Często, podczas prowadzenia działalności gospodarczej, zdarza się tak że przedsiębiorca wystawi fakturę za towar lub usługę, rozliczy ją zarówno dla podatku PIT, jak i VAT a kontrahent faktury nie ureguluje. Aby móc wpisać wierzytelność jako koszt uzyskania przychodu należy najpierw udowodnić jej nieściągalność. Poniżej przedstawiono praktyczne wskazówki co należy z taką fakturą zrobić oraz kiedy taka faktura staje się kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy.

Wierzytelności nieściągalne – udokumentowanie

Za nieściągalne uznaje się wierzytelności udokumentowane:

1. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,
2. postanowieniem sądu o:

– oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidacje majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub

– umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi konieczność, o której mowa lit. a), lub

– ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

3. protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty.

Podsumowując zatem, wierzytelność nieściągalną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów pod warunkiem, że uprzednio wierzytelność ta była przychodem oraz przedsiębiorca odpowiednio udokumentuje nieściągalność.

W tym miejscu należy zaznaczyć, ze przy kwotach niewielkich wystarczającym dowodem nieściągalności jest protokół spisany przez podatnika. Do protokołu można podpiąć wszystkie zebrane dowody nieściągalności. Jeśli zaś chodzi o większe kwoty przedsiębiorca, aby móc wierzytelność wpisać do kosztów uzyskania przychodu musi posiadać odpowiednie postanowienie z właściwego organu egzekucyjnego lub sądu.

Uprawdopodobnienie nieściągalności w przepisach

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 21 cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodu zalicza się odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 14 ust. 1 do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie przepisów ust. 3. Nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności gdy:

1. dłużnik został wykreślony w ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację jego majątku, albo
2. zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków, albo
3. wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
4. wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Ustawodawca w art. 23 ust. 3 cyt. ustawy wymienił typowe sytuacje uprawdopodobniające nieściągalność wierzytelności.

Należy jednak pamiętać, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodu wierzytelności przedawnione co wynika z przepisów ustawy o podatku dochodowym. Potwierdzają to również wydane na ten temat interpretacje podatkowe.

Innym sposobem na odzyskanie zapłaconego podatku dochodowego od nieopłaconych przez kontrahentów faktur jest wprowadzona od 1 stycznia 2021 r. tzw. ulga na złe długi.