Kontrahent nie płaci – odzyskiwanie długów, windykacja należności

Opóźnienia w płatnościach, zbyt niskie kwoty przelewów i brak zapłaty za fakturę to problemy, które pojawiają się w wielu branżach. Odzyskanie należności od nieuczciwego kontrahenta bywa trudne, ale nie niemożliwe. Sprawdź, jak ściągnąć dług od dłużnika i jak odzyskać pieniądze za niezapłaconą fakturę. Jak odzyskać pieniądze za niezapłacone faktury? Co zrobić z dłużnikiem, gdy dłużnik nie chce oddać pieniędzy? Sprawdź.

Odzyskiwanie długów – wezwanie do zapłaty faktury

Opóźnienia w płatnościach i niezapłacone faktury mogą doprowadzić do utraty płynności finansowej przedsiębiorstwa. Na nieotrzymywanie zapłaty w terminie skarży się 71% przedsiębiorstw. Wystarczy 30 dni opóźnienia w płatnościach, aby blisko 60% firm z sektora MSP czuła się zagrożona utratą płynności finansowej, wynika z badania przeprowadzonego przez Keralla Research na zlecenie Rzetelnej Firmy. Z płatnościami spóźniają się zarówno stali, jak i nowi kontrahenci.

Pierwszym, co można zrobić w przypadku niezapłaconej faktury, to monit/wezwanie do zapłaty. Na początku można wezwać do zapłaty drogą telefoniczną lub mailem. Jeśli jednak nie przyniesie to rezultatu, kontrahentowi należy wysłać ostateczne wezwanie do zapłaty faktury listem poleconym.

W piśmie należy zawrzeć dokładne informacje na temat powstałej należności, takie jak:

• dane wierzyciela i dłużnika,
• wysokość roszczenia (wartość transakcji, kwota do zapłaty),
• podstawa prawna (numer i data wystawienia faktury lub innego dokumentu potwierdzającego należność),
• sposób zapłaty i termin do kiedy chcemy odzyskać pieniądze za fakturę,
• ostrzeżenie o konsekwencjach (np. informację, że w przypadku braku zapłaty będą naliczane odsetki od niezapłaconej faktury, albo że sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania windykacyjnego lub sądowego),
• datę i miejsce sporządzenia dokumentu oraz podpis sporządzającego.

Do wezwania można dołączyć kopię nieopłaconej faktury oraz dowody potwierdzające, że kontrahent jest nam winien pieniądze (np. protokół zdawczo-odbiorczy).

Przedsądowe wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym lub z potwierdzeniem odbioru, aby mieć dowód jego doręczenia. Innym – choć rzadziej stosowanym – rozwiązaniem jest wysyłka wezwania e-mailem z opcją powiadomienia o przeczytaniu wiadomości przez adresata.

Bardzo często samo wysłanie wezwania wystarcza, aby zmobilizować kontrahenta do spłaty zobowiązania. Jeśli jednak pismo nie przyniesie rezultatu, kolejnym krokiem może być skorzystanie z pomocy firmy windykacyjnej lub skierowanie sprawy do sądu.

Odzyskanie długu – windykacja należności

Jeśli samodzielne odzyskiwanie należności nie przynosi rezultatów można skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej.

W pierwszej kolejności firma windykacyjna spróbuje rozwiązać sprawę polubownie, wysyłając do kontrahenta list windykacyjny z wezwaniem do zwrotu pieniędzy. Jeśli mimo to dłużnik nadal nie chce oddać pieniędzy, następnym co może firma windykacyjna jest wstąpienie na drogę postępowania sądowego.

Jak odzyskać dług – pozew do sądu o zapłatę

Gdy próby polubownego rozwiązania sprawy zawiodą, pozostaje skierowanie pozwu do sądu.

Pozew do sądu o zapłatę można złożyć na formularzu P, który znajdziemy w budynkach sądów i do pobrania na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości w zakładce “Formularze pism procesowych w postępowaniu cywilnym”.

W pozwie należy podać dane obu stron postępowania (wierzyciela i dłużnika – powoda i pozwanego), określić wartość sporu i odsetki, zamieścić uzasadnienie (wszystkie fakty, z których wynika, że żądanie pozwu jest zasadne – np. podpisaną umowę) i wnioski dowodowe. Należy także przedstawić informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnić przyczyny ich niepodjęcia. W pozwie można także zamieścić inne, dodatkowe żądania (np. nakazania określonego zachowania się) i żądanie zwrotu kosztów procesu, w tym opłaty sądowej od pozwu. Do pozwu należy dołączyć wszystkie potrzebne dokumenty, m.in. te potwierdzające istnienie zadłużenia (np. potwierdzenia nadania wezwania do zapłaty), jeśli wspomniano o nich w uzasadnieniu.

Pozew z załącznikami należy przygotować w trzech egzemplarzach: dla sądu, dłużnika i dla siebie. Gotowe dokumenty można złożyć w biurze podawczym lub wysłać listem poleconym.

Inną możliwością aby odzyskać dług od dłużnika jest złożenie pozwu w e-sądzie, dostępnym pod adresem e-sad.gov.pl. E-sąd zajmuje się rozpatrywaniem najprostszych spraw cywilnych, których stan faktyczny nie jest skomplikowany i nie wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego – a więc gdy dług kontrahenta nie budzi wątpliwości i jest jasno udokumentowany niezbędnymi fakturami i umowami. Elektroniczne postępowanie kończy się wydaniem nakazu zapłaty, które jest wysyłane do pozwanego drogą listowną.

Jeśli płatność nie zostanie uregulowana, a pozwany nie wniesie sprzeciwu, sąd nadaje klauzulę wykonalności i sprawę można skierować do komornika.

Warto trzymać rękę na pulsie

Jak głosi znana paremia, lepiej zapobiegać niż leczyć. Od samego początku warto trzymać rękę na pulsie: podpisywać umowy, pobierać zaliczki, skrupulatnie dokumentować sprzedaż (np. poprosić o potwierdzenie przez klienta otrzymania maila z wykonanymi dla niego materiałami) i w miarę możliwości sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy oraz przypominać kontrahentom o zbliżających się terminach zapłaty.

Aby jeszcze bardziej zmotywować kontrahentów do terminowego regulowania zobowiązań warto dołączać do wystawianych faktur pieczęć prewencyjną. Pieczęć prewencyjna to rodzaj dopisku na fakturze, który informuje, że brak zapłaty w terminie spowoduje zlecenie dochodzenia należności firmie windykacyjnej. Korzystanie z pieczęci prewencyjnej nie jest jednoznaczne z zawarciem umowy z firmą windykacyjną i jest usługą bezpłatną w ifirma.pl.

W razie niezapłaconej faktury nie warto zwlekać z odzyskiwaniem długu, aby nie dopuścić do przedawnienia.