1. Rok 2019
Po zmianie ustawy podatku dochodowego, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku, jeżeli w ramach działalności gospodarczej używamy prywatnego pojazdu, do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 20%, 75% lub 100% wydatku w zależności od typu pojazdu. Nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wyjątkiem jest wykorzystywanie pojazdu niefirmowego wyłącznie w działalności gospodarczej. W tym celu, aby odliczyć 100% podatku VAT należy złożyć VAT-26 oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu. Przepisy ustawy o PIT wprost nie nakazują analogicznego postępowania w zakresie odliczenia 100% w danym podatku, jednakże prowadzona ewidencja przebiegu dla celów VAT i dla podatku dochodowego powinna być wiarygodnym dokumentem określającym zakres użytkowania pojazdu.a) Wprowadzenie pojazdu do serwisu
Aby wprowadzić pojazd do serwisu: 1. Przechodzimy do zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj pojazd 2. W części Samochód osobowy lub wprowadź samochód:- w leasingu,
- w najmie,
- niefirmowy,
- niefirmowy (pracownika),
- niefirmowy (na podstawie umowy użyczenia),
- niefirmowy (w leasingu, dzierżawie).

b) Księgowanie wydatków poniesionych na eksploatację
W przypadku samochodów niefirmowych do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć 20%, 75% bądź 100% wydatku w zależności od typu pojazdu. Więcej na ten temat znajduje się w artykule Samochód w firmie – porównanie w pigułce. Użytkując pojazd wynajmowany bądź w leasingu, aby móc zaliczyć do kosztów 100% wydatku:- przechodzimy do zakładki Pojazdy➡ Wszystkie operacje,
- klikamy na nr rejestracyjny pojazdu, następnie edytuj,
- zaznaczamy checkbox Przeznaczenie Pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i wykazany w informacji VAT-26,
- poniżej należy uzupełnić Dane wymagane do zgłoszenia samochodu na deklaracji VAT-26.
- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ faktura vat
-
lub
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ faktura vat.
- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Inne koszty
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne koszty.
- lub
- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Wydatek inny niż paliwo
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne wydatki.
- lub
- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura.
- lub
c) Jakie zakupy dotyczące pojazdów niefirmowych nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu?
W przypadku samochodu niefirmowego do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:- wydatków niezwiązanych z bieżącą eksploatacją, jak np. remont generalny pojazdu,
- wydatków na zakup paliwa niezwiązanego z prowadzoną działalnością, np. podczas wyjazdu prywatnego,
- wydatków ponoszonych na spłatę mandatów,
- wydatków na parking w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy (także w sytuacji, gdy w miejscu zamieszkania prowadzona jest działalność gospodarcza),
- wydatków na raty polisy ubezpieczeniowej, jeśli umowa polisy została zawarta przed rozpoczęciem działalności gospodarczej,
- wydatku na nabycie samochodu.
d) Podatek VAT a pojazdy niefirmowe
Zgodnie z przepisami, w przypadku nabycia paliwa i innych wydatków do samochodu osobowego albo motocykla przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego. Kwota odliczonego podatku VAT trafia bezpośrednio do ewidencji zakupów VAT. Pozostałe 50% wraz z kwotą netto pomnożone przez odpowiedni procent wydatków zostanie zaksięgowane w książce przychodów i rozchodów. Wyjątek mogą stanowić samochody osobowe wynajmowane/dzierżawione – jeśli służą one wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, generalnie możliwe jest dokonywanie od zakupów na nie poniesionych pełnego odliczenia podatku VAT. W tym celu należałoby zgłosić taki samochód do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26. Konieczne jest także prowadzenie dla niego obowiązkowej ewidencji przebiegu na potrzeby podatku VAT, zawierającej m.in. stan licznika, odmiennej od ewidencji przebiegu dla celów podatku dochodowego.e) Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu pojazdu ciężarowego
Zgodnie z przepisami rozliczanie niefirmowego pojazdu ciężarowego nie wymaga prowadzenia ewidencji kosztów eksploatacji ani ewidencji przebiegu pojazdów. W tym przypadku poniesione wydatki trafiają w całości bezpośrednio do księgi przychodów i rozchodów. Księgowanie wydatków odbywa się według podanych powyżej ścieżek, natomiast nie ma tutaj obowiązku wprowadzania informacji o przejechanych w celach firmowych trasach.f) Skuter jak samochód ciężarowy
