ewidencjonowania.

Podatnicy zwolnieni z VAT – którzy nie składają deklaracji VAT-7/VAT-7K – tak jak dotychczas, aby uzyskać zwrot muszą wystąpić z wnioskiem o zwrot do naczelnika US. Elementy jakie wniosek ma zawierać i dokumenty, jakie należy do niego dołączyć zostały praktycznie bez zmian. Najistotniejszą zmianą jest to, iż przedsiębiorca do wniosku nie będzie już musiał dołączać oryginału faktury zakupu kasy – wystarczająca będzie jej kopia. Dodatkowo do wniosku nie będzie trzeba już dołączać danych podmiotu dokonującego fiskalizacji kasy. Wymagane będzie jednak dołączenie kopii raportu miesięcznego potwierdzającego rozpoczęcie ewidencjonowania. Szczegółowe informacje zawarte są w § 4 wskazanego wyżej rozporządzenia.

Zasady zwrotu ulgi na kasę

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie odliczenia lub zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika – w przypadku kas “starego” typu zakupionych przed dniem jego wejścia w życie (01.05.2019) stosujemy dotychczasowe przepisy wynikające z rozporządzenia regulujące obowiązek zwrotu ulgi na kasę. Kwestię obowiązku zwrotu ulgi reguluje również art. 111 ust. 6 ustawy o VAT. Ustawa wprowadzająca zmiany w jego treści nie zawiera przepisów przejściowych także, nowe brzmienie tego przepisu będzie miało zastosowanie również do kas zakupionych przed 01.05.2019 r.

Zestawienie sytuacji powodujących obowiązek zwrotu ulgi na kasę od 01.05.2019 zawiera poniższa tabela.

Przepis wskazujący przyczynę zwrotu ulgi	Kasy z papierowym i elektronicznym zapisem kopii zakupione przed 01.05.2019 r.	Kasy online
art. 111 ust. 6 ustawy o VAT	W okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca: – zakończy działalność gospodarczą, – nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminach wynikających z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących*.
dla kas online: § 5 Rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot…(Dz. U. 2019 poz. 820 / dla kas z papierowym i elektronicznym zapisem kopii: § 6 Rozporządzenia w sprawie odliczania lub zwrotu kwot…(Dz. U. 2010 poz. 1733)	W okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca: zaprzestanie działalności, nastąpi otwarcie likwidacji lub zostanie ogłoszona upadłość, sprzeda przedsiębiorstwo lub zakład a następca prawny nie będzie kontynuował sprzedaży na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, dokona odliczenia z naruszeniem przepisów rozporządzenia.	W okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przedsiębiorca: trwałe zaprzestanie prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy, naruszy obowiązki o których mowa w art. 111 ust. 3a pkt 12 lub ust. 3ab ustawy o VAT, czyli obowiązek zapewnienia połączenia kasy z Centralnym Repozytorium Kas w celu przesyłania danych/ przesyłania ich w terminach ustalonych z US nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminie i przez właściwy serwis. W powyższych przypadkach obowiązek zwrotu dotyczy tylko tych kas dla których zdarzenie miało miejsce.

* W powyższych przypadkach obowiązek zwrotu dotyczy tylko tych kas dla których zdarzenie miało miejsce.

Do zwrotu ulgi nie będą zobowiązani podatnicy, którzy zaprzestaną używania kasy przed wskazanym okresem 3 lat w związku z obowiązkową ich wymianą na kasy online. Zwrot ulgi będzie natomiast konieczny w przypadku podatników, którzy przed upływem 3 lat będą wymieniali kasę na kasę online – mimo braku takiego obowiązku.

Przegląd kasy

Zgodnie z § 54 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących przedsiębiorca nie rzadziej niż co dwa lata ma obowiązek poddania kasy przeglądowi. W przypadku pierwszego obowiązkowego przeglądu – jego termin ustalany jest od dnia fiskalizacji kasy. Termin ten wygląda inaczej w przypadku kas o przeznaczeniu specjalnym. Dodatkowo przegląd kasy jest konieczny w przypadku jej odzyskania np. po kradzieży. W przypadku kas online wykonanie tego obowiązku będzie stwierdzane na podstawie wpisu wyniku przeglądu technicznego w książce kasy i zapisu daty dokonania takiego przeglądu w Centralnym Repozytorium Kas. Z kolei w przypadku kas ”starego” typu to serwisy kas będą miały obowiązek składać do właściwego US wykaz obowiązkowych przeglądów technicznych w terminie do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania.

