Księga przychodów i rozchodów – jak i kiedy ją zakładać?

czym jest KPiR

Mali podatnicy, rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo, nie muszą od razu prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych.

Mali podatnicy, rozliczający się z podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skala podatkowa) lub liniowo, nie muszą od razu prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych. Do przekroczenia ustawowego limitu mogą się oni zdecydować na „lżejszą” wersję ewidencji – podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR). Przepisy dotyczące zasad prowadzenia księgi zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.

Terminy – kiedy powinieneś założyć podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów służy do rozliczania podatku dochodowego na zasadach ogólnych (skali podatkowej) lub liniowo. W związku z faktem, że okresem rozliczeniowym dla podatku dochodowego jest jeden rok, także KPiR zakładana jest na taki okres – jeden rok kalendarzowy. Tym samym, przedsiębiorca rozpoczynający działalność w ciągu roku podatkowego powinien założyć KPiR z pierwszym dniem prowadzenia działalności, i prowadzić ją aż do 31 grudnia tego roku. Każdą kolejną księgę należy zakładać wraz z 1 stycznia nowego roku.

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów – wymogi formalne

Księga przychodów i rozchodów rozpoczyna się stroną tytułową. Jej zawartość jest ściśle określona w przepisach – zgodnie z nimi, powinny się tam znaleźć imię i nazwisko podatnika, nazwa firmy i zakres wykonywanej działalności. W załączniku nr 1 do wskazanego wcześniej rozporządzenia można znaleźć adekwatny wzór. Dalsza część KPiR dotyczy już samych zapisów księgowych. Księga prowadzona jest w formie tabeli, której kolumny zostały także opisane w rozporządzeniu. Kolumn tych jest 16, a każda z nich jest przeznaczona dla innego rodzaju danych. Kolumny 1-6 to miejsce na formalne informacje:
  1. liczba porządkowa,
  2. data zdarzenia gospodarczego,
  3. numer dowodu księgowego,
  4. imię i nazwisko (firma) kontrahenta,
  5. adres kontrahenta,
  6. opis zdarzenia gospodarczego.
Kolumny 7-9 są przeznaczone na księgowanie różnego rodzaju przychodów, tj.:
  1. wartość sprzedanych towarów i usług,
  2. pozostałe przychody,
  3. razem przychody (suma przychodów z kolumny 7 i 8).
Zatem, do kolumny 7 powinny trafić wszystkie wpływy powstałe w wyniku sprzedaż towarów i usług, które należą do zakresu prowadzonej działalności gospodarczej, np. sprzedaż artykułów spożywczych w sklepie spożywczym albo usługa szycia spodni u krawca. Pozostałe przychody z kolumny 8 powstają w wyniku pobocznych operacji, wykonywanych w zakresie firmy, ale niemających związku z jej podstawowym profilem – np. sprzedaż firmowego środka trwałego lub odsetki od kapitału zgromadzonego na firmowym koncie. W kolumnach 10-14 przedsiębiorca powinien wykazać ponoszone w ramach działalności koszty uzyskania przychodów. W tym przypadku także wydatki dzieli się na kilka różnych rodzajów:
  1. zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
  2. koszty uboczne zakupu (materiałów i towarów),
  3. wynagrodzenie w gotówce i w naturze,
  4. pozostałe wydatki,
  5. suma wydatków z kolumn 12 i 13 (wydatków niedotyczących zakupu towarów handlowych lub materiałów podstawowych).
Kolumny 15 i 16 są najbardziej specyficzne i najrzadziej wypełniane. Kolumna 15 jest pusta – w tym miejscu podatnik może wprowadzić dodatkowe informacje w zakresie ewidencjonowanej operacji. Jak wskazuje rozporządzenie, można tu np. ująć wydatki, które odnoszą się do następnego roku lub lat podatkowych. Natomiast kolumna 16 jest zatytułowana jako „Uwagi”. W tym miejscu wprowadzane są informacje dotyczące treści wpisanej w kolumnach 2-15. Każda strona KPiR jest sumowana – u dołu powinny znaleźć się wiersze:
  • suma strony,
  • przeniesienie z poprzedniej strony,
  • razem od początku roku.
W wierszu „Suma strony” sumowane są zapisy dla każdej kolumny od 7 do 15, wprowadzone na danej stronie KPiR. Po zsumowaniu ich wraz z kwotą z poprzedniej strony KPiR uzyskamy wartość, która powinna zostać wpisana do wiersza „Przeniesienie z poprzedniej strony”. Jak już wskazano wcześniej, okres rozliczeniowy dla podatku dochodowego to jeden rok kalendarzowy. Dlatego, płacąc co miesiąc (lub co kwartał) zaliczkę, bierzemy pod uwagę wszystkie przychody i koszty od początku roku aż do bieżącego miesiąca. Za styczeń wyliczymy zatem zaliczkę na podstawie dochodu styczniowego, w lutym weźmiemy pod uwagę wszystkie zaksięgowane koszty i przychody ze stycznia i lutego, w marcu – ze stycznia, lutego i marca etc. Tym samym niezbędne jest także rzetelne wypełnianie wiersza „Razem od początku roku”. Zgodnie z przepisami, podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być zbroszurowana oraz mieć ponumerowane strony. Zbroszurowanie oznacza, że strony księgi powinny zostać trwale ze sobą połączone. Co do numeracji, podatnik ma możliwość dokonywania jej w ramach roku albo poszczególnych miesięcy.

