Działalność jednoosobowa gospodarcza czy spółka cywilna – rozmowa z księgowym

Jakub Muszyński: Faktycznie, osoby, które chcą założyć swój własny biznes robią to najczęściej poprzez wpis do CEIDG stając się osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Jest to istotne pojęcie, które wymaga szerszego rozbudowania. W tym celu pomoże omówienie określenia równoznacznego – jednoosobowa działalność gospodarcza.

Określenie to ma węższy zakres, obejmuje tylko i wyłącznie przedsiębiorców, prowadzących działalność w formie osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą, nie zatrudniając żadnych pracowników. Pojęcie osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą, jest istotne, ze względu na konsekwencje z nim powiązane, w postaci rozliczeń podatkowych oraz odpowiedzialność za prowadzony przez nas biznes.

Spółka cywilna jest specyficznym tworem ze względu na to, że w przeciwieństwie do wszelkich innych podmiotów nazywanych spółkami – spółki z o.o., spółki akcyjne, partnerskie – w porządku prawnym nie jest uregulowana w kodeksie prawa handlowego. Nietypowość spółki cywilnej wynika z faktu, że w odróżnieniu od innych podobnych podmiotów jest umową uregulowaną w kodeksie cywilnym zawartą między dwoma stronami.

Najczęstszą konfiguracją są wspólnicy prowadzący swoje odrębne działalności gospodarcze jako osoby fizyczne, jednak natura tego układu ma drugorzędne znaczenie. Spółka cywilna jest przede wszystkim umową, hybrydowym tworem stworzonym przez przedsiębiorców na potrzeby realizacji zaplanowanego przedsięwzięcia, prowadzenia biznesu oraz dokonania odpowiedniego rozliczenia. Bilans ten dokonywany jest między innymi pod kątem rozliczenia podatkowego, odprowadzenia składek ZUS a w szczególności podziału zysków spółki według ustalonego wcześniej podziału.

Jeżeli dwie strony decydują się na założenie wspólnie spółki cywilnej, zazwyczaj jest to robione w celu odpowiedniego podziału zysków. W przypadku, gdy prowadzimy biznes we współpracy z inną osobą, która chciałaby pobierać dodatkowe pożytki, spółka cywilna jest sposobem na unormowanie tej sytuacji. Ustalenie na piśmie podziału zyskami z prowadzonego biznesu pozwala efektywnie unormować taką sytuację unikając wszelkich niedomówień. Jeżeli przedsięwzięcie będzie zakładane i prowadzone wspólnie, przez więcej niż jedną osobę, nie będzie możliwości założenia jednoosobowej działalności gospodarczej.

W przypadku, gdy biznes będzie prowadzony wspólnie, przede wszystkim w obrębie jednej rodziny, druga osoba, która tej działalności gospodarczej nie założyła, a jest tylko osobą pomagającą przy JDG, będziemy musieli rozpoznać w postaci osoby współpracującej. Sytuacja taka rodzi różnego rodzaju konsekwencje na gruncie składek ZUS i obliguje często do odprowadzania wysokich składek bez możliwości uwzględnienia ulg dla początkujących przedsiębiorców. W takim przypadku warto rozważyć podjęcie decyzji o zawarciu umowy spółki. Założenie dwóch odrębnych działalności gospodarczych, jako dwie osoby fizyczne i tym samym prowadzenie działań w bardziej unormowany sposób może dla nas być bardziej korzystne, przynajmniej na gruncie składek ZUS.

Po dokonaniu najważniejszego kroku, jakim jest zawarcie umowy spółki, umowy cywilnoprawnej wciąż ciążyć będzie na nas kilka dodatkowych obowiązków natury formalnej, umożliwiających wystartowanie z naszą spółką. Mianowicie spółka jako odrębny element będzie posiadała swój własny numer NIP. Musimy oczywiście zgłosić się do Urzędu Skarbowego, żeby taki NIP został nadany na odpowiednim formularzu – NIP 2.

Pomimo tego, że spółka nie rozlicza podatku dochodowego sama w sobie, robią to jej wspólnicy. Wspomniany NIP jest potrzebny chociażby do funkcjonowania w roli płatnika, jeżeli spółka ta zatrudnia pracowników. Dodatkowo będziemy musieli zgłosić się do GUSu po numer REGON potrzebny do prowadzenia wszelkiej statystyki. Także jeżeli forma działalności spółki i jej skala będą nas do tego obligowały, będziemy musieli również zarejestrować się do VAT-u na formularzu VAT-R.

Na dokonanie tych wszystkich czynności rejestracyjnych mamy 7 dni od daty założenia spółki. Wyjątkiem jest rejestracja do VAT-u, gdyż spółka może korzystać ze zwolnienia podmiotowego, chyba że nie zezwala na to przedmiot działalności, powinniśmy jednak zarejestrować się do VATu jeszcze przed dokonaniem pierwszej sprzedaży, która obliguje do wspomnianej rejestracji. Nie jest to zależne od tego, czy jest to przekroczenie progu zwolnienia podmiotowego, czy też pierwsza sprzedaż przy działalności, która pod to zwolnienie nie podlega.

