Wniosek CEIDG - omówione zagadnienia:

Pokaż więcej ↓

Osoby fizyczne, które rozważają podjęcie działalności gospodarczej mogą mieć wiele pytań, na które szukają odpowiedzi. Jak już zdecydują się na założenie firmy ważna jest wiedza jak dokonać jej rejestracji w CEIDG. Dlatego też przygotowaliśmy kompendium wiedzy na temat rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG.

Planujesz założenie firmy?

Umów się na bezpłatną wideorozmowę z ekspertem, podczas której zarejestrujesz działalność unikając typowych pułapek i błędów.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)

Zanim zarejestrujemy firmę w naszej głowie krążą setki myśli, pytań i wątpliwości. W takich przypadkach każda sugestia na pewno będzie pomocna, poniżej podzielimy się niektórymi z nich:

Jaką firmę założyć?	Chodzi o odpowiedź na pytanie czy to będzie jednoosobowa działalność, czy może spółka cywilna lub spółka z o.o.
Jaką formę opodatkowania wybrać?	Mamy do wyboru: skalę podatkową, podatek liniowy, zryczałtowany podatek dochodowy
Składki ZUS	Rozliczanie z ZUS przysparza również wielu problemów, dlatego warto zapoznać się z informacjami na ten temat w podlinkowanej publikacji
Czy nie muszę posiadać dodatkowych uprawnień?	Niektóre rodzaje prowadzonej działalności wymagają: licencji, zezwoleń, koncesji, uprawnień
Jak prowadzić firmę?	Obecnie wielu przedsiębiorców ma dylemat, czy będzie to firma stacjonarna czy może online. Powinno się rozważyć wszystkie za i przeciw zarówno w jednym, jak i drugim przypadku
Miejsce prowadzenia działalności	Szczególnie na początku, kiedy jeszcze nie ma dochodów każdy przedsiębiorca szuka oszczędności, dlatego prowadzi firmę np. w miejscu zamieszkania, o ile to możliwe. Jednak nie zawsze jest to możliwe a jeśli tak, to trzeba również odpowiednio skalkulować koszty
Jaki kod PKD?	Nie zawsze rodzaj wykonywanych przez nas czynności mieści się wprost w opisie danego kodu PKD lub mamy dylemat, który z kodów będzie właściwy. W takim przypadku można skorzystać z zapytania do Urzędu Statystycznego w Łodzi
Podatek VAT czy zwolnienie?	Jeśli przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do 200.000 zł, to może mieć dylemat czy rejestrować się do podatku VAT, temat wymaga indywidualnego podejścia, jakimi przesłankami się kierować można przeczytać w podlinkowanej publikacji
Konkurencja	Wiadomo, że nie jesteśmy bezludną wyspą i będziemy musieli zrobić wszystko, żeby się wyróżnić na tle innych, pomocne może się okazać badanie rynku i konkurencji

Najważniejsze zagadnienia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej zostały uregulowane w wielu ustawach. Tak samo jest w przypadku CEIDG, której został dedykowany specjalny akt prawa z najważniejszymi informacjami. Zobaczmy więc co należy do kompetencji CEIDG.

Ustawowe zadania CEIDG:
Ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi
Udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie
Udostępnianie informacji o zmianach wpisów do CEIDG
Udostępnianie informacji o ustanowionym pełnomocniku lub prokurencie

Co powinniśmy wiedzieć przed rejestracją firmy?

Zanim przejdziemy do rejestracji firmy przyszły przedsiębiorca powinien dokonać pewnych ustaleń, które będą niezbędne na etapie składania wniosku w CEIDG. Poniżej wymienimy syntetycznie przykładowe informacje, które należy zgromadzić przed rejestracją firmy.

Jednoosobową działalność gospodarczą może prowadzić osoba, która ma pełną zdolność do czynności prawnych, oznacza to że musi to być osoba pełnoletnia

Wybór nazwy firmy
W przypadku osób fizycznych w nazwie musi się znaleźć imię i nazwisko przedsiębiorcy, ale nazwa może zawierać także dodatkowe elementy, które będą wpływały np. na rozpoznawalność firmy. Na wniosku CEIDG pojawia się również miejsce na nazwę skróconą. W przypadku, gdy nazwa firmy zawiera również dodatkowy człon to będzie on stanowił nazwę skróconą firmy. Jeżeli zaś nazwa firmy zawiera tylko imię i nazwisko przedsiębiorcy to powielamy te dane w nazwie skróconej firmy.

