Czym jest workflow i jak można z niego korzystać?

Workflow – co to jest?

Najprościej rzecz ujmując – workflow to jeden ze sposobów zarządzania zasobami ludzkimi i organizacji pracy. Stosując go, menedżerowie rozdzielają czynności na pracowników, biorąc przy tym pod uwagę szereg wcześniej ustalonych wytycznych.

System zakłada, że pracownik, który otrzymuje od przełożonego zadanie do wykonania nie musi być przy tym “wtajemniczony”. Wiedza o istocie danego zadania i jej kontekstowość z założenia nie jest pracownikowi potrzebna.

Natomiast, odnosząc się do samej semantyki wyrażenia:

Tak też, w gruncie rzeczy, się to odbywa. Informacje przepływają między poszczególnymi pracownikami. Zadania są delegowane do przełożonych w celu ich jak najszybszego wykonania. Zakłada się, że rozważanie ich istotności nie należy do kompetencji pracowników. Liczy się sprawne ich wykonanie.

Automatyzacja procesów

Dzięki zastosowaniu workflow można wyrobić pewne automatyzmy nie tylko w sobie, ale także w procesach cyfrowych. Zainstalowanie stosownego oprogramowania workflow ułatwi całemu zespołowi wypracowanie sprawniejszego trzymania się procedur i – a być może przede wszystkim – właściwej, płynnej komunikacji.

Najważniejsze elementy i etapy workflow

Można wyróżnić trzy najważniejsze elementy odnoszące się do systemu workflow, a są nimi:

• konkretne zadanie do wykonania,
• aktywność w obszarze wykonywanych działań,
• tranzycja, czyli warunki, jakie trzeba spełnić, żeby sprawnie przełączyć się z jednej aktywności do drugiej.

Jak wyglądają etapy?

Wdrażanie systemu workflow w ramach konkretnego projektu można zamknąć w trzech etapach:

• Podjęcie decyzji o wykorzystaniu konkretnych zasobów ludzkich.
• Znalezienie wyróżników charakterystycznych dla danego projektu.
• Szczegółowy podział obowiązków pomiędzy pracowników.

Kiedy już nastąpi wdrożenie systemu i przeszkolenie personelu, można śmiało podjąć się ustalonych obowiązków. Oprogramowanie typu workflow służy udostępnieniu poszczególnym członkom zespołu zadań do ich realizacji.

Dlaczego warto stosować tę metodę?

Usprawnienie pracy to proces szczególnie pożądany w dzisiejszym świecie. Przepływ informacji musi być właściwie ustrukturyzowany. Tym sposobem korzyści będą obopólne – zarówno przełożeni, jak i podwładni zyskają profity w postaci lepszego porozumienia, a cele będą osiągane znacznie szybciej i sprawniej.