Oświadczenia pracownika po ustaniu zatrudnienia jako obowiązek płatnika

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników występuje w podwójnej roli – płatnika i pracodawcy. Przy rozliczaniu wynagrodzeń istotne znaczenie mają oświadczenia i wnioski składane przez pracowników do płatnika, które mają wpływ na wysokość zaliczek w podatku dochodowym. Każdy pracodawca musi znać przepisy kto i na jakich zasadach powinien takie oświadczenia składać. Odrębną kwestią będzie ustalenie, jakie obowiązki ma płatnik jeśli chodzi o złożenie oświadczeń przez pracownika przed i po ustaniu zatrudnienia. Ten temat będziemy omawiali w dzisiejszej publikacji.

Jakie oświadczenia składa pracownik płatnikowi?

Płatnik jest zobowiązany do prawidłowego naliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń swoich pracowników. Jednak żeby mógł wywiązać się ze swoich obowiązków pracownik musi dostarczyć podstawowy pakiet informacji. Ministerstwo Finansów wydało nawet objaśnienia podatkowe z dnia 30 grudnia 2022 r., w których opisuje kto i kiedy powinien złożyć oświadczenie i wniosek.

Oświadczenia składane przez pracowników:
O stosowaniu/niestosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek
O zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów
O zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko
O stosowaniu ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących
Wnioski składane przez pracowników:
O stosowanie/niestosowanie ulgi dla młodych
O stosowanie/niestosowanie kosztów uzyskania przychodów
O stosowanie wyższej stawki podatku
O niepobieranie zaliczek jeśli uzyskane dochody pracownika podlegające opodatkowaniu według skali podatkowej nie przekroczą w roku podatkowym kwoty 30.000 zł
O rezygnację ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów

 

Ministerstwo Finansów udostępniło wzory takich wniosków – PIT-2 i PIT-2A, ale korzystanie z tych wzorów jest dobrowolne. Wnioski i oświadczenia można również składać pojedynczo, bez sformalizowanej formy. Tak naprawdę to pracodawca informuje, jakie rozwiązania obowiązują w jego firmie.

Stosunek prawny pomiędzy pracownikiem a pracodawcą

W momencie podpisania umowy o pracę pomiędzy pracownikiem a pracodawcą dochodzi do nawiązania stosunku prawnego. Na ten temat wypowiada się również Ministerstwo Finansów we wspomnianych wcześniej objaśnieniach, kilka słów wyjaśnienia przedstawiamy poniżej.

Stosunek prawny pomiędzy pracownikiem a płatnikiem w oparciu o objaśnienia podatkowe MF:
Stosunek prawny jest to szczególna relacja między co najmniej dwoma podmiotami, w naszym przypadku będzie to pracownik i pracodawca
Stosunek prawny łączący pracownika z pracodawcą trwa do momentu, w którym pracownik pozostaje w stosunku pracy, stosunku służbowym, stosunku pracy nakładczej lub w spółdzielczym stosunku pracy
Stosunek prawny zleceniobiorcy ze zleceniodawcą trwa do momentu, gdy przyjmujący zlecenie oraz dający zlecenie wykonają względem siebie zobowiązania wynikające z zawartej umowy zlecenia. Oznacza to, że stosunek prawny wygasa dopiero po wypłacie wynagrodzenia za wykonaną umowę zlecenie
Do ustania stosunku pracy dochodzi w sytuacji: rozwiązania stosunku pracy na podstawie oświadczeń woli (czynności prawnych) pracownika lub pracodawcy – wypowiedzenie umowy o pracę, rozwiązanie umowy o pracę, wygaśnięcia stosunku pracy, które jest spowodowane określonymi zdarzeniami prawnymi – przykładowo śmierć pracownika, śmierć pracodawcy, upływ 3-miesięcznej nieobecności pracownika, który został tymczasowo aresztowany

Ustanie stosunku prawnego a oświadczenia pracownika

W ustawie o podatku dochodowym ustawodawca odniósł się również do sytuacji, w której ustanie stosunek prawny pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Jednak kluczowe w całej sprawie będzie, od którego momentu płatnik powinien pomijać wnioski i oświadczenia złożone przez pracownika? Druga wątpliwość powstaje w sytuacji, w której pracownik już po ustaniu zatrudnienia złoży wniosek mający wpływ na obliczenie zaliczki na podatek dochodowy. Z takim pytaniem zwrócił się przedsiębiorca we wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowe nr 0114-KDIP3-2.4011.1095.2022.1.MN z dnia 25.01.2023 r. Przedsiębiorca stał na stanowisku, że wnioski i oświadczenia złożone przez pracownika przed ustaniem stosunku prawnego powinien pomijać najpóźniej począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do ustania stosunku prawnego. Natomiast co do wniosków i oświadczeń otrzymanych po ustaniu stosunku prawnego, to powinien je uwzględniać najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał jednak takie stanowisko za nieprawidłowe, w uzasadnieniu napisał m.in.:

Pracodawca powinien pomijać wnioski pracownika złożone przed ustaniem stosunku prawnego najpóźniej począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do ustania tego stosunku z uwzględnieniem ustawowych wyjątków Pracodawca powinien pomijać wszelkie oświadczenia i wnioski złożone przez pracownika po ustaniu stosunku prawnego, ponieważ nie istnieje już więź łącząca pracodawcę z pracownikiem, która pozwalałaby na składanie jakichkolwiek oświadczeń

Jeśli w momencie realizacji świadczenia pracowniczego nie istnieje „więź” łącząca pracownika z płatnikiem, przy obliczaniu zaliczki na podatek PIT płatnik pomija oświadczenia i wnioski uprzednio złożone przez pracownika. Jest to generalna zasada, od której przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewidują tylko nstępujące wyjątki: niestosowania ulgi dla młodych, niestosowania kosztów uzyskania przychodów dla pracowników w wysokości podstawowej lub podwyższonej lub 50% kosztów uzyskania przychodów

 

Takie podejście jest też opisywane w objaśnieniach MF z 30.12.2022 r.

Podsumowanie

Płatnicy mają szereg obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników. Jednym z nich jest prawidłowe naliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy. Jednak żeby to można było zrobić pracownik ma obowiązek złożyć pracodawcy niezbędne oświadczenia i wnioski, o których jest mowa w ustawie o PIT. Złożone dokumenty są ważne dopóki strony łączy stosunek prawny, po ustaniu zatrudnienia nie są brane pod uwagę przy obliczaniu zaliczek na PIT, poza pewnymi wyjątkami a mianowicie chodzi o niestosowanie ulgi dla młodych, niestosowanie kosztów uzyskania przychodów i 50% kosztów uzyskania przychodów. Wnioski i oświadczenia złożone po ustaniu stosunku prawnego nie mają żadnej mocy prawnej i nie mogą być uwzględniane przez pracodawcę, ponieważ ustała więź prawna łącząca pracownika i płatnika. Nieco odmiennie wygląda rozliczanie z tytułu umowy zlecenie, ponieważ w tym przypadku oświadczenia są ważne do terminu wypłaty wynagrodzenia.