Adres firmy
Firma może być prowadzona w jednym miejscu, ale takich miejsc może być także kilka, może to być także wirtualne biuro. Niekiedy przedsiębiorca nie posiada żadnego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ prowadzi działalności w formie mobilnej, przykładowo wykonywanie usług u klienta. Rejestrując firmę w CEIDG musimy więc zastanowić się, jaki adres podamy jako:

adres zamieszkania,
adres do doręczenie – jest to miejsce, do którego będzie kierowana cała korespondencja związana z prowadzoną działalnością,
stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej*,
dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej*.

^{* w przypadku, gdy takie posiadamy}

Obecnie we wniosku CEIDG obowiązkowe do wskazania są dwa adresy: adres zamieszkania i adres do doręczeń. Adres zamieszkania jest wymagany, ale nie jest publicznie widoczny w CEIDG. Adres do doręczeń jest obowiązkowy i widoczny dla wszystkich, którzy wyszukają firmę w CEIDG.

Wybór kodu PKD
Kod PKD pomimo tego, że spełnia zadanie jedynie statystyczne ma wpływ także na wybór formy opodatkowania czy rejestrację do podatku VAT a także ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej. We wniosku zawarta jest informacja o przeważającym kodzie PKD, który jest kodem głównym, z tej działalności powinny być generowane najwyższe przychody. Przedsiębiorca może podać dowolną ilość kodów dodatkowych. W tym miejscu należy podkreślić, że kody PKD nie zawsze pokrywają się z kodami PKWiU, są to dwie różne klasyfikacje statystyczne. W ustawach podatkowych podawane są kody PKWiU, których znajomość jest wymagana w zakresie prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej i bardzo często ma wpływ na jego podatkowe rozliczenia

Reglamentacja działalności gospodarczej
Niektóre rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej wymagają koncesji, zezwoleń czy licencji – kompendium wiedzy na ten temat znajduje się w podlinkowanej publikacji

Wybór formy opodatkowania
Jak zaczniemy już wypełniać wniosek musimy wiedzieć jaką formę opodatkowania wybierzemy: podatek według skali podatkowej, podatek liniowy czy zryczałtowany podatek dochodowy. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w podlinkowanej publikacji

Podatek VAT
Przyszły przedsiębiorca musi zdecydować czy będzie czynnym podatnikiem VAT, czy może będzie korzystał ze zwolnienia od podatku. Dodatkowo musi sprawdzić czy profil jego działalności gospodarczej nie wymaga rejestracji do VAT od pierwszej sprzedaży

Rejestracja do VAT-UE
Transakcje wewnątrzunijne, takie jak : WNT, WDT, import czy eksport usług wymagają rejestracji do VAT-UE

Rachunek bankowy
Przedsiębiorca, jako osoba fizyczna może wykorzystywać w prowadzonej działalności gospodarczej prywatny rachunek bankowy (ROR) pod warunkiem, że jest jego jedynym posiadaczem i nie jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT. Czynny podatnik VAT powinien założyć firmowy rachunek bankowy. Należy pamiętać, że dla rozgraniczenia środków z działalności od prywatnych, dobrze jest jednak posiadać rachunek firmowy, aby w razie kontroli US czy ZUS otrzymali dostęp jedynie do transakcji firmowych. Rachunki bankowe, które będą wykorzystywane w prowadzonej działalności powinny być zgłoszone w CEIDG. Przypominamy, że transakcje handlowe pomiędzy przedsiębiorcami na kwoty powyżej 15.000 zł muszą być realizowane bezgotówkowo a w przypadku czynnego podatnika VAT, taka wpłata musi być dokonywana na rachunek znajdujący się na białej liście podatników. Nie ma więc możliwości, żeby przedsiębiorca czynny podatnik VAT nie posiadał rachunku firmowego zgłoszonego w CEIDG. Za nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie grozi szereg sankcji

Składki ZUS
Obecnie przedsiębiorca, o ile spełnia wymagania ustawowe, może skorzystać z ulgi na start, z ZUS preferencyjnego, z Małego ZUS (jak już prowadzi działalność) i Dużego ZUS. Przyszły przedsiębiorca powinien ustalić jakie składki społeczne będzie opłacał, czy może zdecyduje się na ulgę na start i przez 6 miesięcy będzie płacił tylko składkę zdrowotną

Jak już dokonamy ustaleń, o których napisaliśmy powyżej można przystąpić do wypełniania wniosku.

