Zespół IFIRMA
Zarządzanie czasem
Polacy i Grecy należą do najbardziej zapracowanych na świecie – według OECD spędzają w pracy blisko 2 tysiące godzin rocznie, znacznie wyprzedzając Niemców, którzy pracują o sześćset godzin krócej w skali roku. Niestety pracowitość nie idzie w parze z produktywnością, bo tę mamy aż o 70 proc. niższą. Wieczny brak czasu i zapracowanie to bolączka zarówno freelancerów, jak i firm. Odbija się to nie tylko na naszej wydajności i motywacji, ale też na zdrowiu. Na szczęście nic straconego. Styczeń sprzyja postanowieniom noworocznym i ekonomii zachowań – to idealny czas na to, aby wprowadzić kilka zmian i lepiej organizować pracę w 2015 r. W dzisiejszym artykule sprawdzimy, co obniża produktywność w każdej firmie, wymienimy skuteczne i proste metody zarządzania czasem, a także polecimy przydatne narzędzia i aplikacje do organizacji pracy. Zaczynamy.Co dezorganizuje czas pracy?
Na początku 9 drobiazgów, które zabierają czas i szkodzą każdej firmie:- Wysyłanie niekończących się maili. Jeśli właśnie wysłałeś trzeciego maila w odpowiedzi, nie wysyłaj kolejnych. Lepiej zadzwoń do tej osoby lub spotkaj się z nią osobiście.
- Powiadomienia dźwiękowe o nowym mailu. Warto odpowiadać na nie na bieżąco, ale nie wszystkie są warte tego, aby odrywać nas od pracy.
- Używanie opcji „odpowiedz wszystkim”.
- Tworzenie raportów, które nie służą podejmowaniu decyzji i poprawie sytuacji w firmie.
- Tworzenie raportów, których nikt nie przeczyta.
- Zrzucanie decyzji na przełożonych.
- Ustalanie niekończących się spotkań za spotkaniami.
- Zostawianie najważniejszych spraw na koniec.
- Ustalanie spotkań dłuższych, niż 45 minut. Tyle czasu zazwyczaj naprawdę wystarcza. Niepotrzebnie zaokrąglamy ten czas do pełnej godziny.
Techniki zarządzania czasem
Metoda pomodoro
Jedną z najbardziej znanych technik, która może pomóc, jest metoda pomodoro pochodząca od klasycznego, kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Metoda polega na wypisaniu na kartce wszystkich zadań, jakie się ma do zrealizowania, wybraniu jednego konkretnego, a następnie ustawieniu czasomierza na 25 minut i pracowaniu nad zadaniem przez cały ten czas – w pełnym skupieniu, bez rozpraszania się Facebookiem czy SMSami. Jeśli po 25 minutach zadanie wciąż nie jest zrobione, należy zrobić sobie 5 minut przerwy, a potem znów wrócić do pracy, nastawiając zegarek na kolejne 25 min. Po 2 godzinach takiej pracy (4 pomodoro) mózg będzie jednak potrzebować odpoczynku, warto zarządzić wówczas ok. 30 minut odpoczynku – wyjść na spacer, zrobić sobie herbatę czy obejrzeć jakiś serial. To bardzo prosta i wydajna metoda usprawniająca zarządzanie czasem. Cieszy się popularnością na całym świecie.Technika 5s
Kolejną polecaną techniką jest 5S, która pomaga zorganizować stanowisko pracy tak, aby podnieść wydajność, poprawić jakość produkowanych wyrobów i świadczonych usług i obniżyć koszty działania firmy. 5S, stosowane od dawna w japońskich firmach, jest zbiorem pięciu zasad:- selekcja – usunięcie ze stanowiska wszystkich przedmiotów, które są niepotrzebne (usuwanie niepotrzebnych wiadomości ze skrzynki pocztowej),
- segregacja – przypisanie miejsca potrzebnym przedmiotom; muszą być łatwe do znalezienia i odłożenia po skorzystaniu, warto więc stosować przyborniki, podpisy lub kolorowe etykiety (katalogowanie wiadomości),
- sprzątanie – codzienne sprzątanie miejsca pracy, wyeliminowanie źródła zanieczyszczeń (usuwanie SPAMu i wypisanie się z niepotrzebnych newsletterów),
- standaryzacja – ustalenie standardowych godzin pracy (ustalenie konkretnych godzin, w czasie których odpisuje się na maile),
- samodyscyplina – wyrobienie nawyku przestrzegania powyższych 4 czynności.
