Rozliczenie czasu pracy w podróży służbowej a przemieszczanie się pracownika

Powszechną praktyką jest wysyłanie pracowników w podróż służbową, o ile wymaga tego specyfika prowadzonej działalności gospodarczej. W takich przypadkach przepisy określają zasady rozliczania podróży służbowej, jednak praktyka pokazuje, że nie wszystko jest uregulowane w przepisach. W dzisiejszej publikacji odpowiemy na pytanie czy przemieszczanie pracownika w podróży służbowej rodzi obowiązek rozliczania czasu pracy.

Co się kryje pod pojęciem podróży służbowej?

Podróż służbowa polega na wykonywaniu zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Za czas podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wśród katalogu ponoszonych kosztów w podróży służbowej znajdą się m.in.: diety, przejazdy, dojazdy, bilety wstępu na targi i inne wydatki odpowiednio udokumentowane. Każda podróż służbowa powinna być rozliczona po jej zakończeniu. Pracownik otrzyma zwrot wszystkich poniesionych kosztów związanych z tą podróżą. W kontekście rozliczania podróży służbowej pojawiła się wątpliwość co do rozliczania czasu pracy o czym napiszemy poniżej.

Jak należy rozumieć czas pracy?

Wszystkie najważniejsze informacje na temat zawieranych umów pomiędzy pracownikiem a pracodawcą znajdziemy w ustawie Kodeks pracy (KP). Nie zabrakło tam również zdefiniowania czasu pracy, zobaczmy co kryje się pod tym pojęciem.

Interpelacja w sprawie braku regulacji czasu podróży służbowej pracownika

Od wielu lat toczy się dyskusja na temat czasu pracy w podróży służbowej. Pracownik w podróży służbowej poświęca określony czas na dojazd do miejsca przeznaczenia i świadczenie pracy w tym miejscu. Sądy w swoich wyrokach, w tym sąd najwyższy, stoją na stanowisku, że czas poświęcony na dojazd nie jest wliczany do czasu pracy, z czym polemizują m.in. prawnicy i znawcy prawa. Podkreśla się również, że często sama podróż może być długa i bardziej uciążliwa niż praca. W ślad za tym kierowane są zapytania do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS), ostatnie zapytanie zostało skierowane w 22.01.2023 r. Kluczowe pytanie brzmi: “Czy rozważane jest ustawowe uregulowanie czasu podróży służbowej oraz zasad rozliczania czasu podróży służbowej w ramach czasu pracy pracownika?”. W odpowiedzi z dnia 16.02.2023 r. MRiPS odpowiedział między innymi, że kwestia relacji czasu podróży służbowej do czasu pracy pracownika była przedmiotem bogatego orzecznictwa Sądu Najwyższego (SN). Z tych rozważań SN wypływa konkluzja, że jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, odbywanie podróży służbowej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Jedynie jeżeli czas spędzony przez pracownika w podróży służbowej naruszałby czas przeznaczony na jego odpoczynek, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi równoważnego okresu odpoczynku, a jeżeli nie byłoby to możliwe, powinien zapłacić odpowiednie, dodatkowe wynagrodzenie. W odpowiedzi przywołane zostały jeszcze wyroki sądowe, w których odnoszono się do specyfiki pracy pracownika mobilnego czy robotnika budowlanego, ponieważ w ich przypadku praca jest wykonywana najczęściej w różnych miejscowościach, dlatego trudno wówczas mówić, że znajdują się w podróży służbowej. Podsumowując MRiPS podkreśliła, że wliczanie do czasu pracy dojazdu oraz powrotu z miejsca podróży służbowej przypadającego poza normami czasu pracy pracownika i zapewnienie pracownikowi za ten czas wynagrodzenia, w każdym przypadku, wymagałoby wprowadzenia zmian ustawowych, a obecnie nie toczą się żadne prace legislacyjne w tym obszarze.

Rozliczenie czasu pracy w podróży służbowej a przemieszczanie się pracownika

W poprzednim akapicie właściwie już padła odpowiedź wyjaśniająca, że czas przemieszczania się pracownika w podróży służbowej nie będzie rozliczany w ramach obowiązujących go norm czasu pracy. Co w konsekwencji nie daje podstaw do naliczania pracownikowi wynagrodzenia za czas przemieszczania. Z takim podejściem nie zgadzają się na pewno pracownicy, ale również środowisko prawnicze, które w publikacjach na ten temat podkreślają, że przejazdy w podróży służbowej powinny być zaliczane do obowiązujących pracownika norm czasu pracy. Takie rozwiązanie musiałyby zostać uregulowane przepisami, a na to jak na razie się nie zapowiada.

Czas pracy w podróży służbowej – podsumowanie

Pracownicy, którzy przebywają w podróży służbowej muszą dojechać i wrócić z miejsca podróży służbowej. Niejednokrotnie czas przeznaczony na dojazdy jest znaczący i wraz ze świadczeniem pracy przekracza normy czasu pracy obowiązujące pracownika w umowie o pracę. jednak ta tak ważna kwestia nie jest brana pod uwagę przy zapadaniu rozstrzygnięć sądowych. Sąd Najwyższy od wielu lat nieugięcie stoi na stanowisku, że dojazdy nie są uwzględnione w rozkładzie czasu pracy pracownika. Nie powstanie więc po stronie pracodawcy obowiązek do wypłaty wynagrodzenia za ten czas. Cyklicznie kierowane zapytania do Ministra RiPS również nie wnoszą nic nowego do sprawy. W omawianej problematyce jedynie zmiana ustawy Kodeks pracy dawałaby podstawę do naliczania wynagrodzenia za czas dojazdu w podróży służbowej.