Dokumenty kadrowe – nowe terminy przechowywania

Dokumentacja pracownicza – osobowa i płacowa – należy do najbardziej wymagających dokumentów w firmie. Ma również najdłuższy – bo aż 50-letni – termin przechowywania. Od 1 stycznia 2019 r pracodawców czekają zmiany i uproszczenia z tym związane. Dokumenty kadrowe będzie można przechowywać krócej. Sprawdź szczegóły.

Dokumenty kadrowe – termin w Kodeksie pracy

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, od 1 stycznia 2019 r. termin przechowywania dokumentacji pracowniczej zostanie znacznie skrócony. Zgodnie ze zmodyfikowanym art. 944 pkt. 9b, dokumentację pracowniczą należy przechowywać:

  • Przez cały okres zatrudnienia pracownika, oraz
  • Przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Uwaga!

Podstawowy termin wskazany powyżej może ulec wydłużeniu. Będzie to miało miejsce w sytuacji, gdy upłynął już 10-letni wymagany termin, ale:

  • Pracodawca jest stroną postępowania, a dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w tym postępowaniu – dokumentację przechowuje się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania
  • Pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – podstawowy okres wydłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji.

Dokumentacja pracownicza – przepisy przejściowe

Zasadniczo nowe przepisy obowiązują w zakresie dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zawarli z danym pracodawcą umowę o pracę po 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy mogą jednak skorzystać z opcji przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych raportów, stanowiących podstawę wyliczenia emerytury lub renty. Dotyczy to pracowników, którzy rozpoczęli pracę w danym miejscu pomiędzy 1999 a 2018 rokiem.

Pracodawca, nie decydując się na nią, powinien dotrzymać 50-letniego terminu przekazywania dokumentacji w odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.

Za dużo dokumentów? Zobacz, kiedy warto przechowywać dokumentację firmy w biurze rachunkowym!

Popularne posty:

UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress oraz Disquss. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane wyłącznie w celu opublikowania komentarza na blogu. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. Dane w systemie Disquss zapisują się na podstawie Twojej umowy zawartej z firmą Disquss. O szczegółach przetwarzania danych przez Disquss dowiesz się ze strony.
BezpiecznaKsiegowoscPan

Bezpieczna księgowość bez wychodzenia z domu

jesteś w stałym kontakcie telefonicznym i mailowym z dedykowaną księgową

*zapomnij o papierkowej robocie, wystaw faktury i zaksięguj koszty w aplikacji ifi

IFIRMA nowoczesna rzetelna księgowość #zostanwdomu

ZLECAM KSIĘGOWOŚĆ

Szukasz księgowości?
wybierz ifirma.pl

✅ dedykowana księgowa,


✅ program do faktur,


✅ gotowe rozliczenia i zero zmartwień.

ZLECAM KSIĘGOWOŚĆ

Przetestuj nasz program do faktur
bez zobowiązań