Wyjazd służbowy pracownika – delegacja krajowa

wyjazd służbowy pracownika

Zatrudniasz pracowników i wysyłasz ich w delegację? Sprawdź, w jaki sposób dokonywać rozliczenia.

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników mogą również wysyłać ich w delegacje. O wyjeździe służbowym mówimy wówczas, gdy miejsce docelowe podróży znajduje się poza miejscem prowadzenia działalności gospodarczej, gdzie pracownik wykonuje swoje zadania. Każda podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami, które leżą po stronie przedsiębiorcy. W dzisiejszej publikacji zajmiemy się tematem krajowych wyjazdów służbowych pracowników.

Co przysługuje pracownikowi za czas wyjazdu służbowego?

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę może przebywać, na polecenie pracodawcy, w podróży służbowej. Z tego tytułu zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca dokonuje zwrotu poniesionych przez pracownika wydatków, do których zalicza się m.in.:

  • koszty przejazdów, dojazdów,
  • noclegów,
  • diet.

Poniżej opiszemy poszczególne kategorie wydatków, które dla przedsiębiorcy będą stanowiły koszty uzyskania przychodów w ramach limitów ustawowych.

Zwrot kosztów dojazdu

Rozliczenia podróży służbowej dokonuje się na podstawie rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jeżeli chodzi o delegacje pracowników, to przedsiębiorca określa środek transportu, za który będzie zwracał koszty. Podróż służbową pracownik może odbyć:

  • pociągiem,
  • samolotem,
  • autobusem,
  • samochodem,
  • motocyklem,
  • innym środkiem transportu, na który wyrazi zgodę pracodawca.

W zależności od wskazanego w poleceniu wyjazdu służbowego środka transportu, do rozliczenia delegacji pracownika będą wymagane różne dokumenty:

  1. W przypadku pociągu, samolotu, autobusu, innego publicznego środka transportu – podstawą rozliczenia będzie faktura, bilet otrzymany od przewoźnika, który zawiera niezbędne dane.
  2. W przypadku samochodu osobowego, motocykla – podstawą rozliczenia będzie liczba przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Obecnie stawki za jeden kilometr kształtują się następująco:

  1. Dla samochodu osobowego:
    • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 — 0,5214 zł,
    • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 — 0,8358 zł.
  2. Dla motocykla — 0,2302 zł.
  3. Dla motoroweru — 0,1382 zł.

Ryczałt za dojazdy

Pracownikowi, który przebywa w podróży służbowej przysługują ryczałty za dojazdy. W przypadku podróży krajowej – za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety (6 zł). Jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem ryczałty za dojazdy nie przysługują.

Koszty noclegów

W podróży krajowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (600 zł).

Jeśli pracownikowi, który nie przedłożył rachunku, nie zapewniono bezpłatnego noclegu, to będzie mu przysługiwał ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (45 zł).

Delegacja pracownika – dieta

Sposób rozliczania diety został opisany w rozporządzeniu i w przypadku delegacji krajowej kształtuje się następująco:

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Obecnie wysokość diety krajowej wynosi 30 zł.
Jeżeli pracownik ma zapewnione wyżywienie w trakcie podróży służbowej, dieta ulega zmniejszeniu odpowiednio o:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Rozliczenie delegacji

Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma 14 dni na rozliczenie delegacji, do której ma obowiązek dołączyć faktury, rachunki, bilety, inne dokumenty potwierdzające wydatki. Na tej podstawie pracodawca dokonuje rozliczenia delegacji.

Jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę, pozostaje kwota do wypłaty, jeżeli wydatki przekroczyły zaliczkę. Natomiast w sytuacji odwrotnej, pracownik ma obowiązek zwrócić różnicę z zaliczki pracodawcy. Pracownik, który wybiera się w podróż służbową, zazwyczaj już w momencie wyjazdu otrzymuje druk delegacji, który po powrocie powinien uzupełnić o brakujące dane i przekazać pracodawcy.

Podatek dochodowy i składki ZUS

Dieta z tytułu podróży służbowej jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych. Jeżeli pracodawca zdecydowałby się wypłacić pracownikowi wyższą dietę, to wówczas pracownik zapłaci zaliczkę na podatek PIT od nadwyżki, a pracodawca nie ujmie nadwyżki w kosztach uzyskania przychodów. Ta sama zasada dotyczy naliczania składek ZUS – do wysokości limitów w rozporządzeniu składek ZUS się nie nalicza, dopiero od nadwyżki naliczane są składki ZUS.

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Administratorem Twoich danych osobowych jest IFIRMA S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Dodając komentarz na blogu, przekazujesz nam swoje dane: imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść komentarza. W systemie odnotowywany jest także adres IP, z wykorzystaniem którego dodałeś komentarz. Dane zostają zapisane w bazie systemu WordPress. Twoje dane są przetwarzane na podstawie Twojej zgody, wynikającej z dodania komentarza. Dane są przetwarzane w celu opublikowania komentarza na blogu, jak również w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Dane w bazie systemu WordPress są w niej przechowywane przez okres funkcjonowania bloga. O szczegółach przetwarzania danych przez IFIRMA S.A dowiesz się ze strony polityki prywatności serwisu ifirma.pl.

O księgowości wiemy wszystko,
żebyś Ty nie musiał

Daj się zaskoczyć profesjonalnej wiedzy naszych księgowych i oddaj swoje rozliczenia w dobre ręce. A może wolisz samodzielną księgowość? Nasz program do księgowania online jest wyjątkowo prosty i intuicyjny w obsłudze, podobnie jak narzędzie do wystawiania faktur. Wybierz to, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom - ręczymy za każdą z usług ifirma.pl.

Romek

z ifirma.pl

Masz pytania?
Skontaktuj się z nami

Załóż darmowe konto i testuj ifirmę bez zobowiązań

Nowoczesna

Rzetelna

Księgowość