Scrum
Macie pod ręką tablicę i kolorowe karteczki? Poznajcie Scrum, metodę organizowania pracy często stosowaną wśród startupów i programistów. Metoda polega na tym, że projekty i zadania wypisuje się na karteczkach, a następnie przypina do odpowiednich kolumn na tablicy. Kolumny oznaczają kolejne elementy procesu (np. „zaplanowane”, „w trakcie pracy”, „testowane”, „pilne do dokończenia”, „zrobione”). W pierwszej kolumnie tworzy się kolejkę zadań, którym nadaje się priorytety i określa, ile godzin jest na nie przewidywanych (wykorzystując różne kolory karteczek, można podzielić je na kategorie). Następnie karteczki przypina się kolejno od lewa do prawa, w miarę postępu prac, aż do sekcji „zrobione”. Scrum pozwala śledzić na bieżąco rozwój projektu, oszacować z czym są największe problemy, czy prace idą zgodnie z harmonogramem oraz jak dużo zadań zostało jeszcze do końca. Jest to bardzo przydatne zarówno przy organizacji czasu, jak i podczas kontaktów z klientem.System kwadratów
Metoda ta opiera się na hierarchii ważności przydzielonych zadań. Zgodnie z tą techniką kartkę papieru dzieli się na cztery równe pola, odpowiadające czterem kategoriom zadań. W górnych ćwiartkach wpisuje się zadania pilne (ważne i nieważne), a w dolnych niepilne – ważne i nieważne. Zadania pilne i nieważne to takie, którymi należy zająć się tak szybko, jak to możliwe, ale bez pilnowania konkretnej daty (np. zatelefonowanie gdzieś). Zadania pilne i ważne są terminami, których należy pilnować i dotrzymać (np. zapłacenie abonamentu). Dzięki temu systemowi wiemy, które zadania wykonywać najpierw, a które mogą poczekać. To idealne uzupełnienie listy czynności planowanych do wykonania każdego dnia. Takie połączenie pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie czasem.80/20
Inną techniką jest realizowanie zadań według zasady Pareto (inaczej 80/20). Blisko sto lat temu Vilfredo Pareto zaobserwował, że 80% dóbr znajduje się w rękach zaledwie 20% społeczeństwa. Wkrótce odkryto, że proporcje te mają zastosowanie w różnych dziedzinach życia: 80% przychodów generuje 20% klientów, 20% usług w firmach odpowiada za 80% przychodów, przez 80% czasu nosimy 20% ubrań, które mamy w garderobie i tak dalej. Według tej metody wykonywanie 20% zadań wystarczy, aby osiągnąć 80% rezultatów. Sztuką jest dostrzec, które dokładnie to zadania i „odsiać ziarna od plew”. Oczywiście zasada ta nie działa z idealną precyzją – stosunek może wynosić 90/10, 70/30, 97/3 itd. Zasada Pareto pomaga skupić się na czynnikach kluczowych dla realizacji celów i nie marnować czasu na działania poboczne, które nie przynoszą wystarczających rezultatów.Minuta lub dwie
Ostatnią i najprostszą techniką jest zasada 2 minut Davida Allena. Świetnie sprawdzi się w pracy, a także podczas wykonywania codziennych obowiązków. Według niej jeśli wykonanie jakiejś czynności zajmuje nie więcej, niż 2 minuty, to powinno się ją natychmiast wykonać. Odwlekane w czasie drobne sprawy oddzielnie zajmują zaledwie chwilę, ale jeśli zbierze się je razem, to na koniec dnia mogą stanowić duże obciążenie. Metoda ta jest najprostsza do wprowadzenia spośród wszystkich, a jednocześnie zapewnia najlepsze rezultaty w najkrótszym czasie. Poza tym podnosi poziom zadowolenia: realizowanie kilku zadań w ciągu dnia, nawet małych, daje satysfakcję i pozytywnie nastraja do realizacji kolejnych. Dodatkowo warto pamiętać o dwóch zasadach:- nie czekać na większy blok wolnego czasu – odkładanie wszystkiego na później zazwyczaj nie jest najlepszym pomysłem; podczas świąt chcemy wypocząć, niejednokrotnie też pojawiają się niezapowiedziane sytuacje,
- planować jedynie 60% czasu – często przeceniamy swoje możliwości; planując listę zadań warto wziąć pod uwagę niezapowiedziane wydarzenia i pożeracze czasu.
Narzędzia do zarządzania pracą
Tworzenie i przechowywanie dokumentów
- Google Docs – darmowe narzędzie Google umożliwiające tworzenie, współdzielenie i edytowanie plików (pliki tekstowe, arkusze, prezentacje, formularze), zarówno offline, jak i online. Goodle Docs działa na telefonie, tablecie lub komputerze. Co więcej, narzędzie współpracuje z plikami Word – nie trzeba więc kupować oprogramowania – i jest zintegrowane z Dyskiem Google (15 GB).
- Office Online – darmowa wersja pakietu Microsoft Office to po potężne narzędzie umożliwiające tworzenie, zapisywanie i udostępnianie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i notesów. W skład Office Online wchodzi: Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), skrzynka pocztowa Outlook.com, kalendarz i kontakty.
- Dropbox – bezpieczny system udostępniania i przechowywania plików, przechowywania kopii zapasowych i synchronizowania plików między komputerami. Dropbox umożliwia wysyłanie, przeglądanie i pobieranie danych zarówno poprzez zwykłą przeglądarkę, jak i poprzez dedykowaną aplikację zainstalowaną na komputerze.
Zarządzanie zadaniami
- ColorNote – prosta aplikacja na Androida pozwalająca na szybkie i łatwe edytowanie notatek, przypomnień, emaili, wiadomości, list zakupów i zadań. Umożliwia organizowanie notatek według koloru, blokowanie ich hasłem i tworzenie kopii zapasowych.
- Todoist – narzędzie do tworzenia list zadań i zarządzania nimi. Działa online, offline oraz na 13 platformach i urządzeniach. Umożliwia tworzenie projektów, współdzielenie zadań z bliskimi, posiada powiadomienia, priorytetowanie, monitor i wizualizacje (wykresy) wydajności.
- CRM ifirma.pl – darmowy system CRM do zarządzania relacjami z klientem. Zawiera listę kontrahentów, kalendarz (eksport zadań z iCal, Google Calendar i Windows Calendar), moduł dokumentów, moduł ofertowy, listę projektów, raporty i wykresy oraz wskazuje rentowność projektów.
- Trello – prosta, szybka i darmowa aplikacja do zarządzania zadaniami. Umożliwia tworzenie tablic składających się z sekcji (standardowo każda tablica składa się z trzech kolumn: To Do, Doing i Done), na które można dodawać zadania, nadając im rożne etykiety, priorytety i deadliny. Dodatkowo każde zadanie można skomentować. Trello jest zintegrowane z Dropboxem i dostępne jako aplikacja webowa, aplikacja na Windows 8 oraz aplikacja mobilna na Androida i iOS.
429 
Adrianna Glapiak
