Przedsiębiorcy wpisują w księdze przychodów i rozchodów osiągnięte przychody oraz koszty poniesione w związku z prowadzoną działalnością, które spełniają warunki określone w ustawie o PIT. Co ważne, mają oni do wyboru dwie metody ujmowania wydatków w księdze – metoda kasowa (uproszczona) oraz memoriałową. Zdecydowana większość podatników decyduje się na prowadzenie KPiR zgodnie z pierwszą z nich – dlaczego?

Metoda kasowa – główne założenie

Metoda kasowa w KPiR określana jest także mianem metody uproszczonej, ponieważ jej celem jest uproszczenie rozliczeń prowadzonych przez przedsiębiorcę. Zakłada ona bowiem potrącanie kosztów w roku podatkowym, w którym zostały faktycznie poniesione . W przeciwieństwie do metody memoriałowej, w której na moment ujęcia kosztu ma wpływ powstanie odpowiadającego mu przychodu.

Moment poniesienia kosztu a KPiR

Kiedy uznaje się, że koszt został faktycznie poniesiony? W przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, moment ten wyznacza data wystawienia faktury, rachunku lub też innego dowodu stanowiącego podstawę ujęcia wydatku jako koszt podatkowy. Co ważne, nie ma tu znaczenia data zapłaty (poza wskazanymi wyżej wyjątkami).

Przykład

Przedsiębiorca, który księguje koszty zgodnie z metodą kasową w KPiR otrzymał polisę OC, wystawioną 1 czerwca 2017 r., obejmującą ubezpieczenie za okres od 1 czerwca 2017 r. do 31 maja 2018 r., z terminem zapłaty do 15 czerwca 2017 r. W jaki sposób powinien zaksięgować ten wydatek?

Mimo że polisa obejmuje dwa lata podatkowe, całość powinna zostać ujęta jednorazowo w kol. 13 KPiR w dacie 01.06.2017 r.

Metoda kasowa w KPiR to nie metoda kasowa w VAT

W tym miejscu warto podkreślić, że omawiana kasowa metoda ujmowania kosztów w KPiR nie jest tożsama z kasową metodą w VAT. Ta druga uzależnia moment wykazania podatku należnego u sprzedawcy oraz naliczonego u nabywcy od dnia zapłaty za daną fakturę. Skorzystać z niej mogą mali podatnicy.