Pracownicze koszty uzyskania przychodów a rozliczenie roczne na przykładach

Osobom zatrudnionym na umowę o pracę przysługują pracownicze koszty uzyskania przychodów. Koszty te zostały tak skalkulowane, żeby zrekompensować pracownikom wydatki ponoszone na dojazdy do pracy. W dzisiejszej publikacji napiszemy kilka informacji na temat rozliczania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów na przykładach.

Wysokości pracowniczych kosztów uzyskania przychodów

Zasady i wysokości odliczania kosztów pracowniczych zostały uregulowane w przepisach. Wysokość kosztów zależy między innymi od tego:

• czy pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy,
• czy dojeżdża do pracy z innej miejscowości,
• czy pracuje u jednego, czy u kilku pracodawców.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów zostały określone w stałych zryczałtowanych kwotach. Pracownik nie musi dokumentować wydatków poniesionych na dojazdy, żeby miał rozliczane koszty przy obliczaniu wynagrodzenia za pracę.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – rozliczenie na przykładach

Nie zawsze rozliczanie pracowniczych kosztów uzyskania przychodów jest bezproblemowe. W praktyce występuje szereg różnego rodzaju sytuacji, w których pracodawca ma dylemat, w jaki sposób i czy w ogóle stosować koszty pracownicze i właśnie do takich wątpliwych przypadków będziemy się odnosili w dzisiejszej publikacji.

Przykład 1

W miesiącu kwietniu 2022 roku pracownik osiągnął przychód mniejszy niż przysługująca do odliczenia kwota pracowniczych kosztów uzyskania przychodów. W takim przypadku powinno się odliczyć kwotę kosztów do wysokości osiągniętego przychodu.

Przykład 2

Pracownik rozchorował się i przez część miesiąca przebywał na zwolnieniu lekarskim. Limit 33 dni w roku podatkowym, za który przysługuje wynagrodzenie za czas choroby nie został jeszcze przekroczony. W takim przypadku można pomniejszyć przychód pracownika o koszty pracownicze.

Przykład 3

Firma zatrudniła pracownika 20 marca 2022 roku. Powstała wątpliwość, czy w takim przypadku pracodawca powinien odliczyć pełną kwotę kosztów pracowniczych, czy częściową. Przepisy nic nie mówią na temat proporcjonalnego rozliczania kosztów, jeżeli są należne to przysługują w pełnej wysokości. W przypadku zatrudnienia w trakcie miesiąca koszty pracownicze przysługują w stałej miesięcznej kwocie na zasadach ogólnych.

Przykład 4

Pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Na jakiej podstawie pracodawca powinien naliczać koszty uzyskania przychodów? W tym przypadku pracownik powinien przedłożyć stosowne oświadczenie, które jest ważne również w kolejnych latach.

Przykład 5

Pan Jan był zatrudniony przez 10 miesięcy w roku podatkowym, 2 miesiące pozostawał bez pracy. Pan Jan zastanawia się, czy może w zeznaniu odliczyć sobie pracownicze koszty za 12 miesięcy. W tym przypadku odpowiedź musi być negatywna, pan Jan nie ujmie w zeznaniu rocznym kosztów za 12 miesięcy. Z przepisów wynika wprost, że koszty pracownicze są naliczane tylko wówczas, gdy pracownik osiąga przychody ze stosunku pracy.

Przykład 6

W miesiącu maju 2022 roku pracownik przebywał przez cały miesiąc na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek chorobowy. W takim przypadku nie ma podstaw do stosowania kosztów pracowniczych, ponieważ nie zostały osiągnięte żadne przychody ze stosunku pracy, zasiłek chorobowy jest przychodem z innych źródeł.

Przykład 7

Pani Ania jest zatrudniona u dwóch pracodawców na ½ etatu i każdy z nich przy naliczaniu wynagrodzeń stosuje pracownicze koszty uzyskania przychodów w kwocie 250 zł. Pani Ania zastanawia się, czy w zeznaniu rocznym może wykazać koszty w podwójnej wysokości w skali roku, co da kwotę 6.000 zł. W tym przypadku nie będzie możliwości wskazania w zeznaniu rocznym pełnej kwoty wykazanej na PIT-11. Przepisy jasno precyzują wysokość miesięcznych i maksymalnych rocznych kosztów uzyskania przychodów. W przypadku zatrudnienia u kilku pracodawców roczny limit wynosi 4.500 zł i taka kwota powinna się znaleźć w zeznaniu rocznym.

Przykład 8

Pracownik ma podpisane 2 umowy o pracę z jednym pracodawcą o różnym zakresie obowiązków. Pracodawca zastanawia się, czy ma prawo stosować pracownicze koszty uzyskania przychodów od każdej umowy? W tym przypadku nie ma przeszkód żeby stosować koszty odrębnie do każdej umowy. Jednak to pracownik w zeznaniu rocznym musi pamiętać, że kwota roczna kosztów pracowniczych nie może przekroczyć kwoty 4.500 zł lub 5.400 zł jeżeli pracownik dojeżdża z innej miejscowości.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów – podsumowanie

Jak widać na podstawie sytuacji opisanych w przykładach pracodawcy mogą się spotkać z wieloma problematycznymi kwestiami przy rozliczaniu kosztów pracowniczych. Ważne zasady:

1. Koszty pracownicze w danym miesiącu przysługują tylko wtedy, gdy pracownik osiągnął przychody ze stosunku pracy.
2. Pracownicze koszty nie są obliczane proporcjonalnie za część miesiąca.
3. Roczny limit kosztów uzyskania przychodów podany w ustawie o PIT nie może zostać przekroczony.