Nowymi zapisami jakie pojawiły się w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących są:

brak obowiązku dokonywania przeglądu w okresie zawieszenia działalności (o ile w tym okresie nie jest dokonywana ewidencja na kasie) oraz obowiązek podania kasy przeglądowi technicznemu po wznowieniu a przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie,
obowiązek podania kasy przeglądowi technicznemu po objęciu kasy w używanie (w przypadku jej używania na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy) a przed dniem dokonania jej fiskalizacji.

Zgodnie z art. 145a ust. 10 i art. 111 ust. ustawy o VAT, w przypadku braku podania kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu w terminach wskazanych w rozporządzeniu naczelnik US nakłada na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości 300 zł. Kara ta dotyczy zarówno podatników korzystających z kas online jak i z kas starego typu.

Pozostałe obowiązki w zakresie prawidłowości działania kasy przedstawia poniższa tabela.

Kasy online	Kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii
Niezwłoczne zgłoszenie właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
Sprawdzenie poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku;
Udostępnianie kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
Obowiązki związane z książką kasy: wpisywanie do książki kasy numeru ewidencyjnego; przechowywanie książki kasy przez okres używania kasy oraz jej udostępnianie na żądanie organów, w przypadku kas stacjonarnych książka przechowywana jest w miejscu używania kasy, dokonywanie niezbędnych wpisów w książce kasy oraz umożliwienie dokonanie takich wpisów serwisowi lub serwisowi głównemu, w przypadku utraty kasy dokonanie niezwłocznego zgłoszenia do naczelnika urzędu skarbowego oraz niezwłoczne wystąpienie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki.
	Podatnicy stosujący kasy z elektronicznym zapisem kopii dodatkowo: prowadzą bieżącą kontrolę w zakresie prawidłowego i terminowego przekazu danych do archiwizowania; stosują urządzenia archiwizujące i informatyczne nośniki danych określone w książce kasy przez producenta; stosują autoryzowany przez producenta program archiwizujący, zgodnie z kartą kasy.

Zasady prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kasy rejestrującej

a) Zasady dotyczące wszystkich typów kas

Przedmiot	Obowiązek
Wystawianie paragonu	wystawienie paragonu i wydanie go nabywcy bez jego żądania w momencie dokonywania sprzedaży nie później niż w chwili przyjęcia należności (bez względu na formę płatności); wystawienie paragonu i wydanie go nabywcy bez jego żądania w momencie otrzymania części lub całości zapłaty przed dokonaniem sprzedaży. W przypadku wpłaty w gotówce – paragon należy wystawić i wydać w momencie jej otrzymania, w przypadku wpłaty otrzymanej na konto sprzedawcy – paragon należy wystawić i wydać nabywcy niezwłocznie po uznaniu rachunku bankowego sprzedawcy, nie później niż z końcem miesiąca, w którym rachunek został uznany. Jeżeli przed końcem miesiąca, w którym wpłynęła wpłata sprzedaż została dokonana, wówczas paragon należy wystawić i wydać nie później niż z chwilą dokonania sprzedaży*, paragon oraz faktura wystawiana za pomocą kasy powinny być czytelne dla nabywcy umożliwiając sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży. Nazwa towaru na paragonie umożliwiająca jednoznaczną identyfikację towaru lub usługi może zawierać także opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie ich nazwy, umieszczenie wyświetlacza kasy w miejscu umożliwiającym nabywcy odczyt wyświetlanych na nim danych,
Wystawianie raportów	wystawienie raportu dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym. Dodatkowo przedsiębiorcy używający kas rozliczających w danym momencie więcej niż jedną transakcję przed dokonaniem wydruku dobowego zamykają wszystkie rozpoczęte w ciągu danej doby transakcje, wystawienie raportu okresowego (miesięcznego) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, nie później niż do 25-ego dnia kolejnego miesiąca (w przypadku kas online może to być łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny);
Przypisanie literom stawek VAT, oznaczenie waluty	przypisanie oznaczeń literowych od „A” do „G” stawek podatku lub w zwolnień w sposób wskazany w rozporządzeniu przedstawienie na żądanie organu podatkowego przypisanie odpowiednich oznaczeń literowych stawek VAT, stosowanie oznaczeń walut na podstawie skrótów stosowanych przez Narodowy Bank Polski.