Zaczynaj i kończ remanentem

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przeprowadzania początkowych i końcowych spisów z natury (remanentów), bez względu na profil swojej działalności. Remanent początkowy przeprowadzany jest na dzień założenia działalności, a następnie na rozpoczęcie każdego nowego roku podatkowego. Remanentem końcowym należy zakończyć każdy rok podatkowy, a także przeprowadzić go na zakończenie działalności gospodarczej. W związku z powyższym to właśnie remanenty będą stanowiły pierwszą i ostatnią pozycję każdej KPiR. W przepisach nie wskazano dokładnie, w której kolumnie powinien znaleźć się remanent początkowy – widnieje tam jedynie obowiązek jego wpisania. Dlatego też podatnicy wartość remanentu ujmują najczęściej w kolumnie 13 lub 15 KPiR. Ważne jest, że sam remanent początkowy nie wpłynie na rozliczenie podatkowe (bez względu na to, w której kolumnie KPiR zostanie ujęty) – dla podatku znaczenie będzie on miał dopiero w momencie przeprowadzenia remanentu końcowego. Wtedy też różnica pomiędzy początkowym a końcowym spisem z natury zwiększy lub zmniejszy wysokość dochodu stanowiącego podstawę opodatkowania. Zatem jeśli:
  • remanent początkowy > remanent końcowy – nastąpi pomniejszenie dochodu,
  • remanent początkowy < remanent końcowy – nastąpi zwiększenie dochodu,
  • remanent początkowy = remanent końcowy – brak wpływu na dochód.
Warto pamiętać, że wartość spisu z natury kończącego jeden okres rozliczeniowy jest jednocześnie wartością początkowego spisu z natury dla następnego okresu. Dlatego tworząc remanent na 31 grudnia 2014 r., uzyskamy automatycznie wartość remanentu początkowego na 1 stycznia 2015 r.

Numeracja z KPiR ważna też dla dokumentów

Pierwsza kolumna podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczona jest – jak już wcześniej wskazano – na wpisanie liczby porządkowej. Co ważne, numer ten jest istotny nie tylko dla zachowania porządku w KPiR – wykorzystuje się go również w celu uporządkowania dokumentacji firmowej i poprawnego jej archiwizowania. Dokumenty księgowe w firmie powinny być przechowywane w taki sposób, aby w razie ewentualnej kontroli urzędnik skarbowy miał do nich swobodny dostęp, ale by nie były one narażone na ingerencję osób nieupoważnionych. W celu zachowania porządku, przedsiębiorca powinien swoją dokumentację segregować chronologicznie i na każdy dokument nanieść odpowiadający mu numer z księgi przychodów i rozchodów. W ten sposób w przypadku wątpliwości odszukanie faktury jest znacznie łatwiejsze. Jednak co w sytuacji, kiedy z różnych przyczyn konieczne będzie wprowadzenie nowego dokumentu do KPiR i zaburzenie już naniesionej numeracji? Najczęściej okazuje się, że trzeba wtedy dołożyć pominięty wcześniej druk i przenumerować całość raz jeszcze. Warto jednak zwrócić uwagę, że dopuszczalne jest prowadzenie numeracji w KPiR nie tylko w obrębie roku, ale i w skali miesiąca. Decydując się na drugie rozwiązanie, nawet jeśli okaże się, że trzeba dołożyć dokument do okresu sprzed kilku miesięcy, przedsiębiorca będzie miał znacznie mniej pracy numerując ponownie dokumenty tylko z jednego miesiąca. Autor: Anna Kubalka – ifirma.pl.
Klauzula/ zastrzeżenie prawne na ifirma.pl

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

księgowość biuro rachunkowe online księgowość biuro rachunkowe online
Księgowość Internetowa Księgowość Internetowa Księgowość Internetowa

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość