Zarządzanie firmowymi finansami

Osoby prowadzące działalność gospodarczą są zazwyczaj odpowiedzialne za całość finansowego funkcjonowania firmy. Wymaga to nie tylko odpowiedniej wiedzy, ale również długofalowego podejścia. Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga od właściciela nabycia licznych umiejętności – umiejętne zarządzanie firmowymi finansami jest jedną z nich. Posiadanie pomysłu na biznes to jedno, ale sprawne wdrożenie go w życie jest zupełnie inną sprawą. Bardzo często czynnikiem przesądzającym o sukcesie są finanse, gdyż koszty są stałe i zawsze za duże, a przychody nieregularne i niepewne. Bywa, że dobrze zapowiadająca się firma nie jest w stanie odpowiednio zarządzać płynnością i upada zanim uzyska szansę wypłynięcia na szerokie wody.

Samouk kontra profesjonalista

Do bycia przedsiębiorcą nie trzeba przechodzić specjalnych kursów ani zdawać egzaminów. Wystarczy pomysł, determinacja oraz odrobina kapitału na wdrożenie idei w życie. Dlatego też nie każdy przedsiębiorca legitymuje się wykształceniem ekonomicznym. I jest to całkiem zrozumiałe, gdyż to pomysł na biznes jest kluczem do osiągnięcia sukcesu. Praktyczne aspekty zarządzania firmą niosą ze sobą szereg wyzwań, w których przydaje się jednak menedżerskie i finansowe wykształcenie. Począwszy od bieżących rozliczeń z urzędem skarbowym i zakładem ubezpieczeń społecznych. Przez umowy z bankami i innymi instytucjami finansowymi, kończąc na finansowaniu odległych przedsięwzięć biznesowych. Wszystkie te zagadnienia wymagają wiedzy, w którą nie wyposaża nas w żadnym stopniu ani szkoła ani codzienne życie. Dopiero gdy rozpoczynamy działalność, pojawiające się na bieżąco wyzwania niejako wymuszają na nas poszerzenie wiedzy w dziedzinie finansów firmowych. Oczywiście jednym z rozwiązań jest zatrudnienie odpowiedniego specjalisty w tym zakresie. Sęk w tym, że wynagrodzenie, które musielibyśmy mu zapłacić przewyższa często całkowite dochody generowane przez początkującą firmę. Co więcej, rozwiązanie to stosowane jest częściej przez większe przedsiębiorstwa. W nich optymalizacja procesów finansowych może przyczynić się do korzyści, których wysokość przekracza koszty poniesione w związku z zatrudnieniem menedżera. Małe, jednoosobowe firmy nie mierzą się najczęściej z problemami, które przekraczałyby możliwości chętnego do nauki przedsiębiorcy.

Dostrzegać to, czego nie widzą inni

Rolą właściciela firmy czy jednego z głównych wspólników jest przede wszystkim wyznaczanie kierunku i analizowanie wszystkiego, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Dotyczy to w szczególności procesów finansowych. W końcu to nikt inny a właściciel poniesie największe straty w sytuacji, gdy firma znajdzie się w poważnych kłopotach. To on konsumuje zyski, ale z tego też względu na nim spoczywa największy obowiązek w zakresie troszczenia się od funkcjonowanie całości. Rozpoczyna się to już na początkowym etapie, w którym opracowywany jest pomysł na prowadzenie biznesu. Kluczem jest oszacowanie grona potencjalnych klientów, przychodów które mogą oni przynieść oraz kosztów, które trzeba będzie ponieść aby dostarczyć określony produkt lub usługę. Błędy popełnione na tym etapie mogą skutkować nawet koniecznością zamknięcia firmy po kilku miesiącach jej funkcjonowania. Zazwyczaj entuzjastycznie nastawieni przedsiębiorcy mają tendencję do przeszacowywania przychodów i niedostatecznego uwzględniania kosztów. Już po pierwszych kilku tygodniach prowadzenia firmy przedsiębiorca uświadamia sobie, że jeśli on sam nie zatroszczy się o najważniejsze kwestie, nie zrobi tego nikt inny. Niestety dotyczy to również biura rachunkowego, które najczęściej nie ma w zwyczaju podpowiadania optymalnych rozwiązań w poszczególnych aspektach finansowej działalności firmy. To właściciel firmy musi sam doszukać się jakiegoś sposobu, a księgowy może ewentualnie potwierdzić, że taka możliwość istnieje. Finanse przedsiębiorstwa koncentrują się na kilku obszarach, z których wymienić można dwa najważniejsze. Pierwszy z nich jest związany z samą istotą prowadzonej działalności. Należy oszacować wysokość kosztów, które trzeba będzie ponieść i zabezpieczyć na nie środki w odpowiedniej wysokości. Trzeba również zaprognozować spodziewane przychody i zatroszczyć się, aby były to realne oczekiwania. Zbytni optymizm w tym zakresie może być bardzo kosztowny. Płynność finansowa jest jednym z najważniejszych czynników przesądzających o tym, czy firma jest zdolna do dalszego prowadzenia działalności. Drugim najważniejszym obszarem są kwestie podatkowe. Należyte i terminowe uiszczanie wszystkich danin publicznych jest niezmiernie istotne, gdyż pozwala nam uniknąć kontroli podatkowych i nakładanych kar. Odpowiednia znajomość tych zagadnień jest równie ważna z punktu widzenia potencjalnych korzyści. Nie od dziś przecież wiadomo, że istnieją różne sposoby pozwalające na optymalizację płaconych podatków, dzięki czemu większa ilość środków pozostaje do spożytkowania, chociażby na polu inwestycji.

Przedsiębiorca kontra bank – nierówna walka

Prowadzenie działalności gospodarczej prawie zawsze wiąże się z różnego typu produktami finansowymi. Mogą to być zwykłe debety w rachunku bieżącym czy też kredyty obrotowe, ale w miarę rozwoju prowadzonej działalności, przedsiębiorcy sięgają po bardziej złożone produkty. Chcąc podpisywać jakiekolwiek umowy na tym polu powinniśmy być szczególnie ostrożni. Trzeba pamiętać, że negocjując takie produkty występujemy w charakterze słabszej strony. Przedstawiciele banku zajmują się takimi zagadnieniami na co dzień, przez co ich wiedza jest znacznie szersza niż nasza. Co więcej, znając bankowe systemy prowizyjne powinniśmy pamiętać, że interes sprzedawcy nie zawsze musi się pokrywać z interesem klienta. Ten pierwszy zainteresowany jest najczęściej “ubraniem nas” w produkt charakteryzujący się najwyższą marżą oraz szerokim pakietem płatnych usług dodatkowych. W sferze finansów osobistych niechlubnym przykładem były kredyty hipoteczne zaciągane we franku szwajcarskim. Przy których kredytobiorcy najczęściej nie zdawali sobie sprawy z ryzyka walutowego, wiążącego się z tym typem inwestycji. W przypadku firm, analogiczna sytuacja nastąpiła przy opcjach walutowych, które przyczyniły się do upadku niejednej spółki. Oba te przypadki łączy fakt, iż klient nie był najczęściej świadom, co się stanie w sytuacji wystąpienia skrajnie niekorzystnego scenariusza rynkowego. Nie jest naszym zadaniem rozstrzyganie, po której stronie leży wina, lecz oba te wydarzenia należy zapisać głęboko w pamięci. W związku z powyższym, w relacjach z bankami i innymi instytucjami finansowymi powinniśmy być bardzo ostrożni. Nie należy opierać się na ustnych deklaracjach sprzedawcy. Zawsze należy dokładnie przeanalizować zapisy umowy, mimo faktu, że jest to bardzo żmudne zadanie. Przed sądem to właśnie umowa będzie podstawą do rozstrzygania wszelkich sporów, a nie relacja z rozmowy, która odbyła się kilka lat wcześniej. Dlatego też w tym obszarze bardzo wskazane jest konsultowanie się z niezależnym doradcą oraz prawnikiem. Z osobami, które działają, przynajmniej w założeniu, na naszą rzecz, a nie na rzecz banku. Zawierając umowy na dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych, nie powinniśmy skąpić tysiąca lub dwóch na skorzystanie z usług profesjonalisty w danej dziedzinie. Może nam to zapewnić spokojny sen oraz uchronić przed bardzo dużymi problemami w przyszłości.

Zarządzanie firmowymi finansami – kilka rad dla każdego przedsiębiorcy

Sporządź plan finansowy na najbliższe pół roku. Jest to niezwykle ważne z punktu widzenia firmy, gdyż pozwala nam lepiej zarządzać podejmowanymi decyzjami. Spodziewając się większych przychodów, możemy pokusić się o poczynienie konkretnych inwestycji. Natomiast widząc na horyzoncie spadek przychodów, powinniśmy zacisnąć pasa i zgromadzić odpowiednie oszczędności na przeczekanie trudniejszych czasów. Plan powinien swym zasięgiem obejmować przynajmniej najbliższe sześć miesięcy, a w wersji bardziej rozbudowanej, nawet rok. Wyszukaj słabe punkty planu. W przyszłości nic nie jest pewne. O ile więc spodziewamy się uzyskać konkretne przychody, może się okazać, że coś pójdzie nie tak i otrzymamy je z kilkumiesięcznym opóźnieniem. Dlatego warto zredukować nasze założenia o 1/3. W ten sposób będziemy w stanie rozsądniej zarządzać naszymi finansami. Przygotuj się na negatywne zdarzenia. Warto również założyć kilka negatywnych scenariuszy. Co jeśli duży kontrahent nie zapłaci? Co jeśli samochód firmowy ulegnie zniszczeniu? A może przytrafi się inna przygoda, wynikająca ze specyfiki naszej branży? Przeprowadzenie takiej analizy pozwala na lepsze przygotowanie się od przyszłych wyzwań i uprzedzenie niektórych sytuacji. Być może nie ubezpieczyliśmy istotnego składnika majątkowego firmy? Może nie zrobiliśmy kopii zapasowej oprogramowania, które tworzymy od miesięcy dla klienta? Wielu przykrym zdarzeniom, pociągającym poważne skutki finansowe, można zapobiec. Rozwijaj się i nie bój się pytać mądrzejszych od siebie. Podstawą do odniesienia sukcesu jest ciągłe rozwijanie się w tym, co robimy. Oznacza to nieustanne poszerzanie swojej wiedzy w dziedzinie finansów i zarządzania. Możemy to robić poprzez uczestniczenie w szkoleniach i czytanie branżowych publikacji, dzięki czemu uzyskamy odpowiednią wiedzę teoretyczną. Jeszcze lepiej sprawdza się utrzymywanie regularnych kontaktów z osobami, które tak jak my, zajmują się prowadzeniem biznesu. W ten sposób możemy podpatrywać dobre rozwiązania i stosować je u siebie. Jak również jesteśmy w stanie uzyskać krytyczną opinię dla tego, co robimy lub planujemy robić. Lepiej skonfrontować swoje pomysły z opiniami innych niż ponieść koszty, które nie przyniosą wymiernych rezultatów.

Podsumowanie

Zarządzanie firmowymi finansami nie musi być szczególnie trudnym zadaniem. Jeśli nasz biznes jest prosty i opiera się na jednym rodzaju świadczonych usług, już w ciągu pierwszych miesięcy dowiadujemy się praktycznie wszystkiego, co powinniśmy wiedzieć o zarządzaniu finansami. Jednak w miarę rozwoju przedsiębiorstwa, skala trudności rośnie, a to wymaga już często bardziej profesjonalnej wiedzy. Możemy ją pozyskiwać samodzielnie, ale na pewnym etapie powinniśmy to zadanie powierzyć specjalistom, sobie pozostawiając funkcję kierowniczą w znaczeniu strategicznym. Niezależnie od powyższego, poszerzanie wiedzy finansowej już na wstępie może przełożyć się na określone korzyści. Dlatego też każdy przedsiębiorca powinien się nieustannie w tym zakresie rozwijać.