Wskazane powyżej zasady wystawiania i wydawania paragonów są inne w przypadku kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług (§ 12 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących).

Obowiązujące do końca kwietnia 2019 r. Rozporządzenie z 14 marca 2013 w sprawie kas rejestrujących w inny sposób określało zasady przypisywania stawek VAT do poszczególnych liter na kasie. Porównanie zawiera tabela.

Zasady obowiązujące do końca kwietnia 2019	Zasady obowiązująco od maja 2019 r.
litera “A” – stawka podstawowa 22% lub 23% litery od “B” do “G” – pozostałe stawki oraz zwolnienie z VAT, dowolna litera (inna niż “A”) – wartość 0% (zero techniczne) dla sprzedaży w systemie VAT marża	litera “A” – stawka podstawowa 22% lub 23% litera “B” – stawka 7% lub 8% litera “C” – stawka 5% litera “D” – stawka 0% litera “E” – zwolnienie z podatku litery “F” i “G” – pozostałe stawki. w tym wartość 0% (zero techniczne) dla sprzedaży w systemie VAT marży

Zgodnie z § 59 rozporządzenia przedsiębiorcy, którzy na dzień 01.05.2019 r. stosują dotychczasowe przypisanie stawek literom na zmianę mają czas do 31 lipca 2019 r.

Nowością jaka pojawiła się z początkiem maja 2019 r. jest obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję za pomocą kasy z podstawowymi zasadami jej prowadzenia, zasadami wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkami nieprzestrzegania tych zasad. Wzór takiej informacji zawarty jest w załączniku nr 1 rozporządzenia

Powyższy obowiązek przedsiębiorca musi spełnić przed rozpoczęciem przez daną osobę (np. pracownika) prowadzenia ewidencji na kasie. Jest to konieczne bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji. Osoba, która będzie prowadziła ewidencję na kasie po zapoznaniu się z zasadami prowadzenia ewidencji, składa przedsiębiorcy oświadczenie o zapoznaniu się z nimi.

Informacja o zasadach ewidencji oraz oświadczenie sporządzane jest w dwóch jednakowych egzemplarzach – po jednym dla przedsiębiorcy i osobie, która będzie prowadziła ewidencję na kasie. Zgodnie z § 58 Rozporządzenie osoby prowadzący ewidencję na kasie w dniu wejścia w życie rozporządzenia, czyli na dzień 01.05.2019 r. składają przedsiębiorcy powyższe oświadczenie do dnia 31.05.2019 r.Niezmienione w stosunku do poprzednio obowiązujących są zasady korekt sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej. W nowym rozporządzeniu wskazane są one w § 3.Tak samo jak w poprzednio podatnicy zwolnieni z VAT ewidencjonują sprzedaż jako sprzedaż zwolnioną z VAT.Powyżej wskazane zasady nie zawierają szczegółowych informacji dla kas o przeznaczeniu specjalnym.

b) Zasady dotyczące kas online

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorców stosujących kasy online jest zapewnienie połączenia kasy umożliwiającego przesyłanie danych między kasą a Centralnym Repozytorium Kas. W przypadku kiedy z przyczyn niezależnych od przedsiębiorcy połączenie to nie jest dostępne przedsiębiorca nadal ewidencjonuje sprzedaż na kasie i niezwłocznie zapewnia połączenie. W przypadku trwałego braku połączenia – za zgodą naczelnika przedsiębiorca nadal prowadzi ewidencję i zapewnia w ustalonych odstępach czasowych połączenie kasy z CRK. W celu uzyskania zgody naczelnika US przedsiębiorca składa wniosek zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku nr 2 rozporządzenia w sprawie kas.

W przypadku kas online rozporządzenie przewiduje wystawianie dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. Zestawienie tych dokumentów wraz z formą ich wystawiania zawiera tabela.