Skutery są specyficznym rodzajem pojazdu, który ze względu na swoje właściwości techniczne może być traktowany jako samochód ciężarowy – bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów i ze 100% odliczeniem VAT od wydatków eksploatacyjnych. Aby tak było, skuter powinien spełniać warunki uznania go za motorower. Zgodnie z przepisami, ograniczenie w zakresie odliczania podatku VAT dotyczy określonych pojazdów samochodowych. Ustawa Prawo o ruchu drogowym wskazuje, że za pojazd samochodowy uznaje się pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (z wyjątkiem ciągnika rolniczego). Pojazdem silnikowym jest natomiast pojazd wyposażony w silnik, z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego. Za motorower można uznać pojazd dwu- lub trójkołowy, zaopatrzony w silnik spalinowy o pojemności skokowej nieprzekraczającej 50 cm3 lub w silnik elektryczny o mocy nie większej niż 4kC, którego konstrukcja ogranicza prędkość jazdy do 45 km/h. Jeśli zatem mamy do czynienia z motorowerem lub skuterem spełniającym warunki uznania go za motorower wtedy do serwisu należy go wprowadzić poprzez opcję samochodu ciężarowego. Gdyby skuter nie spełniał warunków uznania go za motorower, należy go potraktować jako motocykl i wprowadzić przez opcję samochodu osobowego. ▲ wróć na początek2. Rok 2018
Jeżeli w ramach działalności gospodarczej używa się prywatnego samochodu lub motocykla, to można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na jego utrzymanie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów przejechanych w celach służbowych przez stawkę za 1 km. W przypadku samochodu ciężarowego albo skutera obowiązek prowadzenia kilometrówki nie występuje. Wprowadzenie pojazdu do serwisua) Wprowadzenie pojazdu do serwisu
Aby wprowadzić pojazd do serwisu: 1. Przechodzimy do zakładki Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ +dodaj pojazd 2. W części Samochód osobowy lub wprowadź samochód:- w leasingu,
- niefirmowy,
- niefirmowy (w leasingu, dzierżawie).
b) Rozliczenie kosztów eksploatacji i przebiegu samochodu osobowego i motocykla
Dla takiego pojazdu prowadzimy dwie ewidencje:
- Ewidencja kosztów eksploatacji (EKE) – wprowadza się do niej wszystkie, potwierdzone fakturą lub rachunkiem, wydatki samochodowe lub motocyklowe,
- Ewidencja przebiegu pojazdów (EPP) – wprowadza się do niej wszystkie wyjazdy służbowe dokonane samochodem lub motocyklem niefirmowym. Przejechane kilometry są przeliczane według ministerialnego przelicznika. Na tej podstawie wyliczany jest limit przebiegu w złotówkach. W ramach tego limitu można w danym miesiącu zaksięgować do kosztów uwzględnione w ewidencji kosztów eksploatacji wydatki.
W serwisie ifirma.pl kwoty wyliczone na podstawie powyższych ewidencji są automatycznie księgowane w księdze przychodów i rozchodów, z datą ostatniego dnia miesiąca. W zależności od zaistniałej sytuacji, może nastąpić księgowanie w kwocie:
- limit przebiegu > rzeczywiste wydatki – zaksięgowana zostanie kwota rzeczywistych wydatków (przykład 1),
- limit przebiegu < rzeczywiste wydatki - zaksięgowana zostanie kwota do limitu przebiegu (przykład 2).
c) Księgowanie wydatków poniesionych na eksploatację
W przypadku samochodów niefirmowych do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć można zasadniczo wydatki ponoszone na paliwo oraz bieżącą eksploatację samochodu. Zakup paliwa:- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ faktura vat
-
lub
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Zakup paliwa ➡ faktura vat.
- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Inne koszty ➡ Faktura/Inny
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne koszty ➡ Faktura/Inny.
- lub
- Pojazdy ➡ Wszystkie operacje ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Wydatek inny niż paliwo ➡ Faktura VAT
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Inne wydatki ➡ Faktura.
- lub
- Pojazdy ➡ Rozliczenie pojazdu ➡ Dodaj pozycję w ewidencji przebiegu pojazdu,
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Poz. ewid. przebiegu ➡ Dodaj.
- lub
d) Jakie zakupy dotyczące pojazdów niefirmowych nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu?