Wypełnianie wniosku CEIDG krok po kroku

Wniosek do CEIDG można złożyć w formie papierowej w odpowiednim urzędzie gminy, ale coraz bardziej popularne jest składanie wniosku online. Pamiętajmy jednak, że złożenie wniosku przez Internet wymaga posiadania:

Profilu Zaufanego lub
podpisu kwalifikowanego.

Zobaczmy więc jak będzie przebiegało wypełnienie wniosku CEIDG.

Data złożenia wniosku jest to dzień, w którym wniosek jest składany lub przesyłany online, nie ma możliwości zmiany tej daty:

Rejestrując działalność gospodarczą w pkt 1 zaznaczamy “Wniosek o wpis do CEIDG”:

W pkt 2 zostały wymienione niezbędne dane, jakie przyszły przedsiębiorca musi posiadać. W przypadku osób fizycznych niezbędne jest podanie numeru PESEL. Jeśli przedsiębiorca nie posiada jeszcze lub nie pamięta nadanego wcześniej numeru NIP i REGON, to zaznacza odpowiednio “Nie posiadam”, numery te zostaną mu nadane lub przywrócone przez urząd. Numer NIP jest nadawany w ciągu 24 godzin, natomiast REGON do 7 dni od momentu złożenia wniosku CEIDG:

W pkt 3 niezbędne jest podanie adresu zamieszkania:

W pkt 4 “Dane do kontaktu” takie jak: telefon, adres e-mail. Nie są to dane obowiązkowe, jednak znacznie ułatwiają kontakt z urzędami i dobrze jest je podać:

W pkt 5 “Dane firmy” podajemy nazwę firmy i nazwę skróconą, jeśli ktoś posiada. W tej części pojawia się również “Data rozpoczęcia działalności”. Wskazanie prawidłowej daty może być niekiedy dość kłopotliwe, co wyjaśniamy w odrębnym punkcie.

W pkt 6 pojawia się “Adres do doręczeń”, który jest niezbędny i znaczący, ponieważ na ten adres będzie kierowana cała korespondencja z ZUS i urzędu skarbowego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeżeli przedsiębiorca posiada stałe miejsce wykonywania działalności, to powinien je wpisać w pkt 7 wniosku CEIDG. Brak stałego miejsca wykonywania działalności może rodzić pewne niedogodności, o czym można przeczytać w podlinkowanej publikacji.

CEIDG-1 - stałe miejsce wykonywania działalności

Jeśli przedsiębiorca posiada kilka stałych miejsc wykonywania działalności gospodarczej, takich jak filia, zakład, to powinien je podać w pkt 8 wniosku.

CEIDG-1 - dodatkowe stałe miejsce wykonywania działalności

W pkt 8.2 przedsiębiorca musi określić kody PKD, przy czym musi wybrać jeden główny kod PKD.

Część 9 wniosku przeznaczona jest na informacje o podleganiu pod ubezpieczenia ZUS lub KRUS. W tej części pojawia się również “Data powstania obowiązku opłacania składek ZUS”. Zgodnie z informacją, która się tutaj pojawia jest to dzień, w którym rozpoczynasz działalność w nowej formie lub zmieniasz ubezpieczenie. Jeżeli do wniosku CEIDG są dołączane zgłoszenia do ZUS np.: ZZA, ZUA, ZCNA to należy zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Plan opłacanie składek jak i zgłoszenia można dokonać przez serwis iFirma elektronicznie, gdzie w zależności od rodzaju usługi, albo Specjalista ds. kadr i płac pomoże dokonać konfiguracji i zgłoszenia, albo w usłudze biura rachunkowego dedykowana księgowa wykona to za klienta.

