Księgowość w małej firmie – ryczałt czy KPiR?

Wybór formy opodatkowania i rozliczania się z urzędem skarbowym to jedna z najistotniejszych decyzji, którą musi podjąć każdy, kto zakłada własną działalność gospodarczą: kwiaciarnię, sklep odzieżowy, usługi programistyczne i inne. Najczęstszą zagwozdką jest wybór między Ryczałtem ewidencjonowanym a Podatkową Książką Przychodów i Rozchodów (KPiR). Co wybrać?

Podczas rejestracji firmy przedsiębiorcy wskazują wybraną formę opodatkowania na druku CEIDG-1. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, mają do wyboru:

  • opodatkowanie działalności na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym – wówczas rozliczają się z urzędami przy pomocy Książki Przychodów i Rozchodów,
  • opodatkowanie ryczałtem – wówczas rozliczają się przy pomocy Ewidencji ryczałtu
  • kartę podatkową.

Karta podatkowa przeznaczona dla niewielkich zakładów usługowych i handlowych (np. usługi zegarmistrzowskie lub krawieckie), więc nie będziemy jej tutaj opisywać.

Uwaga. Przedsiębiorcy, których przychód w roku poprzednim przekroczył 1 200 000 euro są zobligowani do prowadzenia pełnej księgowości, czyli ksiąg rachunkowych. Od 1 stycznia 2017 r. limit ma ulec podwyższeniu do 2 000 000 euro, tak wynika z projektu ustawy o rachunkowości.

Książka Przychodów i Rozchodów

KPiR to najpowszechniejsza forma rozliczania się z urzędem skarbowym. Wybierają ją przedsiębiorcy, którzy chcą rozliczać podatek według zasad ogólnych (18% i 32%) lub liniowo (19%).

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów służy przede wszystkim do wyliczania dochodu, jaki osiąga przedsiębiorca. Na podstawie dowodów księgowych, czyli przede wszystkim faktur i rachunków, księguje się w niej sprzedaż (przychody) i firmowe wydatki (koszty). Im większe koszty, tym mniejszy podatek do zapłaty. Dodatkowo kwota ta może być też obniżona o różne odliczenia podatkowe, np. rozliczanie się wspólnie z małżonkiem w przypadku opodatkowania wg zasad ogólnych. W przypadku straty nie płaci się go w ogóle.

Zalety KPiR:

  • podatek płaci się od osiągniętego dochodu i tylko w przypadku dodatniego wyniku finansowego,
  • uwzględnia koszty uzyskania przychodu,
  • możliwość wpływania na wysokość podatku do zapłaty (optymalizacje podatkowe).

Wadami KPiR są natomiast wyższa stawka podatku dochodowego i nieco bardziej skomplikowana ewidencja księgowa niż przy ryczałcie.

Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt jest prostszą formą rozliczania się z urzędem skarbowym, która służy do wyliczenia przychodu, jaki osiąga przedsiębiorca. W tym modelu rozliczeń obowiązuje sześć stawek podatkowych: 2%, 3%, 5,5% 8,5%, 17% lub 20%, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności (np. w przypadku handlu stawka podatkowa wynosi 3%, a w przypadku wolnych zawodów 20%). Ryczałt wyklucza możliwość odliczenia kosztów, uniemożliwia też wspólne opodatkowanie zarobków z małżonkiem i rozliczanie się na zasadach przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Podatek płaci się nawet w przypadku straty.

Zalety ryczałtu:

  • niższe stawki podatkowe,
  • prostsza ewidencja księgowa.

Wadami są natomiast brak możliwości wpływania na wysokość podatku do zapłaty oraz mniejsza dostępność.

Przedsiębiorca, który chciałby wybrać ryczałt, powinien sprawdzić, czy nie jest z niego wyłączony ze względu na limit przychodów (150 tys. euro w poprzednim roku podatkowym), typ działalności (istnieje lista usług powodujących wyłączenie z ryczałtu) lub świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy (takich samych, jakie świadczono na umowę o pracę) w pierwszym roku prowadzenia działalności.


księgowość małej firmy program
Księgowość w małej firmie

Ryczałt czy Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR)?

KPiR a ryczałt – podstawowe różnice
KPiR
Ryczałt
Koszty
uwzględnia
nie uwzględnia
Przychody
uwzględnia
uwzględnia
Podstawa opodatkowania
dochód (sprzedaż – koszty)
przychód (wpływy od klientów)
Stawki podatku
    Opodatkowanie wg zasad ogólnych:
  • 18% (jeśli przedsiębiorca osiąga nie więcej niż 85 528,00 zł do­chodu rocznie),
  • 32% (dla dochodów powyżej 85 528 zł)
    Podatek liniowy:
  • 19%
2%, 3%, 5,5% 8,5%, 17% lub 20%
w zależności od rodzaju prowadzonej działalności
Zapłata podatku
tylko w przypadku dodatniego wyniku finansowego
podatek płaci się nawet w przypadku straty
Dotępność
dostępna dla wszystkich
tylko dla niektórych przedsiębiorców

Rozliczanie się przy pomocy KPiR może być korzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy ponoszą wysokie koszty uzyskania przychodu, zatrudniają pracowników (mają wówczas możliwość uwzględnienia w kosztach wydatków takich jak pensje czy ZUS) lub mają niepewny przychód (podatek płaci się tylko wtedy, gdy jest przychód).

Z kolei ryczałt może być korzystniejszy dla przedsiębiorców, którzy ponoszą niskie koszty uzyskania przychodu, prowadzą prostą działalność usługową w zakresie handlu (podatek 3%) i nie zamierzają korzystać z ulg podatkowych (np. jako samotnie wychowujący rodzic).

Warto jednocześnie pamiętać, że sytuacja każdego podatnika jest inna i wymaga indywidualnego podejścia, analizy i kalkulacji korzyści. Zarówno ryczałt jak i KPiR ma swoje wady i zalety. Wybierając odpowiednią formę rozliczania się z urzędem należy wziąć pod uwagę profil działalności, wysokość planowanych przychodów i kosztów oraz możliwość skorzystania z ulg. Dopiero taka analiza pozwoli przedsiębiorcy wybrać najbardziej optymalne rozwiązanie.

Warto dokładnie zastanowić się nad wyborem, ponieważ formę opodatkowania można zmienić jedynie raz w roku, 20 stycznia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której przedsiębiorca utraci prawo do rozliczania się ryczałtem i przechodzi na zasady ogólne – wówczas jest zobowiązany do dokonania zmiany w trakcie roku.

Przeczytaj więcej:
Księgowość na zasadach ogólnych – KPiR
Mała księgowość – ryczałt ewidencjonowany
Karta podatkowa

Biuro rachunkowe
już od 89zł/mc.

  • Pełna odpowiedzialność za prowadzoną dokumentację.
  • Wygodne formy dostarczania dokumentów (online, poczta, kurier)

dowiedz się więcej