Nazwa dokumentu	Forma wystawiania	Czym jest dokument
Paragon fiskalny, faktura	Papierowa i elektroniczna	Dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży
Paragon fiskalny lub faktura anulowana		Dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający niewykonanie rozpoczętej sprzedaży
Raporty fiskalne fiskalizacji		Raport fiskalny potwierdzający dokonanie fiskalizacji i przesyłany do CRK
Dokumenty niefiskalne	Papierowa lub elektroniczna	Dokumentem inny niż fiskalny, zawierający w szczególności oznaczenie „NIEFISKALNY” oraz nie zawierający loga fiskalnego
Raport fiskalny dobowy	Elektroniczna	Pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu wg poszczególnych stawek VAT oraz wartości sprzedaży zwolnionej z podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy
Raporty fiskalne okresowe i rozliczeniowe	Papierowa
Łączne raporty fiskalne okresowe i rozliczeniowe
Raporty fiskalne zdarzeń		Raport fiskalny zawierający dane o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kasy, w szczególności dla prawidłowości prowadzenia ewidencji np. fiskalizacji, zmiany stawek, zmianie adresu punktu sprzedaży

Zakres danych wymaganych we wskazanych dokumentów określa Rozporządzenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28.05.2018 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące.

c) Zasady dotyczące kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Przedsiębiorcy po zmianie przepisów mogą nadal korzystać z kas z papierowym i elektronicznym zapisem danych. Ważne aby używana kasa zapewniała prawidłowe zaewidencjonowanie podstawowych danych dotyczących sprzedaży, w tym wysokości podstawy opodatkowania i podatku należnego.

Kasy powinny pozwalać na przechowywanie danych, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem danych konieczne, aby zapewniały bezpieczne ich przesyłanie na zewnętrznych nośnikach danych.

W przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii dane wymagane na wystawianych przez te kasy paragonach i raportach dobowych nie są wskazane w rozporządzeniu w sprawie kryteriów i warunków technicznych, ale w rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących (w § od 25 do 28).

W odróżnieniu od kas online przedsiębiorcy nie mają możliwości wystawienia dokumentów w formie elektronicznej. Dokumenty wystawiane są w formie papierowej. Dokumenty te, a także ich kopie podlegają wydrukowi.

Zgodnie z § 29 rozporządzenia w sprawie kas:

w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii podatnik dokonuje wydruku dokumentów emitowanych przez kasę. Obowiązek ten nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku kas umieszczonych w urządzeniach do automatycznej sprzedaż towarów i usług, kiedy dokumenty te nie są drukowane dla nabywcy, a także raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych (poza raportem dobowym fiskalizacji dołączanym do książki kasy). Dodatkowo (zgodnie z art. 145a ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług kasa powinna zapewniać bezpieczny przesył danych na nośniki zewnętrzne),
w przypadku kas z papierowym zapisem kopii podatnik dokonuje wydruku dokumentów emitowanych przez kasę oraz ich kopii.

Najem kasy i przekazanie kasy w użytkowanie

W przypadku kas online ustawodawca wprowadził nowe rozwiązanie jakim jest możliwość używania kasy nie będącej własnością przedsiębiorcy, ale użytkowaną na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu. Warunkiem skorzystania przez przedsiębiorcę z tej formy użytkowania kasy jest to, aby podmiot będący ich właścicielem (np. wynajmujący czy leasingodawca) nabył je w okresie obowiązywania potwierdzenia o spełnieniu wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych a sama kasa miała nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

Podmiot oddający kasę w używanie na podstawie najmu, dzierżawy czy leasingu ma obowiązek przekazania podatnikowi przyjmującemu kasę dane podmiotu prowadzącego serwis oraz serwis główny, a także dokumenty dotyczące nabycia kasy (np. kopia dokumentu potwierdzającego nabycie kasę).

Z kolei podmiot przyjmujący kasę w używanie ma obowiązek poddać kasę pierwszemu obowiązkowemu przeglądowi technicznemu po jej objęciu w używanie, a przed dniem dokonania fiskalizacji.

Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących zawiera również zapis, na podstawie którego przedsiębiorca mający obowiązek ewidencjonowania sprzedaży, zleca jej prowadzenie innemu podmiotowi, przekazując mu jednocześnie kasę do jej ewidencjonowania lub zobowiązując go do prowadzenia ewidencji na swoją rzecz lub w swoim imieniu przy zastosowaniu kasy własnej tego podmiotu. W przypadku kiedy inny podmiot ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży własnej, przy użyciu kasy własnej ewidencjonuje całą sprzedaż własną i prowadzoną w imieniu i na rzecz innych podatników. To przekazanie kasy innemu podmiotowi lub zobowiązanie innego podmiotu do prowadzenia tej ewidencji przy użyciu kasy własnej tego podmiotu wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej. Powyższa możliwość dotyczy zarówno kas online jak i kas starego typu.