W pkt 14 przedsiębiorca wskazuje urząd skarbowy właściwy zgodnie z miejscem zamieszkania.

W pozycji 15 należy zaznaczyć wybraną formę opłacania podatku dochodowego, mamy do wyboru 3: na zasadach ogólnych – skala podatkowa, podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

W pkt 17 przedsiębiorca podaje informację na temat prowadzenia dokumentacji rachunkowej, czy będzie ją prowadził samodzielnie czy przez biuro rachunkowe. Jeśli będzie to robiło biuro rachunkowe należy podać nazwę i numer NIP tego biura.

CEIDG-1 - prowadzenie dokumentacji rachunkowej

Jako adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wskazujemy miejsce, gdzie fizycznie są przechowywane dokumenty firmy.

wniosek do CEIDG - adres miejsca przechowywania dokumentacji

W pozycji 21 przedsiębiorca przekazuj informacje na temat rachunków firmowych i rachunku osobistego, który jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca będzie posiadał kilka firmowych rachunków bankowych wskazuję je w załączniku CEIDG-RB.

wniosek do CEIDG - informacja o rachunkach bankowych

We wniosku CEIDG pojawia się również miejsce na informację o małżeńskiej wspólności majątkowej.

wniosek do CEIDG - małżeńska wspólność majątkowa

Osoba fizyczna może prowadzić działalność gospodarczą indywidualnie i/lub w formie spółki cywilnej. W pkt 25 należy zaznaczyć odpowiedni checkbox.

wniosek do CEIDG - forma prowadzenia działalności

Jeśli przedsiębiorca jest wspólnikiem w spółkach cywilnych, to w pkt 25 podaje informacje na ten temat. Jeśli spółek jest kilka, to należy wypełnić załącznik CEIDG-SC.

wniosek do CEIDG - wspólnik spółki cywilnej

Udzielenie pełnomocnictwa jednej lub kilku osobom wymaga podania informacji w pkt 26, gdzie należy wypełnić wymagane dane i podać zakres udzielonego pełnomocnictwa.

Jeżeli wniosek jest składany w formie papierowej należy wpisać miejscowość, datę i złożyć własnoręczny podpis.

wniosek do CEIDG - miejsce i data złożenia wniosku i podpis

Data rozpoczęcia działalności CEIDG

Nie ma przepisów, które by w sposób wystarczająco precyzyjny wyjaśniały jak należy interpretować datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jedynie w ustawie Prawo przedsiębiorców pojawia się zapis, że działalność gospodarczą można podjąć w dniu złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i to koniec informacji na ten temat. Z tego przepisu tak naprawdę nic nie wynika, jaka powinna być wskazana tutaj data. Można dodatkowo poszukiwać informacji w innych ustawach. I tak w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych pojawia się informacja, że przedsiębiorcy są objęci obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu, na który wykonywanie działalności zostało zawieszone. Żadne przepisy nie zabraniają, żeby jako data rozpoczęcia działalności pojawiła się data wsteczna lub przyszła, jednak jeśli te daty są zbyt odległe, to przedsiębiorca może być narażony na polemikę z ZUS czy fiskusem. Dlatego w takich nieoczywistych przypadkach należałoby się kontaktować z ZUS czy urzędem skarbowym. Przepisy pozwalają także na sprostowanie wpisu w CEIDG czy to z urzędu, czy na podstawie wniosku strony. W takich przypadkach wydawane jest postanowienie Ministra właściwego do spraw gospodarki. Taki przypadek został m.in. przedstawiony w Wyroku WSA w Warszawie sygn. akt VI SA/Wa 54/18 z dnia 09.05.2018 r. Oceny czy wpis powinien być sprostowany, czy też nie dokonuje się na podstawie posiadanych materiałów dowodowych w danej sprawie.

Złożenie wniosku CEIDG i co dalej?

