Nie irytuj księgowej klienta swego!

Księgowa klienta – na ogół monstrum tajemnicze a groźne. Faktury odrzuca, czepia się, kwestionuje kwoty, stęka o brakach formalnych. Dziś postaram się przedstawić punkt widzenia księgowej i wyjaśnić przyczyny jej postępowania.

Co najbardziej irytuje księgową? To co każdego przedsiębiorcę: częste zmiany prawa podatkowego, niespójność między ustawami, nieprecyzyjne przepisy, które powodują konieczność występowania o interpretacje indywidualne.

Wpływ na to mamy niewielki, raz na 4 lata decydujemy czy władzę ustawodawczą będą sprawować liberałowie czy socjaliści. Wybór określonej partii nie gwarantuje nam, że partie lewicowe nie będą ciąć wydatków socjalnych ani że liberałowie nie podniosą podatków.

Jest jednak coś na co przedsiębiorca ma wpływ: na wystawianą fakturę. Układ faktury, jej czytelność, poprawność formalna ma znaczenie, od tego zależy szybkie i łatwe księgowanie. Od tego zależy nie tylko humor księgowej klienta ale i termin wypłaty należności.

Przedstawiamy listę najbardziej irytujących braków na fakturze:

1. Układ inny niż przyjęty w naszym kręgu kulturowym. Przeprowadzenie śledztwa, że dane sprzedawcy znajdują się na dolnym marginesie, a numer faktury jest w tej samej linii co termin płatności pochłania księgowej czas, który mogłaby poświęcić na zaksięgowanie czterech faktur o standardowym ułożeniu danych.
2. Skomplikowany numer faktury. Numer faktury jest tym elementem, który musi być wprowadzony do ewidencji. Jeżeli jest długi np.: 3124/11/WROCLAW/2001/ MAG-B2 również wydłuża wprowadzanie dokumentu, ja rozumiem, że ta seria dotyczy magazynu B we Wrocławiu, ale przecież mógłby wyglądać tak: 3124/11/WR/01/B – czyli mieć o 11 znaków mniej.
3. Nazwa towaru lub usługi pisana szyfrem zrozumiałym tylko dla wystawcy. Owszem, jest sobie hurtownia kosmetyczna, która ma kilkadziesiąt tysięcy asortymentu, w tym samych szamponów 1500 i wpisanie nazwy: Szampon „Marka” przeciwłupieżowy dla włosów farbowanych z olejkiem awokado i nutą cytryny,  jest skomplikowane, ale niech to nie wygląda tak: „ZF345-GH111/9” a chociaż tak:„Szampon ZF345-GH111/9”.  Księgowa dostaje fakturę, w polu „nazwa towaru” wpisano FF2-1136LM/2010 – skąd ona ma wiedzieć, że to nie towar  a koszt, w dodatku koszt związany z samochodem niefirmowym. Skąd ma wiedzieć, że jest to lewy migacz Forda Focusa?
4. Zamiana miejsc netto – brutto w podsumowaniu faktury. Zdecydowania większość faktur w tabelce podsumowującej transakcje ma układ netto – vat – brutto. I nagle trafia się mądraliński, który ot tak sobie ma układ brutto – vat – netto. Efekt? Konieczność edycji wprowadzonego dokumentu i poprawienie kwot.
5. Drukarka igłowa. Wydruki faktur na drukarkach igłowych same w sobie są nieczytelne, 3.5.6.8.9 wyglądają identycznie a w dodatku taśma wymieniania jest rzadko, tak rzadko że na białym papierze widoczne są bladoszare punkty. Księgowa nosem po fakturze wodzi, ustawia pod światło – może coś zobaczy a ciśnienie skacze.

Kochany przedsiębiorco wystaw fakturę, która nie sprawi przykrości księgowej klienta. Na brzmienie ustaw wpływu nie masz, ale możesz sprawić, że inny człowiek się nie zirytuje, a to już chyba coś?