Najem prywatny i z działalności a kasa fiskalna

Jak rozliczać najem? Obejrzyj nasz materiał video!

W jaki sposób będzie bardziej korzystnie – prywatnie, czy poprzez działalność gospodarczą?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą najczęściej zdają sobie sprawę, że sprzedaż na rzecz osób fizycznych może wiązać się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej. Często jednak zapominamy, że także najem – prywatny lub w ramach działalności – może generować obowiązek posiadania kasy.

Najem prywatny czy firmowy

Zgodnie z przepisami, konieczność ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej może powstać w sytuacji, gdy dokonujemy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Do takiej sprzedaży najczęściej zaliczamy najem lokalu mieszkalnego, kiedy to najemcą jest właśnie osoba fizyczna.

Co ważne, przepisy Ustawy o VAT nie rozróżniają, kto jest wynajmującym mieszkanie – tj. czy jest to podatnik prowadzący działalność gospodarczą, osoba prywatna czy też przedsiębiorca, który najem prowadzi poza swoją firmą. W tym przypadku regulacja zalicza wszystkie te osoby do jednej grupy, podlegającej pod ogólny obowiązek stosowania kasy fiskalnej.

Najem a zwolnienie z kasy fiskalnej

W związku z faktem, że wskazana powyżej grupa wynajmujących podlega przepisom Ustawy o VAT, będą oni podlegali także przepisom Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.12.2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. W załączniku do tego rozporządzenia – pozycja 25 – wskazano, jakie warunki musi spełnić wynajmujący, aby uzyskać zwolnienie z kasy fiskalnej.

Zatem, wynajem i usługi zarządzania nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeśli:

• Świadczenie tych usług zostało w całości udokumentowane fakturą, lub
• Świadczący otrzymał w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK na własny rachunek, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności zapłata ta dotyczyła.

Jak widać, co do zasady prawidłowo wystawiona faktura albo bezgotówkowe rozliczanie najmu zwalnia wynajmującego z kasy fiskalnej. Istotne jednak, aby zapłata otrzymywana za usługę wynajmu była prawidłowo opisywana – warto zatem zadbać, aby najemca wyraźnie wskazywał w tytule przelewu czego dotyczy zapłata, jakiej nieruchomości i za jaki okres.

Dodatkowo, jeśli z jakichś względów zastosowanie powyższego zwolnienia nie byłoby możliwe, najem może korzystać z tradycyjnego zwolnienia podmiotowego – tj. do momentu, kiedy przychody ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych w danym roku podatkowym nie przekroczą 20.000 zł. Istotne, że do tego limitu liczy się cała sprzedaż dla konsumentów, dokonywana przez dany podmiot. Jeśli więc przedsiębiorca zajmuje się najmem prywatnym poza swoją działalnością, dla wyliczenia limitu powinien zsumować przychód z transakcji z konsumentami z obu takich źródeł.