Przechowywanie dokumentów emitowanych z kasy

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących obowiązkiem wszystkich podatników używających kasy fiskalne jest przechowywanie dokumentów fiskalnych i ich kopii, w tym zawartych w pamięci chronionej kasy przez okres wymagany Ordynacją podatkową. Analogiczny zapis znajduje się w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT.

Oba wskazane wyżej przepisy wskazują na obowiązek przechowywania dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Wskazanymi wyżej dokumentami fiskalnymi są (§ 2 pkt 1 rozporządzenia):

w przypadku kas online: paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, faktura, faktura anulowana, raport fiskalny,
w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii: paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, faktura, faktura anulowana, raport fiskalny dobowy, okresowy, w tym miesięczny i rozliczeniowy.

Przepisy rozporządzenia nie wskazują jednoznaczne na formę przechowywania dokumentów – wskazują jedynie, że dokumenty powinny być przechowywane zgodnie z warunkami określonymi w ustawie o rachunkowości.

Postępowanie w kradzieży kasy lub jej awarii.

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących w przypadku kradzieży kasy (jej utraty wskutek siły wyższej) przedsiębiorca ma obowiązek:

niezwłocznie zgłosić ten fakt naczelnikowi US (nie później niż w terminie 5 dni), dołączając do zgłoszenia potwierdzenie zgłoszenia wydane przez organy ścigania,
po odzyskaniu kasy rejestrującej zgłosić ten fakt niezwłocznie naczelnikowi US oraz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (minimum dzień wcześniej przed jej ponownym użytkowaniem).

Kwestię postępowania w przypadku awarii kasy określa art. 111 ust. 3 ustawy o VAT. Wskazuje on, iż w przypadku braku możliwości ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu kasy rezerwowej. W przypadku np. jej braku sprzedaż nie może być prowadzona.

W przypadku kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii, jeśli używanie kasy rezerwowej wiąże się z zmianą w zgłoszeniu dotyczącym miejsca używania tej kasy – konieczna jest aktualizacja dokonanego zgłoszenia (zgodnie ze wzorem wskazanym w załączniku nr 3 rozporządzenia).

Awarię kasy – zarówno kasy online jak i kasy “starego typu” przedsiębiorca zgłasza do serwisu kas.

Zmiana miejsca użytkowania kasy i wymiana pamięci kasy

b) kasy online

W sytuacji zmiany miejsca użytkowania kasy przedsiębiorca powinien zapewnić zapisanie w pamięci fiskalnej i chronionej kasy oraz książce kasy aktualnych danych dotyczących miejsca używania kasy.

W kasach online wymianie mogą podlegać dwa rodzaje pamięci – pamięć chroniona i pamięć fiskalna. Oba rodzaje pamięci wymienne są w sytuacji ich zapełnienia lub uszkodzenia. Wymiana pamięci chronionej następuję tylko w trybie serwisowym i co do zasady nie wymaga wymiany pamięci fiskalnej. Z kolei pamięć fiskalna może być wymieniana tylko przez serwis główny i powoduje konieczność wymiany także pamięci chronionej. Zgodnie z § 14 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących w przypadku wymiany pamięci chronionej przedsiębiorca używający kasy ma obowiązek zapisu danych tej pamięci na zewnętrzny nośnik danych. Wymiana ta jest wykonywana w trybie serwisowym czyli po zdjęciu plomb z kasy przez serwisanta.

Z kolei w przypadku wymiany pamięci fiskalnej (z jednoczesną wymianą pamięci chronionej) konieczne jest dokonanie odczytu pamięci kasy (analogicznie jak zakończenia jej używania) oraz złożenie do US protokołu z jej odczytu wraz z załączonym raportem rozliczeniowym. W tym wypadku wymiana pamięci chronionej będzie powodowała również konieczność zapisania jej danych na zewnętrznym nośniku.