W przypadku samochodu niefirmowego do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się:- wydatków związanych z eksploatacją w kwocie większej, niż wyliczony limit przebiegu pojazdów dla danego miesiąca (w trakcie roku nadwyżka zostanie przeniesiona na kolejne miesiące, nadwyżka pozostała na zakończenie roku nie będzie już rozliczona),
- wydatków niezwiązanych z bieżącą eksploatacją, jak np. remont generalny pojazdu,
- wydatków na zakup paliwa niezwiązanego z prowadzoną działalnością, np. podczas wyjazdu prywatnego,
- wydatków ponoszonych na spłatę mandatów,
- wydatków na parking w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy (także w sytuacji, gdy w miejscu zamieszkania prowadzona jest działalność gospodarcza),
- wydatków na raty polisy ubezpieczeniowej, jeśli umowa polisy została zawarta przed rozpoczęciem działalności gospodarczej,
- wydatków na ubezpieczenie AC, w przypadku gdy wartość samochodu jest wyższa niż 20 000 euro, w wysokości proporcjonalnie przekraczającej wskazany limit,
- wydatku na nabycie samochodu.
- Pojazdy ➡ Dodaj koszt pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura
- Wydatki ➡ Dodaj wydatek ➡ Wydatki związane z utrzymaniem pojazdu ➡ Najem ➡ Faktura.
- lub
e) Podatek VAT a pojazdy niefirmowe
Zgodnie z przepisami, w przypadku nabycia paliwa i innych wydatków do samochodu osobowego albo motocykla przysługuje prawo do odliczenia 50% podatku VAT naliczonego. Kwota odliczonego podatku VAT trafia bezpośrednio do ewidencji zakupów VAT. Pozostałe 50% wraz z kwotą netto zostanie rozliczone w ramach ewidencji przebiegu pojazdów. Wyjątek mogą stanowić samochody osobowe wynajmowane/dzierżawione – jeśli służą one wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, generalnie możliwe jest dokonywanie od zakupów na nie poniesionych pełnego odliczenia podatku VAT. W tym celu należałoby zgłosić taki samochód do urzędu skarbowego za pomocą formularza VAT-26. Konieczne jest także prowadzenie dla niego obowiązkowej ewidencji przebiegu na potrzeby podatku VAT, zawierającej m.in. stan licznika, odmiennej od ewidencji przebiegu dla celów podatku dochodowego.- zakładka Pojazdy ➡ Dodaj pojazd ➡ Dodanie pojazdu ➡ Osobowy niefirmowy (Typ pojazdu: „Samochód osobowy”, oznaczone pole „Czy jest wynajmowany?”).
Gdzieś czytałem, że ewidencja przebiegu pojazdu nie jest wymagana w firmie jednoosobowej i 50% VAT ?
Artykuł jest poświęcony kilometrówce, której prowadzenie jest wymagane dla celów podatku dochodowego – czyli w przypadku samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym. Natomiast kilometrówka dla celów podatku VAT jest osobną ewidencją, która jest konieczna jeśli podatnik chciałby odliczać 100% podatku VAT od zakupów związanych z pojazdem osobowym. W sytuacji, gdy przedsiębiorca odlicza 50% podatku VAT od takich wydatków, wówczas nie ma obowiązku prowadzenia kilometrówki dla podatku VAT. Jeśli jednak użytkowany pojazd osobowy nie jest wpisany do majątku firmy, to ewidencja przebiegu pojazdu określona w ustawie o podatku dochodowym jest niezbędna do rozliczenia kosztów. Wyjątkiem jest pojazd osobowy w leasingu operacyjnym.
Pojazdem ciężarowym jest pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony. Zgodnie z definicją z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) art. 5a pkt 19a pojazdem ciężarowym jest również pojazd o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony definiowany jako:
a) pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
– klasyfikowany na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
– z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
b) pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c) pojazd specjalny, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
– agregat elektryczny/spawalniczy,
– do prac wiertniczych,
– koparka, koparko-spycharka,
– ładowarka,
– podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
– żuraw samochodowy,
d) pojazd samochodowy określony w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług
oraz pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.
Spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w:
1) art. 5a pkt 19a lit. a i b stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;
2) art. 5a pkt 19a lit. c stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.
Dla wyżej wymienionych pojazdów w przypadku auta niefirmowego nie prowadzi się ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli auto nie spełnia powyższej definicji wtedy ewidencja jest obowiązkowa.
Nadmieniam, iż tzw. „auto z kratką” w kwietniu 2014 przestało spełniać wymogi stawiane dla aut ciężarowych. Jeżeli auto od danego okresu nie miało potwierdzonej homologacji powinien Pan wystąpić do stacji kontroli pojazdów o jej potwierdzenie. Auto poniżej 3,5 tony ładowności bez bieżącego zaświadczenia o homologacji ciężarowej zgodnie z powyższą definicją nie będzie traktowane jako ciężarowe.