Szkolenie finansowane z dotacji – jak rozliczyć?

Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej otworzyły się nowe możliwości na pozyskiwanie środków finansowych na różne cele: uruchomienie firmy, dofinansowanie do zatrudnienia pracowników, ale również można pozyskać ciekawe dofinansowania na szkolenia. Prawidłowość rozliczenia takiego dofinansowania w podatkach często budziło i budzi wiele pytań i wątpliwości. Dlatego poznajmy zasady rozliczania dotacji na szkolenia.

Dotacja na szkolenie

Na potrzeby omówienia problematyki odniesiemy się do dotacji przyznawanych ze środków unijnych.

Wysokość dotacji na szkolenia może sięgać nawet do 80% jego ceny, są również programy, które przekraczają ten pułap. Z dofinansowania mogą skorzystać przede wszystkim mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. W każdym województwie, które przystąpiło do programu projektów unijnych można skorzystać z telefonicznych punktów informacyjnych.

Otrzymanie dotacji

Dofinansowanie może być udzielone na szkolenia, ale również studia podyplomowe. Może być przyznane przedsiębiorcy jak również jego pracownikom. Ze strony przedsiębiorcy będzie do wniesienia wkład własny w wysokości co najmniej 20% przy 80% dofinansowaniu. Z reguły otrzymanie dotacji ma miejsce po uregulowaniu płatności przez przedsiębiorcę, a w następnej kolejności wpływają środki z dotacji na refundację kosztu szkolenia. Wówczas powstaje pytanie jak prawidłowo ująć fakturę za szkolenie i późniejsze otrzymanie środków z dotacji w PKPiR?

Dotacja a podatek dochodowy

W świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotacje otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków są przychodem w działalności gospodarczej (art. 14 ust. 2 pkt 2). Jednocześnie kwoty te są wolne od podatku dochodowego w ramach ustawowych zwolnień podmiotowych z art. 21 ust. 1 pkt 137. Tym samym nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 23 ustawy o PIT. Dotacja, która nie jest opodatkowana podatkiem dochodowym z reguły nie może być źródłem kosztu podatkowego.

Księgowanie dotacji w PKPiR

W przypadku dotacji na szkolenia, najczęściej finansowanej w części z dotacji w przedziale pomiędzy 50% a 80% dofinansowania mogą być kosztem uzyskania przychodów tylko w części finansowanej przez przedsiębiorcę.

Wówczas fakturę otrzymaną za odbyte szkolenie należy ująć w PKPiR w kol. 13 “Pozostałe wydatki”. W momencie refundacji kosztu należy zaksięgować otrzymaną refundację ze znakiem “minus” w kol. 13. Per Saldo po stronie kosztów uzyskania przychodów będzie w wysokości faktycznie poniesionego kosztu własnego.

W kol. 17 “Uwagi” można odnotować, że jest to refundacja kosztów szkolenia.

Można również zaksięgować w kosztach uzyskania przychodów w kol. 13 tylko kwotę uregulowaną przez przedsiębiorcę z własnych środków.

Ważne jest, aby w rozliczeniu końcowym po stronie kosztów ujęta była kwota faktycznie wydatkowana przez właściciela firmy.

Przykład

Pan Marek otrzymał fakturę za szkolenie pracowników na kwotę 5.000 zł, za które zapłacił. Szkolenie było dofinansowane w 70% ze środków unijnych, a więc kwota 3.500 została zrefundowana.

Księgowania w PKPiR:

1. W kol. 13 kwota 5.000 na podstawie otrzymanej faktury,
2. W kol. 13 kwota 3.500 zł ze znakiem “minus” na podstawie wyciągu bankowego i zawartej umowy na okoliczność dofinansowania.

Per Saldo Kosztu uzyskania przychodu w PKPiR – 1.500 zł koszt własny.

Szkolenie z dotacji a podatek VAT

Jeżeli faktura za usługi szkoleniowe została wystawiona z naliczonym podatkiem od towarów i usług, a zakup usługi szkoleniowej ma związek z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi wówczas podatek VAT podlega odliczeniu na zasadach ogólnych. Obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego możliwe jest przy braku przesłanek wykluczających odliczenie z art. 88 Ustawy o VAT.

Odrębnym zagadnieniem na gruncie podatku VAT jest ujęcie dotacji w podstawie opodatkowania (art. 29a Ustawy o VAT). W świetle tego zapisu do podstawy opodatkowania włącza się również dotacje. Problematyka ta wymaga jednak indywidualnego podejścia do każdej sprawy czego dowodem są wydawane interpretacje podatkowe i wyroki sądowe.Dla przykładu można powołać się na wyrok WSA w Warszawie sygn. akt III SA/Wa/2350/18 z 25 kwietnia 2019 roku.