Wymiana pamięci fiskalnej powoduje konieczność ponownej fiskalizacji kasy – z tą różnicą, że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji kasy przedsiębiorca musi wysłać numer ewidencyjny.

c) kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii

Zmiana miejsca użytkowania kasy „starego” typu powoduje konieczność złożenia do naczelnika US zgłoszenia aktualizującego danych kasy (wzór zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia) w ciągu 7 dni od zmiany. Dodatkowo warto zauważyć, iż takie zgłoszenie będzie konieczne także w przypadku zmiany US właściwego dla przedsiębiorcy. Zmiana miejsca użytkowania kasy powoduje także konieczność dokonania zmiany adresu punktu sprzedaży w pamięci kasy oraz książce kasy.

Wymiana pamięci w kasach „starego” typu dotyczy tylko kas z elektronicznym zapisem kopii. Wymieniona może być jedynie pamięć fiskalna. Czynności jakie należy wykonać w przypadku uszkodzenia lub zapełnienia pamięci fiskalnej wskazuje § 24 Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z nim konieczne jest:

dokonanie odczytu pamięci kasy (w sposób analogiczny jak w sytuacji zakończenia jej używania) oraz złożenie w US protokołu z odczytu wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym.
dokonanie ponownej fiskalizacji kasy,
złożenie w US, w terminie 7 dni od dokonania fiskalizacji aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących kasy).

11. Zakończenie używania kasy

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 13 ustawy o VAT zarówno w przypadku przedsiębiorców używających kasy „starego typu” jak i używających kasy online, w przypadku zakończenia działalności lub pracy kasy mają oni obowiązek zabezpieczenia danych kasy rejestrującej.

Szczegółowe czynności, jakie w takim wypadku przedsiębiorca ma obowiązek wykonać dodatkowo określa rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących (§ 31 – § 36). Zestawienie czynności w podziale na oba rodzaje kas przedstawia poniższa tabela.

Kasy online

Kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii

wystawienie raportu fiskalnego dobowego,
odczyt pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego. Odczyt dokonywany jest w trybie tylko do odczytu i jego potwierdzeniem sporządzony protokół (zgodnie ze wzorem wskazanym w zał. nr 4 rozporządzenia);
złożenie do właściwego US sporządzonego protokołu z odczytu pamięci kasy wraz załączonym raportem rozliczeniowym (w terminie 5 dni od dnia sporządzenia). Wraz ze wskazanymi dokumentami do US złożyć należy wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez US (zgodnie ze wzorem wskazanym w zał. nr 5 rozporządzenia).

wystawienie raportu fiskalnego dobowego i okresowego (miesięcznego),
odczyt pamięci fiskalnej poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego. Potwierdzeniem odczytu jest sporządzony protokół (zgodnie ze wzorem wskazanym w zał. nr 4 rozporządzenia);
złożenie do właściwego US sporządzonego protokołu z odczytu pamięci kasy wraz załączonym raportem rozliczeniowym (w terminie 5 dni od dnia sporządzenia). Wraz ze wskazanymi dokumentami do US złożyć należy wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez US (zgodnie ze wzorem wskazanym w zał. nr 5 rozporządzenia).

W przypadku kiedy odczyt pamięci kasy (dla obu typów kas) nie może zostać wykonany przez serwisanta i kasa wysyłana do podmiotu prowadzącego serwis główny. Dokonuje on odczytu pamięci i sporządza w związku z tym protokołu z odczytu. W takim wypadku to serwis główny wysyła do US sporządzony protokół wraz z raportem rozliczeniowym właściwym dla kasy. Przedsiębiorca użytkujący kasę w takim wypadku wniosek o wyrejestrowanie kasy składa w US w terminie 5 dni od dnia otrzymania z serwisu kopii sporządzonego protokołu

Centralne Repozytorium Kas (CRK)

Nowością wprowadzoną ustawą z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usługi oraz ustawy – Prawo o miarach jest Centralne Repozytorium Kas. Jest ono tworzone z dniem wejście w życie ustawy czyli 01.05.2019 r. CRK będzie prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

Będzie ono służyło do:

odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących (np. dane sprzedaży czy dane o znaczenia zapisanych w pamięci kasy, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, występujących podczas jej używania np. dane o fiskalizacji kasy, zmiany stawek, zmiany adresu punktu sprzedaży czy datach dokonanych przeglądów),
analizy i kontroli dany z kas,
przesyłania do kas poleceń dotyczących ich pracy (związanych z fiskalizacją czy obejmujących określenie sposobu i zakresu przesyłania danych czy sposobu pracy kasy).

Powyższe informacje nie uwzględniają zasad użytkowania kas o przeznaczeniu specjalnym.