Przedsiębiorca, który złożył wniosek powinien wiedzieć, że wpis w CEIDG powinien się pojawić najpóźniej następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku. Jeżeli dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej był dzień złożenia wniosku, to przedsiębiorca może już prowadzić działalność gospodarczą. Może się tak zdarzyć, że w momencie składania wniosku przedsiębiorca już prowadzi firmę, w takim przypadku na wniosku powinien podać datę, od której ta działalność jest prowadzona. Od momentu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej należy pamiętać także o obowiązku opłacania składek ZUS. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT nie może zapomnieć o złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R do właściwego urzędu skarbowego. Jeżeli przedsiębiorca napotka trudności na etapie rejestracji w CEIDG może się zwrócić z zapytaniem do:

Krajowej Informacji Skarbowej
Telefonicznie lub przez chat, tel.: 801 055 055 lub 22 330 03 30

Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS
Telefonicznie: 22 560 16 00

Zespół iFirma służy pomocą przy wypełnianiu wniosków CEIDG i VAT-R bezpłatnie. W tej sprawie można się kontaktować poprzez chat, telefon czy e-mail, niebawem również przez rozmowy wideo z klientami, więcej informacji znajduje się pod linkiem.

Planowane zmiany dokonywania wpisów w CEIDG

Pojawił się projekt ustawy zakładający szerokie zmiany w zakresie składania wniosków w CEIDG. Widoczna jest tendencja automatyzacji wszystkich procesów, jednak ze względu na ograniczenia techniczne niektórych grup przedsiębiorców wprowadzenie projektowanych zmian zostanie rozciągnięte w czasie. Zmiany obejmują m.in. odchodzenie od składania wniosków w formie papierowej. Zasadniczo zostanie zmieniony proces rejestracji spółki cywilnej. Ma dojść do integracji CEIDG z innymi systemami informatycznymi, które posiadają informacje na temat działalności gospodarczej. Szczegółowe informacje na temat projektowanych zmian dostępne są w podlinkowanej publikacji.

Czy można zmienić datę rozpoczęcia działalności gospodarczej?

Zdarza się, że pomimo rejestracji firmy, działalność nie została podjęta. Pojawia się pytanie, czy po tym jak firma została zarejestrowana, będzie można zmienić jeszcze datę rozpoczęcia działalności? Formalnie przepisy nie bronią takiej opcji. Obecnie składając wniosek CEIDG-1 jako datę rozpoczęcia działalności można wskazać datę bieżącą, przeszłą jak również przyszłą. Ważne jest, by złożony przez przedsiębiorcę wniosek CEIDG poświadczał prawdę.

Z uwagi na to, iż rejestracja firmy rodzi skutki wobec przedsiębiorcy w zakresie podatków jak i ZUS zalecane jest, by takiej zmiany dokonywać w porozumieniu z urzędem skarbowym oraz ZUS/KRUS. Zmiana daty rozpoczęcia działalności może wiązać się z koniecznością podjęcia dodatkowych działań, czy złożenia wymaganych deklaracji, sprawozdań.

Jeżeli wniosek CEIDG-1 został już złożony i zaistnieje uzasadniona potrzeba zmiany, w przypadku wysyłki elektronicznej przez stronę biznes.gov należy w Edycji wpisu w CEIDG oznaczyć w Danych firmy “Data rozpoczęcia działalności”. Więcej o aktualizacji wpisu dostępne jest w naszym wpisie.

Wniosek do CEIDG – podsumowanie

Rejestracja działalności gospodarczej wymaga odpowiednie przygotowania, nie można rozpocząć tego procesu bez pewnych ustaleń, o których napisaliśmy w dzisiejszej publikacji. Wniosek można składać osobiście, w formie papierowej, jak i elektronicznie przez stronę internetową biznes.gov.pl, na której znajdziemy również sporo dodatkowych informacji na temat działalności gospodarczej. Większość informacji, które należy podać we wniosku nie powinno sprawić problemów przyszłemu przedsiębiorcy. Wątpliwości mogą się zrodzić w sytuacjach nieoczywistych takich jak przykładowo data rozpoczęcia działalności gospodarczej, na co zwróciliśmy uwagę w artykule. Dopuszczalna jest zmiana wpisu, z tym że w takim przypadku musi być wydane postanowienie przez właściwego Ministra. Przyszłość CEIDG, o jakiej jest mowa w projekcie ustawy zmieniającej, przynosi automatyzację procesu rejestracji, przejście z formy papierowej jedynie na formę elektroniczną.

Stan prawny na dzień: 25.08.2025 r.