Biuro Rachunkowe

od 89 zł miesięcznie

  • Obsługa JPK – bez dopłat.
  • Pełna odpowiedzialność za dokumentację.
  • Wygodne dostarczanie dokumentów.

PORÓWNAJ CENY

Zleć swoją księgowość

Jak zaksięgować fakturę zaliczkową i końcową?

Sposób księgowania zależny jest od tego, jakiego wydatku dotyczy faktura zaliczkowa i końcowa oraz od tego, czy faktura zaliczkowa została wystawiona na całość zamówienia.

Faktura zaliczkowa

Księgowanie faktury zaliczkowej związane jest jedynie z wprowadzeniem podatku VAT do ewidencji zakupów VAT.

Prawo odliczenia podatku VAT z zaliczki uzyskujemy w okresie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy (powstaje on w dacie otrzymania zaliczki przez sprzedawcę), nie wcześniej niż przed otrzymaniem faktury.

Fakturę zaliczkową wystawioną po otrzymaniu zaliczki, księgujemy w dacie otrzymania faktury (jeśli jest ona z tego samego miesiąca co data wystawienia, można zaksięgować ją w dacie wystawienia). Fakturę wystawioną i otrzymaną przed wpłatą zaliczki, księgujemy w dacie otrzymania zaliczki przez sprzedawcę.

Księgowanie zaliczki w przypadku kiedy:

  1. Zaliczka dotyczy kosztów prowadzenia firmy, towarów handlowych lub materiałów: zakładka „Wydatki” ➡ Dodaj wydatek ➡ Zaliczka dotycząca wydatku ➡ „Dodaj” w przypadku pierwszej zaliczki dla danego wydatku, „Wystaw podobną” w przypadku drugiej i kolejnych zaliczek dla danego wydatku.
  2. Zaliczka dotyczy środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych: zakładka „ewidencje” ➡ „ewidencja zakupów VAT” ➡ „dodaj pozycję ewid. zakupów VAT’. Wprowadzamy wartość netto, serwis wyliczy VAT i ujmie jedynie w ewid. zakupów VAT. Dodatkowo konieczne jest zaznaczenie checkboxa „zakup środka trwałego”.
  3. Zaliczka na samochód osobowy (w przypadku braku prawa odliczenia całości podatku VAT), ścieżka księgowania jest taka sama jak w przypadku środków trwałych, jedyna różnica dotyczy kwoty jaką możemy wpisać w polu wartości netto. Wpisujemy tu kwotę, od jakiej wyliczony podatek VAT będzie równy kwocie jaką mamy prawo odliczyć. W przypadku zaliczki na samochód kupowany w leasingu operacyjnym nie zaznaczamy opcji „zakup środka trwałego”.

Przykład:

Faktura zaliczkowa na kwotę 10 000 zł brutto (netto: 8 130,08 zł, VAT 1 869,92 zł). Od nabycia pojazdu można odliczyć jedynie 50% podatku VAT, a więc z faktury zaliczkowej można odliczyć 934,96 zł. Wprowadzając fakturę zaliczkową w polu wartości netto należy wpisać kwotę 4 065,04 zł. Pozostała nieodliczona kwota podatku VAT będzie powiększała wartość początkową środka trwałego.

Faktura końcowa

Jest ona podstawą do zaksięgowania pozostałej kwoty podatku VAT nieujętej na fakturze zaliczkowej oraz kosztu.

Odliczenie pozostałej kwoty podatku VAT wygląda analogicznie jak w przypadku zaliczki. Należy zwrócić uwagę na to kiedy u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy i kiedy otrzymaliśmy fakturę. Późniejsza z tych dat jest datą powstania prawa odliczenia podatku VAT.

Księgowanie wartości netto w przypadku kiedy:

