Szkolenia często kojarzone są wyłącznie z teorią. I nie ma tu znaczenia, czy trener wzbogaci je o praktyczne przykłady. Firmy wymagają zazwyczaj czegoś więcej – praktyki. Czy wobec tego szkolenia są nieistotne? Nic bardziej błędnego! Szkolenia są bardzo ważne, ale powinny być częścią przemyślanej strategii proponowania swoich usług przez trenerów. Tak, aby nie zrazić do swojej oferty klientów.
Proces rozwoju kompetencji pracowników
Kluczem dla każdego trenera jest zrozumienie, w jaki sposób ludzie zdobywają kompetencje. To przecież trener w momencie realizacji swojej usługi w danej firmie bierze odpowiedzialność za rozwój kompetencji pracowników tej firmy. Oczywiście w zakresie oferowanego rozwiązania, metody czy narzędzia.
Kompetencje należy postrzegać jako zestawienie trzech głównych składowych: wiedzy, umiejętności i odpowiedzialności. Szkolenia pracowników mają na celu przede wszystkim zbudować wiedzę pracowników w danym zakresie. To bardzo ważny element – fundament w budowaniu kompetencji pracowników. Następnie poprzez praktykowanie tej wiedzy ludzie zdobywają umiejętności. Kiedy zaczynają samodzielnie wykonywać pracę, wówczas zaczyna na nich spoczywać odpowiedzialność.
Sprawnym narzędziem do zarządzania procesem nabywania kompetencji przez pracowników jest Skill Matrix (z ang. macierz kompetencji). Zestawiono na niej pracowników w danym obszarze z kompetencjami, jakie powinni posiadać. Przykładowe kompetencje przedstawiono na Skill Matrix dotyczą narzędzi i metod należących do filozofii Lean Management. Niemniej Skill Matrix może być przygotowana dla wszystkich metod i narzędzi, które oferują firmy szkoleniowe.
Przykład Skill Matrix dla wdrażania metod i narzędzi należących do filozofii Lean Management:
(B. Misiurek, Metodyka standaryzacji autonomicznych procesów eksploatacyjnych zorientowana na poprawę efektywności maszyn zautomatyzowanych)
Kluczem w Skill Matrix jest ocena przez trenera rozwoju każdego pracownika z osobna. Symbole obrazujące okręgi są ściśle powiązane z cyklem PDCA, który został opracowany przez Williama Edwardsa Deminga.
W tabeli wyjaśniono znaczenie każdego poziomu okręgu:
| Poziom „kółka” |
Wyjaśnienie |
| Jedna ćwiartka |
Oznacza, że osoba posiada certyfikat ukończenia szkolenia dotyczący danej metody lub narzędzia. Potwierdza to, że dana osoba posiada wiedzę teoretyczną na ten temat i może podejmować działania praktyczne. |
| Dwie ćwiartki |
Potwierdza praktykowanie przez tą osobę danej metody albo narzędzia w rzeczywistych warunkach pracy. |
| Trzy ćwiartki |
Potwierdza, że osoba posiada licencję na praktyczne stosowanie danej metody albo narzędzia. |
| Cztery ćwiartki |
To najwyższy poziom – Dyplom, który potwierdza, że dana osoba poza obszerną wiedzą praktyczną, potrafi prowadzić szkolenia z zakresu metod i narzędzi oraz służyć pomocą wszystkim pracownikom (jap. Sensei). |
Nieprzypadkowo w pierwszej tabeli posłużono się dwoma kolorami. Kolor czerwony oznacza, że dany pracownik nie potrafi użytkować danej metody albo narzędzia w praktyce. Dopiero kolor zielony oznacza, że potrafi to robić. Na Skill Matrix, podliczając kompetencje danego pracownika w danej umiejętności, należy posłużyć się oceną 0/1. Dla przykładu metodę: System 5S potrafią w praktyce użytkować 2 osoby: Dominika Adamska i Magdalena Kowalczyk. Cel ustalony dla tego obszaru wynosi 7 osób. Stąd w firmie danego celu nie zrealizowano.