Po zarejestrowaniu w CEIDG przedsiębiorcy chcący wspólnie prowadzić spółkę, muszą zawrzeć umowę jej umowę. Zgodnie z przepisami umowa spółki powinna być stwierdzona pismem. Oznacza to, że można ją zawrzeć ustnie, ale zdecydowanie lepiej jest sporządzić umowę w formie pisemnej, dla przejrzystości i ułatwienia w dochodzeniu swoich racji w razie ewentualnego sporu. Umowy spółki cywilnej nie trzeba sporządzać u notariusza. Umowa spółki cywilnej powinna zawierać:

• oznaczenie wspólników: przypadku, gdy są nimi osoby fizyczne, należy wpisać ich imiona, nazwiska, a także numery NIP lub PESEL. Dla osób prawnych wystarczy nazwa i numer wpisu do KRS;
• nazwę spółki: nazewnictwo spółki cywilnej nie jest. Prawnie uregulowane, ale organy państwowe skłaniają do tego, żeby nazwa spółki zawierała co najmniej imiona i nazwiska wszystkich wspólników z dodaniem formy prawnej. Spółka Cywilna lub s.c.;
• cel umowy i zakres działalności: opisane dosłownie lub wyrażone za pomocą kodu PKD.

Dla lepszego zobrazowania tego, jak to się dzieje w praktyce, podajmy przykład. Usługami, gdzie spółka cywilna może mieć zastosowanie, są na przykład studia tatuażu, salony fryzjerskie czy też różnego rodzaju salony kosmetyczne.

Dwie kosmetyczki, które chciałyby założyć spółkę cywilną i rozpocząć wspólne przedsięwzięcie w celu połączenia sił, wynajęcia większego lokalu lub chociażby podzielenia kosztów marketingu, mogą jak najbardziej założyć taką spółkę cywilną. Co więcej, nie ma tutaj żadnego rozgraniczenia, że spółka ta musi być założona dokładnie w tym samym momencie, kiedy obie panie startują ze swoimi biznesami. Mogą już wcześniej być przedsiębiorczyniami, osobami fizycznymi, które prowadzą swoje działalności gospodarcze, w takim przypadku JDG mają zastosowanie. Mogą one dopiero po czasie umówić się na założenie spółki cywilnej. Te dwie sprawy możemy traktować zupełnie odrębnie.

Przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą na własne ryzyko, są sytuacje, kiedy to ryzyko się realizuje i popadamy w długi. Przedsiębiorca, który jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, odpowiada za zobowiązania tego przedsiębiorstwa całym swoim majątkiem. Jest to jedna z głównych wad tej formy prowadzenia działalności gospodarczej. Dla porównania, zakładając spółkę z o.o. znaczącym czynnikiem jest kapitał zakładowy, do którego wysokości spółka odpowiada za zobowiązania. W tej sytuacji będąc w roli przedsiębiorcy – nie posiadając rozgraniczenia między majątkiem przedsiębiorstwa a majątkiem prywatnym – w przypadku niepowodzenia, np. wzrosną istotnie koszty obsługi kredytu, będziemy zobowiązani z całego swojego majątku finansować takie zadłużenie. Jeśli w takim przypadku dojdzie do interwencji komorniczej, wspomniany komornik będzie mógł zająć również część prywatną naszego majątku, która nie jest związana funkcjonalnie z działaniem przedsiębiorstwa. Przykładowo nasz prywatny dom może zostać zlicytowany na potrzeby zaspokojenia wierzycieli. Jest to zasadniczy minus tego rozwiązania. Dużym plusem jest jednak dużo większa zdolność kredytowa takiego przedsiębiorcy, który prowadzi JDG lub swoje przedsiębiorstwo jako osoba fizyczna. Biorąc na swoje barki wspomniane ryzyko potencjalnego niepowodzenia ma on większą zdolność kredytową zwiększając swoją wiarygodność w oczach banku.

Dla spółki cywilnej sprawa ewentualnych zobowiązań i odpowiedzialności za nie jest bardziej skomplikowana z uwagi na mnogość wspólników, jednak taka spółka nie ma odrębnego kapitału. Jest ona istotnie powiązana z przedsiębiorcami, którzy ją prowadzą i chociażby w odróżnieniu do spółek kapitałowych, które mają wyodrębnione, wspomniane już kapitały zakładowe. Wspólnicy wiążąc się taką umową ponoszą solidarnie odpowiedzialność za zobowiązania zaciągane przez tę spółkę, o których zaciągnięciu podjęli samodzielnie decyzję jako przedsiębiorcy. Istnieje rozdźwięk w judykaturze dotyczący ewentualnej odpowiedzialności wspólników, którzy pojawiają się na późniejszym etapie funkcjonowania po zaciągnięciu zobowiązania lub w przypadku, gdy jeden ze wspólników opuści spółkę. Tutaj sytuacja skłania się ku przeświadczeniu, że mimo opuszczenia tej spółki, dalej będzie odpowiedzialny za jej zobowiązania. Warto wspomnieć, że jeżeli są to osoby fizyczne, niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też nie, również odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem.

Tak, spółka cywilna to jest jedna z form prowadzenia własnej firmy.

Nie ma takiej potrzeby, w spółce cywilnej wystarczy, że przynajmniej jeden ze wspólników prowadzi firmę. Pozostali nie mają takiego obowiązku.

Może być to opłacalne ze względu na swoją elastyczność, prostotę i niskie koszty rejestracji.

Ten wybór zależy od indywidualnych potrzeb. Spółka oferuje współpracę z innymi osobami, podział ryzyka i kosztów, a jednoosobowa działalność to niezależność i większa kontrola.