  1. dotyczy kosztu prowadzenia firmy albo zakupu towarów handlowych lub materiałów: zakładka „wydatki” ➡ lista wydatków ➡ „zamówienie” przy danej fakturze zaliczkowej; jeśli zaliczki pokryły całą wartość zamówienia wybieramy opcję „Zaksięguj”; w przeciwnym razie – gdy na podstawie faktury końcowej dokonujemy jeszcze wpłaty – wybieramy opcję Wprowadź fakturę końcową”,
  2. dotyczy wyposażenia: zakładka „wydatki” ➡ „dodaj wydatek” ➡ „koszt prowadzenia firmy” ➡ „inny”. W rodzaju dokumentu należy wybrać fakturę, podajemy wartość całego zamówienia netto, w polu daty podajemy datę wystawienia faktury końcowej. Składnik wyposażenia wprowadzamy dodatkowo przez zakładkę „majątek” ➡ „rejestr wyposażenia” ➡ „dodaj” ➡ „dodanie wyposażenia”. Wprowadzone w ten sposób wyposażenie jest księgowane jako koszt,
  3. dotyczy środka trwałego: zakładka „majątek” ➡ „rejestr środków trwałych” ➡ „dodaj” ➡ „dodanie środka trwałego/ dodanie wartości niematerialnej i prawnej”. Wprowadzamy dane faktury końcowej. W polu wartości wpisujemy wartość netto środka trwałego. Jeśli środek trwały jest pojazdem dla którego mamy prawo pełnego odliczenia VAT przy zakupie, wartość netto faktury wprowadzamy przez zakładkę „pojazdy” ➡ „wszystkie operacje” ➡ „dodaj pojazd” ➡ „dodanie pojazdu ciężarowego firmowego”,
  4. dotyczy samochodu osobowego (z ograniczonym odliczeniem VAT): aby serwis poprawnie rozliczył zakup (a w przyszłości także sprzedaż) samochodu należy wyksięgować wprowadzoną wcześniej zaliczkę przez zakładkę “Ewidencje” ➡ “Ewidencja zakupów VAT” ➡ “dodaj pozycję ewidencji zakupów vat”, nazwa może być: Wyksięgowanie zaliczki, pozostałe dane podajemy z fv zaliczkowej, z zaznaczeniem, że to zakup ŚT oraz te same kwoty co wcześniej tylko ze znakiem minus i zatwierdzamy. Fakturę zakupu wprowadzamy przez zakładkę “Pojazdy” ➡ “dodaj pojazd” ➡ “Zakup pojazdu” ➡ “Osobowy na fakturę VAT”, podajemy wszystkie dane z faktury, cena netto (podajemy całą kwotę, bo zaliczka została wyksięgowana). Na liście wydatków trzeba oznaczyć datę i kwotę opłacenia faktury.

W latach 2013-2015 konieczne było uzupełnianie dat opłacenia dla wydatków, z wyjątkiem faktur zaliczkowych. Jeśli wydatki były księgowane w tym okresie, a nie zostały opłacone od razu w całości, należy zastosować się do poniższych instrukcji.

Uwaga!

Od 1 stycznia 2016 r. zniesiony został obowiązek dokonywania korekty kosztów od nieopłaconych wydatków w zakresie podatku dochodowego. W związku z tym w przypadku wydatków dokonanych od tego dnia nie ma już konieczności wyksięgowania nieopłaconych kosztów z KPiR.

W przypadku wartości netto faktur ujmowanych w wydatkach (dotyczy towarów i materiałów, kosztów prowadzenia firmy i wyposażenia) należy pamiętać, iż widoczna w zakładce „wydatki” kwota jest kwotą netto całego zamówienia. Datę opłacenia części pokrytej zaliczką (w wartości netto zaliczki) wprowadzamy z datą wystawienia faktury końcowej (zaliczka była wpłacona wcześniej jednak serwis nie pozwoli na wpisanie daty opłacenia wcześniejszej, niż data wystawienia dokumentu). Pozostałą wartość faktury oznaczamy jako opłaconą w dacie faktycznej zapłaty.

W przypadku upływu terminu przeterminowania do podatku dochodowego w odniesieniu do zakupionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, prosimy o kontakt z BOK.

W przypadku podatku VAT wynikającego z faktury końcowej należy pamiętać, że serwis nie będzie pilnował terminu 150 dni, po upływie którego odliczony podatek VAT ma zostać wyksięgowany. Jeśli taki termin minie, a pozostała wartość wydatku nie została opłacona, prosimy o kontakt z BOK.


UWAGA

Zachęcamy do komentowania naszych artykułów. Wyraź swoje zdanie i włącz się w dyskusje z innymi czytelnikami. Na indywidualne pytania (z zakresu podatków i księgowości) użytkowników ifirma.pl odpowiadamy przez e-mail, czat lub telefon – skontaktuj się z nami.

W ifirma.pl
pełna obsługaJPK

Nowy rok, nowe obowiązki dla przedsiębiorców.

Poznaj zmiany podatkowe w 2018 r.:

Nie czekaj na ostatnią chwilę.

przeczytaj nasz poradnik


Sprawdź ofertę,
którą mamy dla Ciebie

Biuro Rachunkowe

89zł/mc

ZAREJESTRUJ SIĘ