Najtrudniejszym wyzwaniem dla każdego pracownika jest przejście z poziomu „dwóch ćwiartek” na poziom „trzech ćwiartek”.
Więcej praktyki
Najczęściej wdrażanie poszczególnych narzędzi i metod w firmach kończy się fiaskiem, ponieważ pracownicy nie otrzymują czasu na praktykowanie metod i narzędzi. Często też trener nie oferuje możliwości takiego praktykowania. A to właśnie w czasie praktycznego stosowania zdobytej wiedzy, w pracownikach budowana jest świadomość. Przekłada się ona na to, że pracownicy nie tylko wiedzą jak użytkować daną metodę, ale również mają świadomość dlaczego należy to robić tak, a nie inaczej.
Kiedy zdobędą licencję na używanie danej metody, to wówczas na Skill Matrix otrzymują „trzy ćwiartki”, co przekłada się na to, że są uznawani za samodzielnych pracowników. Ważny jest również rozwój w firmie nauczycieli (jap. Sensei) w zakresie danych metod i narzędzi Lean Management. Takie osoby mają oznaczone „cztery ćwiartki” na Skill Matrix. Te osoby to nie tylko praktycy w danym obszarze, to również trenerzy i nauczyciele – osoby, do których można udać się po wsparcie.
Pamiętaj jednak, że nie każda osoba, która na Skill Matrix ma „trzy ćwiartki” musi przechodzić na poziom Senseia. Z naszej praktyki wynika, że wystarcza jeden Sensei w danym obszarze na 70 pracowników. Zarówno osoba posiadająca „trzy ćwiartki”, jak i Sensei, na Skill Matrix otrzymują ocenę „1” – potrafią w praktyce użytkować daną metodę albo narzędzie.
Jak dobrze trener powinien prezentować swoją ofertę szkoleniową klientom?
Wiedza na temat rozwoju kompetencji pracowników jest bardzo istotna. Dzięki niej można zaoferować klientom kompleksową usługę rozwoju kompetencji pracowników w obszarze danej metody, czy narzędzia. W tym celu trener powinien zaoferować swoim klientom nie tylko szkolenie, ale również przedstawić sposób w jaki uczestnicy szkolenia mogą praktykować zdobytą wiedzę pod jego nadzorem. Ponadto trener musi przedstawić jasny sposób licencjonowania pracowników oraz zaoferować kompleksowy program Train-the-Trainers.
Dzięki temu trener będzie mógł zostawić firmę po wykonanym zleceniu nie tylko z wiedzą, ale również z praktyką i przygotowanymi trenerami wewnętrznymi. Kiedy trener realizuje swoje zlecenie dla klienta wyłącznie poprzez szkolenie, to pozostawia po sobie pracowników, którzy mają teorię, ale nie potrafią jeszcze z danej metody czy narzędzia korzystać w praktyce.
Autorzy:
Maciej Misiurek – Współtwórca i CEO MySkills.pl – portalu dla branży szkoleniowej. Trener, konsultant i project manager z 12-letnim stażem. Brał udział w licznych projektach z obszaru IT oraz SCM w wielu firmach w Polsce i USA.
Dr Bartosz Misiurek – Współtwórca portalu MySkills.pl, w którym pełni rolę doradczą, dzieląc się swoim bogatym know-how. Trener i ekspert w filozofii Lean, od 8 lat związany z branżą szkoleniową. Pracował jako konsultant w przeszło 140 firmach. Twórca i CEO Leantrix sp. z o.o. – firmy, która specjalizuje się w dostarczaniu systemów informatycznych wspierających wdrażanie filozofii Lean Management.
Zespół IFIRMA 
Oliwia Józefowiak
Adrianna Glapiak
Wojciech Samborski
Małgorzata Jagusiak
